当前我国档案管理信息化科学发展的研究

2021-02-21姜红

兰台内外 2021年1期

姜红

摘要：现如今，我国的经济建设得到进一步发展，同时也推进了市场经济建设的蓬勃发展，各企事业单位、政府机关也越来越重视档案的管理工作。在当前信息时代背景下，档案管理信息化建设已成为我国档案事业发展的必然趋势，积极应用高科技设备与技术，最终有效提升我国档案管理工作的质量和效果。本文主要分析档案管理信息化科学发展的必要性，对现阶段我国档案管理中所存在的问题进行剖析，并提出切实可行的解决对策。

关键词：档案管理;信息化;科学发展;问题;对策

近年来，随着社会的进一步发展，我国已经进入到信息时代，各个领域都逐渐注重信息技术的应用，档案管理领域也不例外。档案在社会中起着关键的作用和意义，其直接关系到企事业单位、政府机关的正常运行。同时，随着社会的进一步发展，我国档案管理的水平也得到了进一步提升，但成效并不理想，加上电子政务的进一步发展，也让档案管理从业者更加注重信息化发展。基于此，在档案管理中必须紧随时代发展的步伐，将先进科学技术和信息技术应用到具体实践之中，强化档案管理信息化建设，从而不断提升我国档案管理工作的水平。

一、档案管理信息化科学发展的重要意义

1.有利于提高档案管理效率

当前，我国科学技术和互联网技术得到迅速发展，我国的档案管理工作已开始广泛应用信息化技术手段，力求在极大程度上提高档案管理的成效。通过实现档案管理信息化，能够较好地提高档案信息的收集速度，也能够进一步优化档案管理工作，从而全面提高我国档案管理的工作质量和效率。在以往的档案管理工作中往往受到多种因素的限制，而实现信息化后，这一问题就得到了有效处理，人们可以随时随地查阅和传送档案信息，也可以有效利用网络来高效且迅速传送档案文件。同时，在档案管理中引入计算机技术，可提高档案管理工作的效率，还能够减轻工作人员的工作负担，大大提升檔案信息的管理和查阅速度，实现档案管理的存档和分类，最终有效提升档案的利用率。

2.有利于实现档案管理信息资源的共享

在档案管理过程中，通过对计算机信息技术加以有效运用，有利于更加有序地开展档案管理工作，实现档案信息资源的共享。档案管理工作人员借助网络共享相关数据库，达到档案目录共享的目的，也有利于相关人员随时随地调阅档案卷宗。同时，通过将信息化技术手段检索功能引入到档案管理中，可在极大程度上提高档案信息的查询速度，仅需输入关键词就能够迅速检索到相关信息，这就大大提升了档案信息的查阅速度和数据库信息的提取速度，以此来更加高效且科学地存储和运用档案信息。除此之外，通过将信息技术手段引入到档案管理中能够大大提高档案信息的传输速度，对信息传送流程进行简化，实现档案使用效率的最大化，最终有效解决以往档案管理中效率较低的问题。

3.满足档案管理的多元化需求

在我国以往的档案管理中存在管理方式单一、受限于时间和空间不足等问题，并且这一管理方式也无法满足当前社会迅速发展下不断丰富的档案管理需求，也很难有效提升档案信息的利用率。针对这一问题，档案管理从业者需要积极实现管理的信息化科学发展，以此来更好地满足档案管理多元化的需求，也就是立足于信息技术，在互联网技术、计算机技术的辅助下，促使档案信息收集、处理及存储更具高效性和安全性，还能够实现对档案信息进行加密处理，在极大程度上提高了档案信息管理的安全性及档案信息的利用率。

二、当前我国档案管理中存在的问题

1.档案管理的安全意识阻碍了其创新性

不管是处于何时何地，档案管理对社会发展都起着重要的作用和意义，只是不同时期具备不同的作用。在当今时代背景下，各领域已不再使用以往的档案管理模式，开始逐渐广泛使用现代化档案管理模式。同时，随着信息化的发展，也给我国档案管理事业带来了极大冲击，然而我国档案管理体系依然具有诸多问题，无法跟上社会发展的步伐。尽管我国档案管理事业已经进入到信息化发展阶段，然而依然有很多问题亟待解决。从而可知，实现档案管理信息化的过程是十分复杂的，以往的档案管理与管理创新之间具有一定的矛盾，应该应用切实可行的措施进行有效解决。

