高校横向科研项目管理存在的问题和对策探讨

2021-01-28苏杭浙江理工大学

消费导刊 2020年13期

苏杭浙江理工大学

引言：横向科研项目是指企事业单位、社会团体或个人委托高校进行的各类技术开发、技术服务、技术转让以及专利实施许可等项目。在日益重视科技创新和成果转化的今天，横向科研项目对高校科研能力和科研水平的提升愈发重要，逐渐成为高校横向科研项目管理的重要对象。横向项目的管理是横向科研项目有序开展的重要手段和途径，它涵盖合同审查、合同实施过程管理和监督以及材料归档等全流程，让横向项目得以高效、持续地运转。然而，不少高校在横向科研项目管理上仍有缺陷，若无法及时弥补不足，可能会阻碍高校科研工作的推进，甚至导致和地方、企业的产学研合作不能有效开展。因此，发现并分析高校横向科研项目管理存在的问题，并提出相应的解决对策的意义十分重大。

一、高校横向科研项目管理存在的问题

就高校横向科研项目管理的整个环节来看，主要问题有以下几种：

（一）缺乏横向科研合同审查机制

一般而言，横向科研合同审查分为法律审查和风险评估两个方面，法律审查主要是对合同文本内容的合法性、完整性等进行审查，风险评估则是从科研人员、高校的利益出发，对风险事件造成影响和损失的可能性进行量化评估，从而有效控制法律风险。在合同审查环节往往存在以下问题：

1.法律审查流程不规范

横向科研合同中，委托方资信情况、合同性质、技术内容、报酬支付、知识产权归属以及违约责任都是审查要点，要进行审慎审查。在一些高校中，合同审查并未流程化，科研管理人员对合同审查认识不全面、不到位，在审查过程中存在一定疏漏，埋下了一些隐患。就合同性质审查而言，不同的技术合同，当事人的权利义务不同，为避免产生纠纷，应明确合同的类型。现实情况中，有的科研人员为了多签项目，不管自身资质、营业范围，签订购销合同甚至建设工程合同，还有的科研人员为了办理免税，将技术服务合同硬往技术开发合同上靠，导致提供了不正确的合同类型。科研管理人员如果不谨慎审查合同性质和类型，说服科研人员签订正确的合同，则易造成潜在的法律风险，最终造成利益损失。另外，对于知识产权条款，一些科研人员由于法律知识欠缺，并没有引起重视，经常出现将知识产权拱手让人却不自知的情形。科研管理人员若不明确提醒、积极引导，容易使得国有资产在不经意间白白流失，不利于知识产权的长期布局和长效发展。

2.缺乏合同审查的风险把控机制

高校横向科研合同的主体有其特殊性，与普通企业不同，高校作为国有事业单位，在合同签订与履行过程中涉及国有资产问题、高校的主体责任问题，因此，对于合同风险的审查应当比其他主体更为严格，严守利益红线。但在现实中，有不少委托方为了保证合同顺利实施，会规定十分严苛的违约责任，比如只规定高校违约责任或者过高的违约金。科研管理人员有时在审查过程中会存在侥幸心理，认为科研人员和委托方关系好便听之任之，但实际上，违约情况一旦发生，只有白纸黑字的合同才是最有效力的证明。一旦发生合同纠纷，这些风险就如同定时炸弹，会给高校带来经济甚至名誉上的损害。

（二）横向科研项目缺乏过程管理

在横向项目管理过程中，除了合同审查流程，对合同履行、结题进行管理和监督也是非常重要。然而，很多高校的科研管理停留在粗放式管理阶段，往往只重视项目的前期立项和实际经费的到账，不少合同一经签订，就万事大吉，束之高阁，而忽略了项目的中期检查，对项目后续完成状况更是没有进行持续地后期追踪，使合同施行处于无人管理状态。另外，很多高校的科研人员不重视项目的结题验收，当交给委托方的产品或报告后就当做结题验收了，出现了 “表面结题，经费不结账”的现象[1]。有不少高校甚至还有很多13、14年立项的项目处于在研状态，但实际上这个合同可能早就完成了。

