新农村建设档案工作发展存在的问题与对策初探

邱丽杰

（法库县档案馆，辽宁 沈阳 110400）

一、新农村建设档案工作推动了档案事业发展

我县自2011年创建社会主义新农村建设档案工作示范县活动开展以来，全县17个乡镇机关2个街道226个村建档率达到100%。16个乡镇2个街道达到省二级档案工作先进单位以上标准。

第一，档案工作地位得到提升。创建示范县活动的开展，大大提升了档案工作的影响力，乡、村两级档案意识明显增强，从认识不足到提高认识，从无档案到建档案，从投入少到投入多，每个乡镇用于档案事业的投入少则3万元，多则10万元。一些乡镇一把手亲自过问档案工作，用钱拨款，用人派人，大力支持档案工作。有些乡镇安排专职档案员，从库房到装具均达到“五有”要求：有分管档案工作的领导、有专（兼）职档案员、有档案工作的各项规章制度、有专门的档案库房和相对标准的装具、档案工作实行集中统一的规范化管理。各乡镇都把村级档案管理纳入考评体系，与村干部工资挂钩。大投入带来大发展，18个乡镇档案管理均达到省二级以上标准。

第二，档案基础工作得到加强。大力加强乡村档案制度建设，完善了档案的收集、整理、查阅、鉴定、销毁、安全保管和村委会换届移交等各项制度，统一编制了《行政村档案工作指导手册》，规范了村级文件归档范围和文书档案保管期限，将《档案法》、保管期限表、行政村文书档案整理程序、档案工作制度汇编成册，下发到村，使村级建档有法可依，有章可循，全县行政村建档率已达到100%。

第三，档案作用得到发挥。新农村建设档案的建立，表现在每当国家出台惠民政策的时候，如给退伍兵补助金、实行新农保、合作医疗、农村宅基地、林权转制、土地延包、计划生育、粮食直补及各种合同、维护集体和村民权益等方面发挥了重要作用。

第四，档案室藏资源得到丰富。室藏档案由单一的文书、会计等纸质档案发展成为文书、科技、会计、音像、实物、专业（民生、林改、奖扶、低保、政权、精准扶贫）等多种门类和载体综合档案室。

二、新农村建设档案工作存在的问题

第一，领导档案管理意识不够。没有将档案工作列入议事日程和新农村建设整体规划中。相比档案工作，乡镇政府、县级相关部门更重视新农村硬件建设。大部分领导虽然能够认识到档案工作对于农村经济社会发展的重要意义，但是受经济发展制约、基础条件落后等客观因素的影响，有些领导干部的档案意识还没有提升到应有的高度，致使档案管理体制不健全。大多数乡镇没有按照《档案法》的规定，制定乡镇档案员负责本机关的档案工作并对所属单位（村）的档案工作进行监督和指导的制度，而是依赖县档案局，而档案局的指导人员少，因此，制约了村级建档的开展。又如在服务手段上，没有添置计算机等现代化工具，仍是手工收集、手工检索为主，全凭档案员的记忆和经验，降低了查全率和查准率。在服务方式上，仍然遵循传统的坐等上门、被动服务开展工作，这些极大地影响着服务效果。档案室的保管条件缺乏应有的防护措施，档案的数量和质量安全难以得到保障。

第二，档案保管条件达不到应有的防护措施。有些乡镇的经济发展和档案工作的发展状况不成比例。由于经费投入不同，有些经济发展薄弱的村，不但档案室的“八防”措施难以到位，而且没有独立的库房、办公室、阅卷室，更没有专门的档案柜和档案保护设备。

第三，档案管理方式存在滞后性。新农村建设档案工作是一项系统且专业的工作，由于农村经济条件差、待遇低、发展速度较慢，专业的档案管理人才都不情愿到乡镇（村）档案室工作，村级档案员基本都是由村会计担任。他们既没有接受过专业的持续的知识技能培训，又不了解村级档案管理的工作流程，很难具备解决档案工作中存在问题的能力。因此，村级档案管理工作即使经过多年的调整，仍然不能满足当前经济和社会发展的需求。由于管理方式粗放，又缺乏相应档案制度执行的监管，对农村各级组织在各项工作中形成的各种门类和载体的文件材料在收集、整理、归档、保管及利用等方面缺乏制约，导致档案材料遗失和损毁的现象时有发生。

第四，文件材料收集难以达到齐全完整，应收尽收。绝大部分档案员在进行收集、归档工作时，经常以乡镇党委政府下发的文件为主，并没有按照国家档案局发布的文件材料归档范围和保管期限表的要求去体现“以我为主”的原则。从而导致本单位、本部门在各项工作中形成的材料十分匮乏，难以从档案中真实地反映出村“两委”、村级组织工作职能以及行政村的历史面貌。另外，由于农村基层的机关干部档案意识薄弱，档案管理体制不健全，导致档案材料收集管理不到位。有些机关干部以方面查找利用为由，将自己在职能工作中形成的档案据为己有，还有的乡镇（村）受保管条件限制，由村干部带回家分散保管。因此，文件材料收集齐全完整的难度加大。

