浅谈疾控系统图书资料档案信息化管理的优势与创新

董 冰

（内蒙古自治区综合疾病预防控制中心，内蒙古 呼和浩特 010010）

疾病预防控制系统（以下简称疾控系统）是实施疾病预防控制、公共卫生管理及服务的公益事业单位。疾控系统通过对疾病、伤害及残疾的预防控制发挥服务职能，围绕国家疾控重点任务，做好各类疾病防控工作规划和组织实施，设置传染病防控、慢性病防控、地方病与寄生虫防控、营养与食品安全、环境与学校卫生、职业与放射卫生等各项公共卫生业务管理工作[1]。这些工作和活动即被记录为疾控系统的图书资料与档案，图书资料档案是疾控系统管理工作的重要板块。提升图书档案管理信息化与科学化水平是新时期管理工作的重点内容，亦是顺应时代发展的必然趋势[2]。疾控系统图书资料多与科研技术相关，专业性和系统性强，为疾病预防控制工作提供了丰富的专业技术资料支持，虽然疾控系统图书资料室等硬件建设现阶段取得重大进展，但管理未跟上网络化信息发展步伐，近年来受大环境冲击，导致疾控系统的发展从横向上处于持续弱化状态，当前多数疾控系统图书资料的管理发展处于停摆边缘，笔者通过回顾文献并结合工作实际，就如何提升疾控中心图书资料档案资料信息化管理水平进行以下综述。

一、疾控系统图书资料及档案管理工作重要性

疾控档案是疾控系统在建设与发展过程中从事的重大突发卫生公共事件、疾病预防、科研、公共卫生检测、人力资源、基础建设等活动中形成的具备保存价值的各类表格、声像、文字等不同形式的记录，是疾控系统发展历史的载体。是对疾控系统各项工作积累形成的资料，客观真实地反映了疾控系统建立和发展的历程，是重要的信息资源，对疾控系统未来发展方向指明了方向。此外，疾控档案是对技术人员在实践中取得的成果的体现，具备极大的开发利用价值[3]。系统分析疾控档案资料，可全面掌握疾控系统各方面工作的历史沿革，为疾控系统在新时期的建设发展提供历史借鉴，推动疾控系统工作机制健全发展。疾控中心图书资料包括电子和纸质期刊、张贴画、图书、折页、业务总结、经验总结、监测资料、案例报告等，凝集了现场防治工作经验、应急方案、疾病流行规律数据等，为疾病预防控制工作提供了强大支持，可为疾病尤其是寄生虫性疾病、传染性疾病及地方性疾病的控制甚至是消除提供支撑。

二、疾控系统图书档案工作现状

1.软硬件设施配备不到位

当前经济发展相对滞后地区的基层疾控部门档案管理工作存在明显信息化不足的情况，仍沿用传统纸质档案管理模式，与时代发展脱节。另外，基层疾控系统普遍存在的现象有：一是档案保管设备不齐全、档案开发软件规格不统一，无法满足图书多样化管理需求，加大了档案工作开展难度[4]。二是档案办公室条件欠缺，办公、库房和阅览未能分开，档案室狭窄、环境潮湿，保存的纸质档案易发生霉变。少有将缩微摄影机、阅读器、阅读器、除湿机等设备配备齐全的机构。另外，相当一部分机构未设立独立图书室，设防意识不强，易发生资料丢失情况，难以确保图书。档案等资料完整性。此外，部分科室设置的机构在房屋、书架、电脑等设备方面也十分欠缺。

2.信息化建设意识不强

图书资料室在疾控系统中属于辅助科室，处于边缘化位置，尽管多数疾控系统对档案工作均安排了专职人员负责，但仍存在较多问题。究其原因还是部分领导干部对档案管理工作重视程度不足，未全面意识到图书管理建设的重要性与必要性，投入开发软件的经费有限，图书档案资料管理工作逐渐向边缘化发展，导致图书及档案资源开发程度和利用效率不高。另外，部分机构虽然将图书档案管理工作列入年度计划，然而执行过程中仍流于形式，在管理方面仍存在缺陷，未设立年度考核目标。

