房地产档案管理及立卷归档情况分析

摘要：为加强房地产档案管理工作，保证档案的及时归档和妥善保管，档案专业技术人员应当负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对房地产档案加强管理，了解基本情况，做好相关工作。

关键词：不动产登记档案;房产档案管理;房产档案;档案管理;立卷归档

房产档案管理系统，是以《房屋登记办法》、《房屋登记簿管理试行办法》与《房地产市场信息系统技术规范》为研发依据，遵循《城市房地产权属档案管理办法》，涵盖房产电子介质与纸质介质的档案管理，是针对房产主管部门加强对房产档案的科学管理、解决档案信息录入、档案的查询与借阅等的管理系统，实现房产档案高效的数字化、信息化、智能化管理。

一、房产档案管理系统基本情况概述

房地产档案是房地产管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属工作中，直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。所谓房产档案信息化，就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

二、干好房产档案管理工作的基本要求

档案管理工作人員要对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并做到以下几点。

1、系统设置模块。有用户管理、流程管理、证件设置、业务设置、基础数据、房屋数据、地址数据等系统内所牵涉到的一些公共数据都可以通过系统设置来建立。

2、产权登记。分为初始登记、转移登记、变更登记、补办登记、换证登记、注销登记，每个登记内容基本相同，同时每一个登记都实行流程化，严格按照收件、初审、复审、终审、登簿、缮证、归档的案件流程。

3、抵押管理。有一般性抵押、预购房抵押、最高额抵押、存量房抵押、在建工程抵押，同时分初始、转移、变更、遗失登记。

4、预告登记。分为所有权的预告登记和抵押权的预告登记，预告登记的所有业务也严格按照收件、初审、复审、终审、登簿、缮证、归档的流程来进行，同时能够有机的同合同备案联系起来。

5、查封登记。查封登记：主要包含产权人基本信息、查封文件基本信息、文件接收方登记等几块内容。支持法院文书续封登记。解封登记：支持自动解封和手工解封。

6、登记簿。可以支持手工建立登记簿也可以支持系统自动产生登记簿，支持登记簿打印转化为纸质、支持登记簿查询等

7、档案管理。档案柜设置：增加档案室、增加、修改、删除档案柜的信息，同档案管理软件完全吻合，为未来档案电子化做铺垫。

8、异议管理。异议登记支持产权、抵押等各类有争议的登记，并同各项登记关联，杜绝存在异议的业务登记。

9、报表统计。按照客户自身的需求来设计报表，可以设置生成报表条件，有效的导出成execl表。

三、对房地产档案立卷归档方法分析

1、文件资料的收集管理。凡不动产登记中心缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。不动产登记中心员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。

2、各系统、部门档案员的职责。一是了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。二是认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。三是承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

3、房地产档案归档范围。重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。上级机关发来的与不动产登记中心有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。不动产登记中心对外的正式发文与有关单位来往的文书。不动产登记中心的请示与上级机关的批复;不动产登记中心反映主要工作活动的报告、总结。不动产登记中心内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。信访工作资料。不动产登记中心与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。不动产登记中心管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。不动产登记中心的各种规章制度、实施细则、程序文件。不动产登记中心的历史沿革、大事记及反映不动产登记中心重要活动的剪报、照片、录音、录像等。不动产登记中心保密制度中规定的保密范围材料。不动产登记中心重要设备档案、财会档案材料。

4、房地产档案平时归卷。各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。

5、房地产档案立卷。立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与 批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

6、房地产档案卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;草稿在前，定稿在后;其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

作者简介：高庆东，男，汉族，1966年9月出生，吉林通榆人，现任职于吉林省白城市通榆县不动产登记中心，研究方向为档案管理。