2.档案资料管理制度不够完善

我国对各领域的档案资料均做出了明确的管理规范，但其中仍然存在一些遗漏的地方，主要表现为：（1）缺乏完善的档案管理制度，档案管理人员在实际工作中无章可循，这就大大降低了工作效率;（2）领导者忽视档案管理工作，这就导致档案管理制度无法落到实处;（3）档案信息化的保护不到位，相关人员未对档案资料的存储和保管引起足够的重视，这就导致档案信息发生丢失、损坏等情况。

3.档案信息化管理尚未实现规范化和法治化

当前，我国档案管理逐渐实现信息化发展，但在这一过程中依然存在信息化程度不足的问题，档案使用范围存在一定局限性，未能够实现资源共享，造成这些问题的主要原因在于：（1）因为受到管理方式和体系的影响，不同的档案管理部门之间并没有形成统一的规范，以政府部门为例，其当前并没有形成标准化的档案管理体系，这项工作的开展依然处于分散状态，在档案管理过程中各部门之间所需执行的政策、法规还存在一定的差异，甚至存在矛盾和冲突;（2）在信息时代环境下，我国档案管理处于动态变化中，这就要求其具备更强的时效性。

4.电子政务对我国档案管理提出了更高的要求

现如今，正是我国电子档案建设的重要阶段，这项工作的特点是较高的复杂性和鲜明的时代性。尽管相关人员已充分认识到办公自动化等的关键性，然而并不只是局限于此，具体表现为：我国电子档案系统不是独立存在的，其与国际互联网接轨，具有很强的功能性，可以较好地满足社会大众的需求，并且履行着政府职能;电子档案立足于计算机网络，它是我国档案管理系统中必不可少的关键环节，可以说，要想有效构建档案管理信息化系统，首先要加强电子档案建设。在这一过程中，目前亟需解决的内容在于：（1）安全系统，需要增加一定的功能，最为关键的是信任模块和可授权;（2）构建自动备份系统，通过对电子档案中全部的档案信息进行备份，从而确保在遇到网络或是数据库故障时，信息也不会丢失。

三、我国档案管理信息化科学发展的具体对策

1.构建数字化档案信息数据库

在档案信息化管理过程中，为了能够更好地实现相关人员在海量的档案资料信息数据中简便、快速地查询和获取自己想要的档案，必须积极构建数字化档案信息数据库，具体做到以下几点：（1）档案管理工作人员需对计算机技术、互联网技术等先进技术进行充分利用，将所有的纸质档案转变和录入成数字化档案;（2）依据科学的规范和要求，进一步优化处理经数字化与信息化处理的档案信息、资料，构建起数字化档案的基本目录数据库，使得档案信息能够一清二楚，确保使用者可以明确查找方向，从而更加简便和迅速地查找所需资料，还能够在极大程度上减少办公系统使用过程中对内存的需求;（3）结合数字化档案的实际内容来进行科学分类，可划分成多个不同的专题，然后构建起档案信息数据库，确保该数据库具有一定的开放性，从而有效实现各部门之间的档案共享和互通，使得档案资料得到最大化的利用。例如，档案管理人员通过构建数字化档案信息数据库，借助相关电子设备来完整地扫描纸质档案，并且将全部档案文件录入到数据库之中，然后结合档案的类型、时间及任务来对全部档案文件进行合理划分，使用者只需输入关键词即可获得相关内容，从而不断完善我国信息化档案管理工作。

2.建立并优化档案管理机制

为了促进我国档案管理信息化实现现代化和科学化的发展，需要建立且优化档案管理机制，具体做到以下几点：

（1）完善档案信息化管理制度。无论是何种管理，完善的管理制度都是其重要的支撑条件，而档案管理信息化建设也必须积极建立完善的相关管理制度，清晰地划分相关人员的工作职责，确保工作人员的工作能够有章可循、有据可依，以此来提高工作效率，强化档案管理的信息化水平;领导者应提高对档案管理工作的重视程度，并建立科学合理的监督制度，以此来确保相关管理制度能够落到实处，最终有效提高档案信息化管理。

