“互联网+”时代高校档案管理网络化建设研究

张阿敏

（杨凌职业技术学院，陕西杨凌 712100）

在高校建设和发展的过程之中各种类型的档案资料是对高校各种活动的有效记录，其对高校的建设和发展发挥着非常重要的作用。档案管理也是高校日常管理的重要工作之一, 在档案管理的过程之中积极的引入互联网相关技术对于提升档案管理的效率，强化档案在高校建设过程之中发挥的作用具有非常积极的意义。信息技术和互联网技术的快速发展使各个行业都呈现出了网络化、信息化的发展趋势，在这一大的时代背景下国内高校的档案管理也逐步地向网络化、信息化推进。目前高校在推进档案管理信息化、网络化的过程之中遇到了一系列的困难，使高校档案管理工作陷入了一定的困境。在2015年的人大代表会议上李克强总理首次提出了“互联网+”的发展战略，这一战略有效地推动了高校档案管理工作的信息化、网络化发展速度，同时为高校档案管理工作的信息化、网络化建设发展提供了强力的支持作用。为高校解决档案管理的过程之中遇到的诸多的问题提供了实际的解决方案[1]。

1 高校档案管理网络化建设的意义

高校之中的档案依据记载的相关信息可以划分为以下几种类型：一是学生档案，用于记载学生的各种信息，通常在学生毕业之后该档案将随学生去向进行转移；二是学校内部重要活动的记载；三是学校内部管理及建设发展的过程之中形成的档案。档案是高校之中学生和学校发展历程的真实记录，其对于验证学生的个人信息和学校发展事件具有非常重要的价值。高校的档案管理通常承担着双重价值，一是现实价值，为学校的日常管理和教学活动的展开提供足够的信息；二是历史价值，见证学生和学校发展的历程。

高校发展的过程之中所形成的各种类型的档案在实践的过程之中能够有效地发挥以下几个方面的价值：一是历史借鉴价值。档案之中记载了高校的各类教学活动和工作资料，其能够对此后高校的发展和建设提供较强的借鉴价值。高校档案通常是多个方面，立体地对高校的教学活动、科研以及校内文化的发展进行记录，通过对档案的研究，可以明确高校在一个发展阶段之中的得失，启迪高校未来的建设方向和思路。二是评估和考核价值。现阶段我国高校普遍实施的考核周期为5年，在进行考核时档案是非常重要的考核资料，其是研究和考察高校过去5年科研、行政、教学等各方面工作的重要原始资料。借助于档案高校也可以进行自我审查，验证自身在教学改革的过程之中所取得的措施是否取得有效的成果。综上，档案是高校进行内部考核评价和外部考核评价的原始资料，强化档案管理对于提升考核评价的准确性和真实性具有非常积极的意义。三是满足高校历史文化建设的需要。高校档案之中包含的各种资料信息本质上是高校教师和学生辛勤劳动所取得的成果，其是高校师生智慧的结晶，对学校未来教学、科研以及其他方面的建设具有较大的参考和借鉴价值。高校的档案也是高校历史文化的有效载体，发挥了重要的文化传承作用，是高校进行文化建设的宝贵资源和重要财富[2]。

2 “互联网+”时代下高校档案管理网络化建设存在的问题

随着我国高等教育的迅速发展，高校档案管理体系日趋完善。20 世纪90年代后信息技术的快速发展带领全球进入了互联网时代，各行各业都趋向于网络化、信息化的发展。同样，高校档案工作信息化、网络化是时代发展的必然需要，有助于提升高校档案管理工作的效率，进一步发挥高校档案的价值。现阶段高校档案管理在推进信息化和网络化发展的过程之中存在以下几个方面的问题。

