试论高校照片档案的收集管理和利用*

赵晓红

（西藏民族大学图书馆，陕西 咸阳 712000）

1 高校照片档案的特点和意义

照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。新闻照片档案是将生活的瞬间成像为永恒证据。它具有重要的凭证作用和历史价值。［1］照片档案是以记录影像为主要形式的载体档案，它以直观、真实等特点记录着高等院校的发展历程，可以再现学校教育教学和科研活动等历史场面，是学校各项活动的历史见证，也是新时期高校开展思想文化教育的最好材料，是校园文化的有力传承。［2］

1.1 照片档案的特点在于它的“直观性”和“真实性”

照片是通过特定的化学和光学原理，人们使用某种专门设备和器材进行影像记录，保存和再现现实生活的中一些事件情景视觉图像，所以它最更贵的地方就是它的“真实性”。它具有真实、生动、直观的信息特征。高校照片档案是以独特的存在形式反映高校教学、科研、管理等各项活动的真实情况。照片档案在校史研究、思想政治教育以及对外交流与合作，扩大学校宣传都有重要的价值。［3］

1.2 高校照片档案对学校精神文化的传承功能

通过照片档案可以实现学校最初真实风貌再现学校的发展变化历程。比如，我们整理的民大照片档案中，我校西藏公学时期、西藏民院时期都有几次校门的变化，老师给学生理发的照片，过春节时老师带领不能回西藏过年的学生游览西安革命公园的照片，西藏公学给学生家长的信，学生报名参军，积极投身以西藏反革命叛乱的革命队伍中的等等照片，对当今的师生都有着深远的校园文化教育意义。

1.3 可以通过照片档案研究学校宗旨、办学模式和教学理念以及发展方向

我们可以看到学校老照片中有大量的预科班、卫生科、机电队、政治科等等的不同系科学生生活和学习的照片，从这一点也是可以看出，西藏民族大学60年的峥嵘岁月，她是在党中央亲切关怀下创建于特殊历史年代，担负着特殊历史使命，做出了特殊历史贡献的。学校的教学计划是结合西藏和具体情况制定的，课程设置是贯彻党的教育方针并适应为西藏进行社会改革及社会主义建设的需要的。各毕业班的照片可以证明我校已经为西藏培养了一大批干部和各类专业技术人才，这些学生在西藏革命和建设的不同历史阶段发挥了独特的不可代替的作用。从会计科、藏语文系、师范科到预科，等这些系科的设置体现了民族学院的办学精神、办学传统和办学特色。

1.4 展示学校的发展历程，激发教职工和学生的爱校热情

例如，图书馆徐明书记于2017年写的《民大往事》回忆了学校艰苦卓绝的办学历史和老民院人担当奉献的英雄气概和顽强精神，文中大量的老照片以朴素而温情的独特方式定格学校发展历史，表达了他对学校的炙热情感。《民大往事》就像给平静的湖面投入一块石子一样，在许多“民大人”的心中泛起层层涟漪。在那艰苦岁月中，民大人的坚持、勇于担当、无私奉献的革命精神。

图书馆制作“档案：我们共同的记忆——西藏民族大学建校60 年图片展”在“6·9 档案日”展出，展示了学校西藏公学、西藏民族学院和西藏民族大学三个时期，有关教学、科研和学生管理的各方面的照片，共展出三百一十五张照片，图片展受到了全校师生的一致好评。之后又为学校60年校庆做了“光阴·记忆·眷恋”图片展，共展出四十块展板四百五十五张照片。展板展出期间，每天有大量的师生参观浏览，特别是许多退休职工在看了图片后都很激动，纷纷把自己收藏的老照片拿给图书馆。展板图文并茂，它是民大历史中重要岁月的精彩回顾。一张张修复清晰的、珍贵的照片，配以简洁精炼的文字，承载着民大人在艰苦岁月中拼搏奋斗的经历。展版就像全民大人的照相簿，每个人都会在其中找到既属于同学、同事、朋友，又属于西藏民族大学的记忆，找到自己青春的记忆。

1.5 照片档案是学校思想宣传工作的直观媒介

照片档案以其特有的载体形式，独特地反映了学校的历史、重大变革、重要人物和事件的面貌。校志的编写、学校教学、科研、创新创业成果展示和校史展都需要大量的照片档案为依托。图书馆依托收集的档案照片建立了西藏民族大学档案信息发布平台，设有民大记忆、合影留念、荣誉集锦、校史春秋、校友风采、留影存照、档案编研等栏目，分类在平台展示2956张电子档案照片，这样充分发挥提高了照片档案的价值，又起到了档案资源信息共建共享的宣传效果。