一方面，缺乏对项目进度、完成情况的管理，不利于有效地对项目进行监督，督促项目负责人按照合同进度完成研发任务，防止违约责任的发生，从而最大程度降低学校受损失的风险；另一方面，结题证明作为证明合同目标已达成的重要依据，对减少合同纠纷有着重要作用，没有对项目结题进行及时督促，容易使项目处于“悬而未决”状态，既不利于合同的全流程管理，也使高校在发生合同纠纷时失去了一个有利武器。

（三）重大、争议项目缺乏专项审核和跟踪监督程序

除了一般项目按正常程序管理之外，还有一些重大、争议项目需要特殊对待。重大项目，一般是金额较大的、对于高校声誉和科学研究有着重要意义的项目[2]或者较高经济效益的项目、较大社会影响的项目[3]，而争议项目，则具体表现为合同风险不可控，并且可能影响高校利益的项目。这类项目是高校横向科研经费的主要来源，更是提升高校科研能力、成果转化水平的重要推动力。如果将此类项目按照一般项目对待，可能会造成几个问题：一方面，项目金额越高、争议越多，则风险越大，如果不对合同潜在风险进行更严格的把控和全流程的监督，可能会造成比一般项目更为严重的后果；另一方面，重大项目有很大的挖掘空间，如果进行高效的管理、有力的支持，做好企业和科研人员的桥梁，可以让合作进一步裂变，发挥更大的效益，相反的，如果仅将目光局限于眼前，按一般项目进行管理，则无法激发合作潜力，白白损失了扩大合作的机会。

（四）档案规范管理意识不强

档案规范管理是高校有序开展横向项目管理的保障。科学、规范的档案管理可以使横向项目得以存档，以便及时审阅、利用，更体现了高校科研工作的规范性和合规性。但在现实中，不少高校科研管理人员没有认识到档案管理的必要性，或者缺少有效的规范、整理手段，使得档案不全面、有缺漏、处于无序状态。这样不仅导致管理质量不高，也无法从真正意义上对高校的知识产权进行充分保护。另外，不少科研管理人员有一些错误认识，认为只要成果转化成功了便万事大吉，而忽视了对前期研发材料、初步成果的收集和归档，使得科研档案普遍存在着两头重、中间轻的现象 (即项目立项、鉴定材料比较完整，而真正的科研原始记录材料缺乏)[4]，致使高校无法利用现有的材料、成果进行科学的专利布局或者有效整合。

三、高校横向科研项目管理的对策

高校应当坚持“事前防范、加强管理、及时规避”的原则[5]，让横向科研项目管理更加高效、科学，在横向科研合同审查、实施、结题、归档的全环节中，不断提高管理能力和水平，排除、降低潜在风险因素，维护高校和科研人员的合法权益。具体包括以下几个对策：

（一）健全科学的合同审查机制

科学的合同审查机制是合同顺利履行的前提保障。它包括法律审查机制和风险评估与评级机制，对合同进行全方位、多角度审核，降低甚至规避潜在合同风险。

1.规范横向科研合同的法律审查流程。科研管理人员在审查合同时，首先应先进行前期审查，通过天眼查、咨询科研人员等方式了解委托方是否主体适格、信誉是否良好，从而判定委托方的资质和履约能力，避免出现委托方无法偿付经费或者无力赔付的情形;其次，对合同主要条款进行审核，包括对合同的性质和类型、技术内容、时间安排、成果归属、违约赔偿、争端处理等方面进行审核，必要时应当与科研人员面谈，了解双方真实意思表示；再次，进行风险审查，主要审核权利和义务是否对等、公平，风险和违约责任是否合理，做到将合同风险降到最低。

