军工电子类科研院所档案信息化管理浅析

牟敏 中国电子科技集团公司第二十二研究所

引言：军工电子类科研院所承担着国家与国防军工电子技术专业的产品与装备研制、技术开发、试验测试、市场推广、国际合作等工作，是我国军工电子技术“国家队”、信息化产业“主力军”，其科技实践活动形式多样，档案资料数量庞大，档案管理要求高，对档案信息化提出了迫切需求。随着计算机、互联网等技术的快速发展，档案信息化也逐渐得到广泛应用。通过信息化，促进了档案资料的交流共享、提高了档案资料的利用效率、提升了档案管理的水平，信息化已成为了科技档案管理的必然选择。我国各军工电子类科研院所都不同程度采取了信息化措施、建设了信息化系统、尝试了档案信息化管理。

一、军工电子类科研院所档案管理信息化的现状与不足

技术开发与产品研制是军工电子类科研院所的中心工作，档案管理长期以来一直被视作支撑保障性工作。当前军工电子类科研院所档案管理信息化存在以下几个问题与不足：

（一）档案信息化建设的规章制度不完善。档案管理信息化的水平是随着档案、信息化等技术的发展而不断发展的，必须与时俱进，结合实际不断制定修订档案信息化建设的规章制度。而当前档案信息化管理的制度还不健全完善，存在诸多缺陷或漏洞，特别是没有针对军工电子类科研院所安全保密、知识产权保护等要求建立出台针对性的规章制度，没有协调好保密、知识产权保护、档案资源开放共享的关系，没有实现档案资源的充分共享和利用，导致档案管理的效率不高，对科研生产的服务支撑作用有限。

（二）档案信息化基础条件不完备。军工电子类科研院所科技档案信息化建设需要长期稳定的人财物投入作为保证。特别是初期，更需要投入较多的财力来购置相应的档案管理软硬件设施，包括服务器与数据存储系统、数据库与专业管理软件、激光扫描等信息录入设备、保密设备等。由于档案管理信息化的见效周期长，部分单位不愿意投入过多的经费进行软硬件环境的改善提升，影响了档案管理人员的工作积极性与效率，也不利于了档案管理信息化效果的提升。

（三）档案管理人员信息化水平不高。由于重科研、轻档案现象的长期存在，导致档案管理人员队伍的信息化水平不高，工作状态也有待改观。一方面，档案管理人员的计算机、网络等技术水平有限；另一方面，档案管理人员主动意识不高，常处于被动应付状态，档案资料由用户提供、档案服务需求由用户提出、档案信息化水平由现有条件决定，不能充分发挥主观能动性，没有从用户需求的角度、从档案要充分发挥与创造价值的高度出发，严重制约了档案管理信息化水平的持续提升。

二、军工电子类科研院所档案管理信息化的几点建议

随着档案管理、信息化技术的不断发展和变化，档案信息化管理要不断创新、与时俱进，从制度建设、条件建设、人才队伍建设、科技创新等方面全面发力，不断提高档案信息化管理对科研生产实践活动的服务支撑作用。

（一）制度建设。在档案信息化管理过程中，必须结合相关法律法规和自身工作实际，结合信息化技术发展，建立完善各类规章制度，包括档案信息化录入与存储、业务化运行、档案资料安全与保密、知识产权保护、人员考核与绩效评价等方方面面，从而使档案信息化管理有章可循、有规可依，促进档案信息化管理的顺利开展。特别在安全保密与知识产权方面，要制定严格的专人专管与安全责任制度，加大安全责任制的落实力度。此外，要加强档案信息化管理的学习与培训，增强对档案信息化管理重要性的认识，树立效益意识和服务意识，充分认识档案信息化管理的价值与作用。

（二）条件建设。一方面，要加大软硬件基本条件建设改造的资金投入，配置先进的软硬件条件，确保软硬件条件与信息化技术的发展相匹配。另一方面，要加强档案安全与保密的管理，采用物理隔离与防护、安全登录、数字签名、加密传输、冷热双备份等技术手段。特别在安全保密方面，科技档案资源虽然可以共享共用，但是也不能未经授权擅自改写或者盗取，因此，必须加强对档案资源的安全保密条件建设。

（三）人才队伍建设。档案信息化管理人员不仅需要档案管理基本知识、还需要一定的信息化技术知识。一方面，要安排具有较高素质人员进入档案信息化管理队伍；另一方面，要经常性开展有关的专业知识和技能的学习培训，包括参加有关的培训班、学习班、研讨会，聘请有关专家开展讲座和技能培训，学习最新的信息化技术、档案管理知识与经验等，提升档案信息化管理人员的专业知识水平与综合素养。此外，档案信息化管理人员要发挥主人翁精神，从“被动”服务向主动服务转变，由“封闭”型向“开放”转变，主动加强与用户的联系沟通，了解用户的最新需求，从而有针对性地开展档案管理。

（四）科技创新。要积极营造创新的氛围、提供创新的条件、支持档案信息化管理创新发展。结合当前的大数据、人工智能等技术，针对不同项目任务的特点与不同用户的需求，探索建立专题服务、自助服务、“一站式”服务等档案信息化管理新模式。比如，针对重大任务或新兴技术，建立专题档案资源子库与服务模式，提高档案服务的及时性、完整性、准确性、针对性等。

三、小结

随着档案管理、互联网、计算机等技术的不断发展，档案信息化管理已成为必然。档案信息化管理的发展不是孤立的，与档案管理规章制度、信息化基础条件、档案管理人员等多个因素有关。本文分析了军工电子类科研院所档案信息化管理的问题与不足，提出了发展的建议，对于促进科技档案资源的共享共用、提升我国军工电子类科研院所档案信息化管理水平具有重要参考借鉴意义。