对医院档案管理工作引入服务外包的实践与思考

赵光曦

摘 要：本文主要从医院档案服务外包的意义着手，针对目前医院档案管理中引入服务外包主要存在的一些问题进行了详细探究，并提出了几点合理建议，希望能够为医院档案管理工作的发展提供助力，促进医院长远稳定发展。

关键词：医院;档案服务外包;实践

引言

随着医院的不断发展，档案数量也跟随急剧增长起来，传统的档案管理模式很难有效满足其具体需求。而合理应用档案服务外包，则能很好解决这一问题，并且，这也是医院档案管理工作中的一项全新发展趋势。合理引入服务外包，能够很好地节省医院的人力、物力以及财力，同时，还能有效提升档案管理质量。不过，因为各方面因素的影响，导致当前医院档案服务外包中存在一系列问题，需要医院方加强管理，让档案服务外包发挥出最好的作用，下面就医院档案服务外包实践进行具体分析。

一、医院档案服务外包的意义

随着人们生活水平不断提升，对于医疗健康的需求也越来越大，使得医院的各项医疗服务项目和业务量不断增长，档案资料也不断增多，导致医院档案部门压力剧增，各种问题逐渐凸显，如设施设备老化、库房紧张、档案管理软件需要更新换代等等，而合理应用档案服务外包则能很好解决这些问题，其应用意义重大，具体表现在以下三个方面：

1.缓解医院的档案保管压力

一般来说，大型公立医院档案数量庞大，门类多样，因为公立医院的资源有限，近年来很多医院都面临着库房紧张、各种载体的档案大幅增加等压力。就三级综合医院档案来说，主要包括各类文书档案、病历档案、会计档案、科研档案、设备档案、基建档案、声像实物档案等，在这之中，病历档案数量所占比重最大，然后就是会计档案。

国家明确规定，门（急）诊病历由医疗机构保管的，保存时间自患者最后一次就诊之日起不少于15年;住院病历保存时间自患者最后一次住院出院之日起不少于30年。由此，医院的病历档案数量急剧增加。而且就最新《会计档案管理办法》来说，其中提出延长会计档案保管期限，大部分医院就算会计档案已经达到销毁年限，也还在继续保留，这更是给医院档案部门的档案保管工作增加了负担。

与此同时，很多三甲医院的床位本来就非常紧张，连医疗用房都很难满足，档案用房需求自然无法满足。一些医院甚至会采用地下室进行档案的保管，很难达到档案库房“十防”的要求，如遇上房屋漏水和内涝的情况，档案遭遇损失的风险极大。所以，合理应用档案外包服务模式，能有效解决档案保管的问题，缓解医院档案部门的压力。

2.提升医院档案部门的服务质量

随着医院业务的拓展、服务的提升，医院各项管理工作也逐渐朝着专业化、精细化的方向不断前进，对于档案的利用需求也随之提升，具体表现在职能科室的日常工作、科研教学、医疗纠纷处理、审计查账、设备维修、后勤基建等方面，都离不开档案的支持。

与此同时，对于医院档案部门的服务水平也提出了更新和更高的要求，就具体情况来看，医院档案部门普遍存在人员设备短缺的情况，档案人员在完成繁琐的档案收集、整理、鉴定、分类、编目、统计、电子化等归档工作时，多余的精力只能勉强应付日常檔案应用需求，服务质量很难得到进一步的提升。针对这种情况，医院档案部门应该结合实际情况调整自身发展战略，为档案管理注入全新的理念与模式，将各种社会资源合理利用起来，以便将医院档案利用的作用更加充分的体现出来。

相比较于传统的方式，档案服务外包显得更加便捷，医院档案部门之前承担的如查找、扫描以及复印等基础业务会极大减少，可以将更多的时间和精力放在服务质量提升上，从而为医院档案利用者提供更为快捷优质的服务。

3.降低医院档案管理成本

就医院管理而言，医疗管理才是其中的核心业务，能够创造直接效益，档案管理则难以做到，所以，档案管理往往被当做医院的非核心业务。不过纵观全局，该项工作又是医院管理中十分重要的一部分，不容忽视。随着档案自行保管成本的增加，具体表现在人员配备、库房建设等等，而且一些历史悠久的医院往往建设在城市的核心地段，所以，不论是自建或是租赁库房，成本都非常高。而通过档案服务外包，则能很好解决这一问题。

