做好事业单位会计档案管理要素的探索 ?

邱龙

摘要：会计档案管理可以反映和披露行政事业单位的实际经济状况。事业单位的会计档案管理不仅包括经济核算数据和业务核算数据，会计数据和其他纸质会计数据，也包括从事会计信息活动的行政机构建立的电子会计记录，它能准确、真实地记录和披露行政事业单位的具体经济交易情况。为此做好事业单位的会计档案管理工作势在必行。

关键词：事业单位;档案管理;探索

一、事业单位会计档案管理现状

1、缺乏良好的会计档案管理电子系统

为了更好地管理电子会计档案，我们需要使用完善的电子系统来管理会计档案。目前事业单位档案馆的档案管理系统包括“财务和会计”模块，但该模块是为传统会计档案开发的，因此，当前档案管理系统中的“财务会计”模块并不完全适用于電子会计档案，这限制了事业单位电子档案管理的发展。

2、工作人员能力不足

由于电子会计档案不像纸质档案，它们是无形的、不可触摸的。他们的管理活动完全依赖于计算机网络的软件和计算机系统，而计算机网络高度依赖于系统。目前，事业单位的会计队伍结构单一，拥有丰富的会计经验，但缺乏必要的计算机专业知识。随着电子档案帐务管理的发展，信息技术工作者能力不足的问题将受到越来越大的影响。

3、工作方式落后

由于电子会计档案的实施，这种方式已不能满足实际工作的需要。此外，多年来重视使用保管的理念，事业单位会计电子档案面临着开发利用的困境。传统的收集、整理、归档等方式仍然是日常管理的中心，员工开发和使用的热情也不高，难以充分挖掘电子会计档案资源，积极为单位工作服务。

二、事业单位会计档案管理改进措施

1、积极推动会计记录的识别和销毁

目前，新措施已经将鉴定销毁工作的权力交还给单位，，单位还应按照新办法的有关规定，定期开展档案鉴定和销毁工作。最好的周期是一年一次，进行鉴定和销毁。对于已经达到保存期限的档案，会计和档案部门人员应评估档案的意见，并重新确定档案的保存期限，必须继续保存;不需要存放的按程序销毁，由档案部门和财务部门进行人员参与，监督部门和审计部门参与监督。如有必要，还应邀请单位的法律工作人员参加。为了销毁档案，档案部门和财务部门的工作人员发布销毁意见，编制一份销毁档案清单，注明名称、卷号、，复印件数量和其他相关信息，并由负责人签署意见。销毁前，监督机构应按照清单规定的内容清点数量。销毁后，应当签署意见，并向单位负责人报告。

2、加强制度建设，提升管理责任

由于电子档案强调对流程的全面管理和对前端的控制，这与纸质档案有很大不同，在实践中开发的管理体系应覆盖电子会计档案的整个生命周期，并说明不同部门和人员的职责：财务部主要负责管理前端，档案保管部完善电子档案管理系统，它制定了相应的行动流程和安全措施，解决了存在的问题。不同地区单位的会计档案现状各不相同，例如，固定资产折旧方法有不同的规定，因此，我们应该根据自己的情况选择能够发挥主导作用的正确政策。

电子会计档案移交档案前，收集、整理、归档工作主要由财务部负责。财务部应从安全会计的角度提出安全要求，并组织电子会计档案。IT部门负责开发系统，提供技术支持，采取安全措施，而档案管理部门则负责监督和指导这一过程。新系统应在会计记录归档方面引入创新。除了传统的归档范围外，还应归档银行企业业务系统和互联系统创建的新的电子会计档案，包括归档领域的元数据和系统文档，确保归档文件的完整性，为用户提供完整有效的基础。

移交过程中，财务部负责编制清单目录，档案管理部负责对光盘和清单目录进行接受。档案部负责后期妥善保管，按照相关制度规定进行标识和销毁，回收和使用。在收集整理过程中，要确保整个过程的安全性。从源头上控制档案数据的质量，严格管理传输和转换过程，充分保证真实性，电子文件的完整性和可访问性。员工应充分利用空闲时间收集数据，并努力使用下一个工作日的最新数据。整个数据传输过程采用单一寄售模式，以防止数据覆盖。对数据收集进行了良好的监控，以准确发现和定位问题的链接。同时，正在开展大量工作打击假冒行为，并采取混合措施防止假冒商品，如双方的数字签名和机密数据比较，以达到防伪和多次打击假冒的目的。

3、加强员工培训，提高员工素质

管理人员不仅有义务学习足够的会计知识，而且有能力处理信息，首先，我们可以使用内部潜在的步骤方法来加强员工在计算机软件、硬件和网络知识方面的技能，提高工人使用信息技术和新知识、新技术、新设备的能力，以及透过定期举办技术培训及持续培训，更新及改变现有知识架构的现况。或者，引入信息技术的专业人才对其及进行培训会计方面的知识，可以让其直接从事与会计档案管理相关的工作。

结语：

在互联网时代，使用电子会计档案的好处非常明显。它减少了纸张、物流、仓储和工作的开支，提高了会计工作的效率，促进了事业单位的发展。

参考文献：

[1]马婷. 浅析事业单位档案管理创新[J]. 卷宗，2021，11（5）：22.

[2]彭洁.事业单位会计档案管理工作探究[J].管理观察，2020：66-67.