信息化技术在医院文书档案管理中的应用价值

2021-03-27朱晓芸

中文信息 2021年8期

朱晓芸

（江苏省靖江市人民医院，江苏靖江 214500）

引言

顺应着时代发展的脚步，我国已逐渐地迈向信息化社会，生活中的方方面面都离不开信息化技术管理。在学校对学生的档案进行管理时，过去主要将学生的信息进行手写入档案，给查阅与提档带来一定的难度，信息化技术的使用，能够让档案的录入与提取更加便捷，直接通过姓名、学号等输入查询，便能够获取学生的信息，并且在对学生错误的信息进行修改时，也更加便捷[1]。在医院内也同样具备文书档案管理的工作，包括对医院患者信息、治疗信息、医院发展等信息进行管理。近年来，由于医院工作强度不断增加，在一定程度上给医院文书档案管理工作造成较大的困难。因此，必须对传统文书档案管理方式进行改变与升级，才能提高档案管理工作效率[2]。

一、医院档案管理中存在的问题

现今，在大多数医院档案管理中，仍然无法将信息化技术很好地运用，因此导致档案管理中出现一系列的问题影响管理工作正常开展。

1.管理人员专业知识了解度较低，法规内容滞后

档案管理的理念主要是在管理人员进行档案管理工作时，需要完全遵循相关法律及医院条例进行，在经过执行与实施任务时，完善档案管理的责任和义务。但是在目前的医院文书档案管理过程中，大多数管理人员对于文书档案管理的重要性了解度较低，同时，不了解档案管理的具体工作，对管理理念知识了解存在一定的差异，从而导致无法准确地完成档案管理工作。现今在对文书档案管理时，管理人员侧重于对档案进行储存的工作，未对管理等其他工作引起重视，因此，尚未发挥出档案管理的实际效用[3]。

2.医院档案监督力度小，执法不严

管理工作能否顺利地开展与管理人员有着重要的联系。在管理工作开展中，若管理人员法律意识欠缺，未树立良好的工作责任心，则可能导致管理工作无法顺利的展开。虽然我国目前对于医院文书档案管理已存在完善的法律法规，但是由于管理人员对于法律意识过于薄弱，因此，极可能出现违法操作等情况，对医院文书档案管理造成一定的负性影响。同时，由于医院管理缺少合适的监督制度，导致在管理工作开展期间缺少监督，则可能导致管理人员出现马虎行事，给医院档案管理造成一定的威胁[4]。

二、信息化技术在医院文书档案管理中的意义

在目前医院文书档案中，主要涉及档案资料为化验单据、各类财务报表、病理档案、影像资料等，属于医院重要的物质资源。档案主要记录着医院诊治的详细记录，能够在临床治疗中提供资料借鉴；能在医院领导进行决策时提供可靠的数据作为参考，能够对医院的医疗水平、管理水平进行反映；还能够展现患者的健康情况，对其具有积极的价值。信息化技术中主要包含通信技术、网络技术、计算机技术等，在将其运用到医院文书档案管理过程中，可有效地提高档案工作的现代化管理水平与服务水平，能够让档案管理突破传统管理方式的弊端。一定程度上，在充分地利用信息化技术后，能够将医院内繁杂的文书档案进行有效整理、有序分类、查询、应用中都具有积极作用。在通过信息流调控档案物流后，能够采用“无纸化”管理模式，利于管理创新[5]。

三、信息化技术在医院档案管理中的应用

1.文书档案信息系统

医院是社会中必不可少的一部分，是公共卫生事业发展的重要保证。在对入院患者进行治疗期间，需要面临着大量的临床信息、财务数据、患者资料等，这些需要及时地储存到医院档案中，但是在采用传统方式进行储存时，需要花费较多的人力与物力，时间、空间，因此，导致文书档案信息管理效率较低。在采用信息化技术后，能够直接实现数字化信息储存，从而提高信息共享效率，并且还能进一步减少人力与物力的投入，使文书档案管理更加高效且准确。

