高校学生档案管理信息化平台的建设和发展分析

2021-01-28魏红廊坊卫生职业学院公共卫生系

消费导刊 2020年13期

魏红廊坊卫生职业学院公共卫生系

高校档案管理工作不仅能够真实记录并反映学校的发展历史，而且也能够反映出一个学校的综合实力。档案信息资源开发主要是对学校办学水平进行全面评价，体现出学校管理工作质量。在教学、科研、管理、服务等相关活动中发挥着非常重要作用。档案信息资源的创新与开发很受人们关注，目前很多高校都开设专门档案管理室，对全校文书、教育教学资源、会计、学籍、基建、设备等相关资料归纳整理，形成完善档案管理制度以及收发文借阅登记制度。但是档案资料内容复杂、信息繁琐，不利于统一管理，利用档案信息化平台建设，能够通过对档案资料文献进行快速筛选，形成由学校领导分管校办公室主任负责的完善管理模式，确保学校各种档案资料更加齐全。

一、高校档案信息化平台建设的主要现状

当前高等院校的档案信息非常丰富，在档案管理工作开展的过程中所涉及到的资料包括学校和社会有保存价值的文字、图表、音像等[1]。

在档案管理的过程中，必须根据不同的材料内容进行分类归档。其中文书档案是学校行政管理的重要材料，涉及范围广泛，材料内容众多。教学档案能够真实全面反映学校教育教学活动的主要特点和规律，具有非常重要的利用价值。科技档案则主要包括学校基建、图纸、说明以及教学设备和科研成果等，对高校的未来发展具有非常重要的影响。实物档案包括各类奖杯、奖状、荣誉锦旗等。声像档案包括录音、视频、照片等材料。通过这些材料能够真实反映出学校教学活动的开展情况。

随着档案室软件硬件投入力度不断加大，档案管理工作也获得了非常好的效果。通过档案资料管理能够为学校教学评估、教学改革提供非常重要的参考依据，推动学校的建设水平全面提升。

二、当前高校档案信息化平台建设的主要不足

（一）高校档案信息化平台建设观念陈旧

从实际情况来看在高校档案信息化平台建设的过程中，由于学校领导对档案管理工作不够重视，档案管理意识淡薄，甚至认为档案管理可有可无，这样就导致学校推进档案信息化平台建设效率不高。

很多高校依然以手工检索为主，教育信息资源开发和建设严重滞后，导致高校档案信息化平台建设受到严重阻碍。在档案管理的过程中忽略了档案信息资源的深入开发和利用。

（二）学校档案管理手段和方式落后

在学校档案信息化平台建设时，由于管理手段和管理方式没有做到与时俱进，无法适应新载体和新技术发展需求。尽管许多高校的办学条件得到保障，但档案管理部门缺乏资金投入，无法适应高速增长档案工作需求，这样就导致档案信息化管理开展效果不理想。目前许多高校在档案管理方面依然存在着“重藏轻用”的问题，只注重对档案资料的保存，没有能够深入挖掘档案资料隐藏信息。还有一部分档案管理人员认为只要档案资料不丢失、不损坏即可，无需对档案资料进行开发与利用[2]。

（三）基础设施不完善

档案信息化平台建设需要硬件基础设施和软件基础设施，其中硬件设施，包括网络通讯设备、扫描设备和大型服务器。由于这些设备投入成本非常高，许多单位缺乏足够的预算，这样就导致基础设施不完善。

还有单位在引入了大量的基础设备之后，没有能够引入配套软件服务，这样也会导致档案信息化管理效率不高，严重影响了档案信息化平台建设的水平。

三、高校行业档案管理工作的主要策略

（一）积极加强数字档案管理平台建设

随着互联网加的快速普及与推广，对各行各业产生了深刻的变化。高校档案管理数字化平台建设，不仅可以节约大量的人力物力，也能够对高校档案资料进行在线处理，提高档案管理的整体质量与水平，还能够探索出更加先进的管理系统，帮助高校档案信息资源管理更加的丰富[3]。要想完善档案信息化建设的质量与水平，最主要的就是从领导人开始，摒弃传统、落后的思想观念，重视档案管理重要价值，对档案信息化管理的重要作用进行深入分析，这样才可以确保档案信息化平台建设顺利开展。

在信息档案建设的过程中，由于需要长时间的架构才能够顺利实现，所以要加强对人员的培养，通过对档案管理人员进行信息化培训，让他们把握化信息资料的基础知识，确保档案管理的操作水平全面提高。加强对档案管理人员的培训，让管理人员的综合素质得到全面提高，正确运用信息管理技术对计算机软件进行管理，确保档案信息化平台建设利用效率全面增强。

积极聘请优秀的信息化管理人才和专业的基础人员，对档案信息化系统进行及时的维护，在发现问题时也能够及时处理，确保信息安全。

（二）提高服务意识，丰富档案管理的内容

在新时期高校档案工作开展的过程中，必须要增强档案管理人员的服务意识，充分通过自身的工作，保证为社会公众提供高质量的档案管理服务。加强档案内容建设，确保高校档案具有高效性、完整性、真实性，全面记录并反映高校行业的发展历史进程，提高高校档案的整体利用效率。

在新时期，最主要的就是积极加强对高校档案管理工作深入推广与普及，确保高校档案管理更加的高效稳定，满足高校档案的实际需求。加强对高校档案人才的培育，让他们能够掌握计算机系统的相关知识，保证档案资料录入更加准确高效[4]。

在档案信息化平台建设的过程中，必须要对档案信息化管理建设做好统一，由于信息化建设是一项复杂的工程，必须由单位领导制定明确的目标，通过对人员配置，资金投入等变量因素进行充分的统筹规划，这样才能够确保档案信息化管理建设，严格按照既定的流程完善档案信息系统的设计与优化。

在档案信息化平台建设的过程中，必须积极利用数字化管理规章制度由国家档案局进行统一管理。结合档案实际工作单位的特点，建设相应电子档案管理制度，确保档案管理工作得到有效落实。

在档案信息建设的过程中，最主要的就是坚持系统性、安全性、规范性、效益性的原则，保证档案信息化平台建设工作顺利开展，通过信息化的管理保证信息系统得到全面优化，促进档案管理的水平得到有效提高。

根据工作需要，应用学生档案信息管理系统，积极为学生工作提供服务，为正确选人用人提供重要依据。通过学生档案信息管理系统，为领导和相关部门在学生管理、决策等方面提供学生结构状况查询、统计分析、学生基本情况查询等全方位、及时、可靠信息。同时为满足利用者的需求，保护实体档案，提高档案利用工作的效率，原件管理系统的建设就显得尤为重要。集中对学生档案材料按照类别，逐页扫描，制成JPEG格式的图片文件后上传至学生档案管理系统。