企业采购疑点重重 审计查实揭示真相

王民荣

案例背景

审计部根据A集团（以下简称集团）公司领导指示，对省外一家食品行业全资子公司进行采购管理专项审计。子公司所处行业与集团截然不同，集团仅派驻一名小股东前往子公司分管采购工作，对子公司管理的参与及掌控力度较弱，为此集团管理层借助集团内部审计力量，对子公司开展采购管理业务审计。审计部重点针对子公司2017—2019年各期主要原材料的采购及付款管理情况进行审计，重点对供应商的开发变更、询比价、合同签订、入库、领用、货款支付等方面进行检查。通过采购审计推动子公司降本增效、提升其产品市场竞争优势及盈利能力，从而进一步提升内部审计价值。

审计方法

一是了解概况。先对涉及采购业务处理各环节的职责分工、流程进行了解，访谈、质询有关人员;翻阅、收集有关采购制度、采购合同、明细账等数据资料;采用问卷调查、调阅资料、个别谈话、跟班作业等方法，摸清采购业务流程及内控现状，并获取充分的评价依据。二是编制采购业务流程。根据不同物料采购大类，从供应商开发和变更、询比价、订单下达、来料验收、货款支付等各采購业务环节分别编制业务流程图，并标注关键控制点;识别现有采购管理流程中存在的设计方面的控制缺陷，为下一步的实质性审计测试寻找审计需关注的重点方向，并提出改善建议。三是穿行测试。参照流程图，抽取主要原材料样本进行穿行测试，对单据流、信息流进行核对，并现场观察来料质检点收货情况，证实其采购与付款方面的政策或程序执行是否有效，并评价其管控政策及程序的健全性和有效性，并作为下一步实质性审计测试的重点。四是实质性测试。针对流程图及穿行测试反映出的采购问题、暴露的内控风险点，进一步扩大审计样本，进行实质性测试分析。五是分析性复核。通过对采购数据的加工分析，识别出长期独家供货、价格长期未变、现款及预付款交易的物料等异常及值得关注的情形，进一步统计分析此类采购物料各年度的采购量、采购额，获取更多信息数据及需要审计关注的重大风险点及问题疑点，便于进一步核查。六是调查走访。走访相关部门及人员，听取其对目前采购管理方面的看法及问题反映或改善建议。

审计过程及结论

审计发现，包装材料供货渠道单一，采购价格异常偏高，每年多支付采购成本达300万元以上。

（一）抽丝剥茧，发现众多疑点

通过对各类主材年采购额及供货渠道排序分析复核，发现年采购额较大的包材类及原粉、香精等部分物料供应渠道单一，长期由一家供货，违反供应商管理规定，采购价格竞争充分性值得怀疑。采购部解释这些供应商是长期合作方，价格已经很低，供货能力及质量也有保证，食品行业对纸箱等包材品质有特殊要求，一般供应厂家很难达标;香精等物料由于存在不同供应商口感不同，不会轻易更换供应商;至于原粉等主材，由于常年采购量极大，且市场有供货能力的原粉厂家不多，存在一定的供应垄断性。

审计扩大访谈得知，其他技术及业务部门对香精口感特殊性、原粉独供性都有一定程度的认同，但对包材的独供性并不认同，食品行业包材竞争很充分，技术也很成熟。为提升审计效率和效果，避免争议，审计人员决定从具有充分竞争市场的包材入手，检查其采购价格的合理性。审计人员先查看了纸箱类包材库，发现部分品号积压很久，库管称存在质量问题，厚度及强度不够，也存在每批次来料数量远超计划需求量的现象。采购部解释称供应商在外地，路途遥远，所以每批次送货量较大，因为有采购分管领导指示，所以就照单全收，后期如果存在产品型号停产或改版，则对应多送的纸箱就会滞压。另外，铁罐类包材也存在类似问题。带着疑问，审计又向质检部门询问，调阅相关包材质检报告和技术标准，但技术标准并不明确和具体，质检过程也存在随意性和主观性，相关人员解释说是长期供户只要市场没有投诉，包材品质就没问题。对于为何独家采购、舍近求远、超量送货、滞留积压，经办人却闪烁其词，审计人员决定以纸箱包材类采购价格合理性为切入点，以点带面，继续深挖细究。

（二）克服干扰，寻找新的优质供户

接下来，审计人员分析汇总纸箱类包材最近三年各品号的采购量、单价、运费、采购频次、货款结算周期及方式，为下一步市场询价作数据支撑。同时注意到制作纸箱的市场原纸价格市场波动较大，而纸箱采购价格长期不变，且年底采购部还额外向供方支付了一笔近20万元的价格补差，理由是全年供货价格固定，价格较低，但并不能提供有效的数据证明价格补差额的合理性。对此，审计人员决定先单独通过网络寻找本地包材供应商，进行询价。三家供户网络初步报价都比公司现有采购价格低25%以上。面对审计询价结果，采购部并不认同，说报价虽低，但品质达不到食品行业要求，存在市场监管处罚风险，不可贸然采用，但采购部及质检部又拿不出具体有效的食品行业纸箱技术标准。技术部门碍于集团股东分管采购的身份，不愿过多向审计人员谈论和提供相关包材类技术指标信息。为此，审计人员又通过努力在当地找到专做食品包装的纸箱厂家，其客户对象都是伊利、康师傅等知名企业，说明供户的技术标准及资质、实力非凡。由于无法获得公司明确的技术质量标准，为防止抵触，避免阻挠，审计人员便暗中直接携带各品号纸箱样品到厂家洽谈，厂家相关专业技术人员根据样品很快做出了检测、回应和报价，表示完全有能力生产，且纸箱品质会高于样品，报价也比公司现有采购价低25%以上。审计将当地厂家提供的纸箱质量技术标准、品质保证、资质能力、报价单等资料带回公司，迅速向集团领导做了汇报。