档案服务外包机构的库房往往都是设置在郊外，有着非常完备的设施和专业的技术人员，库房空间能够得到充分的利用，管理运营也存在非常显著的规模效益，保管费用自然能够极大压缩。所以，医院应用这一模式，只需要为自己需要的服务进行付费，不需要空置或是预留库房，也不需要增加专职档案人员的数量，这在很大程度上节省了固定成本投入，而节省下来的成本便能投入到核心业务中，提升核心竞争力，实现更为理想的发展目标。

二、医院档案服务外包中主要存在的问题

1.档案中介服务行业规范管理的问题

就当前情况来看，档案中介服务行业缺乏一个明确的管理部门来管理和协调，从而使得各个档案中介机构处于分散经营的状态。同时，在我国旧的档案管理体制根深蒂固的影响下，档案行政管理部门的管理对象往往局限于党政机关、国企、事业单位，而档案中介机构通常处于中间地带，缺乏专业性的规范管理和监督。就相关调查结果显示，在我国当前各省市的《档案管理条例》中，只有很少一部分省市的条例规定了档案中介服务机构需要备案或者档案行政管理部门对其进行监督与指导。

2.档案中介机构运作规模和实力的问题

首先，除了一些大城市，其他地区的档案中介服务机构往往存在着规模小、实力弱等特点，因为实力不强，导致档案中介机构很难承接像三甲医院这样的大中型档案外包服务，这样在很大程度上阻碍到档案外包业务的发展。此外，外包行业内部间缺乏有效的沟通交流，资源难以实现共享，从而阻碍到品牌的形成，所以规模化发展自然无法进行;其次，档案中介机构业务种类和服务手段单一，很多从业人员的工作就是一些简单的手工劳动，如档案编目、整理、扫描、上架等。

就当前情况来看，我国发展较多的档案中介服务项目主要包括档案数字化处理、档案整理与寄存等，很少涉及系统的开发与设计等技术含量高的业务。相比较于国外，我国档案中介机构业务的广度和深度还有较大差距，未来还有很大的发展空间。

3.档案业务外包质量的问题

目前，档案业务外包中缺乏统一的质量标准。具体表现在，医院比较关注的是怎样用最小的代价获得最为优质的档案服务;而档案中介服务机构则关心如何用最小的成本获取更大的利益，双方在合作过程中存在着显著的矛盾。

作为院方，应在收益和成本之间反复考量，尽可能地将档案业务以最低的价格外包出去，而档案中介服务机构为了获取更大的利润，往往会采用各种措施压缩外包业务成本，服务质量自然会随之降低。因为缺乏明确的质量标准进行规范，致使档案外包服务中时常出现一些问题，如编目不科学、查找困难等。

还有就是缺乏有效的监管，档案业务外包属于一种新兴行业，所以，各项监管措施与法律法规还不完善。院方因为成本因素的影响，不可能再找第三方来监督，如果仅靠档案中介服务机构的自觉，对于院方而言又存在风险。

4.档案专业人才问题

就我国当前情况来看，档案中介机构中存在着显著的档案管理人员素质不高、专业人才缺乏等问题，这些问题严重阻碍到档案外包服务业的发展。在很多档案中介机构中，其中的从业人员往往只经过短期培训，或者不经过培训就上岗作业。因为专业知识不足，在具体档案管理工作中，难免会出现一些错漏。在这种情况下，档案业务外包服务质量很难得到有力的保障，甚至还有可能出现所有工作推翻重新开展的情况，给客户带来时间上的损失，也给档案服务外包业的发展带来了很大的阻碍。

三、医院档案服务外包模式应用实践的建议

档案服务外包模式能够让医院更加专注于核心医疗业务，专心提升医院的核心竞争力。应该注意的是在具体工作开展过程中存在着一些风险，所以，医院相关部门在档案服务外包模式具体实践中，应该结合自身需求合理选择相关服务，只有这样才能将其作用更加充分的发挥出来，达到理想的效果，在此提出几点建议：

