如何提高广电基建档案管理水平研究

侯丽红

（承德广通信息网络有限公司，河北 承德 067000）

档案是记录人们的历史和经历的真实资料，通过阅读档案，可以了解一个人的过往经历和当前实际情况，还能够了解未来发展方向。而广电基建档案指的是对工程设计、施工以及工程管理等方案的记录，通过广电基建档案能够了解工程建设的详细过程。所以，广电基建档案对于工程项目的创新和发展有着极其重要的作用和影响。但是，在当前广电基建档案管理过程中存在诸多问题，需要我们将其解决，才能够有效提高广电基建档案的管理质量和管理水平。

1 广电基建档案管理的作用和重要性

1.1 提高基建工程的管理质量

广电基建档案是在基建工程项目管理和活动当中直接形成的图表、文字以声音视频等材料，这也是对工程建设最真实、最全面的记录，是广电工程日后改建、维修、扩建和使用等方面的重要参考依据[1]。在广电基建档案当中包括施工的准备、施工的管理和监督以及施工结束后的验收等内容。在施工的准备阶段需要有土地勘察设计文件、建设用地文件、工程造价文件、工程招标文件、工程投标文件以及工程施工合同等；在施工的管理和监督当中需要包含监督管理计划；质量检测记录以及监督管理报告等；在施工过程当中，需要有装修工程资料、设备设施安装工程资料、施工检测报告、工程质量保证资料以及土建工程资料等；在施工结束的验收阶段，需要有竣工验收报告、竣工验收图纸、工程结算以及各个环节当中的工程照片等。广电行业具有专业性较强，技术含量较高等一系列特点，所以通过广电基建档案能够充分反映出工程质量和工程管理水平。

1.2 促进广电行业的可持续发展

在广电基建工程建设过程中涉及诸多相关管理部门和工作人员，同时这项工程还具有工期长、耗资大以及专业面广等一系列特点，这是一项极其复杂且庞大的工程，需要多个部门和相关工作人员的相互配合、相互协调[2]。在广电基建工程建设过程中，忽略档案资料的重要性是档案管理过程当中极其严重的问题，单资料的随意摆放容易导致档案丢失和缺损，丢失以后再去补救会浪费大量的物力和人力，而且补救过程也极其繁琐。在广电基建工程使用过程中，一定会遇到修整、改造和重建等一系列问题，而原来的工作人员也不会一直在同一个岗位工作，新上任的工作人员对广电基建工程了解不够充足，这时就能够充分发挥出广电基建档案的作用和重要性。因此，提高基建档案管理水平，能够有效促进广电行业的进一步发展。

2 当前广电基建档案管理当中存在的问题

2.1 忽略了广电基建档案管理的重要性

在广电基建工程建设过程中，相关管理人员更加注重工程的施工进度和施工质量，对广电基建档案和资料没有充足的认识，忽略了广电基建档案的重要性，从而导致档案资料损坏和丢失，这给档案资料整理工作带来了巨大的困难。例如，某地区的广电专用楼是由当地政府部门与其共同建设的，但是由于在建设过程中忽略了档案资料的重要性，而且在工程施工过程中，各个部门没有进行主动沟通和交流，导致工程结束后才发现缺少大量的工程档案资料，此时再去寻找资料，需要耗费大量的物力和人力，而且有些资料也难以弥补，从而造成工程交工时间延后，影响基建工程的使用。

2.2 广电基建档案管理人员专业能力不足

当前大部分广电档案管理工作人员都较为年轻，没有充足的档案管理经验，在收集档案资料时，不知道哪些资料应该及时收集，通常都是采用坐等收集的方法，对于一些未及时上交的资料，也没有进行积极催促[3]。在广电基建工程建设过程中，由于人员的流动性较大，所以在发现问题时想要解决已经非常困难，这种情况容易导致广电基建档案资料缺失，严重影响广电基建档案管理水平和管理质量。

2.3 广电基建档案管理标准存在差异

由于广电基建工程较为庞大，施工过程极其复杂，各个部门的管理制度和管理理念都各不相同，而且基建工程和基建档案管理都具有较强的专业性，档案管理人员和工作人员对企业专业知识和专业技能互相不够了解，直接导致档案管理工作的标准存在一定差异，而且档案的内容格式和质量等都不够规范，从而给广电基建档案管理工作带来较大的困难。

3 提高广电基建档案管理水平的措施

3.1 加强对广电基建档案管理制度的重视

广电基建档案管理工作当中涉及诸多部门，其中包括设计单位、监督管理单位、施工单位以及建设单位等，由于部门众多，所以管理起来较为困难。首先需要提高各个部门对档案管理的重视程度，大力宣传档案管理的重要作用和重要性，而且还需要派专门的工作人员到施工现场进行广电基建档案资料的收集。而且还要建立科学合理的答案管理体系和管理制度，通过这一制度对相关施工人员、档案管理人员和施工单位等进行统一管理。除此之外，如果出现提交档案资料不全面的情况，那么，相关管理人员可以采用不结算、不签字等处理方式，要求提交全面的档案资料，以此来确保广电基建档案的完整性，从而提高广电基建档案管理水平。

3.2 提高广电基建档案管理人员的综合能力

近些年来，我国社会经济和科技发展迅速，使我国档案管理工作也变得逐渐现代化，对档案管理工作人员也提出了新的标准，这就要求档案管理工作人员不断学习，提高自身的专业能力和专业水平[4]。因此，档案管理工作人员需要定期参加相关培训和讲座，提高对我国相关政策的认识和了解，而且还要根据培训和讲座内容及时与公司员工进行交流和沟通。除此之外，档案管理工作人员也需要切身投入到工程建设当中，参与工程设计的每个环节，与其共同讨论，准确掌握工程的进度和工程建设的质量，只有这样才能够做好广电基建档案资料收集和整理工作，从而有效提高广电基建档案管理水平。

3.3 采用信息化管理

随着我国科技的发展和进步，信息技术已经应用于各个行业当中，其中广电基建档案管理行业也不例外。将信息技术应用于广电基建档案管理当中，能够运用数字信息资料代替纸质资料，大大降低了档案资料的丢失概率。除此之外，将信息技术应用于广电基建档案管理当中，还能够有效提高档案的查找效率和使用效率，降低档案管理工作人员的工作难度，从而有效提高广电基建档案管理水平和管理 质量。

4 结束语

总体而言，档案是记录一个人历史经历的重要载体，在人们的生产和生活过程中具有极其重要的作用和意义。而广电基建档案能够有效记载广电行业从创立到发展的整个过程，对广电行业来说具有重大价值。所以要提高广电基建档案的管理水平和管理质量，以此来确保档案的准确性和完整性，从而促进广电行业进一步发展。