第五，档案员队伍职业素养不高。由于档案工作没有实现定编定岗，所以，档案员往往不被重视，身兼数职。有些甚至安排机关的工勤人员或者临时工作人员担任。档案员岗位变动频繁，有些人刚刚经过培训，对档案工作刚入门，就被换岗调走，业务水平难以提高。在村里，由于村会计兼任档案员，一般年龄偏大，文化程度不高，村委会换届而调动频繁。大部分乡镇未将档案工作纳入个人年度考评，严重影响了档案工作的发展。

三、新农村建设档案工作中存在问题的原因

1.社会档案意识不强

受经济条件的限制，《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》在农村的宣传方式和手段单一，仅靠张贴标语和横幅，因此，大多数农民不了解新农村建设档案的内容、作用和重大意义。由于自身的档案意识薄弱，甚至有些村干部也认为上级下发的文件已经审阅完毕，并遵照执行就够了，无所谓放在哪里保管，对其原始的凭证和参考作用估计不足，常常忽略存档而随意丢弃。经常造成大量有价值的合同、协议、向上级报送的各种计划、总结、报表等文件材料丢失、损毁。对于档案“多余无用”的传统思想及错误认识依然存在。

2.档案管理体制和工作机制不健全

有些乡镇（村）领导对新农村建设档案工作不够重视，对其发展缺少规定、部署、检查、考核等多方面的约束和引导。新农村建设档案应归档文件材料的范围广泛，如基层组织建设、低保、精准扶贫、计划生育、人口普查、林改、土地承包、等民生档案的建立，经常需要每家每户的数据。由于领导干部大多将工作精力放在促进农村经济发展方面，导致新农村建设档案工作这一既费时又费力又看不到经济效益的工作经常处于搁置状态，这种重经济轻档案的工作态度成为新农村建设档案工作滞后的重要原因之一。

3.农村档案员的专业水平低

由于各乡镇（村）的档案员都不是“科班”出身，缺乏最基本的档案专业知识和技能，对文件材料的各种门类载体的档案的收集、整理、保管、利用、统计、编研等工作程序没有概念。而且社会上普遍认为档案管理工作是一项比较简单且悠闲的工作，所以选用的档案员普遍学历偏低，年龄偏高，学习能力偏差，工作水平和职业素养偏低。这不仅不符合开展新农村建设档案管理工作的人员配备要求，严重阻碍了本单位档案在编史修志、工作查考、服务社会、服务民生中的社会功能和档案信息的开发利用。另外，我国已经进入网络化时代，对档案管理工作提出了更高的要求。有些经济条件较好的乡镇（村）即使安装了专业的档案管理软件，由于档案员对于信息化技术和电子计算技术的应用并不熟练，导致新农村建设档案工作中引进的先进电子设备没有“用武之地”，达不到为利用者提供方便、快捷服务的预期效果。

4.档案管理流程不规范。

由于有些乡镇（村）档案室的各项制度执行力不够。有些重要档案常常有借无还；有些已经录入的电子档案只保存在电脑里，没有及时备份，一旦电脑出现问题，所有数据全部丢失。随着农业和农村经济不断前行，有一些新领域会产生新门类档案，如农民合作社档案、退耕还林档案、退伍兵档案、养老保险审批档案、精准扶贫档案等，由于缺乏专业的学习和指导，许多单位都是散存，没能及时立卷归档。

四、新农村建设档案工作发展对策

1.强化档案法律法规的学习和宣传

县档案局和乡镇政府应充分利用每年纪念《档案法》颁布的有力契机，积极宣传，注重宣传实效，在宣传形式上下功夫：利用广播、电视、报纸、刊物等舆论工具进行，鼓励档案工作者向新闻媒体投稿；采用广大群众喜闻乐见的方式如歌曲、戏剧等有声有色有情有景的生动活泼方式，收效显著；通过举办展览，向农民宣传《档案法》及“档案工作成就和服务民生的具体事例”，让群众摸得着，看得见，留下深刻印象。

2.强化乡镇（村）领导对新农村建设档案工作的重视程度

乡镇（村）档案工作是社会主义新农村建设工作的重要环节，乡镇（村）领导要按照《中华人民共和国档案法》的要求，以对历史负责的态度，充分认识档案工作重要性和紧迫性，建立档案工作责任制和领导小组，小组成员应由乡镇主管领导、党政办主任、村主管领导、档案员为主。建立目标考核体系，在实际开展工作中，坚持统筹安排、精心组织，按照国家对村级建档工作做出的新规定和要求，在领导意识、档案收集、整理、保管、利用等环节加大考核力度。加强对村级档案工作的指导、培训和帮扶。保证开展工作所需的“人、钱、物”及时到位。切实提升农村档案办公条件，改善档案保管环境，确保村级档案的完整和安全，为新农村建设档案工作的持续发展奠定坚实的基础。