2.1 缺乏完善的运行模式和体系

目前高校在进行档案管理信息化、互联网化建设的过程之中已经基本完成了硬件设施的建设工作，但是却仍然缺乏与之相匹配的运行模式和管理体系。大部分高校在档案管理的过程的过程之中使用了电子化的专业设备，未将各种设备的应用和操作组成一个有效的体系，导致档案管理人员将相关档案信息录入之后，信息无法自助的汇总到统一的数据中心。在对档案进行使用时无法借助数据中心进行档案的查找，依然要使用传统的方式进行相关的操作。此外现阶段大部分高校在基础档案信息收集的过程之中仍然偏重于纸质信息的收入，即借助表格和相关材料的撰写完成信息的收集，此后再由专门的工作人员将相关的信息录入到计算机信息系统之中。工作人员在展开工作的过程之中需要处理庞大的信息数据，工作负担巨大。

2.2 缺乏统一标准

尽管我国相关部门对高校的档案管理工作做出了一定的要求，但是相关的规定存在一定的滞后性，相关部门未就高校档案的信息化、网络化发展做出有效的规范，致使各个高校在档案信息化建设的过程之中缺乏相关的参考标准，只能依据自身的实际需要建立独立的操作平台和管理模式，由此在应用的过程之中带来一系列的问题。首先各个高校和用人单位之间的档案信息存储标准和格式不统一，相关信息无法实现共享； 其次各个高校在进行档案信息化、网络化建设的过程之中形成了以高校为单位的信息孤岛，未切实的实现档案信息的共享，偏离了档案信息化、网络化建设的初始目标[3]。最后独立档案操作系统和管理系统的重复开发极大的浪费了社会资源，提升了高校档案信息化、网络化建设的成本。

2.3 缺乏高素质专业人才

高校档案管理工作本质上是一个专业要求较高的工作，但是大部分的高校对这一工作的难度和复杂性缺乏有效的认识，因此从事档案日常管理工作的人员大部分未接受过档案管理的相关教育，因此导致了高校之中从事档案管理的工作人员专业素质较低。在推进高校档案管理信息化、网络化的过程之中高校档案管理人员的综合素质和专业技能称为了一个重要的制约因素。首先高校档案管理人员普遍年龄较大，无法有效的承担高负荷的工作任务，其次对现代化的各种电子设备缺乏有效的认识和了解，无法在日常的工作之中熟练的维护并使用相关的设备。最后相关的管理人员对信息化、网络化的相关知识缺乏了解，对信息化、网络化档案管理的相关理念缺乏深刻的认识。

信息化、网络化档案管理使档案管理工作的专业性程度急剧提升，其首先要求档案管理人员具有较强的专业理论知识，能够有效地理解各类档案信息管理软件的内在逻辑； 其次要对档案管理的过程之中使用的各种软硬件设施具有全面的认识和了解，在日常的工作之中能够熟练的借助相关的工具完成自身的工作。相关人员应该对信息化和网络化具有一定的认识，能够依据信息化、网络化的相关理念解决档案管理之中遇到的问题，合理应用档案之中存储的各种信息。

2.4 档案管理理念落后

近年来，我国互联网技术在民生各个方面的应用得到了快速的发展，其对人们的日常生活带来了巨大的影响，转变了人民群众对信息技术、互联网技术的认识，但是在工业、管理等其他的行业之中我国信息技术和互联网技术的发展仍然呈现了一定的落后性。相关技术的不成熟使各个行业对于技术的发展前景充满了质疑，在高校档案信息化、网络化发展的过程之中，人们对于档案信息化、网络化发展的价值和意义也存在一定的质疑。档案管理信息化和网络化的核心在于消除传统档案管理理念对档案的束缚，进一步提升档案在社会日常管理的过程之中发挥的作用。档案的信息化、网络化发展首先在于颠覆传统的管理模式，即由纸质信息的人工管理转向电子信息的智能化管理。电子信息资料的存储和维护更加的便捷，能够显著的降低各种类型档案文件资料的保存和维护成本。在此基础上实现档案管理软件将有效的取代传统上人工的相关工作，借助相关软件和数据中心能够对档案信息快速地进行查找，有效地提升了档案信息的利用效率。档案管理的进一步成熟将催生统一的档案信息收集和存储体系，进而使档案信息能够在更大的范围内进行共享，有效的提升档案信息的管理效率[4]。此外推动高校档案管理工作的网络化、信息化发展有利于提升高校档案管理人员不断地学习新的技能，提升自身的业务素质。

