数字化环境下档案信息资源整合利用分析

2021-03-27宫本莲

中文信息 2021年8期

宫本莲

（丹东市自然资源事务服务中心，辽宁丹东 118000）

前言

档案信息资源是依托档案信息记录原始数据而形成的档案资料。它在社会信息结构中具备突出价值，若能在档案管理过程中提高整合利用率，可充分提高档案信息资源的综合效益，进而为我国档案管理事业的良性发展奠定基础。对此，应结合时代发展特征予以创新，确保档案信息资源拥有良好的整合利用条件。

一、档案信息资源整合利用的必要性

1.顺应时代发展

事实上，各行各业都具有专属档案，作为承载着实践活动成果的一系列完整的固化信息。关于档案信息资源的有效利用，是为了进一步顺应时代发展。根据相关调查：国务院于2021年印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，其中在新档案法背景下，要求从事档案相关工作的组织单位，都应当时刻明确岗位职责，确保档案工作成果符合国家提出的新要求。汇总往日工作经验，现已拥有2755.9万人次的档案馆接待频率，而且仅在2016年起的三年时间里，参观者数量突破了2545.2万人次，由此表明档案信息资源的整合利用，是践行中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划纲要与2035远景目标的重要途径，理应引起相关人员的重视[1]。

2.实现高效管理

档案信息资源整合利用，还可提高档案管理工作效率。在高效管理中，已然摆脱了传统管理模式的束缚。与以往人工管理模式比较，管理负担有所减缓，且信息资源整合准确度也得到了相应的提升。目前，在档案管理中多以信息管理系统为主，结合先进的管理基础，促使档案信息资源能够实现便捷化利用，以免因信息提取复杂，造成信息资源长期得不到有效利用。借此运用整合利用新手段，改善档案工作现状，满足新时代档案利用需求。

二、数字化环境下档案信息资源整合利用目标

在数字化环境下，关于档案信息资源的整合与利用，需达成下述工作目标。

第一，提高档案数据利用率。档案信息资源的类型繁多，除了人资信息外，还包含各种记录历史会议、重大新闻事件以及主要成就的综合信息，一方面，若能充分利用档案数据，可对未来企业或者组织个人的发展起到指引作用。例如企业可借助档案数据，对未来一年的战略规划进行重新界定，联合既往业务效益信息，判定当前营销计划是否具备推广价值。另一方面，还能够根据人资档案，分析现下执行的人资分配方案是否可行，这样才能实现档案信息资源的深度开发，展现其管理价值。

第二，扩大信息软件使用范围。档案信息资源在其进行整合与利用过程中，还可通过先进的信息软件开展全新的档案管理工作。例如可借助信息管理系统对档案信息进行扫描归档，而后可直接输入关键词快速获取档案信息资源，继而在扩大信息软件使用范围的前提下，为档案管理人员的高效工作给予保障，也能防止在人工操作下影响档案信息利用率。通常情况下，档案管理者所采用的信息软件，多包含档案整理、信息调取、资源统计等综合模块，能根据具体需求选择对应的功能，以便在软件辅助下，切实提高信息资源整合利用率[2]。

第三，密切关注档案信息内容。在数字化环境下，档案常分为纸质版档案与电子档案，其中对其信息资源予以整合利用阶段，还要求相关人员能够增加对信息档案内容的关注度，特别是对新媒体资源，需将其作为创新改革的重要资料，由此为新时代背景下的转型工作奠定基础。只有充分利用档案信息资源，并注重整合质量，才能发挥出档案信息资源的重要价值。

三、数字化环境下档案信息资源整合利用方法

1.实施档案网络化管理

在数字化环境下，档案信息资源整合利用还需要实施网络化管理模式。所谓的网络化管理模式，是在信息软件与人工联合操作下，针对档案信息资源进行科学整合与充分利用。

首先，档案管理者应当深度掌握传统管理模式的优劣势，并结合互联网技术对人为管理中的低效、失误率高等缺陷进行整改。如对于档案信息的整合，可通过信息管理系统，对其进行分类归档，而后直接通过对电子档案信息的汇总，实现原始档案信息的整合，以便后续能够随时根据查询者实际需求，为其积极调取档案信息，防止人工频繁翻找纸质版档案，加大归档难度。其次，需对网络化管理中的工作职责予以明确划分。虽然网络化管理显然提高了管理效率，但也要求相关人员随时根据不同任务，安排指定人员分别予以完成。如信息扫描职责、信息保管责任等，这样才能在出现信息丢失或者录入错误等问题时及时追责，减少相关损失。最后，需打造一体化管理数字化平台。由于档案管理工作属于连贯性工作任务，不能仅仅将其扫描入档，而不对其进行分类整理。所以还应当优选云服务平台，为其构建一体化管理框架，确保丰富的信息资源，经由信息管理系统及其信息软件，以供相关人员实现高效利用。基于此，网络化管理模式的推进，是数字化环境背景下最为迫切的创新路径。

