电力企业档案管理数字化的现状及对策探析

李 敏

（四川省水电投资经营集团有限公司，四川 成都 610000）

随着现代供电事业发展，供电企业在社会经济发展中的服务作用日渐凸显，并且产生的效益也与日俱增。现如今，供电企业在社会中的地位攀升，并且企业的规模也日益壮大，管理档案的工作也变得尤为重要。在信息化时代背景下，为了快速将信息化技术与档案管理工作相结合，必须要立足于企业实际，加快档案管理方式的革新。

1 供电企业档案管理的现状分析

信息技术的快速发展，使得社会各个行业都获得全新的发展机遇。在档案管理中有效结合数字化管理，是科技时代发展的必然要求，也是企业档案管理改革的必然要求。物联网、云计算、社交网络的快速发展，已经使得现代企业在进行管理活动时变得更加具有科技化水准，迈入全新的阶段。电力企业在进行档案管理的时候，要必须要紧紧的与信息时代发展的脚步相结合，在管理档案的时候潜移默化的将信息技术融入其中，强化档案管理时的数字化水平。

数字化管理供电档案的时候，要特别注意的是档案管理中的缺陷，例如不能实现档案资料的共享、不能高效利用档案资源等问题，从而对供电企业发展产生一定程度的制约。但是在管理档案的时候实现数字化，便可以集成管理档案资料，完成数据信息的及时收集与调取以及应用，将信息共享问题和高效利用问题予以解决。

企业的档案资料能够将企业在经营管理与生产时出现的问题以及获得的成果进行整合，从而实现数据信息的真实性与完整性。随着电力企业的不断发展壮大，所产生的档案资料数量也逐渐增加。在档案管理工作当中，若是继续沿用传统的档案管理手段，将难以保证现代档案管理工作具有可靠性，达到现代化档案管理的要求。在进行档案管理的时候，采取信息化技术是可以保证档案资料信息完整性与真实性。通过信息化技术的支撑，能够实现企业档案管理、经营管理、资产信息等各种方面效益的最大化，提升企业在市场竞争当中的竞争实力，获得良好的经济效益。

2 电力企业落实数字化档案管理的原因

2.1 降低档案保存的难度

传统的档案管理一般采取的是纸质档案管理模式，从长远角度看来，这种档案管理模式具有较低的管理水平，并且当前电力企业的规模不断的发展壮大，若是继续沿用纸质管理模式，将会造成企业档案管理的难度增加，进而提高员工查询档案的难度。若是采取数字化管理模式，将会促进供电企业的档案管理工作管理水平提升。在推行纸质档案管理模式的时候，供电单位的管理人员对纸质档案借阅时，可能会造成不同程度的档案损坏，不仅不可以推动档案管理保存工作的高效落实，还会阻碍档案的保存寿命延长，使得档案管理工作难以为继。在信息化时代背景下，电力企业管理档案时所采取的方式也不断进行变革，传统的纸质档案管理模式已经被数字化管理模式所代替。所以在供电企业的档案管理工作当中推行数字化档案管理模式，一方面可以显著降低相关人员查询档案的难度，另一方面还可以保证档案管理人员在管理档案时的工作效率提升。

2.2 促进档案管理与使用

我国社会主义市场经济体制逐渐完善，企业想要在激烈的市场竞争当中获得良好的发展，必须要提升内部的改革工作质量。在深化改革的过程当中，必然会牵扯到企业档案管理。现代科学技术发展使得传统的档案管理模式已经逐渐被淘汰。通过数字化技术管理供电企业的档案，可以将企业的改革措施做好明确的记录，推动档案管理工作高效落实。另外，在应用数字化档案管理模式的时候，还可以提升档案管理工作的水平，在最短的时间内发现管理档案时产生的问题，并找到有效的解决方案进行解决，提升档案管理水平。

3 推行档案管理数字化的措施

3.1 灵活性的选择多种方法

随着信息技术的发展，传统的档案管理模式已经逐渐发生转变，通过使用现代互联网技术，可以在最短的时间内完成信息数据的传输与共享。在供电企业的档案管理工作当中，科学化的使用现代化数字技术能够突破距离的限制和空间的限制。加快构建全新的企业档案数据库，对企业档案进行合理且科学的管理。在条件允许的前提之下，在企业内部加快完成网络的建设，允许企业内部的各个部门获得相应的权限，以远程的方式完成档案数据的访问。由此一来，不仅可以显著提升浏览档案的速度，也能够提高工作效率，完成信息数据共享，并保证企业档案资源信息利用的高效性。当前电力企业所具备的档案资料数量是十分庞大的，并且其载体各种各样。纸质档案采取扫描和文字输入的方式进行处理，将其存储在档案数据库当中，完成信息化处理。在档案数字系统建设方面，档案管理人员应该形成全局意识，与供电企业的实际发展需要相结合，统一规划系统建设方案，积极协调企业内部各个部门的工作，保证以最少的投入获得最大的效益。数字化处理完成企业的档案资料以后，应该对原有的纸质档案资料进行妥善保管，在利用数字化档案资料的时候也可以及时的获得原始 资料。

3.2 借助网络技术实现档案管理网络化

网络技术在现代生活和工作当中已经获得迅速普及，并且被广泛的应用。不仅是移动手机网络还是计算机网络，都能够充分的将网络技术所具备的优势发挥出来。在管理电力企业档案的过程当中，通过运用网络技术实现网络化处理，能够对既有的档案资料信息进行最大限度的使用。将电力企业的档案管理进行网络化处理，主要涵盖以下几方面内容。第一，能够实现远程登陆，对档案当中的信息进行共享，完成信息数据的传输。第二，可以借助于互联网技术快速的对所需要的信息进行检索。第三，借助于网络信息完成对档案数据库当中信息数据的查询。第四，可以利用网络阅读其他企业信息。综合而言，在企业档案管理当中推动网络技术的应用，能够将信息资源进行丰富，以满足供电企业内部所有部门的工作需求。另外在进行信息查询的时候，可以采取检索关键词的方式，以用户的实际需求为依据进行模糊查询，快速搜索档案信息，并且提供相应的导航服务，保证，档案使用人员能够在最短的时间内获取自己所需要的数据信息。

4 结束语

综上所述，随着信息化时代的发展，在供电企业当中的档案管理工作也逐渐受到信息技术的影响而不断的推陈出新。将管理档案工作实现数字化处理，可以使得电力企业在应对信息技术挑战时更加从容不迫，逐渐以现代技术手段完善档案管理模式，与信息化社会的需求相适应。电力企业在今后的档案管理工作当中，应该立足于数字化时代发展背景，积极的将档案管理工作与信息技术相结合。聘请复合型的人才完成档案管理与信息技术的融合，实现档案管理质量和水平提升。本文从档案信息化管理的现状、原因和措施三个角度着手，旨在为当前电力企业信息化管理提供借鉴。