高校干部人事档案数字化外包的实践

杨红

摘 要：近年来，越来越多的高校将干部人事档案的数字化提上了工作日程。外包是实现干部人事档案数字化的有效方式，是加快实现人事档案信息化管理的快捷途径。建立一个由组织保障、安全保密、制度保障、工作流程等组成的严密的数字化外包工作机制，采取有效措施防范风险，能保证人事档案数字化外包工作安全高效地完成，加快人事档案信息化管理的进程。本文结合本单位干部人事档案数字化外包的实践，从争取学校领导和相关部门的支持，拟定科学合理的数字化实施方案，做好招投标，优选外包公司，做好过程管理确保工程进度和质量几方面，总结了干部人事档案数字化外包的经验。

关键词：人事档案;数字化;外包

近年来，随着数字档案馆的建设，以及从严管理干部的要求，越来越多的高校将干部人事档案的数字化提上了工作日程。通过干部人事档案的数字化，能有效的保护档案实体和信息的安全，避免档案信息的涂改造假，降低利用中的信息扩散风险，极大的改变干部人事档案相对落后的管方式理和服务模式，适应新时期高校发展对档案工作的要求。

然而，面对数量庞大的干部人事档案，单靠档案管理部门本身，要实现数字化，是一项不可能完成的任务。过去由于干部人事档案信息的涉密性，很多单位对干部人事档案的数字化存在顾忌。近年来， 随着《干部人事档案数字化技术规范》的出台，一批有涉密资质的数字化外包公司的出现，一些高校如贵州大学、北京师范大学、中国矿业大学、四川大学等通过外包方式，开始了干部人事档案数字化的实践。电子科技大学从2019年启动干部人事档案数字化加工项目，采用外包方式，计划分两期完成约7000卷干部人事档案的数字化加工。通过一年多的具体实践，在数字化外包的开展、风险控制，数字化质量保证等方面积累了一些经验，探索出了一套有效的数字化实施方案。

一、抓住契机，主动争取学校领导和相关部门的支持

数字化外包，离不开学校经费的支持。根据学校规模的大小和档案数量的多少，所需经费从十来万到上百万。没有学校领导的重视和充足经费的支持，数字化根本就无从谈起。档案部门需要抓住契机，主动争取。我校从2015年起，抓住学校建设数字化校园的契机，分期对馆藏文书、学籍等档案进行了数字化。数字化成果的应用，大力提升了档案的利用效率和服务水平，受到了利用者和学校相关部门的充分认可。正是通过前期数字化档案馆的建设，让学校领导和相关部门看到了档案数字化带来的便利。同时，在从严治党背景下教育部对干部人事档案的多次专项检查，强化了学校领导对干部人事档案数字化重要性的认识。这些都为干部人事档案数字化经费的顺利申请打下了良好基础。

同时，干部人事档案数字化，也需得到相关职能部门的支持和配合。干部人事档案数字化涉及的不仅是档案部门。人事档案材料的形成部门多，时间跨度长，大部分档案都存在档案材料缺失的情况。缺失材料的补充以及对档案材料的审核，需要组织人事部门以及教务、纪委、学院等相关部门的参与。只有各部门密切配合，干部人事档案数字化才能顺利的推进。近年来开展的干部人事档案审核，提高了学校领导和相关部门对干部人事档案重要性的认识，很多高校以此为契机，按照干部人事档案最新规范，进行了档案的规范整理和缺失材料的补充，为数字化的开展打下了一定的基础。在开展数字化加工前，更需要档案部门与各职能部门加强沟通，让职能部门了解干部人事档案数字化的必要性，以及数字化完成后对相关部门工作带来的便利，从而得到相关职能部门的支持，形成合力，共同推进。

二、拟定科学合理的数字化实施方案

干部人事档案的数字化要坚持“安全第一，质量优先，分批实施”的原则，在正式开展数字化加工项目之前，要根据学校下拨的经费、馆藏情況、利用频率等，做好调研，摸清家底，制定切实可行的工作方案。

首先，要对馆藏情况有充分的了解。每所学校办学规模不同，干部人事档案数量少则几百卷，多则上万卷，管理方式不一，档案工作基础也有很大差距。并且不同历史时期的档案，从载体、分类到整理都呈现非常大的差异性。这需要我们首先对单位馆藏情况有充分的了解。根据馆藏情况，档案整理情况，利用情况，科学拟定数字化方案，确定数字化的范围、重点、数量、优先顺序等。经费充裕的，可以全部数字化，经费不多的，就需要对数字化内容进行仔细选择了。根据利用率和急者优先原则，可以选择先加工教授、处级干部档案，或者选择人事档案中利用率比较高的干部履历表、入党志愿书、奖励材料、任免审批表等材料。比如，我校在制定数字化方案时，在对档案情况和数量全面摸底的基础上，按照利用优先、分步实施的原则，确定了处级以上干部档案——在职人员档案——退休人员档案的数字化扫描顺序。最后结合数字化经费情况，确定将干部人事档案数字化分两期进行，第一期包括干部人事档案管理系统的购置，中层干部档案的数字化，2000～2010年干部人事档案的数字化扫描。第二期包括干部人事档案信息库的建设，剩余在职干部人事档案的数字化，退休人员档案的数字化加工。目前已完成第一期，正进行第二期的加工，从实施情况来看，进展比较顺利。

