浅谈房地产工程项目竣工档案的管理工作

蔡 东

（福建省永安市建设档案馆，福建 永安 366000）

在房地产工程项目档案管理中，需将竣工档案管理作为重点。现如今，房地产工程项目销售政策不断调整，透明度越来越高，开放商在交房时所具备的基本条件透明度比较高，同时，有些部门规定开发商只有在获得竣工备案证明后，才能够实施交房，同时竣工备案部门需移交合格的竣工资料。因此，在房地产项目建设管理中，必须加强竣工档案管理。

1 房地产工程项目竣工档案管理的特点和难点

房地产工程项目需一次性完成建设，因此，竣工档案管理也具有一次性特征。房地产工程项目组织具有临时性特征，通常情况下，项目建设者和使用者不同，二者对于房地产工程项目的关注点也有一定区别，建设者关注工程项目施工质量、安全、工期控制，而使用者则关注房地产工程项目的使用功能以及各类装置使用性能。对此，在竣工档案管理中，应高度重视使用者的实际需求，同时还应确保能够满足项目建设目标中竣工档案管理的具体要求。因此，为了提高房地产项目竣工档案管理水平，必须重点关注上述特点以及难点，高度重视竣工档案管理的重要环节，制定完善的竣工档案管理体系，提高房地产项目竣工档案管理效率，充分发挥竣工档案的应用价值[1]。

2 房地产工程项目竣工档案管理的重点

2.1 重点环节

为了保证竣工档案的完整性，首先需加强档案资料收集管理，制定完善的档案收集管理办法，确定档案收集责任人以及所需收集的档案内容。在形成档案时，对所收集的档案文件进行整理，保证竣工档案的完整性。

2.2 重点内容

在房地产工程项目竣工档案管理中，重点内容主要包括房地产项目初步设计方案、施工图设计方案、设计验收记录、竣工图纸、设计变更、工程项目可行性研究报告、质量验收报告、安全分析报告等。

3 房地产工程项目竣工档案管理中的常见问题

3.1 档案形成过程管理不当

国务院以及建设部已制定《建设工程质量管理条例》以及《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，在房地产工程项目建设中，建设单位、施工单位均必须提高竣工档案管理意识，并采取有效的档案收集、管理方式。现如今，我国建筑行业发展迅速，但是部分建筑企业缺乏竣工档案管理意识，部分单位档案管理人员责任意识比较差，在房地产工程项目竣工时没有完整竣工档案收集整理，不利于对项目进行及时验收，导致档案移交延后。

3.2 无法保证档案资料的真实性

在房地产工程项目建设中，部分建设单位在竣工档案管理方面没有建立健全完善的管理体系，在档案资料编制中，没有全面了解施工现场实际情况，档案资料不完整。部分档案资料仅能够应付交档，在档案收集整理中没有做到与项目建设同步进行，无法保证档案资料的完整性以及准确性，在竣工验收过程中，竣工档案与项目建设成果不符，无法全面的反映出房地产工程项目建设实际情况。

3.3 竣工档案移交不及时

房地产工程项目建设规模大，资金投入量大，导致部分建设单位、施工单位、建筑材料供应商以及施工技术检测部门之间出现拖欠工程款的问题，有些单位之间将档案资料作为交换条件，因此在归档中资料不完整，归档所需时间比较长，不利于及时对竣工档案进行立卷以及归档。另外，在房地产工程项目竣工档案收集管理中，如果更换档案管理人员，则所保存的档案资料分散，在项目竣工验收阶段，不能在规定时间内收集完善的档案，导致竣工档案收集管理难度 增加[2]。

4 房地产工程项目竣工档案管理问题的产生原因

4.1 档案管理意识薄弱

在房地产工程项目竣工档案管理中，部分企业缺乏档案管理意识，在竣工档案管理中所投入的人力、物力等资源比较少。另外，档案管理制度优化速度比较慢，在企业内部对于档案管理的重视度比较低，无法保证竣工档案管理水平。

4.2 管理模式较为落后

与发达国家相比，我国在房地产工程项目竣工档案管理方面有所欠缺，导致房地产工程项目竣工档案管理模式落后。竣工档案管理内容与工程建设目标不符，同时与管理体系也不符，而在信息化时代，信息技术对于各行各业的影响较大，在房地产项目竣工档案管理中，如果没有合理应用信息化技术，依然采用传统的管理方式，则不利于促进档案管理水平的提升。

4.3 竣工档案管理人员综合素质偏低

在房地产工程项目建设全过程中，会产生大量档案资料，因此，在竣工档案管理中，对于档案资料严谨性以及准确性的要求比较高，对此，档案管理人员必须提高档案收集整理意识，提高档案管理操作技能。然而，部分房地产工程项目竣工档案管理人员专业技术水平比较低，而在档案管理团队中，也缺乏专业的技术型人才，部分档案工作人员没有经过专业的培训教育，无法熟练掌握档案管理流程，导致在档案管理中容易出现偏差。另外，部分档案管理人员职业素养水平偏低，对于竣工档案管理的重视程度比较低，在档案管理中，仅对工程项目施工数据信息进行收集和整理分析，无法保证档案资料的真 实性。