3 “互联网+”时代下高校档案管理网络化建设的策略

在“互联网+”时代下推进高校档案管理工作的核心在于准确的分析自身现阶段存在的问题，并针对性地提出解决策略从而推动自身不断的发展。依据上文之中论述的现阶段高校档案管理存在的问题，该文提出以下建设策略。

3.1 推动档案管理模式网络化

随着各种类型电子设备的应用和信息采集技术的提升，目前高校已经实现了各种档案信息的电子化存储，但是档案信息的利用和日常管理却仍然停留在传统水平上，未满足信息化、网络化发展的要求。高校需要提升自身档案资料网络化、信息化管理的理念，进一步更新软硬件设施，依据自身档案资料的规模构建相匹配的数据存储中心。档案管理的网络化、信息化建设不仅是将档案信息的电子化存储，关键在于对自身的档案信息进行更为高效的应用，使其发挥更大的价值。传统档案管理的模式需要借助人工查找的方式寻找具有使用价值的信息，档案资料的使用效率低、使用过程繁琐，借助数据中心和相关的软件能够极大地提升档案信息的使用效率。高校在进行档案信息建设的过程之中应该基于档案信息的使用构建网络化的管理模式，减少档案管理的相关程序和步骤，便捷相关信息资料的使用。档案信息存储数据和使用软件应该预留公共的接口，便于档案信息资料的查询和共享，提升高校档案资料的使用价值[5]。

3.2 完善标准体系建设

统一的标准体系是各个高校之间以及高校和社会之间进行档案信息资料共享的关键。高校在进行档案信息化、网络化建设的过程之中应该强化交流和合作，推动行业间、高校之间相关标准的形成和发展。在标准建设的过程之中首先需要明确档案管理工作部门的标准，清晰的界定每一个部门的业务范围，保证档案管理的每一个环节都具有一个明确的标准进行有效的约束，以此实现规范档案管理的行为。其次高校要协同社会其他部门构建统一的信息存储、交流以及使用标准，降低数据共享的难度，提升档案信息数据的利用价值。最后需要明确档案共享的标准[6]。

3.3 提升档案管理人员专业素质

高校档案网络化管理工作中需要专业素质强、信息技术水平高的人才，他们的水平决定了档案网络化管理的发展。高校一方面要引进具有较强档案网络化管理能力的复合型人才，另一方面要加强对现有档案管理人员信息技术与办公软件的培训，同时应重视档案管理团队的建立，加强档案管理人员之间的互动交流，创造良好的工作氛围和和谐的工作环境。档案管理人员要成为复合型人才，不仅需要掌握档案业务，还要具备熟练运用计算机网络技术的能力，能够分析和挖掘出档案的信息数据。只有管理人员真正具备了网络化档案管理的能力，才能提高档案管理工作的效率。

3.4 更新管理理念

在“互联网+”时代下高校档案管理的信息化和网络化是必然的发展趋势，高校之中的各级管理人员应该主动的拥抱这种变化，积极的学习相关的新理论和新思想，并将其应用在实际的工作之中。档案信息的信息化、网络化发展在简化档案管理工作，提升档案利用效率的同时也带来了全新的隐患，例如，档案信息资料的泄露。高校在进行档案网络化、信息化建设的过程之中要强化网络安全，积极的引入全新的技术，以此保证自身所存储信息的安全。在此基础上要凸显服务意识，在允许的范围之内构建公共的档案信息查询平台，使高校之中的各种人员能够便捷高效的查询各种类型的相关信息。