刍议高校档案信息化建设策略

2021-02-21欧阳满兮

兰台内外 2021年1期

欧阳满兮

摘要：档案管理作为高校管理工作中重要的组成部分，应当随着我国高校改革不断创新，通过将信息化技术应用于其中，从而提高档案管理工作的效率，强化高校档案管理工作的开展效果。随着社会经济的不断发展，信息化逐渐成为时代的主流，而高校的档案管理工作也应当紧跟时代发展的步伐，通过加大信息化建设，进一步提高高校的管理效率，在实际工作的过程中，应当引进更加先进的管理方式，提高工作人员的综合素养，实现信息共享，以信息化的方式替代传统的存储方式，最终提高高校的信息存储开发能力。在信息化水平不断发展的背景之下，高校档案管理工作也有了新的内容，通过加强档案管理与数字化技术的结合程度，不仅仅能够提高工作效率，与此同时，也能够提高高校的整体管理水平。本文就高校档案信息化建设的现状以及管理对策进行探讨。

关键词：高校;档案;信息化;建设

通过将信息技术应用于互联网时代高校工作的管理之中，会使得传统的管理方式产生一定的变化，信息化管理方式相比较传统的存储方法存储空间更大且速度更快。在此背景之下，高校应当加强档案信息化管理建设，并且建立与之相对应的信息管理平台，为实现档案信息化管理提供坚实的基础。

一、互联网时代高校档案信息化管理概述

在档案管理的过程中，通常都是以纸质文件作为基础，由人工对档案进行收集保管以及编写，由于档案的储存量较大，且信息十分复杂，因此工作人员在对信息进行提炼的过程中，往往会出现很多问题，且最终的调研质量会受到较多人为因素的影响，在保存的过程中极易产生错误。除此之外，在对档案进行调用时由于手续十分复杂，且效率低，因此也很难确保档案管理工作的有效性。然而在将信息技术应用于档案管理的过程中，不仅仅能够提高档案管理水平，同时也能够创新服务方法，并为其提供强有力的技术保证。当前我们可以充分运用互联网平台，拓宽档案信息的来源，确保信息收集的准确性，提高了信息收集效率，同时在对党员进行归档的过程中，也能够对不同的信息进行分类整理，并且建立与之相对应的数据库，在保证工作人员效率的同时，也能够提高信息处理质量，确保档案工作的有效性以及完整性。

二、互联网时代高校档案信息化管理现状

1.管理强度不够

当下尽管信息技术已经被广泛的应用于各行各业之中，然而并没有发挥计算机技术的应有作用，在实际应用的过程中也存在很多问题。首先，高校在将信息技术应用于其中的过程中，仅仅是将管理技术局限于一个方面，通过采用单机操作的模式来满足高校信息管理的需求，并沒有考虑到整体的档案管理工作，使得各个消息在传递的过程中存在一定的滞后性，进而严重影响了信息化管理的时效性。在当下高校档案管理工作的过程中，整体效率不高，虽然信息化技术已经在管理过程中得到了广泛的应用。然而由于应用深度还有待提升，与之相对应的管理技术也有带丰富，一些高校甚至仍然采用传统的管理模式，这也导致高校档案管理信息化水平不高，在档案管理工作推进的过程中往往会出现由于人为因素造成的工作失误，这直接影响了档案工作的合理开展。其次，在将信息技术应用于档案管理的过程中，由于信息技术的使用范围较窄，仅仅适用于日常的信息发布以及信息管理，不会运用信息技术加强档案的沟通和交流，这些都会直接影响高校档案信息化管理工作的质量和效率。同时，在信息化管理的过程中工作人员的素质水平也会直接影响管理的有效性。由于一些工作人员并不能够充分掌握信息技术，因此也不了解各种先进的信息化管理方法，严重影响了整体的管理效率。