2.建立风险评估与评级制度。笔者将横向科研合同审核过程中碰到的常见的风险划分为I、 II、 III这三个等级。

处于I等级的常见情形有：（1）技术合同主体不当。有不少合同以科研人员甚至学院为合同主体，合同因主体不适格并不会发生效力；（2）合同文字不严谨。由于横向科研合同多为科研人员自行拟定，容易出现合同表述不规范、个别条款引发歧义的问题，让合同履行存在瑕疵；（3）合同条款不完整。主要是指合同条款不全面，缺少技术内容、知识产权归属、保密条款等重要条款。在此情况下，一方面，科研管理人员应及时提醒科研人员，进一步进行了解与说明，直到改正；另一方面，应向科研人员提供高校的横向科研合同模版，以确保合同不出现条款疏漏。I等级风险小，经审查可以避免，因此由负责合同审查的科研管理人员处理即可。

处于II等级的常见情形有：（1）委托方资信情况不良好。对委托方进行资信调查，发现委托方可能无履约能力或存在较大风险；（2）对高校违约责任的规定过于严苛。高校作为国有事业单位，在签订合同过程中应秉持着“风险可控”原则。对于第（2）点，科研管理人员可建议科研人员在合同中设置违约责任的封顶条款，如赔偿金额不超过合同已支付金额的20%。II等级风险较高，存在风险不可控因素，可能会导致高校利益受损，因此可逐级上报，必要时可由科学技术研究院会同科研人员、所在学院、委托方以及法律咨询机构进行洽谈。

处于III等级的常见情形有：（1）违反法律法规签订无效合同。我国合同法第五十二条规定，违反法律、行政法规的强制性规定而签订的合同属于无效合同，而无效合同不受法律保护。III等级属于高风险，科研管理人员可直接拒绝盖章。

（二）完善长效的过程管理程序

横向科研项目过程管理包括合同履行、结题的管理和监督，对合同是否顺利进行起着重要作用。在合同履行期中，双方意思表示可能随着实施过程发生变化，意味着要及时以书面形式对合同作出变更或补充，有效的过程管理是委托方、高校以及科研人员三者之间不可或缺的保障。另外，横向科研项目结题管理也是重要一环，双方盖章的结题证明代表着合同顺利完成，是发生纠纷时的有力武器。因此，科研管理人员必须及时督促项目如期结题，让项目真正走到“终点”。要做到完整的过程管理，要坚持以下几点：

1.及时跟进项目进展。科研管理人员要对项目履行进行全程跟踪，与科研人员进行探讨与交流，若出现问题应及时妥善解决，必要时还应当同委托方进行联络，以确保合同的顺利履行。

2.督促科研人员签订补充协议。在实践中，经常有科研人员不了解补充协议的重要性，对于双方达成一致的合同变更，常采取口头形式加以确定，或者以自己的名义和委托方签订变更协议，实际上并没有影响到原合同的效力。在项目实施过程中，如有合同变更、合同终止、延期结题等特殊情况，应督促科研人员说明情况，并要求其签订以高校为合同主体的补充协议或终止协议，双方签字盖章后，留存科学技术研究院备案。

3.定期开展横向科研项目结题清理工作。应在每个月或季度梳理一次超期未结题项目，监督科研人员及时结题。在结题时应提交结题报告，经对方合作单位、项目负责人、科学技术研究院三方评审通过后方可结题。

（三）建立重大、争议项目审查监督机制

重大、争议项目对于高校科研水平提升和名誉有着重要意义，应严格区分于普通项目，纳入专项管理。

1.建立逐级上报和协商机制。对于重大的、风险评级较高（II级）（上文所述）的横向科研项目，通过职能部门和法律咨询机构的共同参与、严格把关，再报高校领导进行审批。必要时，职能部门应会同科研人员、所在学院、委托方以及法律咨询机构进行会谈，以降低合同风险，达到合同“双赢”。

2.建立重大、争议项目清单。履行监督是高校科研管理部门的义务和权利，设置重大、争议项目清单，对项目签订和履行情况进行及时跟进。若出现法律纠纷，科研管理部门、所在学院和法律咨询机构应及时跟进，积极协调，将大事化小、小事化了。就重大合同而言，高校应当科学、合理圈定该项目的高风险区，专人重点管理和监督项目实施情况，有效避免项目风险。比如高校与企业签订的共建研发中心、研究院等协议，金额较大，又涉及挂牌问题，所以对此类合同的签订、履行都必须严格纳入管理。