解决施工企业工程项目档案收集归档期间所存问题的措施

2021-04-14吴秀芳

卷宗 2021年1期

吴秀芳

（上海龙赛建设实业有限公司，上海 200442）

如今，建筑施工的结构变得越来越复杂、规模越来越大，技术性也越来越强，加之国家市场与行业监管的日益严格，都要求施工企业必须要将工程项目档案管理作为一个关键课题，积极加强研究、探讨与实践，不断提高工程项目档案管理的成效与质量。如要客观剖析、认识既往工程项目档案收集与归档中存在的问题，并采取针对性的问题解决措施，从而使档案的信息内容质量得到保证。

1 施工企业工程项目档案收集归档的重要性

在如今的建筑工程项目建设施工过程当中，会产生大量的文件、数据和信息，如各种设计图纸、建设规范、采购凭证、审批证书等等，其均是工程项目档案的一部分[1]。而工程项目档案管理则主要指的是对这些相关文件、数据和信息，进行收集归档、存储保管、研究与利用，以记录工程项目的建设历程，为后期的工程验收、建筑管理、建筑维护等提供必要的依据，体现出工程项目档案信息内容的文化价值和实用价值。

在工程项目档案管理的各个环节中，收集归档是最起始的环节，也是对档案管理成效、档案信息内容质量影响最大的环节，只有首先做好了对工程项目档案的收集归档工作，确保档案收集归档的完整性、规范性，才能为后期环节的工作奠定好基础，使档案价值得到有效发挥。

2 既往工程项目档案收集与归档中存在的问题

1）工程项目档案收集与归档的规范性较差。当前，我国对建筑施工行业的管理异常严格，且施工行业市场的竞争也特别的激烈，这都迫使施工企业必须要注重自身的建筑工程项目施工质量，准确把握好施工精度，合理的控制好施工成本，为此所有的施工企业都高度注重对建筑工程项目施工本身的把控，这本身是一个很好的现象，只不过其同时却忽略了工程项目档案管理工作的开展，认为此项工作处于“附属”地位，对企业自身的技术能力和市场竞争力提升没有帮助作用，所以工程项目档案管理的意识淡薄，相关的工作投入明显不足，最终导致了工程项目档案收集与归档规范性较差的问题出现[2]。进而致使工程项目档案的收集与归档缺少必要的指导和约束，造成档案收集归档的时效性得不到保证，档案遗失，信息内容不全面，格式不统一，可读性差，给后期的档案利用造成相当大的阻碍。

2）收集与归档相关工作人员的素质能力较低。不论是专职的工程项目档案管理人员，还是项目的资料员，其均对档案的收集与归档有着直接的影响。虽然当前信息化技术已经在信息传递、档案管理中得到了较为广泛的应用，但是在实践当中，很多工作依然需要人工进行灵活的处理，才能保证档案管理工作的有序推进，特别是在档案的收集与归档中，情况更是如此。如对于档案信息的前期整理、保存、分类或是填写等，均需要人工进行，这一部分的工作如若不能落实到位，就必然会使得档案的收集与归档面临各种困境[3]。从既往的工程项目档案收集与归档来看，就还存在着相关工作人员素质能力较低的问题，不论是专职档案管理人员，还是项目资料员，其对自身工作的胜任力都还有待提升，容易在工作中出现各种疏漏，不利于工程项目档案收集与归档的开展。

3）缺少必要的收集与归档绩效考核机制。通过对工程项目档案收集与归档进行绩效考核，既能够客观反映收集与归档工作现状，包括取得的成绩、存在的漏洞，又能够指导收集与归档工作的不断改进与完善，激励人员高质量落实自身工作任务，因此这是工程项目档案管理中不可或缺的一个手段。但就以往的实践情况来看，在工程项目的档案收集与归档中，还缺少必要的收集与归档绩效考核机制，没有利用好这一科学的手段方法，导致档案收集与归档中的相关问题重复出现，得不到解决。

3 工程项目档案收集与归档的问题解决措施

1）增强对工程项目档案管理的重视力度，提高档案收集与归档的规范性。作为施工企业，首先必须要认识到工程项目档案管理的重要性和必要性之所在，了解工程项目档案管理所具有的历史文化价值和实用价值，从而增强对工程项目档案管理的重视力度，加大对此项工作的投入，提高档案收集与归档的规范性。如在实践当中，要将《企业档案管理办法》、《档案法实施办法》和《档案法》等，作为基本的框架和指导，并根据企业自身的组织情况、项目情况等，制定对于企业自身来说，具有高度操作性的工程项目档案收集归档办法，为档案的收集与归档，提供明确的制度要求，确保其收集与归档过程，能够达到规范化的理想效果。在具体的收集归档中，要对专职档案管理人员和工程项目资料员的职能进行明确划分，编制相应的工作要求细则，详细说明其具体工作内容。如对工程项目所涉及的档案管理信息内容、质量标准、数量等，都应当做出明确的规定，同时还要对资料、文件、档案的交接情况做好详实记录，如交接人员、交接时间、交接单位等等[4]。

2）加强人员队伍管理，提高相关人员素质、能力。对于工程项目的资料员，严格要求其持证上岗，施工企业应从实际出发，将资料员培训列入企业“五大员”培训行列，要求工程项目资料员持《资料员合格证》上岗。保证工程项目资料员的稳定，严防代签代交，就工程项目的资料员来说，不能随意的更换，以防止人员的更换造成资料的遗失，这样更有利于确保档案本身的完整性和连续性。档案资料的收集来源渠道，必须要保持高度的畅通。对工程项目技术人员及各有关人员进行档案业务知识、法律法规知识、档案信息化等的教育与培训，提高档案意识，了解工程项目资料档案收集范围、整理标准、归档要求等，积极主动配合资料员的收集工作，切实保证收集渠道畅通。对于专职的档案管理人员，更要对其做好专业知识、业务能力方面的教育、培训工作，强化他们对档案管理的胜任力，使其能够与资料员更好的协调、配合，高质量、高效率的完成对工程项目档案的收集与归档。

3）完善绩效考核机制，实施档案收集与归档专项考核。最后，施工企业要通过对档案管理的责权、职能梳理，完善档案管理的绩效考核机制，重点是要实施对档案收集与归档的专项考核。实践中，要对照和依据工程项目档案收集与归档的相关制度要求、工作内容、工作规范，制定详细的绩效考核指标，争取将档案收集与归档的实际工作情况全面、真实、客观的反映出来，以便及时的发现问题、解决问题，同时通过奖优罚劣，激励工作人员更好的落实自身工作，确保档案的收集与归档质量。