2.网络管理安全性

在互联网时代，高校档案信息化管理的过程中也会存在安全性这一方面的问题。首先由于计算机系统在发展的过程中本身就存在一定的安全隐患，因此，在高校对信息进行存储的过程中，一定会应用到计算机硬件，而硬件有着人为破坏的可能性。在电脑联通网络之后，也容易受到一些病毒的攻击，导致档案数据被偷窃以及篡改，同时在推进高校档案信息化管理的过程中，由于缺乏与相对应的法律文件，档案管理体系仍然不完善，因此，在对信息进行存储的过程中，仅仅是按照过去的存储方式进行规定和限制的，导致当下还没有专门针对互联网时代档案信息管理的法律存储规定，因此，档案信息化管理的过程中缺失法律认可，导致高校档案信息化管理工作的真实性存在疑虑。

3.档案管理信息缺失

在信息技术进一步发展的背景之下，信息化的管理手段也被应用于各个行业，在给工作人员带来实际便利性的同时，也能够提高工作的科学性。在高校经营活动的过程中档案管理涉及到很多原始的资料，一些数据是能够反映高校经济状况的，因此是尤为重要且不可丢失的。在高校发展的过程中，财务核算的数量也在不断的增多，因此为了给资料提供一定的空间，同时也能够方便工作人员对党员进行查阅，应当提高档案管理的信息化程度，只有这样才能够避免由于工作人员变动给档案管理带来的不良影响，当前很多高校虽然对档案管理进行信息化的建设，然而由于信息化程度欠缺且档案数量累积过多，并不能够对电子档案进行及时的更新，最终导致信息发展滞后，不能够充分运用互联网的发展优势，完善与之相对应的数据库。

4.档案执行力度不足

由于当下高校的档案管理工作并没有设置专业的工作人员对档案进行管理，通常是由工作人员进行归档整理。然而通过调查，我们发现很多工作人员并没有进行专门性的档案培训工作，这也使得工作人员在进行档案整理时不能够满足档案管理对于专业性的需求，造成档案管理存在档案归档不符合实际，要求不规范等问题。与此同时，工作人员在进行档案管理的过程中，由于缺乏与之相对应的制度执行规范以及操作标准依据，这也使得工作人员在进行档案管理的过程中存在执行力不足的情况，不能够对档案进行及时的整理以及收集，使得最终的工作十分混乱。除此之外，我国在发展的过程中并没有针对档案管理制定与之相对应的法律法规，这也使得档案管理工作在具体实际执行的过程中缺乏法律法规指导，并不能够将法律法规作为最终的执行规范，不能够确保档案管理工作最终的工作质量以及效率水平。高校档案管理工作对于推动高校的可持续发展有着十分重要的作用，因此管理人员的个人能力以及综合素养也应当跟随档案管理工作的发展而不断丰富。在信息化时代背景之下，作为管理人员应当合理应用信息化技术，提高高校档案管理工作的效率，通过推动档案管理方式以及内容的改革，从而提高管理质量。然而，由于一些管理工作人员个人素质以及专业知识的欠缺，不能够适应高校档案管理发展的需求，因此这也会直接影响档案管理工作的效果。

三、互联网时代高校档案信息化管理对策

1.完善管理制度

由于档案行业具有一定的复杂性，因此对于档案信息化管理工作的要求也在不断的提高，通过将信息技术应用于互联网时代档案管理的过程中，不仅仅能够帮助高校获得良好的管理效果，同时也能够推动高校的可持续发展，通过将信息化的管理模式应用于其中能够帮助档案信息工作的有效开展。除此之外，通过构建一个信息化的平台也能够方便高校的各个部门展开更好的沟通和交流，最终实现信息共享。为了能够使得各个部门的工作人员能够更快地获取信息，提高档案管理的效率，通过运用信息平台能够对信息进行归纳处理。其次，在互联网时代高校发展的过程中一定要遵循规章制度，从而保障施工的有效性，只有构建完善的制度，才能够确保互联网时代档案管理工作的有效开展，因此想要在互联网时代背景之下更好地推进互联网时代背景下档案信息化管理，应当制定一个科学有效的管理制度，从而保证各项工作的顺利推进。

