电子档案管理在劳动保障工作中的应用研究

2021-03-27李清华

中文信息 2021年8期

李清华

（辽宁省朝阳市凌源市人力资源和社会保障局，辽宁凌源 122500）

劳动保障工作是人力资源与社会管理局单位的一项重要工作内容。人社局单位在全面深化体制机制改革的同时，也更加重视管理理念、管理方式、方法的改革和创新。劳动保障档案的电子化管理就是人社局内部档案管理工作优化创新的一次重要探索和尝试，同时，电子档案管理也顺应信息时代发展的潮流和趋势，人社局要投入必要的人力及物力资源，支持劳保档案的电子化管理与信息化建设。电子档案管理有别于传统的纸质档案管理，无论是在存储介质上、查阅方式上都发生了翻天覆地的变化，要提升劳动保障电子档案管理水平，就要从思想认识、制度建设、人才建设、标准建设等多个方面入手，构建完善的劳动保障电子档案管理体系，切实提升劳保电子档案管理的质量和效率，为人社局各项劳动保障工作的顺利开展创造必要的先决条件[1]。

一、劳动保障工作概述

劳动保障顾名思义，就是为广大劳动者提供保障与帮扶措施与行为的工作总和，开展劳动保障工作的根本目的就是保障劳动者的基本权益[2]。要了解电子档案管理在劳动保障工作中的应用，就要明确劳动保障工作的具体内容。具体工作内容包括：一是进行下岗失业人员的调查摸底及登记管理；二是为外来务工人员办理相关证件，如暂住证、就业证明等；三是审核失业人员情况，按规定发放失业保险金；四是开展管理范围内的劳动保障情况调查，并就劳动保障情况对人社局进行汇总和上报；五是负责组织和帮助就业困难人员参加就业培训、岗前培训等的工作；六是指导辖区范围内的社区开展好社区就业服务，开发社区就业岗位；七是为劳动者提供招聘信息、就业咨询、财务代理等的中介服务；八是协助工商管理部门、税务管理部门、社会保障部门等行政管理机构落实有关失业人员的各项优惠政策；九是协助社会保障部门做好退休人员管理，落实养老金发放，协助医疗服务机构落实退休人员的医保问题和定点医疗服务问题。

作为一项具有公益性质的工作，要更好地体现劳动保障的福利性质，提高服务质量和工作效率，就要强化信息支撑作用，做好档案管理工作，对更好地开展劳动保障工作具有十分积极和重要的意义。

二、劳动保障电子档案管理的特点

1.信息存储介质容量大

纸质档案的存储介质就是以纸张为载体的影印文本，而电子档案则是借助于计算机硬盘、移动磁盘或者是光盘等的介质来进行存储的电子图像文件集合。这些电子信息介质具有非常高的信息存储密度，同时还具备可扩展的存储空间，就拿10G的硬盘来说，换算成字节，可容纳1亿字节的存储量。如果把它换算成汉字，就相当于500多万页纸质档案的文字信息量[3]。一个小小的硬盘就相当于500多万页纸的纸质档案，可见电子档案信息存储介质的容量之大，并且还节约存储空间，便于进行信息管理。

2.信息存储不稳定因素增多

在生成电子档案的过程中，需要对相关的信息资料进行数字化处理和转化，一旦在转化和处理的过程中出现问题，很容易影响档案信息资料的完整性，并且如果存在系统不兼容的问题，也很容易使得存储的内容损坏，导致原始资料的丢失或者是泄露。同时，由于劳动保障部门电子档案管理尚处于起步阶段，对电子档案管理的安全识别也还存在监管不到位的情况，有可能使电子档案中的信息内容被修改，影响档案信息的真实性。除此之外，对一些光盘或者是移动磁盘以及移动硬盘等的存储有着一定的环境要求，不能够在高温、湿热或者是有电磁干扰的情况下进行存储，这些都有可能会导致档案信息的损坏，进而增加档案信息存储的不稳定性。

3.信息查阅的间接性

与传统的纸质档案相比，劳动保障电子档案管理在信息查阅环节具有间接性的特点。传统纸质档案在经过一系列的批准流程之后是可以进行直接的调取和阅读的，而电子档案由于存储介质的特殊性，是将档案信息资料以数字编码的形式保存在相应的存储介质上，调取和查阅者是无法进行直接的信息读取的[4]。必须要经过一道转化工序，也就是利用计算机或者是其他专门的读取设备，才可以进行有关信息、资料和文件的调取和查阅。除此之外，为了保障劳保电子档案的安全性，还会对一些有密级要求的信息进行加密处理，需要进行解密或者是转码操作之后才能够进行读取。由此可见，电子档案信息的查阅具有一定的间接性。

4.信息管理的依赖性

劳动保障电子档案管理在进行信息管理和操作的过程中，具有一定的依赖性。也就是说电子档案需要依赖相应的软硬件设施才能够进行相关的操作，一旦离开了计算机设备和档案管理信息系统，那么就很难实现对电子档案信息的识别、存储、传递以及应用。随着各类软硬件设备的不断优化和升级，再加上加密技术的不断成熟，这在改变档案管理方式，提升档案管理质量和效率的同时，也使得电子档案信息和载体之间的关系更为紧密，这种较强的依赖性在一定程度上推动了电子档案管理的一体化建设[5]。