3.管理人员专业素养尚待提升

目前，多数基层疾控系统图书资料管理人员均由办公室人员兼职或临时配备，少有专职图书管理人员，尤其缺乏高职称的专职图书资料管理人员，多数管理人员是从其他岗位调岗而来，少有图书管理专业出身的人才，也少有获得图书资料岗位资格证书的管理人员。另外，在岗前培训方面也缺乏相应机制，准入制度不健全，使管理人员综合素养不高[5]。部分疾控系统图书管理人员工龄大，知识结构陈旧，对电子化产品操作欠熟练，未能及时引进新型知识结构人才或对现有工作人员进行技能培训也是导致工作人员专业素养整体不高的重要原因。继续教育方面，很少人员参与过相应的专业培训，思想因循守旧，工作缺乏主 动性。

4.资金投入不足

政府资金主要用于发展基础建设与解决民生问题上，对疾控经费投入相对有限，在一定程度上导致公共卫生事业发展比例失衡。相关研究指出，某市疾控系统面临着政府资金划拨有限的问题，专项经费只用于常规业务的开展，因此疾控系统管理者致力于创造性收入，开展服务评价体系，用于图书管理的业务经费极其有限，导致图书管理工作和信息化程度严重滞后，而某市这一情况也是众多基层疾控系统现实情况的缩影[6]。

三、提升疾控图书资料信息化建设水平的意义及做法

1.提升图书管理信息化和科学化管理的意义

提高图书管理信息化建设、科学化管理是顺应时代发展趋势之举，也是推动图书管理工作持续、健康发展的需要。图书资料与档案资源信息化建设是档案管理工作的重中之重，是实现图书资源共享的必要前提，也是提升图书管理工作效率、扩大档案储存数量、节约储存空间和成本的重要举措，对于提升疾病控制事业的社会影响力十分重要。

2.提升档案管理信息化及科学化水平的措施

2.1增加硬软件投入。随着信息化技术的发展，我国政府部门生成的电子文件数量占所有文件数量的比重越来越大，其中相当一部分机构生成的文件全部以电子文件形式存在；另外，教材性质课本知识及普遍性理论固然重要，但本区域内调研结果、经验总结等对本区域工作更具有指导性，而这些资料多以电子形式存在。由此可见，在时代发展中，无论企事业单位还是机关单位，日常工作产生的活动记录都将以电子文件形式存在，图书管理信息化是必然趋势，且目前多数经济发展较好的地区疾控系统档案工作已经实现电子技术全面覆盖，构建了符合自身条件的数字图书馆[7]。在卫健委综合卫生信息平台框架下，推进疾控系统与医院、社区、外部机构之间的信息共享和交换，充分开发外部信息资源，建立起网格化的分级信息的公共卫生数据中心，构建区域卫生工作平台，实现三级医院、二级医院、基层医院、社区卫生服务中心与区域卫生平台联网，定时上传数据。

2.2实现人才专业化管理。图书资料及档案管理人员的专业素养是更好开展管理工作的决定性因素之一，工作人员应当具备以下素质：不断更新自身知识结构，熟练运用现代化办公设备，熟练图书资料等纸质档案及各种电子档案的制作、维护和使用工作。强化电子文件管理业务研讨，不断探索管理规律，交流管理经验。积极参与跨部门和跨机构交流与合作，掌握电子文件管理发展新趋势，积极学习国内外先进管理经验。加强对预防医学与公共卫生等相关的专业知识的学习，提升疾控档案管理水平。疾控系统应当为图书资料及档案管理人员提供学习和进修机会，构建人才引进计划，培养优秀的公共卫生事业复合型人才。

2.3加强信息资源开发利用。疾控人员在借阅编研资料时，能够掌握业务人员需求，并针对性收集相关资料建设专题数据库，在大限度上发挥疾控档案信息与服务功能，为全市人民群众健康提供信息化服务支持，不断推进疾控管理现代化、信息化发展，发展成果与人民群众共享。图书馆藏资源主要用于一线人员、技术人员、现场防治人员的工作指出，是馆藏的主要目的，同时，现场防治工作经验、新方法技能建立、监测疾病流行规律数据等是单位图书馆藏的迫切需求，故馆藏需做到良性双向互动，实现资源双向用，实现网络信息化，为疾病预防控制工作发挥更大作用。