医院文书档案管理存在问题与质量提升策略探讨

李敏 莫言娟

在医院档案管理工作中，文书档案管理占据着重要的地位，这是因为文书档案可以反映医院的发展历程，是医院重大事件与活动最原始的资料，是医院各项医疗工作的有力保障。文书档案管理水平会直接影响医院文书档案资料的完整性与质量，鉴于医院文书档案管理的重要性，特别是近年来医院各项工作朝着规范化、科学化、智能化的方向发展，医院必须高度重视文书档案管理工作，文书档案管理改革势在必行。但目前医院文书档案管理工作中仍或多或少存在问题，例如管理人员素质不高、基础建设建设滞后等，需要对此进行深入地探讨，以提高医院整体管理水平，探寻解决文书档案管理问题的有效途径，从而提高医院文书档案管理的效率、质量与利用率，也有利于推动现代医院管理朝着规范化的方向发展。

1 医院文书档案管理存在问题

1.1 档案管理人员专业性不高

医院虽然对档案管理人员进行了专业化的培训，但是却没有重视对培训人员的考核，一些档案管理人员在培训后可能工作能力并无太大提高。而且医院也没有重视其他部门文书档案管理人员，使这些人员在工作中专业知识与技能难以应对新时期文书档案管理工作中的挑战，甚至在工作中随意堆放材料，这严重影响了医院文书档案管理质量[1-2]。

1.2 档案管理制度不健全

《档案法》中要求档案应由本单位的档案部门进行统一化管理[3]。但受医院管理体制以及其他因素影响，医院文书档案管理大多采用分散管理模式，档案管理是主要保存医院的文书档案，在管理过程中也没有完全落实统一的标准与保管制度。同时，在信息化时代下以及医改背景下，医院文件的数量越来越多，文件的类型也更为多样，但有关部门没有及时修订文书档案的管理流程与工作制度，使档案管理人员在文书归档整理工作中，需要花费较多的时间与精力[4-5]。

1.3 档案管理方法落后

现代信息技术的快速发展使管理手段与管理理念不断创新，但医院文书档案管理人员，在工作中没有积极的学习新的管理理念，也没有积极的运用新的管理手段，医院文书档案资源的整理、归档等还主要依靠人工管理方式，没有积极的运用信息化手段去提高文书档案管理的效率，这种人工管理的方式也容易出错。

2 文书档案的管理特征

2.1 档案管理的标准性

档案信息工作本身是一项技术性非常突出的工作，无论是档案的收集管理还是保管利用工作，都有一套密切相关的流程，在每个流程环节都有着极强的标准性。早在2006年颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》当中就已经明确提到了如何准确把握文件立卷归档实效性，并完成不同阶段的文件任务。在实际工作当中，我们也需要对归档的重点进行合理分工，尤其区分文件和资料的差异性，注意内容和形式作用方面的相似之处和有关区别，从而综合提升档案利用的效率和作用。在工作流程方面，未来科学技术的不断发展，使得档案的收集鉴定和保管利用，可以通过技术手段保障材料的完整性和系统性。

2.2 档案管理的保密性

目前医院文书档案在纸质档案和电子档案管理过程中还存在保密难度的问题。由于纸质文件形成之后，原始档案中所包含的内容和特征形式不会发生改变，所以纸质文件的原始性会体现在内容和形式的统一上。与之相比，电子档案的内容则比较独立，不仅内容会发生改变且形式多样化，会因为载体转化和格式转换改变自身的存在方式，这说明电子档案的原始性确认难度更高。即便现代科学技术快速发展电子档案的安全利用问题和通讯传输加密技术，仍然成为研究重点，如何不定期更换密钥做好跟踪监控工作也非常关键。这需要档案人员本身具有良好的道德素养和法律素质，依法树立管理意识，对各项工作进行严格要求杜绝档案的遗失和损坏。

2.3 档案管理的服务性

文书档案的服务性体现在档案利用和档案统计等工作当中，且可以为医院工作的决策和职能划分提供有效的参考和借鉴。例如在医院内部人员的任免和职称竞争等重大事项档案，可以给个人提供资料和凭证，便于各项工作的顺利完成。在涉及到基础设施建设的有关项目管理当中，档案工作也能积极提供图纸信息，完成基建改造任务，加快未来建设的数字化进程，必要时可提供网上信息查询服务。总体而言，档案工作作为一项业务性和技术性都非常突出的管理工作，如何落实和探索各项要求，确保档案完整和利用价值最大化成为了今后的工作重点。医院内部人员应加强文书档案的人员协调工作，加大管理设备方面的资金投入，不断对现有的档案内容进行总结和详细检查，做好提交验收工作，对完成成效和质量进行综合考评。各个管理部门在实践中也应充分认识到服务性起到的现实作用，更重视档案信息资源的开发和利用，实现多层次和多途径管理，促进医院内部工作的可持续发展。

