公共就业和人才服务档案规范化管理研究

徐洪涛

（无棣县公共就业和人才服务中心，山东 滨州 251900）

近年来，我国对公共就业和人才服务档案管理的重视度与关注度不断提高，并围绕公共就业和人才服务档案管理工作加大了各项投入力度，为公共就业和人才服务档案规范化管理水平的提升提供了可能性。但是基层如何做好公共就业和人才服务档案管理工作，仍然需要在国家重要政策及具体要求的指示下，进一步探寻规范化管理的有效对策，才能促进公共就业和人才服务档案管理工作规范化发展，并发挥出应有作用来助力于基层单位服务事业的进一步发展。鉴于此，基于无棣县公共就业和人才服务中心视角，深入分析“公共就业和人才服务档案规范化管理”具有显著意义和实践指导价值。

1 公共就业和人才服务档案规范化管理的重要意义及前提条件

1.1 重要意义

对于无棣县公共就业和人才服务中心来说，公共就业和人才服务档案管理是日常工作内容之一，主要是收集各类公共就业和人才服务信息，具体包括文书、电子文件等，并对档案资料进行归类和整理，以便在工作有需求时可以及时地调取相关信息。公共就业和人才服务档案管理工作虽在对单位没有产生直接性影响，但对于单位新时期的持续发展具有十分重要的作用。公共就业和人才服务档案管理工作相对复杂，且工作量繁大，其具体特点包括以下几点：一是档案种类繁多，随着无棣县公共就业和人才服务中心单位的发展，档案收集范围不断扩大，服务工作领域的拓宽，档案收集范围也随之增多，使得档案种类不断增多；二是档案数量多，在无棣县公共就业和人才服务中心正常提供服务过程中，档案不断产生，并在日积月累下保存了大量的档案；三是档案管理要求高，公共就业和人才服务档案管理工作并非简单的资料信息的收集，而是要对公共就业和人才服务档案进行归档和管理，并据此为公共就业和人才提供优质且便捷的服务，以此促进公共事业的发展[1]。因此，公共就业和人才服务档案管理应注重规范性水平的提升，才能促进公共就业和人才服务档案应有价值的开发与利用，助力于无棣县公共就业和人才服务事业的持续稳定发展。

1.2 规范化管理的前提条件

对于无棣县公共就业和人才服务中心来说，要实现公共就业和人才服务档案规范化管理，应在实践中要求全员重视，并做好标准统一工作，同时要持续优化档案管理工作，具体如下：

1）全员重视公共就业和人才服务档案规范化管理。随着社会的进步与法治，社会对公共就业和人才服务档案管理要求随之提高，档案管理应规范化发展，只有规范化管理的要求，才能确保档案管理工作有序开展[2]。但在实践中，要实现公共就业和人才服务档案规范化管理，无棣县公共就业和人才服务中心应全体重视并参与其中，才能促进档案规范化管理水平的提高。首先，领导重视，单位领导的重视程度起到一定的导向作用，可以激励单位工作人员重视起档案管理工作，并在实践中不断提高责任感和主动性，能够为规范化管理提供支持。其次，各部门应重视起档案规范化管理，自觉配合档案管理人员完善档案资料，并确保档案信息的完整、真实可靠性[3]。最后，档案管理人员提高重视，档案管理人员应正确理解档案规范化管理对单位发展的重要作用，在工作自觉自主提升能力，为提高档案规范性管理水平夯实基础[4]。

2）统一标准。随着社会的进步与发展，无棣县公共就业和人才服务中心在档案管理中面临的问题随之增多，应对档案管理进行统一集中管理。但由于无棣县公共就业和人才服务中心的档案种类繁杂，具体包括有文书、会计、科技、人事代理、电子、特殊载体等种类，且数量较多，这要求在档案规范化管理和开发利用时，注重科学的统一标准的使用，才能助力于档案规范化管理水平的提高[5]。

3）公共就业和人才服务档案管理持续优化。公共就业和人才服务档案管理工作在单位正常运转中而时刻存在着，是一项长期且复杂的系统性工作，要提高公共就业和人才服务档案规范化管理水平，推动单位持续稳定发展，应对公共就业和人才服务档案管理工作进行持续优化，才能满足于单位在新时期发展中提出的各类新需求，以此实现档案事业的长远发展。