（三）借用外力，成功导入新的优质低价供户

集团领导根据审计人员汇报的情况，决定启动新的招投标程序，最终引入了新的纸箱供户。为避免阻力及便于后续审计工作开展，也考虑到分管采购领导及相关部门的感受，建议以集团领导的名义进行询价，并将新的纸箱供户报价情况由集团领导直接反馈给食品公司采购部，指示其积极接洽导入，并由审计人员全程介入监督。最终，采购部根据集团领导指示，牵头组织相关人员成功导入了纸箱新供户。品质也完全满足公司要求，采购降价幅度达到25%，年节省采购成本达120万元。

（四）举一反三，审计提报类似高价采购疑点物料

集团据此出面牵头组织询比价，引入新供户，大幅度降低采购成本额近200万元。包材审计过程中发现，包材铁罐采购也存在与纸箱采购的类似问题，技术标准模糊、长期单一供户、供户远在外省、价格长期不变。集团公司领导以审计人员提供的数家供户的市场报价为参考，派人牵头组织询比价，引入新供户，铁罐包材年采购降本近80万元。后期又组织对其他编织袋等包材进行供应商更换，年降本100多万元。

审计还发现采购管理中存在的其他问题：一是采购来料存在虚假收料重大控制漏洞和嫌疑。审计发现，包材普遍存在超量送货接收现象，仓库积压较多，且时常进行报废销账处理。为此，审计人员针对各类产成品年生产入库量，根据标准包材耗用数测算出实际应领用的包材数量，再考虑到账面报废量和年初年末盘存数，与账面全年采购入库量进行比对分析，发现存在较大数量缺口，包材采购来料入账数远高于生产领用理论耗用量，涉及金额近30万元/年。二是相关采购人员及仓库收料员等岗位未实施岗位定期轮换制度，增大了风险。三是公司治理结构不合理。集团派驻的小股东直接参与运营管理，分管采购工作，相关部门碍于其集团代表及股东身份，相关采购业务及行为失去应有的监管，内控流程流于形式。四是公司采购管理制度不健全，已有的制度及流程形同虚设。

审计建议

一是成立采购管理委员会，集团派驻的股东代表不再直接分管采购部工作，由集团监事会、派驻的股东代表及子公司主要负责人组建食品公司采购管理委员会，负责对原粉、包材等主要原料重大采购业务的集体决策，新供户开发选定，对大宗原材料的采购招投标管理，对其他物料采购的监督、指导。

二是完善采购制度流程。由采购部牵头，财务部、技术质控部等部门参与，根据现行组织架构、生产特点、存在的问题及风险，重新制定《供应商管理制度》《采购询比价管理制度》《采购合同管理制度》等，规范相应表单，健全完善采购业务制度流程，并严格执行到位。新的制度流程报采购管理委员会审批后发布实施。

三是建立采购价格数据库，定期分析市场价格变动趋势。定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析，定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格，报批采購管理委员会。

四是加强物料耗用监管，杜绝采购虚假收料。技术部门牵头制定各产品物料消耗定额标准及相应物料损耗率，出台制度规定，利用信息化平台，严格按定额领料，定期对物料消耗情况进行检查考核。

审计启示

一是从流程内控入手，识别关键业务风险点。审计工作开展必须有章法，对标业务流程内控规范，梳理实际业务运作流程，发现业务流程设计及执行上的疏漏，据此为风险指引，进一步深入检测，查证关键控制点存在的重大风险及漏洞。

二是不但要关注形式的合规，更要注重实质的效果与效率。比如本次采购审计，不但要关注供应商管理、询比价管理、验收入库管理等业务处理是否符合相关采购管理规定，更要关注执行效果是否做到优质低价、采购收料真实，要从实质上检查各环节业务办理是否流于形式，是否达到内控的本源效果并实现效率最大化。

三是问题处理与整改要有高度，注重实效。针对审计发现的问题或疑点，要进一步进行追赃挽损或提出查处、整改意见，不能理想化，也不能生硬，要站在公司管理层面考虑问题，要有高度，结合问题产生的背景及具体环境，提出切实可行的审计举措及意见，既能解决问题，又要避免大的冲突或管理内耗。有的问题查处需要借助外力协助，有的需要请示上级领导处理解决，有的需要审计人员直接应对，灵活处置。

四是举一反三，全面梳理，系统性整改。为防范和识别采购其他环节存在类似渎职、舞弊等风险，后期子公司采购部根据采购审计意见，对其他原粉等主材实施招标采购、竞价谈判等方式，均达到了可观的降价幅度，降本增效显著。随后子公司逐步对采购管理各环节进行了全面整改，细化出台了相应的规章制度。这期间，审计人员做了大量的督导和咨询服务工作，从整体上确保了各制度流程合规、有效及无缝衔接。

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