血站档案管理工作具体做法及体会

郭煜 太原市血液中心（太原市输血技术研究所） 山西 太原 030024

近年来，随着我国医疗保障制度的不断完善和医学技术水平的不断提高，临床医疗机构对血液的需求量大幅增长。2020年太原市有超10万人参加了无偿献血活动，奉献爱心。血站作为公益性采供血机构，承担着向临床提供充足、安全、有效血液的重任，档案管理工作在血站业务中起着非常重要的作用，尤其是采供血业务档案，它涵盖了采供血工作从献血者的筛选、登记到血液采集、检测、制备、储存、发放和运输的整个过程[1]，在生产过程溯源、安全供血、血液事业可持续发展方面发挥着重要作用。

一、血站档案的含义

血站档案是指血站在采供血工作和单位管理过程中直接形成的具有查考利用价值的文字、图表、电子文件等各种形式的历史记录，它是血站开展全面质量管理，并使质量管理体系顺利运行和持续改进的重要依据；是建立固定献血者队伍，确保临床用血数量和质量的助力推手；是提高献血服务水平，维护献血者、输血者利益以及血站自身权益的有力保障，血站应高度重视档案管理工作，对信息资源进行有效开发利用，提高输血服务水平。

二、档案管理工作具体做法

(一)加强组织领导，完善相关规章制度和标准规范

加强组织领导，健全档案管理运行机制。1.建立档案工作领导机构，清晰管理网络，明确职责，实现档案集中统一管理；2.进行档案各项制度建设，规范档案管理业务工作流程，依法办事，依章办事；3.立足本单位自身实际情况制定档案分类方案、文件材料归档范围以及档案保管期限表，规范档案操作基础工作；4.加强对档案工作的日常监督检查，建立档案工作责任制，将档案工作纳入单位年度、阶段性目标责任制加以考核。通过完善机构、健全制度，使档案工作重要性深入人心，工作开展有章可循。

(二)重视人才队伍建设，顺应档案数字化建设需要

档案工作科学化、规范化开展离不开一支高素质的档案人才队伍。血站是采集、提供临床用血的机构，在血液产品实现过程中形成了大量的文字、图表、数据和记录，档案门类广，载体多样，专业性强。血站应通过举办线上线下知识讲座、开展技术比武、外出参观学习等方式加大专业人员培训力度。培训内容包括：上级档案部门制定的法律、法规以及相关释义、解读；单位档案规章、制度、岗位职责以及计算机操作等信息技术相关知识。通过学习培训，提高档案管理者的眼光格局和专业素养，使他们能够紧跟时代发展步伐，用最新的理念与方法管理档案，充分发挥档案价值，更好地服务于血站中心工作。

(三)确定档案分类方案、归档范围和保管期限，夯实档案基础工作

血站采供血工作流程多，档案内容庞杂，载体多样，可根据行业特点将档案设置为三级类目进行管理。具体为：党务管理类、行政管理类、业务管理类、采供血管理类、基本建设类、设备仪器类、科技研究类、人事档案类、会计档案类、声像档案类、荣誉实物类和电子档案类。其中采供血档案类按工作流程和开展项目设置二级类目，即：献血者管理类、血液检测类、成分制备类、质量控制类、血液储存发放类、血液运输类以及临床输血服务类；献血者管理类档案下设三级类目，细分为全血类、机采血小板类和稀有血型类。采供血类档案因涉及人数多，数量庞大采取卷、件相结合的办法进行整理，管理类档案以件为单位进行整理。采供血类档案归档范围和保管期限结合工作特点，参照AABB标准制定；其他类档案参照国家档案局10号令公布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》制定。科学合理的分类方案、归档范围和保管期限是档案科学化、规范化管理的基础。

(四)加强硬件投入，确保档案安全和档案事业可持续发展

档案数字化转型是档案工作发展的必然之路，档案管理由目前的双轨制向单轨制转变是未来趋势。血站应积极顺应时代发展潮流，既要将基础设施配备齐全，如标准“三分开”档案办公场所，温湿度测控系统，档案“八防”装备等，同时也要加大档案信息化建设所需软件、硬件的投入，对档案信息系统进行定期升级维护、配备性能稳定的计算机、打印机、扫描仪等硬件设备，确保档案安全和档案事业可持续发展。

三、档案工作体会

(一)提高献血者类档案保密意识

血站工作性质特殊，血站档案真实记录了采供血工作全过程，为精准采血及献血服务提供重要参考，是保障用血安全的重要凭据，献血者类档案涵盖了献血者的姓名、血型、有效身份证件、联系电话、血液检测结果等大量个人信息，涉及献血者的隐私，做好保密工作至关重要。《血站质量管理规范》中明确规定“应建立和实施保密制度，对献血者的个人资料、献血信息、血液检测结果以及相应的血液使用信息等应进行保密，防止未授权接触和对外泄露”，档案部门应建立《档案保密制度》并严格执行，做到“不该说的不说，不该看的不看”，确保献血者隐私不受侵犯。

(二)延长采供血类档案保管期限

《血站管理办法》规定，献血、检测和供血的原始记录应当至少保存十年。在实际工作中，10年远远不够。随着科学技术的发展，人类寿命越来越长，若某人18岁献血78岁用血，为献血者提供血费报销服务时，血站需调阅献血者60年前的献血记录及既往血费报销记录确定返还金额；一旦涉及血液诉讼，按照举证倒置的法律规定，血站要从输血者追溯到献血者，需要调阅血液发放、成分制备、血液检测类档案以及献血者类档案，以保护输血者的合法权益，维护血站声誉。因此，因涉及民生问题，血站应提高站位，最大限度延长采供血流程重要档案的保管期限。

(三)推进档案数字化转型

随着信息技术的飞速发展，数字形式的档案资源呈现爆炸式增长的趋势，传统的档案工作方式完全不能适应新形势的要求[2]。血站应重视对档案部门的数字化转型的支持，提高档案管理现代化水平，充分发挥档案价值与功能。“档案工作数字化转型”是指将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及依此提升档案管理水平和效益的过程[3]。档案部门要抓住发展机遇，将档案信息化建设融入血站信息化发展规划中，完善现有档案信息管理模块，拓展收集、服务范围和能力，制定信息化发展远期规划与年度计划，为档案管理单轨制做好准备。

(四)探索档案开发利用新模式

新形势下，血站档案部门要与时俱进，围绕采供血中心工作和大局，运用新技术对档案信息资源开展开发利用，如：依托庞大的采供血档案数据资源，运用大数据、互联网+等高科技手段为献血者、临床医院以及社会公众搭建沟通联系的桥梁，让有献血意向的爱心人士通过微信平台就能知晓血站每日血液需求计划、采血点布局及献血人员密集度，进行预约献血；让临床医院通过血液贮存类档案信息，及时了解当日各血型库存情况，把控血液用量，合理用血；让献血者享受简单快捷的献血后服务，即：献血者本人或直系亲属用血后，只需一部手机几分钟内就可发起血费报销申请，血站通过电子档案进行身份甄别，并根据献血量计算报销额度，审核通过后，钱款自动入账。电子档案加互联网+模式提升了血站的服务水平，增加了社会各界对血站的认可度。

献血是一项持续性的社会公益活动，如何做好这一工作没有固定模式，血站要不断探索，不断创新，档案部门应增强大局意识和服务意识，充分挖掘档案信息资源，助力采供血工作迈上新台阶，推动输血事业快速健康发展。