档案资料在高校作为一种记录性、借鉴性的信息资源，是高校发展历程的见证。一定意义上讲，档案资源为西藏高校培养师生贯彻党的教育方针，坚持正确办学方向，贯彻党的民族政策和宗教政策，加强民族团结进步教育，传承中华优秀传统文化，自觉维护民族团结，全面推进学校各项工作，努力培养德智体美劳全面发展的社会主义建设者和接班人，提供了可借鉴的依据。为给高校的思想政治教育工作提供更好的服务资源。因此，高校必须提高对档案开发和管理创新的重视程度。

2 照片档案现状及存在的问题

由于制度的不完善，缺乏必要的约束机制，加上工作人员对档案照片的重要性认识为足，照片档案整理不及时或不整理，导致照片档案存在严重缺失现象。

2.1 照片档案管理制度不完善

我国在2003 年5 月1 日实施《照片档案管理规范》，国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》，一些学校根据这些法规制定了本校的电子文件归档与管理办法，但有些学校和单位还没有制定具体的适合我校的《西藏民族大学电子电子文件归档与管理办法》，没有对电子文件的职责分工、归档和整理制定具体的规章制度。指导、约束机制的不健全、不完善，导致学校档案管理部门对照片档案的收集、保管和利用不够规范，工作困难重重，直接影响的档案管理人员的照片档案收集管理工作。

2.2 照片档案重要性认识不足

许多部分工作人员照片档案重要性认识不足，加上档案照片涉及到学校各个部门、各种活动，部门人员的变动，导致不重视照片档案的积累，没有设立专人保管，摄影师不及时上交工作照片，有的管理人员岗位变动时也不交接照片，原来的纸质照片不按要求归档保存，数码照片不及时备份。

2.3 照片收集整理不及时，存在严重缺失遗漏现象

我校档案照片截止2017年为止，主要存有的照片都是建校到1994 年期间的照片，1994 年至2016 年近20年的档案照片严重缺失，具说档案部门的管理人员也是在积极的收集照片，但由于制度的不完善、部门工作人员的档案照片重要性的认识不足等原因，收集起来也是处处受阻。

3 完善老照片的收集和整理工作

在图书馆领导的重视下，档案馆于2017年开始了对学校老旧照片的抢救性整理工作，经过几年的收集，取得了一定的效果，这些照片为学校的宣传工作起到了重要的作用。

3.1 通过多种渠道收集照片档案

档案工作人员通过多种渠道与照片形成部门和个人沟通、了解，征集照片档案。在学校各部门、离退休老同志及图书馆老师们支持、关心与共同努力下，目前收集、整理、扫描了3000多张照片，这些照片档案极大地充实了馆藏，但是有些年代的照片很少，比如1994年至2002年的照片只有几张，因此老照片的收集和整理工作作为一项长期的工作进行是很有必要的。

3.2 老照片抢救性收集和整理的技术工作

抢救、修复、数字化工程是需要逐步进行的，要更好的保存老照片与提高老照片的利用价值就要对老照片扫描进行数字化处理，归类和标注，需要做好以下几项工作。

首先是老照片的扫描，老照片都需要进行数字化处理，用专业的扫描仪扫描或用数码相机翻拍，再经过图像处理软件修复，提高老照片的品质和使用价值。

老照片档案的数字化、规范化管理可以方便使用档案照片。大大加快了照片档案的检索速度，简化利用照片档案的程序。扫描过程是照片档案数字信息转换不可缺少的一个重要环节，分辨率的设置是最主要的参数设置。［4］需要注意的是，在扫描中，并不是分辨率设置的越大越好，否则扫描后的文件在修复时会出现打不开的问题，老照片主要是黑白照片，一般来讲，选用300-600dpi 的分辨率，扫描图像存成TIFF或JPG 格式。对于特别长的照片，不能一次扫描完成，就需要多次、分段扫描，还需要考虑修复合并图像时的拼接需要，所以分段扫描时需要部分重叠。

其次是老照片的修复工作，由于时间、温度、保存方法等原因，造成许多照片影像均有不同程度地存在衰减、霉变、泛黄变色、褪色、粘连、褶痕以及可能部分残缺不全等损坏现象。所以扫描的照片图像会有许多瑕疵，需要技术人员进行修复瑕疵，还原本体的工作。

3.3 做好老照片的详细鉴定与注解文字

老照片整理工作中一个重要内容就是注解说明文字。一张好的档案照片不仅要有完整清晰的图像，同时还要有与之相匹配的文字说明。这样才能全面的反映照片，方便浏览者读懂照片，是历史见证作用的一个重要之处，也是体现存档价值，正确分类著录后的档案照片也更方便查找利用。对照片登记的文字及当事人、知情人的回忆写出详尽的文字说明。说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等“六要素”。文字要简洁明了，表述的内容要清楚。［6］我馆在收集老照片时存在许多档案年份、事件、人物不准确等问题，工作人员就主动寻找民大老同志认证确定，力求准确、细致。