5.信息价值的延续性

相比于传统的纸质档案，劳保电子档案其信息价值更具有延续性。传统的纸质档案，档案中所记载的文字信息与载体之间是不可分割的整体关系，出于对一些文件资料的保护，有时会对档案进行复印，但是复制品的信息价值是无法与原始档案相比拟的，同时，复制品也不具有同等的法律效力。而电子档案管理，由于其信息内容和存储的载体之间并不是密不可分的，不具备这种整体性，电子档案中的信息内容可以进行迁移，就比如从某一台计算机迁移到另一台计算机，或者是出于安全性的考量，对电子档案的信息进行备份存储。而信息迁移和信息的备份存储都不会影响电子档案信息的真实性和完整性，能够更好地进行法律效力认定，因此，电子档案中的信息价值更具备延续性，更加适合以电子档案的形式进行长期的信息保存和管理。

三、电子档案管理在劳动保障工作中的应用优势

1.提升工作效率

电子档案管理在劳动保障工作中的应用具有十分重要的意义和价值，首先就表现为能够极大地提升劳动保障工作的效率。前文有提到劳动保障工作的具体内容，这里就不多加赘述。由于劳动保障工作涉及有关劳动者权益的各个方面，尤其是失业登记、审核认定等，这些都需要真实和完整的档案信息来作为凭据和支撑。电子档案管理的最大应用优势就在于实现了档案信息资料的电子化存储和信息化查询，不需要进行复杂的纸质档案的调阅和卷宗的查询，打破了传统档案管理时间和空间的限制，只需要在电子档案信息系统中输入关键词进行查询，就可以更为快速和精准地来获取有关的档案信息，从而更为及时地为相关劳动者来办理有关的业务，为更好地保障劳动者合法权益，提供高质量服务奠定了重要基础。

2.提高档案信息利用率

档案管理并不是简单地进行档案信息资料的保管，更重要的是要发挥档案信息资料的利用价值。传统的纸质档案管理，导致档案信息资料的调取和查阅主要是依靠人工，并且还要经过较为复杂的审批程序，使得档案信息的利用率低下且精准度不高。而通过实施电子档案管理，能够大大提高档案信息的利用率[6]。首先，从社会利用层面来讲，在以往的劳动保障工作中，劳动者并不知道要通过何种的渠道来了解自身相关的档案信息，而借助于互联网搭建电子档案管理信息平台，对于一些劳动者具有知情权的档案信息内容可以对外进行公开查询，从而提升了档案信息资源的社会利用率。其次，从人社局内部利用层面来说，借助于计算机等的设备，能够更为快速地实现不同部门之间有关劳动保障档案信息的传递和应用，有效地避免和解决内部信息不对称的情况，从而保障各项劳动权益保护工作的落实。

3.节约档案管理成本

在进行劳动保障档案管理信息化建设的过程中，可能在前期需要投入必要的资金以及人力、物力资源来进行有关软硬件设备的购入和信息平台的搭建，但是从长期来看能够有效地节约人社局档案管理的成本。在传统的纸质档案管理中，由于纸质档案非常容易受到人为破坏和自然侵害，需要定期地对纸质档案进行保养和复印，并且配置相应的防尘除潮设备。随着档案信息资料的增多，有可能还需要进行档案室的扩建，或者是委托第三方专门的档案管理机构来进行存储，这些都需要消耗大量的资金成本。但是基于互联网的电子档案管理，只需要进行有关系统的建设和维护即可，因此，可以为人社局单位节省大量的人力及物力资源。

四、劳动保障工作中电子档案管理存在的问题

1.缺乏对电子档案管理的重要性认知

人社局劳动保障工作中对电子档案的应用还存在一定的问题和不足。首先就表现为缺乏对电子档案管理重要性的认知。由于劳动保障工作比较复杂而烦琐，其涉及的工作内容较多，范围较广，在开展劳动保障工作的过程中，一直存在重业务而轻管理的现象[7]。这就使得负责劳动保障工作的人员不能认识到档案管理的重要性，并且一直沿用传统的档案管理模式和方法，使得劳动保障档案的信息化建设滞后，不能很好地实现对档案信息资源的开发和利用，进而影响了劳动保障工作的有效开展。

2.缺乏统一完善的劳保档案管理标准

在进行劳动保障电子档案管理的过程中，虽然有不少地区的人社局已经开辟了劳动保障电子档案管理领域，也应用了档案电子化管理的模式和方法，但是却存在缺乏统一完善的劳保档案管理标准的问题。地区与地区之间存在差异性和不均衡性，全国上下缺乏一套统一的管理标准和管理规范，导致当前劳动保障领域电子档案管理比较混乱，具体就体现为电子档案信息的收集范围不明确，归档原则不一致，后续的查询调取程序不规范等等，这就在一定程度上影响了劳动保障电子档案的质量。

