普通高校科技查新提高服务质量初探

卫荣娟

（河南科技大学图书馆，河南 洛阳 471023）

科技查新，简称查新，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照《科技查新规范》（国科发计字[2000]544 号）操作，经过文献检索与对比分析，并做出结论（查新报告）[1]。其目的在于：通过检索与委托项目查新点相关的文献，来查证委托项目的技术内容是否具有创新性。通过科技查新，可以避免研究内容与他人课题重复，也可避免研究课题的盲目申报，还可以了解所属行业国内外的前沿研究动向[2]。目前，在课题立项、成果鉴定、科研奖励、研究生开题以及专利申请时，科技查新已成为一个不可或缺的环节，也是我国科学技术创新的重要组成部分，它对高校、科研院所和中小企业的科学研究、技术创新以及社会的经济发展都产生了重要作用。

自1992 年教育部首次在直属高校设立 “高等学校科技项目咨询及成果查新中心工作站” 以来，截至到2014 年底，教育部在全国高校共批准设立7 批102 所科技查新工作站。但这些查新站主要分布在“985”和“211”等重点高校，普通高校只有30所，不到总数的30%。而且这些普通高校查新站无论是数据库文献资源，还是查新人员的专业素质，以及查新客户源等方面，都不能与重点高校相比[3]。这些因素，都会影响到查新服务的质量。

质量是科技查新工作的生命线[4]。因此，提高科技查新工作的服务质量，是普通高校科技查新工作刻不容缓的重要任务。文章从提升查新人员素质，提高查新报告质量，以及拓展服务内容和深度三方面，来浅谈普通高校如何提高科技查新的服务质量。

1 提升查新人员素质，提高服务水平

查新人员是查新工作的主体，查新人员的专业能力和职业素养，在很大程度上决定了查新服务的质量。

1.1 提升查新人员专业能力

查新人员的学科专业结构配置，对科技查新工作非常重要。查新工作的性质表明，一所查新机构的最佳配置是由图书情报专业、外语专业和各相关专业的查新人员组成。但所有专业的查新员都配齐其难度可想而知[5]，特别是普通高校的查新站更是达不到这一点儿。这就需要查新人员在工作的同时不断地加强业务学习，包括查新专业知识、数据库检索能力、外语能力、计算机能力以及与查新项目相关的专业知识等。可以通过加强查新站内部人员之间或查新人员交流群与同行人员来进行业务知识的学习交流；或安排人员到兄弟查新站参观、学习和交流；还可以邀请查新咨询专家或数据库专家以及重点单位的科研工作人员来查新站有针对性的指导；在遇到自己不熟悉的专业或领域时，虚心向委托人请教学习等。除此之外，还要重视查新人员的培训工作，派出人员参加教育部举办的各种相关培训和业务研讨会，以提高查新人员的业务能力。同时，也要鼓励查新人员通过学历提升和职称晋升来促进查新人员更加积极地学习，从而促进查新服务质量的提高。

1.2 提升查新人员职业素养

查新人员要有良好的职业素养，热爱本职工作，爱岗敬业，遵守工作制度，热情服务用户。接待用户时要做到语言文明，态度和蔼，行为恰当得体；耐心解答用户提出的问题，力求有问必答，回答明确；针对查新过程中出现的问题，要及时、耐心地与用户交流磋商，交换意见，恰当解决。掌握良好的沟通交流技巧，增强与客户的沟通协调能力，维护与客户之间的良好关系，能增加用户参与查新的积极性，提高查新服务的效率和质量。高校查新站的工作人员隶属于高校，工资待遇基本是一种旱涝保收的状态，工作时间也大多为坐班制，这难免会使查新人员产生职业倦怠。管理部门也应该通过制定合理的激励机制，提高查新人员的工作积极性。

2 提高查新报告质量

查新报告是查新机构根据查新委托人的要求，依据查新项目的技术要点、查新点等内容，与所查文献范围内的文献信息进行比较分析，对查新点做出新颖性判别，以书面形式撰写的客观、公正的技术文件[6]。提高查新报告的质量，要严格按照《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》，按照查新的工作流程，从接受查新委托与用户的交流沟通开始，到报告的撰写和审核，认真把握每一个关键环节。现从查新点的提炼、数据库资源的使用、检索关键词的选择、检索策略式的制定四个技术含量较高的环节来阐述。

2.1 查新点的提炼

查新点一般从技术要点中提炼，指委托项目技术要点中的创新点，但不包括项目的一般性技术特征。查新点由委托人提出后，查新员要利用其专业知识，判断查新点是否恰当。有时，一些查新委托人，因缺乏查新经验，“查新点”不知如何填写，简单以项目名称作为查新点；或以为查新点越多越好，把项目的技术要点当作查新点一一列出，以证明其创新能力强；或对研究背景进行了大量描述，对研究重点却一笔带过；或利用“最早”“新型”“国内首创”“世界领先”“较高”“较好”等没有具体技术指标的、不确定性的修饰词来描述；或查新委托人认为项目的关键技术不能泄露，隐瞒具体技术方法和数据指标[7]。这种情况下，就需要查新员具有较高的综合素质，既要利用专业知识帮助委托人归纳出恰当的查新点，又要善于与委托人进行沟通，使双方对查新点达成一致的认识。为提高查新质量和效率，也可不定期组织部分有查新需求的中小企业负责人或技术人员，对查新委托书的填写做简单的培训。

