大数据背景下档案管理信息化思考

马超 中国石油运输有限公司北京分公司

前言：伴随着信息网络技术的迅速发展，产生了大量的行为痕迹，而这些痕迹以数据的方式储存在服务器当中，就成为了“大数据”。在大数据背景下，采用电子信息化模式管理档案成为必然的途径，同时也成为社会信息化发展的大势所趋。为更好的推动档案信息化管理建设发展，今后相关工作者还需不断对此作出研究探讨。

一、大数据背景下档案管理信息化问题

大数据背景下，档案管理信息化不仅有助于资料信息传递共享，也有利于档案纸质载体的保护，对提升档案管理工作效率具有重要意义，但在实际工作中也存在着很多的问题。首先，档案储存安全隐患突出。由于计算机网络具有一定的开放性，很容易受到病毒、黑客的破坏攻击，并导致档案文件被盗用，篡改，这会为部门单位带来不可估计的损失[1]。而现下在档案保密管理方面的法律体系还不健全，而随着档案信息化工作的普及，档案储存安全隐患问题将更加突出。其次，档案信息化管理标准化、规范化滞后。由于现下大数据背景下的档案学还没有诞生，同时也没有权威部门牵头，对档案信息化管理作出明确的标准规范，而这使得不同单位、不同部门使用的档案管理软件标准不一，共享性比较差，甚至存在一个单位运用多套系统进行档案数据录入的问题，不仅制约了档案信息化管理工作的发展，这也造成了大量的资源浪费，不利于推进我国档案管理现代化水平提高。最后，档案管理人员素有待提升。由于受到传统档案管理工作观念影响，在大数据背景下，很多档案管理工作人员工作意识仍旧比较保守，同时缺少计算机、信息技术方面的知识掌握，在实际工作中跟不上现代化工作发展步伐，不能对档案进行深层次的信息化整理。

二、大数据背景下档案管理信息化思考

（一）加强档案安全保障体系建设

大数据背景下，档案管理信息化需要借助计算机网络实现档案业务功能，并通过电子档案的方式进行传阅和批示，无论是档案的归档还是档案资料查询，都是在网络的操作环境下进行，对计算机系统的依赖性比较强。而计算机网络是一个开放性的系统，具有共享性和公共性的特点，这就使得大数据背景下的档案信息化管理网络存储安全隐患问题突出，因此能够有针对性的建立档案安全保障体系，保障档案管理工作安全十分必要。如在档案管理工作当，可以对电子文档进行加密处理，并设置访问权限和身份认证，建立防火墙等，通过这些处理方式更好的保证档案安全[2]。同时档案管理部门还应该定期对网络服务器进行检修维护，及时查找系统漏洞，并进行漏洞修补和系统配置更新，以此及时发现其中的安全隐患问题，防止非法分子侵入，保证档案信息安全。而在政策方面也应该做出相关补充，如应制定出有关大数据背景下档案信息化管理发展的法律政策，制定信息档案管理安全教育法则，从而更好的提升档案管理人员的信息安全防范意识，对信息盗取犯罪进行严厉打击，维护档案管理工作安全。

（二）推进档案信息化管理标准化、规范化

大数据档案信息化管理工作现下还处于初步探索阶段，档案管理还未真正的向规范化、标准化的方向推进进行，而对档案信息化管理工作发展造成了一定的影响。推动档案管理工作标准化、规范化是一个非常系统的工程，既要抓好自动化软件建设，同时也应该抓好日常档案工作标准，要通过两者之间的相辅相成，更好的推动档案信息化管理工作发展，首先，要规范档案格式文本，对档案格式做出明确要求，尽可能的选取几种常用的类型作为部门单位日常档案文书类型，以此减少档案立案的复杂性，使档案管理、操作、查询的利用率得到更好的提升[3]。其次，开发构建标准化的档案管理软件，档案管理部门可以与大数据公司或者相关机构建立合作关系，共同配合研发设计出适合本单位的档案管理软件，并在各个部门之中推动实行，以此在标准化的软件应用下，推动档案信息化管理工作向更好的标准化、规范化方向发展。

（三）加强教育培训，提升档案管理人员素质

在大数据背景下，档案管理工作条件、环境都发生了巨大的变化，信息化的档案管理工作对档案工作人员的素质能力提出了更高的要求，面对着新形势下，层出不穷的挑战问题，相关的档案管理人员必须要不断的优化自身的专业知识结构，更好的适应岗位工作内容需求。而这除依靠档案管理人员的自身加强学习外，相关部门单位也要为档案管理人员的发展提供契机，如可以通过组织教育培训工作，以资格培训和继续教育作为培训工作重点，帮助内部档案工作人员不断的丰富档案管理知识，树立与时俱进的管理理念，同时掌握更多种信息技术储存技能，实现与岗位相匹配的能力[4]。同时还可以通过开展学术研讨的方式，组织档案部门区间进行交流学习，以此向他人学习对新技术、新方法的工作经验，将交流中获得的感性经验理论化，并在实践之中不断的丰富经验，应用到新时期的档案信息化管理工作中，以此更好的提升档案管理工作效率。

总结：在大数据背景下，档案信息化管理成为一种必然，并在提升工作效率、优化业务流程，推进资源共享，节约物质资源等方面体现出了巨大的优势。但同时档案管理人员也要正视现下档案管理工作中面临的困难问题，要立足于当前没有解决的问题，制定出有效的管理对策，以此推动我国档案信息化管理工作向更加健康、稳定的方向推进发展。