档案编码著录标准（EAD）及其应用研究

吴诗淼

（湖北省妇幼保健院，湖北 武汉 430070）

1 引言

档案就是记录人们的社会实践活动过程，越来越受到人们的关注和重视，除此以外，它的参考价值比较高。随着档案的越来越多，档案的检索工作也变得尤为复杂，因此，为了减轻档案检索的工作量，各种检索工具也就随之而来。随着时代的不断发展，传统的手工检索的方法已经相对落后，而运用计算机和互联网进行检索的方法也越来越普及。基于此，档案界开始探索适应网络环境下的档案检索工具和档案著录标准，以便于进一步实现信息资源共享。EAD是欧美国家制定的一种著录标准，它解决了网络传输的档案检索的适用的问题，目前已经是比较常用的档案检索工具之一。

2 EAD的基本概念

EAD是档案编码的著录和描述的一种格式，它是由Encoding Archival Description的首字母组成，这个标准是由国外的档案协会和国会图书馆联合制定的，它可以模式化的表达出检索工具的内容、形式、以及结构等，以此实现在任意计算机上进行档案信息的检索、查询、显示与交换。EAD标准的研发在档案著录标准的发展过程中具有里程碑意义。作为编码标准，EAD因其对互联网的良好适应性、对平台的普遍适配性、对多种类型馆藏的适用性、使用的灵活性等特性，在目前全球的档案著录标准中都有较大的影响力。

3 EAD的发展历程

EAD起源于图书目录编码技术，早在上个世纪中期，档案的工作者们就开始了向标准化著录和自动化著录的方向探索了。当时，欧美国家的国家信息工作组织建立了数据元素词典，该元素词典建立以后，开展了SPINDEXⅡ项目，该项目成为最早的探索实践。1978年国外国会图书馆制定了一种新的编码标准，该标准会对目录的编码进行转换。1983年，发行了第一版的档案、原稿和个人论文标准，同年，《关于著录标注：对从事档案著录标准的工作组的报告及建议》由加拿大的档案局发行出版，该报告的发行对于《档案著录规则》在1990年被认可奠定了基础。

1993年，来自加州大学伯克利分校图书馆的名为“伯克利检索工具工程”的一个小组,向全国推送国际标准通用语言（SGML）的编码标准。1995年召开了主题为“检索工具”的会议，该会议由国外文献保管委员会和加州大学联合组织，“安艾伯协议”由此诞生，这个协议中的数据模型和进行检索的工具最后被命名为EAD。在此之后，国外档案信息交换委员会参与到EAD的开发和研究工作中，并组建了专门的工作组，这使EAD的开发迅速地发展起来，很多世界顶尖的大学例如哈佛大学、耶鲁大学以及牛津大学等都对EAD的开发和应用进行了研究。

4 EAD的构成及功能

4.1 EAD的构成

EAD的编码语言是SGML,EAD的内容以及其相关结构都是用SGML DTD的形式来表达的，EAD文件由四部分构成。

1）EAD文件类型定义（EAD DTD）:EAD的主要内容，即对内容和结构进行分析描述；

2）EAD标签库：对于EAD每一个标签的功能进行简要描述，同时对标签名按字母顺序进行排序；

3）使用指南：描述EAD具有哪些功能；

4）实施概要：实施概要主要包括标识的组合和层次以及在实际的使用过程中的使用建议。

根据EAD DTD的定义，整个EAD由很多个层次的元素组合而成，这其中的高层元素有EAD头标、前项、档案描述等三项。三项高层元素之下又细分有若干分元素，若干子数据项共同组成了这些分元素。EAD文件就是包含在中的所有元素。

4.2 EAD的功能

1）录入档案资源。EAD最基本的功能就是对档案资源进行著录，根据档案的名称、内容、年代以及主题和格式等信息进行著录，可以使档案管理者和利用者对于档案进行更好的了解和利用，这使得档案管理由形式管理向内容管理方向转变。

2）提供背景信息。档案的背景信息由特定的背景和机构产生，EAD的内容包含多个方面，描述档案的基本信息和案卷之间的结构关系等。使要利用的人不用查阅档案的情况下，通过EAD记录的档案背景判断档案的资源价值。