3 提升医院文书档案管理质量的策略

3.1 建设专业化管理队伍

为了提高医院文书档案管理质量，医院应该重视档案管理人员的培训，需要建设一支专业化的档案管理队伍。在管理上医院文书档案应由院办公室主任全面负责，并指导与管理各职能部门负责人以及专兼职档案员工作，构建三级网络管理模式[6-8]。与此同时，医院还应该加强对现有档案管理人员的培训工作，利用业余时间组织档案管理人员前往合作的医院参观学习，与其他医院档案管理人员交流文书档案管理工作中的问题，学习他人的经验。有条件的还可以邀请档案管理专家前来指导文书档案管理人员整理、归档等工作，及时指出文书档案管理人员工作中的问题，并提出改进的建议。通过外出学习交流、专家指导、专业化培训等方式引导医院文书档案管理人员不断更新知识，不断学习新的管理理念、管理手段，提高创新能力，可以及时根据外部环境以及医院文书档案管理工作的需要调整管理方法，不断增强主动服务意识，使文书档案管理人员成为新时期和档案学科发展的复合型人才。在重视对医院文书档案管理人员培训的同时，也应该加大宣传力度，进一步强化文书档案管理人员档案意识以及其他部门职工管理意识，通过部门活动、宣传单、宣传栏等方式进行档案宣传，宣传内容以《档案法》《医疗事故处理条例》以及医院文书档案管理办法等为主，强化全体职工依法治档的意识[9-10]。

3.2 健全文书档案管理制度

制度是指导各项工作有序开展的重要保障，要想提升医院文书档案管理质量，就需要加强文书档案管理制度建设。医院应该在现行法律法规以及制度的基础上，结合医院档案管理工作的特点以及实际需要，调整现行文书档案管理制度，进一步细化文书档案保管制度，归档制度等，使各项工作可以有序开展[11-12]。此外，医院还应该制定明确的、可行的、有效的文书档案管理标准，明确规定文书档案分类原则、归档方法、档案管理程序，完善文书档案管理人员考核与奖惩机制，使文书档案管理人员在工作中能够按照要求正确编制卷内目录，按流程与要求完成文书档案收发、传阅等工作，同时还可以调动文书档案管理人员工作的积极性。

3.3 加强档案信息化建设

在互联网时代，医院文书档案管理工作也应该与时俱进，采用现代化、智能化的档案管理手段去提高医院文书档案管理的效率。医院可以委托第三方机构或者联合自身技术部门开发与完善档案管理信息平台，将现代信息技术应用于医院文书、档案、分类、收集编制等工作中，去弥补人工管理方式的不足，也可以有效减轻文书档案管理人员的工作压力，医院内的科室可以利用现有的信息管理平台查找与使用文书档案，可以使医院文书档案管理工作更高效地服务于临床诊疗活动。医院可以基于B/S技术结构设计档案管理信息系统，对档案管理人员、系统管理人员、内部高级用户、内部普通用户以及外部访问用户赋予不同的权限，例如档案管理人员拥有对整个档案管理信息系统管理与维护的权限，内部普通用户只有档案查询即直接访问的权限，而外部访问用户则需要在申请通过后才可进行访问。个人用户档案查询功能仅有个人档案查询、个人档案打印，管理员档案查询功能在此基础上有批量查询、数据分析功能。将现代信息技术应用于医院文书档案管理中可以提高文书档案管理人员的工作效率也有利于实现医院文书档案智能化与现代化管理，例如管理人员在工作过程中可以利用电子文档、电子照片等提高管理效率。

4 结语

医院文书档案质量管理对医院日常诊疗工作的开展以及整体管理质量都有着影响，医改背景下的医院为文书档案管理工作应该作出切实的改变，利用信息技术让管理工作变得更加高效，同时文书档案管理人员需要不断提升自己对于档案管理的技能，结合互联网设备将已有的文件进行整理，明确做好文件保养以及借出归还记录，将现代信息技术应用于医院文书、档案、分类、收集编制等工作中，从制度、管理队伍、管理手段等方面入手，加大投入，以提高文书档案管理质量。