其次，在数字化加工前，要进行充分的调研，多方了解情况。一方面了解兄弟高校数字化外包的经验、问题，做到心中有数，少走弯路;另一方面，了解数字化公司情况、报价、工作流程等，为后续的预算和招标做好准备。

三、做好招投标，优选外包公司

干部人事档案数字化由档案管理部门和外包公司共同实施。招标是开展干部人事档案数字化工作的第一步，招标的顺利与否，直接决定了数字化项目能否顺利开展。优质的公司，有着更丰富的项目管理经验，更专业的人员，很大程度上直接决定了数字化加工的质量和效果。

1. 科学拟定干部人事档案数字化项目招标要求。干部人事档案数字化项目招标要求具体包括项目概述、项目内容、具体技术要求、保密、安全、商务及其他要求、服务期限、付款方式等。其中，项目内容和具体技术要求是关键，一定要清晰明了。干部人事档案数字化加工需遵循相关的标准，具体包括《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》、中组部《干部人事档案整理办法》、国家档案局《纸质档案数字化技术规范》《干部人事档案数字化技术规范》，以及学校的相关整理办法等。相关技术要求以及整理加工流程都需要在招标文件中明确，避免加工过程中双方标准的分歧。

2. 做好招标的前期准备，确保招标的顺利进行。近年来，开展档案数字化的公司不少，但具有保密资质，能开展干部人事档案数字化并有项目经验的公司并不多。以四川地区为例，能开展干部人事档案数字化的公司也就五六家。要通过充分的调研，了解外包公司的规模、资质、已完成的项目情况等。在招标前，要与符合条件的数字化公司加强沟通，让尽可能多的公司了解知晓我们的数字化内容、规模和要求，从而做好投标准备，避免因前期准备不足出现流标，或是因参与公司不多，缺少选择余地，无法挑选出优质的外包公司。

3. 全方面、多途径的了解数字化外包公司，做到知己知彼，优中选优。首先，要了解公司资质和背景，必须具备国家秘密载体印制资质证书，不得有涉外背景。另外，要注重公司的口碑和项目经验。干部人事档案的数字化与文书、学籍类档案数字化的流程和操作方式有较大的差别。其次，要着重了解公司开展干部人事档案数字化加工项目的经验，已完成项目的规模，完成效果。除了与公司的沟通，还应多途径的了解公司的实际实力和管理水平。

四、做好过程管理，确保工程进度和质量

干部人事档案数字化外包，可以借助外包公司的人力、物力技术，加快数字化加工的进度。但干部人事档案数字化外包绝不是“一包了之”，档案管理部门必须全程介入，做好监管，确保加工进度、质量和档案实体、信息的安全。

1. 拟定详细的加工标准，做好对加工人员的培训和指导。干部人事档案材料的分类、鉴别、裱糊、编目等，虽有文件规定，但在细节和特殊情况的处理上，需要更详细的操作标准。从事数字化前期处理和加工的人员，很多并不具备相应的专业知识。对于部分有一定经验的数字化人员，之前的经验也不一定完全适用。特别在数字化前期，档案管理部门应加强与外包公司的沟通，统一标准，并加强指导。我们在数字化加工过程中，先是进行小批量的档案整理和数字化加工，熟悉操作，并通过实际操作发现问题，细化标准和流程。由一位经验丰富的老师，全程进行技术指导和质量监控。对于出现的问题，及时发现，及时整改，效果较好。

2. 采取多种措施，确保档案实体和信息的安全。档案安全是档案工作的生命线，也是档案数字化外包面临的最严峻的考验。需要从意识、制度、管理等多方面确保档案实体和信息的安全。

首先，做好数字化加工场所的技防、物防措施。数字化加工应有独立的相对封闭的空间，安装防盗门窗及监控设备，不得连接外网，配置密码柜存放加工过程中的档案，数字化场所禁止无关人员的进出，数字化加工人员不得携带存储设备进入。

其次，强化安全责任意识，加强现场巡查。与外包公司签订保密协议，明确保密责任义务，加强对外包公司人员的保密教育，各项保密安全规章制度上墙。加强数字化加工现场的巡查，发现问题及时解决，如现场的温湿度状况，档案入柜存放情况，下班期间关窗断电情况，有无随意翻阅、谈论档案内容的现象，废纸的处理规范情况等。

