流程优化在规范企业管理体系中的作用

2021-03-27甘迎春

中文信息 2021年8期

甘迎春

（中国社会科学院研究生院，北京 102488）

引言

目前，各种各样的管理制度层出不穷，都认为能够解决当前企业存在的问题，企业都急于解决问题，从而采取各种各样的管理制度。但企业实施引进管理制度后，发现制度之间的矛盾并没有得到改善，各级管理者都难以适应管理制度的要求。如何提高企业管理水平，关键在于相关人员严格按照管理规范操作，各部门和岗位之间形成全面协同，引入管理制度必须与原有制度相结合，才能提高企业的整体竞争力。

一、流程优化概述

流程优化是对现有工作流程进行梳理、完善和改进。能更顺利地把一件事做好，也是一种策略，在建立和实施过程中不断改进过程，以达到最佳效果。通过不断发展、改进和优化业务流程来保持企业的竞争优势[1]。一个过程的优化，无论是整体优化还是部分环节的改进，如减少环节、改变时间序列，都是为了提高工作质量、提高工作效率、降低成本、降低劳动强度、节约能源消耗、确保安全生产、减少污染等。使流程体系结构成为协作关系，人们可以很容易发现流程之间的差距甚至冲突，并改进它们。但是在引入新的管理体系时，也很容易看到不同管理体系的集成冲突。

二、企业管理体系现状分析

1.管理流程不科学

企业管理需要选择适当的管理方法，以提高人才管理的效果，增加员工的积极性，保证企业的发展。从而企业管理在制度上还存在许多不完善，人才管理手段不专业，管理理论不清晰，管理人员未经过专业培训，管理使用方法不当，影响了人才管理水平的提高。创新管理经验的缺乏阻碍了人才管理优化的改革。此外，由于经济的发展和企业的改革，企业高度重视人才的管理，管理不科学，效果不明显，导致大量人才流失。有些企业的人员不足，就会开始大量的招聘和培训，当有足够的人员时，就会开始有人员淘汰，这种人才管理模式不科学，导致内部管理人员不够成熟稳定，管理技能差，管理知识短缺，管理思维落后，管理水平低下阻碍了社会的发展和进步。

2.部门流程主体不明

同一部门发布的系统之间协调不够，存在交叉和矛盾问题，需要进一步明确各公司在部门内部和部门之间的作用和职责。同时，企业内部各部门之间缺乏协调，各部门分散，不愿意与其他部门合作解决自身的问题，企业管理部门没有能力协调各部门之间的管理制度。

3.管理模式粗放、管理观念落后

许多经营者缺乏经营管理经验，有非专业化管理、粗放式管理、经验管理、家庭式管理等不科学的管理模式。导致现阶段大多数企业管理体制不健全，缺乏规范化、系统化的规章制度，极大地削弱了管理效率和效益[2]。此外，许多企业对创新的重要性和意义认识不足，这是企业缺乏管理创新的最大障碍，导致大多数企业盲目追求短期利益，强调利润最大化忽视可持续发展的长远战略目标。

4.管理模式较为单一

经过多年的改革，许多企业仍然采用改革开放前的传统组织形式，没有考虑到企业的规模、产品、过程和市场。单一的管理模式会影响企业发展，如果没有创新的方法，会影响企业单位实现战略目标。

5.信息传递有误

企业中系统互相交叉，发生矛盾，信息不畅，使企业领导决策依据不准确、不及时，工作责权不清。59.2%的企业认为企业内部组织间信息流通存在问题，其中亏损企业的比例高达71.6%。

6.大量的流程没有一个很好的分类管理体系

一些企业规划了大量的业务流程，形成了很多的电子文档，但这些流程文档没有一个好的分类管理系统，不能实现业务战略与实际业务操作之间的联系，不能满足业务分析的需要，很难管理、维护、访问这些文档，也很难实现对业务流程变化的有效控制。如果在企业内部建立统一的信息流程管理平台，企业的所有业务流程都在这个统一的平台上以统一的流程建模语言发布，可以有效避免管理系统建立的不同管理项目之间的冲突和矛盾。

三、建立流程优化，促进企业管理体系

企业是一个由多人组成的群体组织，任何企业都有其固有的价值创造体系，需要员工的不同技能来实现，这种人与人之间的协作，构成了企业建设的过程。流程是近年来发展起来的一种优先管理工具，可以描述不同部门、不同层次的岗位之间的关系。

