档案管理在企业内部控制中的应用

2021-04-14符朝妮

卷宗 2021年1期

符朝妮

（中海石油（中国）有限公司湛江/海南分公司，广东湛江 524057）

档案管理是一个现代化名词，每个人自来到世上的一刻起，就有了自己的档案，并且会终身伴随他的一生。企业也会有自己的内部档案，所以档案管理工作是十分重要的管理工作。档案管理对企业运营也起到了重要作用，也是重要的内部管理工作。为了有效进行企业的档案管理工作，要选用具有专业能力的工作人员。档案管理可以为企业的内部信息管理提供技术支持。档案管理系统在企业内部控制中的应用范围较为广泛，可以实现更为周全的档案管理工作，一个企业的档案管理工作。可以有效运行，对企业的整体经营有着重要影响，也会提供极大的推动力。

1 现代企业的档案管理工作

现代企业需要规范化的档案管理系统，具有条理性的档案管理，能够为企业内部控制提供有效支持。在企业运转的过程中，在任何发展阶段，都需要以有秩序的档案管理。现代企业要求进行规范的档案管理工作。在企业的任一经营方面，都有完善档案管理体系的必要性。进行档案管理体系的完善工作，可以合理掌控企业的内部控制工作，协调管理外部运营，对创建良好的企业形象有极大帮助。但由于历史的不可抗力因素，部分企业管理人员不注重档案管理工作。但现代化企业在不断进行体制改革，现代观念也带来了极大程度的影响。企业之间的竞争变得更加激烈，大部分企业的管理人员对档案管理工作更加注重，并且规律建设具有专业职能的档案管理部门。

我们列举简单的例子，来探究档案管理的重要性。在21世纪初某世界闻名的能源服务公司，曝光了一则内部丑闻，财务管理部门涉嫌假造财务数据。该公司领导为了获取超额的经济利润，欺骗了各位股东，销毁证据，并且隐藏了对外债务。为了避免股东发现，制造了财务假账伪造财务报告，这里一系列违法行为使该公司的基本形象破灭。从发展角度来看，该公司最终导致如此严重的后果，将内部资产消磨殆尽，也失去了社会公众的基本信任，根本原因是内部控制工作进展不到位，没有较为完善的档案管理体系。安然公司的档案管理问题，也体现在多个方面，不止影响该公司的基本经营，也会造成其他方面的不良影响。销毁财务报告是非常严重的违法行为，如果该公司的档案管理体系较为完善，有严格规定，那么不能轻易销毁财务报告。这也体现了该公司在档案管理方面的疏漏，为了促进企业的良好发展，要有效解决企业的运营管理问题，提升内部管理水平，解决企业的档案管理问题，提升企业的内部控制效率。

2 企业的内部控制力

从企业的内部管理角度来说，档案管理系统的工作水平也体现了企业的内部控制力。企业的内部控制情况体现在其工作流程。企业的工作流程较为繁杂，董事会和企业管理人员以及企业的整体员工作为工作对象，共同参与到企业的内部控制工作中。通过这种联系，可以形成较为完善的企业内部控制体系。完善的企业内部控制体系，可以形成极为高效的控制局面。企业在发展进步的过程中，也要实现更为完善的内部控制工作。从我国发展层面来看，我国企业管理水平相较于西方国家，有较大程度的差异。为了实现更为完善的内部控制工作，要针对企业的内部管理进行有效探讨。不但要进行人力资源的合理规划，还要实现更为完善的内部信息管理工作。通过优化整合企业的信息资源，实现更为完善的内部控制。

从大部分企业的管理状态来看，我国企业内部控制框架由COSO报告和《企业内部控制基本规范》的内部控制框架所组成的。COSO提出了五大核心要素和三大管理目标。本文在下文开展简单介绍，企业内部控制体系所说的是一套具体管理流程，也是开展企业内部控制工作的主要依据。这是根据实际情况提出的战略性管理方案。

主要根据内部信息和经营状态，来进行企业经营风险的预估工作。要针对内部控制信息和人员管理情况来实际开展，通过掌控内部管理信息，达到企业信息资源的合理控制。同时采用信息交流模式，进行企业经营状态的有效掌控。信息交流是基于企业信息管理开展的实际工作，包括内部控制信息和外部经营信息，只要是有利于企业管理的信息资源，都可以应用到实际工作中，它主要是进行企业经营状态的有效监控，筛选合理信息，进行运营要素的风险评估工作。该报告中还包括了三大经营目标，分别为报告目标，运营目标和台规目标。报告部目标是针对企业内部信息管理的，要确保企业内部信息的真实性和时效性，从而方便开展公开透明的企业管理工作，运营目标是根据企业经营情况和企业的协调管理能力来实际制定的。台规目标，主要要求企业严格按照合法规定和管理制度，来进行企业的运营管理。

3 档案管理在企业内部控制中的合理应用

上文简单介绍了在企业经营管理过程中的档案管理工作和内部控制的实际联系，也体现了档案管理的重要性。我们在日常生活中，经常可以看到有关新闻，比如知名度较高的某企业，因为一些内部管理问题，出现丑闻。上文所提出的企业丑闻，就是例子之一。另一家我国较为知名的实业股份公司，也被曝出造假新闻，在短短三年之间累计造假，收入高达10亿元。通过档案管理工作，来进行企业内部管理机制的有效调整，也是一种有效的实际工作。

档案管理对企业内部信息的有效整理，可以调动企业内部控制的有效性，提供积极影响。在进行企业档案管理的过程中，要充分落实企业各个阶段的内部控制策略，也就是要将整个企业的信息资源都进行有效管理。这样不论是进行企业的内部控制管理，还是企业员工的人员调动，都能够实现更为高效的信息交流企业在进行内部信息调整工作的过程中，要采取有效的管理机制，进行内部信息的协调管理，这对提升企业的内部控制力有十分重要的作用。要针对企业相关部门的有效改革树立明确目标进行人员资源的有效调整。

通过完善档案管理体系，进行有效的施工调整和内部改革。为了提升企业的内部控制能力，要进行更为全面的信息管理。要针对各个部门的应用情况进行目标改革。要进行企业经营策略的有效调整，体现档案管理工作的实际作用。实现更为高效的档案管理工作，能够起到实际监督的作用，进行各个工作部门进展情况的有效考核，有利于提升企业的经营实力和竞争力。营造良性经营环境，有利于企业的奋斗发展，也有利于提升工作效率。为了实现更为全面的档案管理，为企业经营提供可靠控制，为企业的内部控制工作提供更好的服务，从而进行更为高效的科学管理。