以军队档案的实践举措为例，它曾运用军网以及自动化局域网建立了远程协同档案服务机制，并且疏通了资源共享渠道，以便军队各部门都能结合具体需求从平台上获取信息资源，最终实现了管社联动目标。

2.加强档案信息安全管理

档案信息资源在整合利用期间，还应当加强安全管理，一是为了杜绝信息泄露现象，保障信息资源的安全性；二是为了消除信息窃取后产生的种种不良影响。特别是机密档案。只有档案管理者能够积极为档案创造安全的管理条件，才能逐步实现档案信息资源的规范化利用。

具体可从下述三个部分出发：第一，档案管理者除了需要完成本职任务外，还需要意识到信息安全事件的重要性。既要加强网络设施的安全防护，又要及时筛查信息管理系统等线上平台的安全性。例如可借助360安全卫士等杀毒软件，对系统运行中存在的种种可疑链接、伪网站进行清理，杜绝信息泄密事件，必要时还可联合技术人员为其设置防护效果更强的防护盾。第二，需从法律层面上，编制科学的安全管理制度。例如某档案馆在其运用网络管理方法时，专门颁布了月度检查制度以及安全教育培训计划，进而督促相关人员遵从制度，积极参与培训活动，一旦违反制度要求，可对其做出相应的处罚，这样才能培养相关人员的责任感。由于档案管理者在整合利用信息资源时，电子档案属于最便捷的利用途径，应当做好分类，其中分类是指将档案信息资源划分为重要信息与非重要信息，而且还需对重要信息进行加密，待正确输入密码后才能获取信息，以免因保管不当，引发严重后果。第三，做好备份工作，因电子档案保存在信息管理系统中，易受黑客、病毒攻击，致使信息丢失，此时需对重要信息进行备份，尤其目前许多系统均设有云端自动保存功能，能在丢失后快速找回原始数据，其安全性更为显著[3]。

3.打造高素质管理团队

在实现档案信息资源高效整合目标时，只有经过妥善的整合，才能为其利用率的提高奠定基础。以往之所以出现档案信息利用率低的问题，多半源于档案信息较为分散，无法满足用户的实际提取需求。而今可在数字化环境下，积极采用信息化管理模式完成整合任务。管理者可从税务档案、会计档案、人事档案等多个类别进行查找，甚至可以直接输入关键词，如员工姓名、查询日期等，提高查找效率。由于在全新的管理条件下，要求档案管理者需要深度掌握信息化管理模式的操作技巧，故而需及时为其安排培训活动，传递新知，保证管理者能够在整合利用中合理使用信息管理系统处理管理事项[4]。

4.加大档案资源监督力度

档案信息资源整合利用需要对其进行全方位监督，一是为了增加档案信息资源的完整度；二是为了保障信息资源的真实性，由此为后续整合利用提供保障。档案管理者在整理档案信息期间，需要进一步规范自身行为，不可出现扫描错误，又或是在录入相关信息时，针对相似档案未能进行差别化管理，特别是在人事档案中关于同名同姓人力资源信息的整理。在对其工作流程予以监督时，其具体方法包括以下两种：其一，安装全方位监控装置，其中监控区域需涉及计算机设施界面，促使相关人员在查阅档案或者录入档案时，能对其整个操作步骤实施有效监督，必要时可安排专门的人员通过监控予以核实，这也是为了给后期纠纷事件的妥善处理提供依据。其二，政府部门需汇总各部门的需求范围，包括确定哪一种档案信息资源利用频率较高，哪一种档案信息资源整合工作最为迫切等，而后方可根据具体需求为其提供档案信息资源整合利用服务。在对其进行监督管理阶段，还应当为相关人员建立监督管理机制，督促管理者能够在第三方监管机构的辅助下，顺利完成整合任务，在档案信息资源利用过程中，也需优化服务条件。