第一，一套流程系统集成了相关的管理系统，可以使企业管理系统简单，便于员工记忆和理解[3]。任何管理制度，只要员工记住，理解、遵守执行、企业管理就会顺利进行，如果管理过于复杂化会使人思想混乱。那么就无法建立过程优化。建立过程优化框架，包括业务组织的职责划分、过程优化目标、流程运作的总体框架、流程中相关术语和分类定义的统一，明确流程优化的总体方向。首先，优化讨论必须在负责流程领域的高级管理人员和相关业务部门领导之间建立共识。具体流程的优化应基于业务实际情况和可能的改进方向，同时，考虑到现有业务的连续性和连续性，因此，流程的相关业务部门必须商定优化。再次，对表单模板的过程进行优化，大量的实际操作都是通过表单模板进行的，因此，需要通过优化表单模板来建立易于实现的过程工具。在具体项目推进中，做好以上步骤可有效控制过程优化项目风险。

第二，过程优化框架建立后，流程梳理过程。其一，过程文档描述标准模板、过程文档描述标准模板的建立，首先要考虑的是企业现有的文档管理习惯，包括考虑用户的流程图来描述软件的使用情况，然后区分不同的业务过程特征，使流程描述格式简单。其二，让流程负责人成为责任中心，确保后续流程的梳理和优化工作按时、按质完成。

第三，过程优化的重点是目标导向和建立共识。通过对现状的调查和总结，建立了企业过程优化的框架，包括企业组织的责任划分、过程优化目标、流程运作的整体框架、相关术语和分类定义的统一等。在整个过程优化过程中，我们需要组织大量的讨论和沟通会议，使每次的会议都能达成共识，获得有效成果，例如哪些部门/职位的职责不明确，哪些程序运行不顺利，并尽可能准备多种选择和利弊确定每次会议的参与者，以处理需要达成共识的问题，过程利益攸关方需要参与会议，以避免出现多种观点，同时决策者从多个角度确定最终解决方案；作为整个项目的过程管理部门和咨询公司，我们必须充分发挥项目经理的作用，指导、组织和有效管理，跟进过程的实施，为推广奠定基础。

四、通过流程优化在规范企业管理体系中的作用

1.促进管理水平，持续创新

通过过程的有效执行，企业管理模式将从传统的只能以过程为中心的管理模式转变为以过程为中心的过程导向的管理模式，从而实现企业管理模式的根本转变，通过发展战略，及时调整管理模式[4]。经过一段时间的改进和优化，不断改进组织的运作，提高组织的整体绩效，最终实现管理能力的不断提高，减少对人的过度依赖。

2.提高工作效率

通过过程管理，选择最方便的工作方式，通过建立标准的工作程序，把不必要的也就是多余的工作环节从日常工作中排除，可以让员工规范化工作，减少不必要的行动，从而提高企业的工作效率。

3.优化产品质量

有了统一的流程化管理，在产品质量的控制环节会有很大提高，质量管理职能、品牌管理职能，根据依据体系标准建立、保持、改进质量、环境管理体系，实施并监督检查，进一步提高产品质量。

4.降低成本，促进经济效益

使用流程管理可以使企业规范流程，更有效地管理流程，减少流程中不必要的人力物力消耗，缩短流程的周期，从而降低企业的经营成本。规范的经营管理可以使企业在供应链中顺利运行，提高企业的经济效益。

五、流程保障体系建设

流程管理体系的长久有效运行需要建立相应的管理机制做保障。

第一，组织支持。如果流程不兼容或与企业的组织结构和功能设置相冲突，流程就很容易在执行过程中被抛弃，使流程活动无人负责，这就需要企业在流程体系建立后根据流程框架梳理和完善现有的组织结构和功能，使两者相互支持。第二，过程操作过程中会出现许多问题，需要系统事先规定或通过不断完善系统来解决过程操作中的问题[5]。第三，过程绩效指标的设计是过程有效执行的保证，而建立面向过程的评价指标体系是过程管理成功的关键。如果流程的运行缺乏相应的绩效评价指标，或者所设计的评价指标仍然只是从功能的角度出发，不重视流程绩效指标，则流程难以有效实施，或者实施效果大大降低。第四，该信息系统能够为过程提供方便快捷的信息流和操作，实现过程自动化。因此，在建立企业过程管理系统后，往往需要建立相应的信息管理系统，以保证其顺利运行。