2.2 数据库资源的利用

数据库资源，是查新工作重要的一部分。目前，具有教育部查新资质的查新站，依托高校图书馆这个强而有力的后盾，数据库资源基本能满足查新工作的需要，但仍需在经费允许的情况下根据自身需要增加一些特色数据库。数据库的具体利用，在很大程度上，也因查新人员的素质和习惯而异。根据查新规范要求，查新检索方法应以机检为主，手检为辅。查新检索所用数据库必须是与查新项目的学科领域相关的国内外数据库，包括综合数据库和专业数据库，而且中、外文必查数据库都不少于10 个[5]。例如：国内数据库有CNKI、万方、维普、超星、国家知识产权局专利检索数据库以及百度学术等，国外数据库有Web of Science、EI 以及美国专利数据库、欧洲专利数据库、日本专利数据库等。如果可用的必查数据库有所欠缺，还须采用Dialog 国际联机系统进行补充检索[5]。教育部把Dialog 国际联机系统作为查新检索必要手段，查新人员也普遍认为Dialog 国际联机系统对于国内外查新来说是最好的系统。但Dialog 系统拥有600 多个数据库，在选择所需数据库时，要根据查新项目的学科需要，筛选出检索需要的综合数据库和专业数据库，多个数据库的检索结果互相补充，才能保证查全；根据项目所属的学科需要，选择适合的专业数据库，才能保证查准。

2.3 检索关键词的选择

检索关键词包括规范词及其中外文同义词和缩写词，有时根据检索结果需要还包括其上位词、下位词或相关词，涉及专利的还包括国际专利分类号等。检索关键词的选择，可以根据委托人提出的关键词作为参考，分析其是否能够体现查新点，并根据需要对检索关键词重新进行复核、筛选、补充和精炼。包括：选定的关键词是否规范，是否列出其常用的中外文同义词和缩写词，或根据检索结果考虑是否涉及其上下位词等。还应充分利用工具书、百度百科，或从已检出的相关文献中，扩展所需要的检索用词。要规范使用各个数据库系统使用的截词符号，如在Dialog 系统中，用“？”作为截词符，并且包括前截、中截、后截等，对检索关键词进行必要的扩展[8]。

2.4 检索策略式的制定

检索策略式是查新的灵魂，其制定对检索结果具有直接影响，对查新报告的质量也起着至关重要的作用。查新报告质量的高低，最重要的环节就是选择恰当的检索词，并制定出合理的检索策略式。查新检索的对比文献，既要查准，又要查全。查全与查准是相互辩证的，查全是前提，查全才能如实地反映出课题是否具有新颖性，防止研究重复；在此基础上，努力查准，才能最大限度地提高查新的检索质量[9]。

《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》规定，所列检索策略式的检出结果不得为0。但在使用数据库进行文献检索时，有时会遇到检索结果为“0”的现象。这时，用户往往特别高兴，认为自己的技术没有先例，肯定具有新颖性，这显然不符合实际情况。任何一项科技创新，都不能“横空出世”，都是在一定的研究基础上进行的。对制定的检索式在数据库检索不到相关的文献时，要查明其原因。是检索词选择不恰当，还是其组配不合适，或是数据库选择不适当等。调整检索策略式一般采用先扩大检索范围，然后再不断调整检索词组配，缩小检索范围，逐渐接近检索结果的方法；还要巧妙地利用检索位置算符和逻辑算符，调整制定检索策略式，直至达到满意的结果[10]。

3 拓展服务内容和深度

高校的科技查新工作属于有偿的服务行业，服务对象不仅包括高校师生，还包括校外科研院所、中小企业等。除常规的科技查新业务服务外，还可拓展的服务内容有:ESI 学科分析服务、知识产权信息服务等。另外，也可开展定题跟踪服务，个性化定制服务等，拓展服务深度。查新机构要不断了解用户需求，定期对服务进行更新、升级，保持查新服务旺盛的生命力。

3.1 ESI 学科分析服务

利用ESI 数据库，开展系列ESI 学科分析服务，帮助高校分析某学科ESI 学科现状及其进入ESI 前1%潜力值，并对重点学科定期推出学科现状及潜力值分析服务，为学校学科评估和发展提供最新的动态信息服务。

3.2 知识产权信息服务

以科技查新业务为依托，充分挖掘数据库文献资源和人力资源优势，面向企业开展知识产权信息服务，如：专利咨询、专利检索、专利分析和行业技术调研等知识产权信息服务。

3.3 定题跟踪服务

定题跟踪服务要针对科研定题服务的内容，根据课题的研究需要，持续性地、系统性地向科研人员提供研究所需的文献资料。在服务过程中，一要了解跟踪课题所涉及的学科专业知识；二要经常与课题负责人进行交流沟通，了解课题的研究进展以及对文献信息的需求；三要向科研人员介绍研究所需的中外文数据库和专业网站，以及检索策略方面的知识[11]。

3.4 个性化定制服务

个性化定制服务主要是指根据用户的需求形成个性化信息检索服务功能，针对用户所需进行信息检索，最大限度地满足用户的个性化需求。以个性化服务为基础，发展多元化的服务方式，针对用户的信息需求有针对性地提高信息服务的效率和质量，让用户真正体会到个性化定制服务带来的优势[12]。

4 结语

综上所述，文章通过对普通高校科技查新工作的状况进行分析，从提升查新人员素质，提高查新报告质量，以及拓展服务内容和深度三方面，探索了如何提高普通高校科技查新服务质量。随着我国科技创新工作的大力发展，高校、科研院所和企业合作步伐的快速推进,作为其中重要一环的科技查新工作必将发挥更大的作用，产生更大的经济效益和社会效益。