3.缺乏专业的电子档案管理人才队伍支撑

在深入推进劳动保障档案电子化管理的过程中，还不可忽视人才的支撑作用。但是就当前劳保电子档案管理的现状来看，在专业人才队伍建设方面存在相应的薄弱环节，档案管理人员的专业能力和综合素质有待提升。在人社局单位内部，从事劳保档案管理的人员大多是办公室管理人员，往往一人身兼多职，无法专注地从事档案管理。再加上电子档案管理对工作人员又提出了信息技术上的新要求，不少档案工作人员无法适应和胜任当前的电子档案管理工作，阻碍了电子化、信息化时代下劳动保障工作的发展。

五、电子档案管理在劳动保障工作中应用的优化策略

1.从思想上加强对电子档案管理工作的认识

电子档案管理在劳动保障工作中的应用是信息时代发展的必然趋势，也是新时期人社局劳动保障工作管理改革的必然要求。要充分地发挥档案管理的重要信息支撑作用，就要率先从思想上加强对电子档案管理工作的认识，转变档案管理工作理念，以思想指挥行动，深入推进劳保档案电子化及信息化进程[8]。首先，要求各级劳保部门要积极探索和尝试劳保档案的电子化管理模式，加大宣传力度，尤其是针对基层劳保部门，人社局要派专门的工作组和宣传组对档案数字化管理加以指导。其次，要充分彰显劳动保障档案电子化管理的重要性，还要求人社局要加大资金投入，购置相应的扫描仪等设备，逐步地完成对纸质档案的电子化扫描和信息录入，并且建立专门的数据库，实现电子档案的增量处理。

2.健全和完善劳保电子档案管理制度

要做好劳保电子档案管理，提升档案管理的质量和效率，还要加快健全和完善劳保电子档案管理的各项规章制度。俗话说没有规矩不成方圆，在进行劳保档案管理的过程中，必须要根据新时期电子档案管理的新特点，在内部建立完善的电子档案管理制度体系，以适应信息时代电子档案管理的需求。首先是要建立电子档案归档制度，明确电子档案的整理归档流程，统一电子档案的格式、大小及传输路径。其次是建立电子档案岗位责任制度，以明确的岗位管理责任来确保电子文件信息能够及时的归档，夯实档案信息电子化的根基。一旦出现电子文件丢失或者是泄露的问题，要进行严肃的责任追究。再次是建立电子档案协作管理制度，由于劳动保障工作那有效开展需要多部门之间的协同合作，在部门沟通和交流的过程中各部门都要加强自身的档案管理意识，第一时间进行档案的接收和信息的更新以及上传等等，确保电子档案的真实性、准确性和完整性。最后是要建立电子档案安全管理制度，构建电子档案安全防护网络体系，实现在线的安全监测，做好电子档案信息备份工作，定期对电子档案信息完整性进行检查，确保档案信息的安全性。

3.细化劳保电子档案管理标准

在进行劳动保障电子档案管理的过程中，要使其不断朝着专业化和规范化的方向发展，就要进一步细化劳保电子档案管理的标准。首先，要根据劳动保障档案的类型，借助于大数据技术来进行归类整理，必要时建立子数据库，方便进行信息的调取和查阅。其次是要明确电子档案的立卷原则，要按照电子文件的形成时间或者是形成规律，建立有内在联系的电子文档，方便进行检索和查找。再次是明确电子文件资料的收集范围，避免信息过度冗余。最后就是要根据电子档案的内容以及密级限制来划定不同的保存期限和存储区域，从而实现差异化管理，确保信息资源的有效利用。

4.搭建统一的劳保档案管理信息系统

在进行劳动保障电子档案管理的过程中，必须要强化顶层设计，也就是要搭建全国性的、统一的劳动保障档案管理信息系统及数据平台。各地人社局根据自己的需求上报人力资源和社会保障部，由人力资源和社会保障部来统筹建立统一的管理信息系统，可以参考电子政务平台来搭建专门的劳动保障电子档案管理平台，强化技术支撑和数据监管。同时，在统一的系统支撑下，能够建立全国联网的在线查询端口，设置统一的劳动保障档案号，与劳动者个人的社保账号、身份证号统一起来，方便实现跨地区的档案调取和管理，及时更新劳动者的信息，为更好地保护劳动者的合法权益奠定了重要基础。

5.强化高素质专业人才队伍建设

电子档案管理在劳动保障工作中的有效应用，离不开高素质专业人才队伍的支撑。要求各地人社局单位，要加强对电子档案管理人才的引进和培养，优化内部的档案管理组织结构，切实提升电子档案管理的质量和水平。首先，要设立专门的劳动保障电子档案管理组织，与传统的行政管理与办公室管理分离开来，凸显档案管理的专业性。其次，要明确电子档案管理的岗位职责和岗位要求，实行公开招聘和竞聘上岗，做好工作人员的岗前培训以及在岗培训等各项工作，提升电子档案管理的胜任力。最后，要重视复合型人才培养，电子档案管理人员不仅要具备专业的档案管理能力和知识，还要具备高度的信息素养，能够熟练地进行计算机操作，具备一定的数字化管理能力，从而更好地适应信息时代劳保档案电子化管理的需求。