新形势下乡镇档案管理工作中的问题及对策

刘作鑫

（辉南县辉发城镇综合服务中心，吉林 通化 135125）

为了达成上级提出的《关于加强与改进新形势下档案工作的意见》中的提出的改革标准，乡镇档案部门作为基层机关，在公共行政管理活动中必须做好对具有保存价值信息的记录建档，这对乡镇政府后续行政工作都是重要的参考依据。同时还要做好对公民重要信息的保存，档案管理必须树立服务民生与服务业务并重的观念，所有涉及民生与人民群众自身利益的信息都要做好记录保存，进而为广大人民群众提供更好的民生服务。

1 乡镇档案部门的基本概念

1）乡镇档案部门。基层作为国家政权组织中的底部基础，国家政权组织的基层部门主要是在县级市以及城市区级以下的乡、镇行使国家权力，同时为当地居民提供相关的公共行政服务。为了贯彻国家档案政策，更好地为广大群众提供档案公共服务，目前在乡镇级的行政管理体系中已经加入了档案部门，通过乡镇档案部门完成对基层行政活动相关信息、公民信息的档案管理。

2）公共服务能力。乡镇档案部门作为档案管理体系中的基层档案部门，也具备了相应的公共服务能力，基层档案部门要了解公共服务客体的真实需求，同时提供相应的公共服务，这考验着基层档案部门工作人员的业务能力与综合素质。乡镇档案部门的公共服务能力，首先要考察的就是部门是否能够积极主动参与到政府开展的公共服务之中，是否能够关注公民的服务需求；其次是要考察是否具备充足的公共服务资源，是否能够为民众提供充足的公共产品供给；最后就是考察乡镇政府是否有一套完善的公共服务体系与标准，要确保服务方式、手段的多样性，要确保基层档案公共服务有一个良好的服务平台，同时要保证较高的公共服务效率。

3）乡镇档案部门的主要职能。乡镇档案部门的档案管理工作必须依照《档案法》的相关规定开展，档案管理人员的业务行为必须贯彻执行国家的相关法律法规，结合本行政区域内档案事业发展情况编制具体的档案管理规章制度，保证相关制度的有效落实。另外，对乡镇档案行政工作必须给予监督与指导，避免出现档案违法行为，结合相关的惩处制度对具体违法行为给予相应的惩处。为了更好地提高乡镇档案部门管理人员的综合素质，应该定期对档案管理人员进行培训教育，保证档案管理人员能够掌握相应的信息化技术知识，以此满足信息化档案管理的基本要求。档案管理人员必须履行有关的档案管理职能，工作人员必须在档案部门管理范围内，做好对具有保存价值的档案的收集、整理工作，按照《档案法》中的相关规定做好对档案的整理与保管，严格遵守档案管理的工作质量标准。根据档案信息资源的实际情况，要选择更适合保存的形式加以保存，进而满足档案公共服务的实际需求。

2 乡镇档案部门档案管理工作中的现存问题

1）基础设施设备落后。在对多个乡镇档案部门的走访调查中发现，许多乡镇档案部门没有专门用于存放档案资料的库房，即便为档案资料分配了库房，库房内环境也不利于存放档案资料。档案库房缺乏保障室内干燥的通风系统，安装的温湿度记录仪、火灾报警设备、消防设备都存在失灵问题，档案资料没有配置专用的档案柜，档案柜缺乏防潮保护，一些档案库房还存放有大量杂物。这些设施设备问题都给档案资料的存放带来了较大安全隐患，如果不尽快做出改进调整，很容易导致档案资料的损坏，对乡镇档案公共服务带来不利影响。

2）档案资料收集不完整。在乡镇档案部门的管理工作中发现，许多具有保存价值的档案资料并没有得到及时的保存，所保存的行政档案多以上级单位下发的红头文件为主，但是却没有对基层单位行政工作中形成的文件做好收集、保存，例如党委会议记录、单位内部党员干部的人员信息、会议材料以及领导人员重要发言记录等资料，这些资料都对基层单位后续的公共行政服务活动有重要指导意义，档案保存价值较高，如果不能保存好这些档案资料，就会导致这些行政工作失去意义。另外，在档案资料的管理工作中，许多借出的档案资料没有做好详细记录，档案资料归还不及时，借出后的档案没有得到妥善保护，也造成了档案资料的遗失、损坏等问题。