（2）完善档案管理系统。需确保档案管理方面具备足够的资金投入，并结合自身具体的情况和工作需求，对档案管理的硬件建设进行科学地规划和实施，配备适合企业档案管理信息化发展的相关设备，如专门的计算机、扫描仪、数码照相机、录像机、打印机等，还需配备符合档案防虫、防潮、防尘、防火、防盗、防污染等规范化库房;同时，应加强档案管理信息系统的建设，涉及到智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等建设，尽可能符合档案管理收集、识别、分别、存储及检索等功能需求，从而有效实现档案管理的信息化、数字化及网络化建设。

（3）运用多样化的档案信息服务形式。随着大数据技术的迅速发展，档案管理服务应紧跟时代发展的趋势，积极建设档案管理信息化，将大数据技术有效引入到档案管理服务之中，进一步优化档案信息资源，让档案信息服务形式更加多样化。第一，借助微缩技术服务。由于档案管理中往往会涉及到很多十分珍贵和重要的档案资料，工作人员必须非常谨慎地保管这类资料，不仅要避免其受到损坏，还要避免其被盗或是丢失，这就需要借助微缩技术来缩减资料，从而更加妥善地保管;第二，借助信息技术。由于档案管理中往往涵盖着极多的资料信息，并且非常繁杂，故而必须强化信息化建设，充分发挥信息技术的强大优势，从而更加高效、科学地处理档案信息。

（4）加强对电子档案的保护。由于电子档案很难从表面辨别出文件有没有被篡改，所以工作人员必须保证在具体工作中不会随意修改相关资料，确保电子档案资料的原始性，并且在档案资料收集时应把文件设置成只读模式，防止他人在阅读时修改档案资料;同时，由于电子档案保管是以硬盘为介质，极易受到温湿度的影响，严重情况下则会导致其完全无法识别，故而相关工作人员必须高度重视电子档案资料的保管工作，为其提供合适的物理环境，还应定期对硬盘进行严格检测，及时发现潜在的危险并加以有效处理，从而更加妥善地保管电子档案。

3.有效提升工作人员的综合素养

为了能够有效促进档案管理信息化的科学发展，相关部门必须高度重视档案管理人员综合素养的提升，具体做到以下几点：（1）加强档案管理信息化培训。积极转变档案管理人员的思想观念，调整其服务态度，提高其应变能力，使之树立主动的服务意识，还需让其更加充分地掌握档案管理知识和先进科学技术，具备较强的信息整合能力和较高的时事热点信息搜索能力，从而有效提升其专业能力和业务水平;（2）加大人才的选拔力度。通过制定出科学、规范的考核体系，定期对档案管理人员的工作情况和表现等进行综合考核，从而筛选出满足档案管理工作岗位职责和技术能力要求的专业性人才，然后进一步强化这类人才的培训，从而显著提升其岗位的适应能力。

4.不断改革档案部门的职能

随着社会的不断发展，促使档案部门的职能处于动态变化之中，为了能够更好地适应社会发展的需求，工作人员需要及时调整和更新档案部门中的很多环节，如机构设置的调整、新功能定位的更新等。同时，在档案部门创新改革中需要对人员调整问题进行恰当处理，创造出功能更为健全的工作平台，以便工作人员可以借助这一平台为社会和大众提供更加优质的档案服务。

四、结语

综上所述，在信息时代背景下企业必须积极建设档案管理信息化，以此来不断提高档案管理效率，实现档案管理信息资源的共享，更好地满足当前我国档案管理的多元化需求。然而在建设过程中依然存在一些问题，在很大程度上阻碍了档案管理信息化的科学发展，故而需要结合自身的实际情况，构建数字化档案信息数据库，建立并优化档案管理机制，有效提升工作人员的综合素养，并不断改革档案部门的职能，最终推动我国档案管理工作向信息化和数字化的方向发展。

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