3.4 进行老照片的分类归档

我校之前的老照片并没有分类标准，所以需要根据《档案法》《照片档案管理规范》等法律法规和国家标准，结合我校的具体情况，制定适合本校的照片分类方法，更好地做好纸质照片和电子照片的归档工作。

4 加强数码档案照片的档案管理

4.1 制定规范细则，保证数据档案照片的归档和管理

为了指导信息化环境下数码照片档案的管理，明确数码照片的归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的管理要求，国家档案局在2014 年12 月31 日发布了《数码照片归档与管理规范》。它对有效指导和规范我国数码照片的归档工作和数码照片档案的管理工作，具有非常重要的现实价值和历史意义。［4］高校应该依据《数码照片归档与管理规范》标准规范，结合本校的具体情况，制定具体的实施细则，明确本校数码照片的归档范围、标准参数、整理和著录方式、存储载体，备份方式及利用方式。［5］

4.2 做好数码档案照片收藏和利用的知识产权保护工作

在这里，笔者认为主要注意两个权利，一是职务档案作品著作权问题，一个是职务档案作品的归属权问题，《中华人民共和国著作权法》对职务作品著作权问题有明确规定。解决好档案照片的署名权和归属权，避免在利用和保存环节出现产权纠纷，有利于档案照片的收集和理事，也能调动和提高摄影者配合档案工作的积极性。同时也要规定档案照片的再利用问题过程注意摄影者的署名问题。

4.3 数码照片的收集整理中应该注意的一些事项

首先要求学校在各种活动中用专业相机拍照，当今社会人手一部手机，手机照相功能越来越强大，但手机与单反相机相比的，单反相机在画质、色彩解析力、宽容度上相比于手机，还是有绝对优势的，它拍的图像在很暗的情况下，可以通过PS 软件调整还原大部分的暗部细节，手机在同样情况下就无法还原同样的图像。其次，拍摄的档案数码照片，一般都要经过后期处理，才能满足使用的要求，比如网络新闻、报纸等都需要照片，照片的大小和像素以满足使用的要求。档案收藏必须收藏备份原始照片。

5 实现高校照片档案的规范化管理的有效途径

5.1 完善档案照片的归档制度建设，制定照片档案归档实施细则

高校的档案管理工作需要有制度、细则来约束。为规范电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性、有效性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》等有关法规，结合学校实际情况，制定适合本校情况的电子文件归档与管理办法。对电子照片归档、管理、分类等有明确的规定，确保各部门的电子照片都能归档。

5.2 建立档案收集工作监督机制，保证档案工作规范化和科学化发展

建立和完善档案管理制度。在有关法规规章中对各单位形成的重大活动声像档案归档和移交责任予以细化规定，明确在活动结束后及时交本单位档案部门归档，并在规定期限内按照法定程序移交学校档案馆。档案管理部门对学校各单位的声像档案归档和编目指导和监督。教育和引导那些把职务作品据为己有、拒绝归档的工作人员能够积极的上报应归档摄影作品和照片。档案监督体制建设可以将校属各单位全部纳入其中，建立起一整套全面的档案工作管理体系，对校属各单位档案工作形成制度约束机制。［6］

5.3 加强档案知识宣传，强化民族高校照片档案收集意识

没有收集，档案的管理和利用就无从谈起。通过多种方式向师生宣传照片档案价值，争取得到全校师生的积极参与和支持。提高档案工作人员的多媒体档案管理意识。高校要全方位宣传多媒体档案管理重要性和意义，树立为广大师生和社会提供及时准确的服务信念。关注学校的重大事件、重要人物、重大教学科研成果，收集各项工作中产生的文字报道、图片、视频及反馈信息资料，形成完整系统的档案资料。及时关注校园网站主页，关注学校各职能部门、教学单位的网络平台。档案部门每年编辑出版学校画册，展示学校重要人物和重大事件。

5.4 加强高校档案馆机构改革

2018年，经党中央、国务院批准《西藏自治区机构改革方案》和中国共产党西藏自治区第九届委员会第四次全体会议审议通过《关于西藏自治区机构改革的实施意见》［7］，对全区机构改革工作和组织落实机构改革方案进行动员部署，自治区档案馆改为党委办公厅管理的事业单位，档案管理职能作为办公的一个环节被合并。针对高校一些重大事件形成的照片，档案馆应该参与到重大事件过程当中去，有利于档案管理人员清楚照片形成的背景，正确编目照片档案，要制定完善的管理制度。

5.5 加强档案管理人员的继续教育以适应日新月异的信息化社会的变化

信息化社会对档案管理人员的信息素质要求也不断提高，要作好档案照片的收集、管理和利用工作，高素质复合型人才的培养是非常必要的。档案人员要加强新闻理论知识的学习，要掌握一定的摄影知识，更要加强计算机知识的学习。另一方面，也要加强摄影者的档案意识的培养。档案人与摄影人应该加强联系，相互学习，团队协作，做好学校档案照片的收集、管理和利用工作。