4.4 档案归档要求不清晰

在房地产工程项目竣工档案归档工作中，要求严格依据国家所指定的规章制度，同时根据房地产工程项目建设实际情况，对归档要求进行优化调整。但是，很多企业在房地产工程项目归档工作中，没有制定明确的要求，比如，对于归档基本内容、分类、时间等均未作出明确规定，不利于对竣工档案进行编制管理。

4.5 基础档管理工作不扎实

房地产工程项目档案管理是档案归类的基础工作内容，要求保证真实性以及规范性。但是，很多企业在竣工档案管理中，缺乏档案质量控制意识，导致很多资料不能充分发挥其应用价值，同时档案管理人员工作难度比较大。另外，房地产工程项目竣工档案中的文字内容比较多，缺乏图片和视频资料，这类档案欠缺真实性以及有效性，因此应用价值比较低。除此以外，在房地产工程项目施工过程中，所收集的工程资料不完整，在对档案资料进行后续检查时，很难保证档案资料质量与实际工程施工质量的一致性。

5 房地产工程项目竣工档案管理优化对策

5.1 树立正确的案管理意识

为了提高房地产工程项目竣工档案管理水平，首先需提高对于竣工档案管理的重视度。在竣工档案收集管理中，适当增加人力资源和物资，为档案管理的顺利进行奠定基础。另外，还应以可持续发展眼光，将档案管理渗透至企业内部管理中，加强竣工档案管理宣传教育，提高员工对于档案管理的重视度，积极配合档案资料收集和整理工作，促进竣工档案管理水平的提升。

5.2 创新档案管理模式

现如今，现代化经济体系不断发展，在房地产工程项目竣工档案管理中，以往的管理模式已逐渐暴露出很多弊端，无法适应企业管理创新实际需要。对此，可学习并借鉴国外先进的竣工档案管理模式，并综合考虑企业发展方向、房地产项目建设要求、竣工档案管理人员专业技术等因素，对档案管理模式进行优化调整，确保竣工档案管理模式符合实际需要。另外，在房地产工程项目竣工档案管理中，还应积极应用先进的信息技术、网络技术、计算机技术等制作电子档案，提升竣工档案信息化管理水平，为企业稳定发展奠定基础。

5.3 提升管理人员能力水平

在房地产工程项目竣工档案管理中，必须不断提高档案管理人员专业技术水平，根据岗位要求选择适宜的档案管理人才，确定档案管理团队中各项人才缺少种类以及数量，据此进行针对性招聘，另外，还可与各大高校、政府人力资源部门加强人才培养体系建设。另外，定期组织竣工档案管理人员参加专业技术培训以及思想意识培训教育活动，使其能够明确自身工作职责和任务，提高对于竣工档案管理的重视度，要求其在日常工作中不断学习新型档案管理技术，掌握竣工档案管理流程，提高档案管理高效性。

5.4 归档流程规范化管理

为了提高房地产项目竣工档案管理效率，要求制定完善的规范化管理流程。在房地产工程项目建设中，部分建筑企业没有高度关注竣工档案收集管理工作，在档案编制中，没有对档案信息的全面性和准确性进行检查，导致部分档案资料不符合相关标准，档案交付时间延长。因此，在房地产项目建设中，建筑企业必须提高档案管理意识，制定完善的归档流程，同时确定档案管理人员具体的工作职责，根据相关规章制度以及档案管理流程，做好档案资料收集、整理、分类以及保存管理。

5.5 做好基础的案管理工作

为了充分发挥房地产工程项目竣工档案的应用价值，必须严格依据相关标准和规范做好基础档案管理工作。首先，在竣工档案收集、整理以及保存中，必须严格依据规范化管理制度和流程，确定施工单位的施工职责，在不同施工阶段，均需组织专门的档案管理人员负责档案资料收集以及保管工作。其次，在档案管理中，不仅需收集纸质档案，同时还应收集附属电子档案图片档案以及影像资料，在房地产工程项目建设中，在对部分隐蔽工程进行质量验收时，需将图像资料作为依据。另外，在竣工档案的编制过程中，需保证档案有2份以上，在项目竣工验收阶段，即可将工程档案资料作为重要依据。最后，在档案文件管理中，在收集原始文件后，需签字确认，档案管理人员需明确自身工作职责、法律责任，保证档案资料的完整性以及真实性[3]。

6 总结

综上所述，本文主要对房地产工程项目竣工档案管理工作优化对策进行了详细探究。在房地产工程项目质量控制、成本造价管控中，竣工档案资料均是十分重要的管理内容，因此，建筑企业必须高度重视竣工档案管理工作，对传统的档案管理模式进行优化调整，组织档案管理人员加强技术培训，掌握归档流程，促进房地产工程项目竣工档案管理水平的提升。