3）档案资料记录格式不统一。在一些乡镇档案部门之中还存在档案资料记录格式不统一的问题，档案管理不够规范，管理工作缺乏统一的标准，这都导致档案管理工作的混乱。例如档案标注的日期标号没有按照标准编号标注，档案中涉及的数据参数记录不够准确，一些重要信息没有给予详细记录，这都不利于对档案资料的高效管理。而在信息化档案管理的发展趋势下，档案资料没有形成统一的格式以及规范的整理标准，这都不利于信息化技术的引入，会阻碍基层档案管理信息化建设的推动进程。

4）管理人员流动性较高。受到体制问题的影响，目前我国乡镇档案部门在专业人才上还十分匮乏，许多乡镇档案部门都缺少专职的档案管理人员，档案管理工作也多由其他部门的工作人员兼职，兼职人员不仅缺乏专业的档案管理知识，同时兼顾多个科室的工作也导致工作人员精力投入上的不足，没有过多精力顾及档案管理工作，自然会导致档案管理工作质量较差，许多工作都是应付了事。由于档案管理工作的工作量较大，工作内容枯燥繁琐，如果档案管理人员缺乏较高职业素养以及专业的技能知识，就会严重影响乡镇档案工作的开展效果，导致工作效率、质量并不能达到乡镇档案管理的工作目标。

3 乡镇档案部门公共服务能力提升的制约因素

1）乡镇档案部门运行体制机制的制约。在实际工作中发现，导致乡镇档案部门公共服务能力难以提升的主要制约因素在于部门运行体制与机制的影响。由于乡镇档案部门不是经济部门，对档案资料的利用也存在滞后性，所以在基层单位内部档案部门并不被重视，档案部门在整个体制中处于弱势地位，另外在档案管理中许多专业档案都有各自的上级主管机关管理，基层档案部门与专业主管部门之间存在双重管理与指导的问题，受到乡镇档案部门弱势地位的影响，在实际工作中对这些专业、民生档案的管理就明显取得令人满意的成效，很难达到统一管理、统一利用的档案管理目标。

2）服务机制的制约。由于我国档案管理长期处于“局馆合一”的行政管理体制下，档案管理的服务理念具有较强的行政色彩，还没有实现服务理念的转型。从事档案管理工作的人员缺少对服务本质的深刻认识，仅将档案管理视为政绩输出，这也导致档案管理模糊了公共服务的本质。另外，我国的档案管理工作发展较晚，对档案信息的利用效率较低，所能提供的服务手段也过于单一，因此当前乡镇档案管理工作必须加强对服务领域方面的探索，注重实现服务方式上的创新，这样才能为基层档案部门创造更大的发展空间。

3）人才因素的制约。目前在乡镇档案部门从事档案管理的专业人才数量严重不足，难以满足基层档案管理工作的实际需求，制约着我国档案事业的发展。由于档案部门工作人员属于公务员待遇，不需要依靠发表论文来评定职称，所以也导致档案管理人员不存在岗位竞争压力，对档案管理工作也缺乏较高的专业精神与责任意识，这对提高乡镇档案部门的公共服务能力是严重的阻碍。另外，乡镇档案部门也缺少有效的激励机制激发工作人员的积极性，激励机制没有与绩效考核相互挂钩，这就导致基层档案部门整体活力较低，工作人员的工作态度较差，没有良好的工作作风，这都不利于档案管理工作效率与管理水平的提升。