1.政策扶持与监督指导并举

档案服务外包行业是在我国改革开放不断深化背景下逐渐形成的，它的出现弥补了之前由档案行政管理部门履行的部分职能。对此，档案行政管理部门应该正视此行业的存在，并且对其服务与监管有效融合，推动该行业稳定发展，使其成为国家和各级地方档案馆的补充。具体可以从以下两方面着手：一方面是档案行政管理部门在完善档案外包法律体系的同时，应该根据该行业准入标准严格设置审批流程，并且不断加强监督和检查;另一方面，档案行政管理部门应该牵头搭建完善的平台，鼓励现有机构共同组成行业协会，并且制定合理的行业准则，实现行业内部资源共享和有效的沟通交流。通过以上努力，医院档案服务外包工作质量就能够得到有效的提升，为医院提供优质的档案服务。

2.加强外包服务的过程管控

医院作为档案外包服务委托方，应该积极转变自身观念，认识到档案服务外包是大势所趋。不过在具体外包时，医院应该根据自身情况判断和评估外包服务是否有必要，之后提出相关要求和预期目标并确定好外包方案，同时，在合同协议中将服务质量标准、服务范围与内容、费用明细、保密以及违约责任等等明确。此外，在档案外包服务具体实施阶段，还应该加强过程管理，指派专门的人员负责，与合作方保持交流沟通，以便及时发现问题，并且有效解决。最后，应该对档案外包服务进行有效的绩效评估。通过这些方式，能够更好地保障医院档案服务外包质量，实现双方共赢。

3.加强医院档案服务外包的风险控制

医院信息化建设和需求对档案管理提出新的要求，档案数字化和档案数据库建设已成为当前的档案管理的目标，在进行档案外包时，确保档案信息资源安全是最根本的要求，可将PDCA持续改进机制引入档案服务外包项目中，以此来控制风险。

P（计划）：在进行档案服务外包前应制定风险应对策略。档案工作人员根据风险评价结果确定风险应对和预防的优先等级和时限，并明确实施责任人。

D（执行）：不断完善档案管理制度与岗位职责，加强对专兼职档案人员的培训，使每位參与档案管理的人员都重视档案的风险管理，科学有效地落实实施方案以及风险预防计划和应对策略。同时，对外包企业的人员要建档监管、进行档案安全和保密教育，严格按制度要求、规范操作流程和技术标准。

C（检查）和A（处理）：建立医院档案工作风险监督机制，确保风险评估及应对计划的适宜性。定期对档案数字化外包情况进行督查检查，对档案保管外包进行详细验收，并开展满意度调查，年底进行全面风险评估，通过各种检查，及时发现医院档案工作中存在的问题和安全隐患，并及时处理，持续提升医院档案工作质量与安全。

4.档案外包服务机构应注重自我提升

从档案外包服务机构来看，除了在发达城市的机构发展规模较大外，其他地区的机构都处于发展初期，规模小、实力弱，再加上部分医院受到传统档案管理方式的影响，为了更加便捷地应用实体档案，往往选择距离本医院较近的机构，而目前的现状不能满足这样的需求。由此可见，档案外包服务行业有着很大的发展空间，所以，档案外包服务机构应该抓住该次机遇，不断提升自身的竞争力。首先，应该加强内部规范管理，构建完善的管理制度。其次，不仅需要注重经济效益，而且还得重视社会效益，在做好常规业务的同时，加强和医院的沟通交流，了解他们的实际需求，不断优化自身服务和开发新的产品来满足市场的需求。

另外，档案服务中介机构专业人才不足的这一现状应受到重视，具体可以从以下几方面着手：一是提高准入门槛，要求员工持证上岗;二是加强现有员工的定期培训，要与时俱进地学习新方法并实践于工作中，来适应目前市场的需求;三是提高福利待遇，吸引更多优质档案管理专业人才的加入，步入良性循环。

四、结语

综上所述，档案服务外包将成为医院档案管理的一种趋势，不仅可以缓解医院的档案保管压力、提升医院档案部门的服务质量，还可以降低医院档案管理成本。不过，因为档案的信息传输与保管对于安全性有着较高的要求，在实施档案服务外包过程中应该积极应对其中存在的问题，采用合适的措施进行管控，使档案服务外包为医院档案管理提供更大的助力。

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（作者单位：昆明市第一人民医院）