2.做好信息共享工作

为了确保互联网时代高校档案信息管理工作的有效性，应当对当下的资源进行构想，在内部平台，加大各个部门之间的沟通和协调，从而实现信息共享。由于当下我国在信息化管理这一方面还不够成熟，因此各个部门之间的只能十分分散，导致各个部门在进行沟通时不顺畅，使得整体工作效率降低，因此我们可以建立一个统一的管理系统，最终实现办公的统筹合理性。其次，为了进一步实现信息共享可以设立一个独立于系统之外的平台，通过对档案进行信息化管理分类之后再进行共享，这样也能够便于工作人员对想要的档案信息进行查询以及上传。作为档案管理部门也应当建立与相对应的规章制度，通过鼓励引导工作人员对档案信息进行共享，提高资源的利用效率，从而创造更多的档案价值，同时也应当加大对于资料的审核力度，对于资料的来源以及名称等信息进行标注，方便工作人员进行查询以及整理。

3.提高人才素养

为了提高互联网时代高校档案信息化管理工作的有效性，应当加强高素质人才建设，打造一支具有高效率的信息化管理团队，应当提高工作人员的综合素养，并且对各个行业的业务现状进行了解，且具有一定的计算机知识，只有这样才能够做好互联网时代档案信息化的管理工作，满足信息化建设的需求。因此，对于工作人员而言，应当具备丰富的档案管理知识以及实践经验，同时应当加强对于信息化管理的定向学习以及社科知识了解，最重要的是应当了解档案存储接收的基础知识，只有这样才能够胜任档案信息化管理工作的需求，在高校信息化建设的过程中，也应当不断学习，不断进步，不断提高自身的专业素养以及综合能力。

4.树立科学的管理观念

在社会不断发展的背景之下，作为管理人员应当始终紧跟时代发展的步伐，树立科学的档案管理观念，只有这样才能够推动高校的可持续发展，使得档案管理满足社會实践发展的需求。在对档案进行管理的过程中，作为工作人员应当明确档案管理的职责以及目标，通过落实各项工作制度，严格规范管理工作的执行，充分发挥自身的职责，最终保证档案管理的实际效用，完成档案管理目标。与此同时，作为管理人员应当充分注重档案管理这一工作，并且严格将档案管理的最终效果与工作人员的奖惩制度相挂钩，这样也能够激发工作人员的积极性。在档案管理的过程中提高信息化建设水平，对于推动管理工作的有序开展有着十分重要的意义，因此高校可以结合自身的实际情况，建立与之相对应的管理系统，例如局域网建设等等，各部门都可以通过局域网来实现信息资源共享，这也方便工作人员对信息数据进行更新，通过建立与之相对应的数据库以及电子档案在提高工作效率的同时也能够推动高校管理的可持续发展。

5.加强日常维护

工作人员在进行档案信息化系统日常维护和管理的同时，应当加强对于软件以及硬件的查看，通过定期对交换器、路由器等硬件进行仔细地检查，从而确保这些硬件的性能良好，排除一些安全事故的发生。在检查过程中，一旦发现硬件出现故障，应当及时维修或者更换，从而确保档案管理系统运行的过程中各个环节能够正常地运转。针对软件这一部分应当及时进行更新，通过安装最新的补丁，进一步提高公众日常工作过程中软件的安全性。除此之外，还需要进行不定期检查和定期检查这两种，通过将两者相结合，从而使得档案信息的安全保护更加科学，更加有效。为了进一步加强档案信息的安全，作为工作人员不仅仅应当保障终端设备的安全，同时也应当确保信息在运输传达过程中的安全。在此过程之中，工作人员应当进一步优化档案管理系统加密技术。作为操作人员在进入终端之前应当进行严格的身份验证，只有这样才能够提高终端访问的门槛，防止一些无关人员随意访问。与此同时，应当选择与之相对应的加密方法，并不断优化加密技术，从而确保网络安全。例如，技术人员可以运用数据加密标准算法来进行安全维护。这样一来密码很难被破译，而数字档案管理系统运行的过程中的安全也可以得到保障。

四、结束语

综上所述，在高校发展的过程中，实现信息化管理已经是大势所趋，是提高高校日常管理工作质量以及效率的重要手段，与此同时，在互联网时代档案信息化管理工作也是一个系统性的工程，作为管理人员，应当清醒的认知到当下档案管理过程中存在的问题，并且结合科学信息技术找到解决办法，使得档案管理工作更加规范，更加高效，最终使得档案信息化管理工作符合时代发展需求。

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