4 提升乡镇档案部门档案管理水平的具体策略

1）提高对档案管理的认识。乡镇单位要重视起档案管理工作，要认识到档案管理工作对乡镇经济建设的重要作用，只有提高对乡镇档案工作的重视度，在行政工作中将档案管理工作放在较主要的位置，加大对档案部门人力、财力以及物力的投入，这样就能显著提升档案管理的整体工作水平，让乡镇档案部门能够持续稳定的提供优质档案公共服务。档案管理工作必须在档案法律法规的约束下开展，工作要以法律为依据，根据乡镇发展实际情况，做好档案法律、法规的宣传教育工作，通过多样化的宣传手段让更多的公民认识到档案信息的价值与作用，例如通过宣传栏、标语以及短视频等宣传手段，做好宣传工作就能为乡镇建设打好更扎实的基础。通过加强宣传教育让农民懂得如何利用法律手段以及档案资料来解决土地纠纷，维护稳定的农村经济秩序，保护自身合法权益，这样就能形成一套更加规范的乡镇档案管理模式，提高档案资料的利用效率，进而更好地发挥出档案资料的价值。

2）加大对档案管理工作的经费投入。为了更好地提升乡镇档案部门的档案管理水平，我们还应进一步加大对乡镇档案管理的经费投入，为档案资料安排专用的库房予以妥善保存，档案室内不得堆放除档案资料之外的物品、杂物，同时做好对防火系统各仪器设备的检查，确保防火警报装置、灭火器都能处于正常的运行使用状态，在档案室内加设温湿度记录仪，做好对档案室库房的定期检查，当室内湿度过高时要及时通风干燥，另外档案资料必须放置在专用的档案柜中，档案柜下方必须有加高的防潮、防水保护，定期进行档案室的清洁工作，这样有利于为档案资料创造更好的保存环境，避免档案资料受到环境因素影响发生损坏。

3）完善档案管理制度。乡镇档案管理的规章制度必须加以完善，只有在健全完善的档案管理制度下开展工作，才能保护好档案资料，在规范的管理章程下进行档案的记录、归档等操作。在行政工作中产生具有保存价值的文件或上级下发重要政策文件后，应及时做好建档工作，档案资料要按照统一标准做好标注。当需要调取使用档案资料时，档案管理人员必须做好档案的出库记录，记录中要清楚标明档案出库时间、借取组织或人员等信息，档案的借取必须有明确的归还时间，超出档案借取时间的资料必须及时追回，如借取方没有妥善保护档案也要有明确的追责与惩处标准，这样才能逐渐形成一套规范、严谨的档案使用、保存标准。

4）加强信息化建设。为了进一步提升档案管理的工作效率，在乡镇档案部门内还应加强信息化建设，尽快实现信息化档案管理。档案管理工作人员所要管理的档案资料数量庞大，工作量大、管理难度高，随着国家对基层档案管理工作越来越重视，传统的管理模式已经难以满足当前的档案管理要求。借助信息化技术实现信息化档案管理，就能通过计算机来提高对信息数据的管理效率，利用相应的档案管理软件系统，就能够为档案资料的记录、调取提供相应的档案信息录入功能与档案资料检索功能，进而大幅提升档案资料建档效率以及取用管理效率。将不利于保存的纸质档案录入到档案数据库中，实现档案的数据化，这样就能避免纸质档案保存不当引起的档案损坏或丢失问题。在乡镇档案管理信息化建设的过程中，我们还需要关注重要档案信息的网络安全问题，通过架设防火墙服务器安装杀毒软件加强档案管理系统的网络安全防御水平，避免档案管理系统受到黑客攻击或病毒破坏。

5 结束语

综上所述，档案管理工作作为经济社会事业建设中的重要基础工作，对公民档案的管理是政府档案部门所提供公共服务，保护好公民的档案信息也是政府档案部门所要肩负起的主要职责。在乡镇建设过程中，乡镇政府档案部门作为服务群众的一线部门，其公共服务能力的高低直接关系着乡镇建设，作为乡镇政府改革发展的动力，档案管理部门必须转变传统的服务理念，做好服务机制的创新，在实际工作中要通过大胆的探索与实践来实现档案部门公共服务能力的提升。