事业单位创新人事档案管理方式的研究探讨

南 静

（河南省安阳市聋儿听力语言训练分中心，河南 安阳 455000）

1 创新人事档案管理方式的现实意义

1）有利于全面发挥人事档案的作用。对于事业单位而言，其人事档案利用率会直接影响事业单位人事管理工作。这是因为人事档案能够充分反映职工的履职经历、个人基本情况、奖惩情况、专业技能、职称学历等等，为事业单位管好、用好职工提供科学依据[1]。一方面，创新人事档案管理方式，确保人事信息资料在收集、归档、管理过程中准确、真实完整，能够更好地推动人事档案管理工作朝着规范管理、精细标准、高效保质等方向前进，为人事部门提供科学依据。另一方面，创新人事档案管理方式，减少人事档案管理人员的工作负担，能够实现资源利用效益最大化，推动人事档案工作转型升级、提质增效，切实解决人事档案管理人员数量不足的问题。

2）有利于建设高素质的事业单位人才队伍。近年来，深化事业单位人事制度改革，建设高素质的事业单位人才队伍，已经成为事业单位人事工作的重点和难点。要实现这一目标，就必须要树立档案意识，进一步对事业单位职工的工作状况、工作能力、思想政治、社会关系、学历、个人经历进行详细分析，及时发现本单位人事管理中存在的不足，并采取更有针对性的措施。一方面，创新人事档案管理方式，体现出事业单位坚持以人才战略为工作导向，充分确保人事档案材料制作规范、保管齐全，能够进一步规范选人用人的程序，明确选人用人标准，真正将干事创业的人才放置到合适的岗位。另一方面，创新人事档案管理方式，能够更好地了解事业单位当下人才结构、人才培训中存在的不合理、不科学之处，确保人事管理工作更具有科学性、针对性，进而打造高素质的事业单位人才队伍。

2 事业单位人事档案管理中存在的问题

1）管理环境有待优化。当下，部分事业单位管理环境有待优化，存在档案管理设备不完善以及档案空间建设不完善等问题，导致管理手段落后，难以适应当下人事制度改革向纵深推进的要求。（1）硬件设施不完善。一方面，档案架、档案防火设施、档案防潮设施不完善，人事档案在管理过程中容易出现纰漏。尤其是档案容易受到害虫的侵蚀，进而出现纸张变脆发黄、字迹褪色、字迹模糊等现象，影响人事档案的完整性以及真实性。另一方面，打印设备、扫描设备、复印设备、计算机及相关硬件设施不完善，无法适应当下信息化建设的基本要求。（2）档案空间建设不完善。部分事业单位没有按照人事档案的数量设置相应的档案存储室，而是将人事档案与其他类别档案放置在一个空间。

2）人事信息资料收集归档工作不科学。部分事业单位没有及时对新产生的人事信息资料进行收集，导致人事档案可供利用、可供参考的价值大幅度下降。一是人事信息资料收集范围窄，没有涵盖人事管理的各个阶段，难以全面反映事业单位职工的相关情况。尤其是许多与事业单位职工相关的职称晋升材料、奖惩材料没有归档，后期产生争议[2]。二是人事信息资料归档时限不明确。部分事业单位没有从制度层面明确人事信息资料的归档时限，难以引起相关部门的重视。许多重要人事信息资料甚至长期摆放在相关科室的角落，出现损毁、丢失的状况。

3）人事档案信息化缓慢。信息技术是创新人事档案管理工作的抓手。然而，部分事业单位没有充分应用好现代信息技术，难以变革人事档案管理的内容[3]。一是人事档案数字化之后，许多纸质档案仍然没有转化为数字档案，无法满足线上终端的管理与开发需求。二是人事档案管理系统的功能单一，无法提升管理效率和质量，难以减轻人事档案管理工作的工作负担。

3 事业单位创新人事档案管理方式的建议

1）优化档案管理环境，夯实管理基础。（1）要完善档案硬件设施。一方面，要进一步配备刚度、硬度以及防侵蚀度达标的档案架及相关储存设备，避免出现生锈等问题；要进一步结合事业单位人事档案管理规定以及所处的环境，配置相应的防火设施、防潮设施，并安装防火防潮监控设备，及时发现问题，有效防止人事档案出现物理、化学损毁现象。另一方面，要结合当下人事档案数字化建设的基本要求，配备打印设备、扫描设备、复印设备、计算机及相关硬件设施。例如，扫描设备要能够快速扫描人事档案，并能够自动存储为pdf格式；计算机及相关硬件设施要能够满足档案管理系统及相关系统的运行要求。（2）要建设档案管理空间。一方面，要坚持人事档案与其他类别档案分开管理的原则，将人事档案存储于固定、安全的档案室。另一方面，随着人事档案数量增加，也要及时调整空间。

2）提高认识，注重人事档案收集与归档。对人事信息资料进行收集与归档，是做好后期人事档案工作的重要基础。为此，事业单位必须高度重视该项工作，打下坚实基础。要从制度上明确人事信息资料的收集范围，切实将职称晋升材料、奖惩材料、专业技术材料、聘任材料、培训材料收集并归档，进一步保障人事档案的完整性。要明确人事信息资料归档时限，提升相关部门归档履职意识。事业单位要从制度上明确人事信息资料产生部门与档案部门之间的工作职责，并制定合理科学的归档时限，加强该领域的绩效考核与责任落实，有效保障人事档案的完整性和真实性。

3）加强对信息技术的应用，实现跨越式发展。事业单位只有不断应用好现代信息技术，坚持“因地制宜”“因时制宜”的基本原则，才能更好地将人事档案管理融入到人事管理工作中，确保人事档案管理工作可持续化。一是要加快人事档案数字化进程。事业单位可以探索将该项工作予以外包，并与外包单位签订保密协议，借助外包单位的处理设施对现存以及未来增加的人事档案资料进行数字化转化，及时录入到相关系统，形成人事档案数据库。二是要完善人事档案管理系统。一方面，可以通过技术方式，将人事档案管理系统与人事管理系统的数据、信息关联起来，减少收集归档、利用的流程。另一方面，可以进一步丰富人事档案管理系统功能，探索开发格式转化功能、错别字识别功能、共享功能、数据分析功能，实现跨越式发展。

4 结束语

事业单位人事档案管理人员必须要转变观念，树立创新思维，将人事档案管理工作作为一项基础性、长期性以及全局性的工作来抓。具体而言，一是要优化档案管理环境，夯实管理基础；二是要提高认识，注重人事档案收集与归档；三是要加强对信息技术的应用，实现跨越式发展。相信在人事档案管理人员的努力和创新下，事业单位人事档案管理工作会真正实现制度创新、观念创新、方式创新的基本目标，更好地迎接挑战。