3）提高检索效率。元数据编码是EAD的本质之一，元数据编码为信息的检索奠定基础。在运用EAD进行著录时，对于重要的信息要进行组织再定义，从此建立明确的关系，这样才可以使得检索更加精准，从而有助于利用者识别档案资源的价值。

4）促进资源的共享。为了使馆际档案可以进行集成检索，就要使得各个馆之间的交换不涉及格式交换，也就要求档案编码著录时要使用统一的EAD。因此，EAD可以集中分散资源，对于数字档案的建立起到一定的促进作用。

5 EAD的应用实践

1）处理档案资料。这些档案资料包括由个人、家庭、组织形成，其范围非常广泛，例如照片、法律文件和备忘录、书信以及手稿和其他形式的资料。

2）EAD的使用环境简单，仅要一台计算机、一套SGML软件就可以完成工作，为了能够将检索工具放在互联网和数据库中进行分享，这台计算机最好可以链接互联网。

3）国外博物馆计算机网络网站以及加利福尼亚在线档案馆、研究图书馆集团等是EAD在一些机构中广泛实施应用的有力例证。

6 EAD在我国应用的局限性

EAD在很多方面由巨大的优势，例如，资料内涵的体现、档案层次和内容的描述以及研究管理著录资料等方面都有很大的优势，然而，我国档案领域很多因素限制了EAD的应用，这些限制因素说明我国的档案工作还有很多的问题，具体问题如下：

1）档案全宗的层级结构缺乏。我国传统档案管理的层次分为全宗、案卷和文件三级，这个结构在著录层级的运用上太过简单。具体来说，如副全宗、二级分组、系列和二级系列以及类别等很多EAD提供的层级结构在我国没有对应内容，导致这些描述元素也不能使用。这反映出我国在全宗内档案的层级划分上不够细致，对于档案之间的结构展示和价值的体现产生了较大的影响，不能清楚的看出案卷和案卷之间、文件和文件之间的联系，没有办法对档案信息进行深度开发。因此，在我国使用EAD进行档案著录的过程中受到了很大的限制，工作的局限性明显。

2）传统的著录项目揭示的档案内容层次更浅，我国的档案著录根据《DA/T 18-1999 档案著录规则》进行，适用于传统的著录方式，这个规定可以更好地满足著录和检索的要求。但在很多方面也有它的不足之处，就比如不可以为用户提供比较丰富的信息资源，对于知识产品的开发也显得不是很优秀。EAD的专业性和元素的完善性是保证EAD描述质量的基础。但遗憾的是，通过EAD所提供的很多管理性元素在传统的著录方式上没有被记录，这就使得在使用EAD进行编码时没有对应的内容，对于EAD检索工具的作用产生了很大的影响。

3）各类著录标准没有更好的兼容性。EAD著录的应用，参照了很多相关标准，3项国际标准、2项国家标准以及多种行业标准等。EAD为了使各个国家可以根据自己的需要使用规范标准，没有规定较多的国际标准，但是在实际的使用过程中，各个国家的标准差异太明显，在同一国家的不同专业性著录的标准都存在着很大的差异，因此，对于EAD著录文件的交流和交换都产生了很大的影响。

4）自然语言的障碍。EAD在进行开发以及研究时，语言环境全部都为英语，因为我国对于EAD的研究处于开始阶段，而在国际上对于EAD的研发工作已经取得很大的成果，所以在应用EAD著录时语言完全是英语，这也就随之产生了语言障碍。我们在应用时，为了使得著录项目适应我国的语言，在进行著录时元素名和释义要中文化。为了实现EAD能和我国的档案工作进行更好的结合，需要工作人员对于我国的著录工作的知识背景和相关经验有较深入的了解，与此同时，还要对于EAD标准有较高的专业水平，只有这样，档案工作者才可以更好的使用EAD进行著录，这才能克服了语言障碍，使得EAD的可用性在很大程度上得到提高。

7 结语

EAD从发布至今，未停止其发展完善的步伐。就我国而言，EAD有效的补充了我国原有的《档案著录规则》，满足了档案信息共享的需要。以EAD的编制工具作为基础，可以进一步促进了档案信息资源的共享，为用户带来更方便高效地利用。我们要合理借鉴国外对于EAD应用的成功案例，突破我国EAD应用的局限性，探索出适合我国的著录标准，以促进我国档案事业建设，使档案信息的作用发挥到最大。