新时期做好人事档案开发利用工作的探讨

杨翠娟

（大庆市大同区就业和人才服务中心，黑龙江 大庆 163515）

人事档案是针对个人的综合记录，具有参考、凭证等作用。在当前人事管理制度改革不断深入的新形势下，人才竞争越发激烈，在这种新形势下对人事档案管理工作提出了全新的要求。通过做好人事档案开发利用工作，可以强化对人才的培养开发，提高人才的质量，促进人力资源的高效配置，为人事管理工作整体水平的提升打下坚实的基础。

1 新时期人事档案开发利用的意义

1.1 为人事工作决策提供科学依据

人事档案是人事管理工作的基础，由于人事档案中综合和全面地记录了个人的具体情况，针对这些档案信息进行开发利用，能够使用人单位更好地了解个人的具体情况，并对个人开展科学的评价，这样在人事任命时，能够为其匹配适宜的工作岗位。目前我国处于快速发展的阶段，对于人才具有较高的要求，通过做好人事档案开发利用工作，可以为人事工作决策提供可靠的信息支持，为单位人事管理工作质量和水平的提升打下坚实的基础。

1.2 实现人才资源的优化配置

在当前大数据时代背景下，信息数据对于各行业的发展都具有极为重要的作用。在人事档案开发利用工作中，通过对人事档案信息数据进行深入挖掘，可以发现更多有价值的人才信息，以此为依据选拔出高素质和专业性的人才，并针对这些人才进行优化配置和针对性培养，为其发展提供空间和平台，更好地发挥出人才资源的重要价值。

1.3 推动人事档案工作的有序发展

随着社会信息化进程的加快，人事档案在人力资源管理工作中的地位不断凸显出来。在人事档案管理工作中，人事档案的开发利用是较为重要的一项内容，通过做好人事档案开发利用工作，才能够将人事档案的价值更好的发挥出来，使其服务于用人单位和国家经济的发展建设。借助于信息技术来实现人事档案的信息化管理，不仅能够保证人事档案信息的全面性和安全性，同时对人事档案工作的有序发展也具有积极的促进作用。

2 做好人事档案开发利用工作的措施

2.1 增强人事档案开发利用意识

在当前人事档案管理工作中，人事档案管理部门需要对人事档案开发利用工作有一个深入地认识，并加大宣传力度，促使档案管理人员积极转变管理理念，认识到人事档案管理工作的重要性，利用全新的开发利用理念，不断创新人事档案开发利用的方式方法，全面提高人事档案开发利用水平，促进人才培养工作的有序开展，使人事档案更好的服务于社会的发展和建设。

2.2 夯实人事档案开发利用基础

人事档案开发利用需要以齐全、完整和高质量的人事档案资料作为基础和前提，这也是发挥人事档案价值的重要保障。在实际工作中，需要建立完善的人事档案收集和归档制度，确保档案信息和资料的及时归档。针对归档材料还需要加强审核鉴定，提高归档材料的质量。在人事档案材料移交过程中，要求根据要求鉴定材料的质量，加强细节审核，以此来保证档案的质量。另外，还要建立人事档案收集归档考核制度，将考核结果与档案管理人员自身利益挂钩，有效的运用考核结果，全面提高人事档案收集归档工作的质量，为人事档案开发利用打下坚实的基础。

2.3 优化人事档案利用方式

人事档案管理工作的最终目的是档案的开发利用，因此在实际工作中，需要适当增加人事档案的透明度，并放宽服务对象，积极对人事档案利用方式进行优化，实现人事档案信息的合理利用。在人事档案开发利用工作中，可以针对数据库中一些非保密信息向个人开放，充分发挥人事档案证据价值的作用。人事档案数字化建设工作完成后，个人可以了解自己档案的目录内容，并在政策允许下，可以将人事档案中部分内容向个人开放。这不仅提高了公民的知情权，而且对人事档案信息利用率的提高也起到积极的促进作用。但在新的档案利用方式下，也要求档案管理人员要提高人事档案信息动态采集的实效性，不断丰富档案信息见容，从而在利用过程中能够为档案利用者提供更准确和可靠的信息。

2.4 创新开发人事档案利用价值

目前大部分机构和单位人事档案信息化建设都取得了一定的成效，但综合性管理方面仍存在许多不完善的地方。因此还需要强化基础设施建设，使人事档案信息管理系统能够与综合办公系统进行连接，并采用内部局域网的形式，以加密形式来保证人事档案信息处理和传输的安全，确保档案管理人员对人事档案信息的可控性。在人事档案利用过程中，利用者可以在网上提出申请，档案管理人员接到申请后检索出具体的档案目录，系统确认后并由档案管理人员进行电子签名，并经由领导批示，由加密的局域网系统中调节个人档案信息并发送给申请人，设定具体的查阅密码和时间，查阅者在规定时间内对个人电子档案信息进行查阅，查阅过程中不能复制、下载、修改。整个过程中都在计算机上完成，使人事档案利用更具便捷性。

2.5 构建信息化平台，强化对人事档案信息的监管

人事档案信息的开发利用，宜通过打造信息化平台，并运用信息技术来来完善人事档案开发利用体系，整合资源，提高人事档案的利用价值。同时还可以借助于媒体平台加大宣传力度，提高人们对人事档案开发利用的认识，营造出良好的环境氛围。在实际人事档案开始利用过程中，信息被盗取和篡改情况时有发生，这给档案使用者带来较大的隐患，因此在人事档案开发利用过程中还需要强化信息的监管，利用现代信息技术对人事档案信息进行加密处理，进一步提高档案信息的安全性。并积极促进相关法律法规的建设，为人事档案的开发利用提供重要的保障。

3 结束语

人事档案开发利用是一项系统性和复杂性的工作，特别是在信息化时代背景下，人事档案信息呈现出较强的动态性特点，因此要保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性，以此为基础来充分地发挥出人事档案信息的价值和作用。在实际人事档案开发利用过程中，要求档案管理人员要积极转变思想观念，与时俱进，在实际工作中积极对档案开发利用的方式方法进行创新。并整合资源，打造档案开发利用的信息化平台，更好地发挥出人事档案信息化的优势，实现人事档案信息的高效开发利用，发挥出人事档案的价值和作用，使人事档案能够为社会和经济发展提供优质的服务。