2.电子病历储存、处理

在治疗期间，患者的病历中主要记载着患者患病情况、治疗方式、不良反应等信息，属于医院展开诊治过程中极为重要文件之一。曾经进行文书档案管理时，主要采用手写方式记录在纸质文档中，不仅会花费较多的时间与精力，同时纸质档案储存量较大，极可能导致档案出现损坏、缺失、遗漏等情况。在采用信息化技术后，能够将患者的疾病及治疗情况详细地记载于计算机中，利用计算机强大的信息资源储存空间，能够通过查询患者的姓名等信息，从而更加快捷地提取患者的病历信息。医院每日接待患者人数较多，采用纸质病历记录会耗费大量的时间且准确性无法得到保证，而采用信息化技术能够将患者的信息进行储存，安全性较高；并且可以通过云共享与医院内其他医生进行资源共享，从而提高医院诊治效率[6]。

3.临床支持决策

在以往对患者选择有效治疗方案时，主要通过科室内主要医生进行商量与讨论，为患者制定出最佳治疗方案。在运用信息化技术后，针对治疗难度较大的患者可以通过查阅临床数据库等资料，找寻是否有症状相同的患者，查阅其病历及诊治信息，从而提高主治医生诊治准确性。同时，在文书档案信息化管理期间，主治医生能够更加准确地为患者选择治疗方案、药物与剂量，提高诊治效率。

4.简化流程、提高患者就医速度

将信息化技术融入医院文书档案管理中，能够在全院范围内达到资源共享的作用，从而进一步提高文书档案检索效率、准确性。同时患者的诊治过程也得以简化，患者在诊治期间可以直接通过预约挂号，由医护人员告知在何时到院进行治疗为最佳，从而为患者节约大量的等待时间；在领取报告时，只需进行条形码扫描便能够直接获取报告，缩短等待时间；在取药时能够通过电子屏幕叫号的方式进行取药，从而提高取药的秩序性，让患者治疗的流程更加地规范化，为患者提供更加优质的医疗服务。

四、信息化技术在医院档案管理中的作用

1.利于提高医院文书档案管理质量

目前，信息化是社会发展的主要趋势。伴随着医院规模的不断扩大，档案信息化管理程度也得到提升。在运用信息化技术后，可有效地提高医院服务质量，提升医院诊治效率，还能对医院服务模式进行创新，提高医院服务能力；同时档案管理中增加信息化技术，可不断地对文书档案管理流程进行优化，提高医院管理工作效率，为患者提供更优质服务。

2.利于提升管理人员综合素质

伴随信息化技术的运用逐渐融入于医院工作中，医院对于管理人员也提出更高的要求。在对管理人员定期展开知识教育、培训后，能够让管理人员拥有计算机、网络信息技术运用的能力，可有效地提高管理人员的综合素质，从而进一步提高管理人员对文书档案管理的效率[7]。

3.利于提高医院综合竞争力

信息化技术运用到医院文书档案管理中，对于加强医院管理，发展业务速度，医院改革、信息资源共享等具有积极作用。在信息化技术水平不断提高的背景下，医院文书档案管理中融入信息化技术是必然选择，有利于确保文书档案工作更加有效地地应用，进一步提高医院服务能力。

4.利于推动行业档案管理发展

将信息化技术运用于医院文书档案管理中，对于医院管理工作的完善意义重大，对于整个行业的文书档案管理工作也有着促进作用。基于此情况，更多的医院会不断地对传统文书档案管理进行完善与改变，将信息化技术水平运用其中，能够利于该项技术的推广，并且让医院文书管理工作得到进一步发展。

5.利于提高文书档案管理规范性

针对医院的文书档案管理，本身是一件较为烦琐且复杂的任务。若未进行规范性管理，则可能在以后需要查阅资料时出现阻碍与限制，导致医院工作无法顺利的展开。运用信息化技术进行管理，不再将资料储存于柜子中，而是直接上传至云端，并且通过密码能够让档案资料更加具有安全性，减少丢失的可能性，利于提高文书档案管理规范性[8]。