3.强化档案工作程序科学化、制度化、规范化

完善体制、执行规范的建档工作制度。建立健全乡镇、村级档案管理网络，乡镇人民政府办公室负责将各个环节的工作有序落实，实行责任制。在此基础上成立档案工作领导小组，健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等规章制度，制定乡镇（村）文件材料归档范围和保管期限表材料归档范围等业务规范；深化乡镇干部、村干部的档案意识，通过专栏、板报、橱窗、广播及小竞赛等形式，提高档案工作的认知度，并狠抓《档案法》的贯彻落实，通过抓典型违法违规事件进行处理，规范档案事业发展；对应归档的文件材料实行规范化管理，将切实体现本村党组织、村（居）委会工作历史面貌及村级行政管理、村级建设及发展、涉及扶贫项目开发等相关农业农村工作的各类文件材料、表、册、记录等收集齐全完整，充分体现新农村建设档案工作服务社会的效果。

4.强化乡镇档案员队伍建设

基于新农村建设的背景下，乡镇（村）档案员的综合素养和专业水平直接决定了新农村建设档案工作的管理水平和服务功能，甚至关系到农村发展未来的走向[1，2]。因此，要坚持以人为本，切实把那些政治素质高、业务素质强、热爱档案工作的人员充实到档案员队伍中，势在必行。提高档案员地位、待遇，调动其工作积极性，提升这支队伍专业知识技能的深度和广度，加强其职业素养，才能使新农村建设档案工作规范化水平更高，从而，促进新农村建设档案工作迈上新台阶。

5.强化协同合作，拓宽建档领域

做好新农村建设档案工作及乡村振兴结合的连接工作。第一，首先与县委、县政府的涉及乡村如民政、农业、自然资源、环保、卫生等重点工作单位的有效合作，制定相应的文件材料归档范围和保管期限表，同时，做好档案的收集、整理及利用工作。第二，要与村级党组织建设工作有效连接，围绕组织部门开展的各项村级党建活动形成的材料，开展建档工作。第三，将村级档案工作纳入行政村目标管理中，严格岗位考核工作，并有效实行奖优罚劣的奖惩机制，第四，强化基础设施建设及日常工作，充分发挥档案员的参与职能，对人为丢失、损毁档案的现象进行及时上报，并严肃处理。努力形成“政府为主导、档案部门为主体，部门支持配合，农民共同参与”的档案工作格局，促进乡镇村的档案工作健康、有序发展。

6.强化保管条件，保证档案实体安全

乡镇村领导应该按照新农村建设档案工作的实际情况制定相应方案，积极开展档案工作基础设施建设，强化档案保管的环境及条件。比如建设高防盗、防火、防潮的专用档案库房；档案库房安装灭火、除湿等设备；定期对库房进行安全检查，避免发生意外，造成损失[3]；加大资金投入，配备先进的计算机档案管理系统和专业型人才，在基础上确保乡镇村级建档工作环境及条件的优化及升级。其次，引进适合建档工作开展的数字化设备，改变传统的纸质档案管理模式，快捷有效提供利用。

7.强化服务意识，提高服务水平

服务，是档案工作永恒的主题。不断探索健全新农村建设档案资源体系、档案利用体系和档案服务体系，是新农村建设档案工作的重要任务。因此，深入开展调研工作，加强县级档案行政管理部门对乡镇村档案员的培训指导，借助档案管理现代化平台，指导档案员将各种门类和载体的档案用档案软件著录，实现微机检索，不断提高查全率和查准率。对民生档案优先进行规范整理、编目、数字化，实现有效利用，不断促进新农村建设档案在以人为本的基础上更加全面协调发展。

8.强化监督指导，增强工作自觉性

档案行政监督和业务指导是档案行政管理的重要法定职能，也是档案行政管理的重要手段之一。各级档案行政管理部门要从贯彻落实科学发展观、为构建和谐社会服务的高度，对新农村建设档案工作做到监督到位、指导到位、服务到位。以档案业务指导工作为基础，摸清家底，明确对象，对发现的问题，要责令限期整改；对整改中的问题要及时跟踪检查；对整改结果要及时反馈。可以通过通报制度，鼓励先进，树立典型，以点带面，推动全局[4]。

综上所述，新农村建设档案工作是促进农村可持续健康发展的支撑点和落脚点，各级档案部门都要积极参与并服务于社会主义新农村建设的伟大实践，加强档案工作的创新研究，牢牢把握社会主义新农村建设对档案工作的发展需求。面对党中央提出的建设社会主义新农村的重大战略部署和重要决策，以农村经济社会发展到哪里、档案工作就延伸服务到哪里的原则，努力探索档案服务新农村建设的新思路和新途径，将农村档案工作与新农村建设有机结合起来，为建设社会主义新农村作出应有的贡献。