2 公共就业和人才服务档案规范化管理策略分析

2.1 完善规范化管理设施和管理制度

规范化管理设施和管理制度是公共就业和人才服务档案规范化管理工作顺利开展的前提，也是提高档案规范化管理水平的重要保障。因此，单位应根据国家现行《档案法》及相关规定来编制严格且完善的档案规范化管理制度，如《文件材料档案归档制度》、《档案借阅管理制度》、《档案保管期限表》等具体的档案规范化管理制度。不仅如此，单位还要围绕公共就业和人才服务档案保管工作，建立公共就业和人才服务档案存储的库房、阅览室、档案管理办公室等，并完善相关的基础设施，如档案放置架、消防设施、防磁柜等[6]。除此之外，为确保公共就业和人才服务档案安全，在档案保管室应根据各类档案安全管理要求，落实相应的安全保管措施，如电子档案应做好备份、权限划分等工作，确保电子档案的完整性和安全性；而对于纸质档案应做好防虫、遮光等保护工作。通过这些方法，确保公共就业和人才服务档案防护达到安全标准，进而为档案规范化管理工作的落实提供支持[7]。

2.2 加强档案常规管理，充分挖掘档案利用价值

公共就业和人才服务档案规范化管理目的在于充分挖掘档案利用价值，满足于单位新时期的各类新需求，以此助力于单位新时期的进一步发展。而档案利用价值的充分挖掘，关键在于确保档案的完整性和真实可靠性。因此，档案管理工作人员应在日常工作中，严格按照《档案法》及单位档案管理制度的具体要求，及时规范地做好各类档案的收集、整理与归档工作，确保档案的完整性[8]。不仅如此，档案管理人员应根据档案发展历史、档案管理部门的新要求，建立档案的全宗卷，并安排专职人员专职负责库房管理工作，并落实日常巡查制度，严格控制库房温湿度，确保各类全卷宗的安全。另外，基于档案规范化管理目标，应以便捷查询为基础，充分利用现代网络信息工具编制各类档案检索工具，以此实现档案关键词或者全息输入的搜索，为档案开发利用工作效率的提升提供支持。不仅如此，单位在发展中，应正确认识信息技术发展与应用所带来的积极作用，积极推动档案开发利用和信息技术的相结合，对各类公共就业和人才服务档案进行数字化处理，并加快数字化成果的应用，为公共就业和人才服务档案规范化管理提供支持，从而为最大限度开发利用公共就业和人才服务档案的价值夯实基础。

2.3 加强档案管理监督和指导工作，提高档案规范化管理水平

在公共就业和人才服务档案管理工作过程中，由于人员素质、人员能力等主客观因素的制约，可能出现不严格按照档案管理要求落实具体的档案收集整理归档工作，导致档案缺乏完整性，使得档案利用价值的开发受阻。针对这种情况，单位要向提高公共就业和人才服务档案规范化管理水平，并充分开发利用档案价值，应落实好档案管理监督和指导工作，及时地发现公共就业和人才服务档案管理工作中的具体问题，以便及时地提出相应意见进行优化和完善。同时，为了更好地落实档案规范化管理工作，单位可以邀请专家对档案管理人员进行针对性指导，以确保各项档案管理工作可以规范化展开，以此提高档案管理的规范化水平。具体来说，单位在实践中，应从以下方面加强档案管理监督和指导工作，提高档案管理规范化水平。首先，单位应组织档案管理人员定期学习《档案法》、单位内部的档案管理制度、上级相关部门的档案管理规定等，在条件允许的情况下，可以邀请档案行政管理部门的相关专家来为单位档案管理人员进行针对性地系统培训和指导，不断地完善档案管理人员的业务能力体系，使得具备能力做好档案规范化管理工作。同时，在档案知识培训学习中，还要派遣专人负责一对一指导，对档案管理人员的各类问题进行现场答疑，确保档案管理工作得以规范化展开。其次，单位应建立专职档案管理工作组，对不同科室的档案资料技能型收集保管，若在具体工作中出现问题，则要及时组织专职人员通过研讨方式来探寻解决措施，确保档案工作规范化开展的同时，保障各类档案的完整性和真实可靠性，为更好地开发利用档案提供支持。

3 结语

综上所述，在新时期背景下，公共就业和人才服务档案管理工作面临巨大的挑战，在此背景下，提高档案规范化管理水平，不仅是档案事业健康长远发展的重要保障，还是无棣县公共就业和人才服务中心持续提高社会公共服务水平的重要举措。同时，公共就业和人才服务档案管理水平直接影响市场就业率，因此，无棣县公共就业和人才服务中心在档案管理实践中，应提高公共就业和人才服务档案规范化管理重要性的认识，并在实践中，加强档案常规管理，并注重档案管理监督和指导工作的落实，同时要完善规范化管理设施和管理制度，才能有效提高公共就业和人才服务档案规范化管理水平，促进档案管理事业健康、规范化发展。