最后，要规范档案的出入库登记制度。与其他类档案相比，干部人事档案数字化加工程序更多，流程更复杂。从前期的规范整理、查缺材料的补充，到扫描、高清处理、挂接、抽检、核查等，流程多，时间长。大批档案长时间处于非管控状态，增加了档案安全风险。同时，在干部人事档案数字化过程中，日常的借查阅、转档、材料的增补等都也都在同步进行。为了确保档案安全，我们与外包公司沟通，采取分批出入库方式，每次出库不超过500卷。对于需要补充材料的，先归还入库，新增材料的分装由档案部门人员负责，分装完成再出库进行数字化加工。每一次的出入库和档案交接，双方都逐一清点，详细登记，确保每一卷档案的借查阅都有记录可查。

3. 做好与外包公司的沟通与协调。数字化加工项目必须由档案管理部门和外包公司共同协作才能顺利完成。档案部门更关注数字化加工的质量和档案安全，外包公司更关注数字化加工数量和进度。所以，在工作方式、流程、标准等方面，双方可能会有一些冲突。比如，工作时间，为了确保档案安全，档案部门希望在正常上班时间开展数字化加工，但外包公司作为劳动密集型企业，工作时间会拉长，周末节假日也会充分利用。这就需要双方沟通协商。作为项目的甲方，要随时关注外包项目进度和质量，发现问题，及时与外包公司沟通解决。

4. 做好抽检和验收，发现问题及时整改。抽检应贯穿于数字化项目的整个过程，分批抽检，可以及时发现加工中的问题。对于检查出的带有共性的问题，批量整改;对于之前没有遇到的特殊问题，及时讨论，确定解决方案。如果在数字化加工全部完成再进行抽检，一旦发现问题，可能需要大量的返工，不仅浪费人力、物力，影响项目进度，也会增加对档案的损伤。

另外，要重视数字化成果的验收工作，确保数字化质量。验收按卷抽检率不低于10%，按页抽检率不低于5%。抽检合格率要求达到95%以上。对抽检中的错误数据，公司需重新检查修改，直到验收合格，方可挂接下一批次数据。

五、干部人事档案数字化外包应注意的问题

1. 关于招标。干部人事档案的数字化加工与文书类有很大不同，所使用的档案系统也不一样。一些高校在招标过程中，将干部人事档案、文书档案等打包一起招标。中标公司可能对文书档案的数字化比较熟悉，但没有干部人事档案数字化的经验，造成工作进展不顺。所以干部人事档案数字化的招标，最好能够单独进行，选择有干部人事档案数字化加工项目经验的公司。

2. 关于补充材料和新增材料的处理。干部人事档案的材料是在不断增加和补充的。通过专审查缺，对照最新归档要求，大部分人员都需要補充材料。这些材料时间跨度长，牵涉单位多，如入党材料、考核材料，补充起来难度较大。一些学校为了等待补充材料，数字化进度受到很大影响。一方面，我们应加大补充材料的收集力度，但同时，不可能也不应该等到所有材料补充齐全再进行数字化加工。对于后期补充的材料，可以做好登记，后期补充扫描。

3. 与公司签订售后协议，及时在利用中检验数字化成果。干部人事档案数字化的目的是为了利用。虽然在数字化加工过程中，数字化公司会进行抽检，档案部门也会进行抽检和验收，但按照10%的抽检率，一些问题必然没法及时发现。所以对于数字化成果，需要在利用中得到检验，发现问题。对于带有共性的问题，需要联系数字化公司及时进行批量修订，个别的问题，做好记录，统一整改完善。

六、结语

档案数字化外包把繁琐复杂的工作交给外包机构处理，缓解了档案部门人少事多的矛盾，从而集中精力发展核心业务。虽然在外包过程中，会产生来自市场、档案馆自身和外包商的一些风险，但近年来出台的《档案数字化外包安全管理规范》《干部人事档案数字化技术规范》为人事档案数字化提供了指导，一些单位干部人事档案数字化外包的具体实践也证明了外包的可行性。干部人事档案的数字化是必然趋势，必将极大提升档案管理水平和利用效率。

参考文献：

[1]李旭红.干部人事档案数字化外包风险及对策探析.中国档案，2018

[2]杨 红.干部人事档案数字化外包的风险防控.兰台内外，2019

[3]戴 玲.高校干部人事档案数字化外包的工作机制研究.兰台世界，2017

[4]肖 玉.高校人事档案数字化外包实践—以西南石油大学档案馆为例.黑龙江档案，2016

（作者单位：电子科技大学档案馆）