房产档案信息化管理探索

徐光

摘 要：文章首先分析了房产档案信息化管理的概念与特征，分别从数字化存储、网络化传输两方面来进行。其次对信息化管理落实过程中存在的问题进行总结，并探讨出有效的决绝方案，帮助提升房产档案管理质量，员工个人技能也能有所进步。

关键词：房产档案；信息化；档案管理

一、房产档案信息化管理的概念及特点

（一）档案资料存储的数字化

房产档案管理技术在不断的发展进步，针对传统管理方法中存在的风险问题，工作人员广泛应用信息化技术，在资料存储上做出创新，数字化档案在管理阶段不会出现丢失问题。工作人员也可以根据需求对档案进行备份处理，确保档案在使用过程中的安全性。

（二）档案信息传输的网络化

在信息查阅与移送环节中也发生了明显的变化，需要对档案中的房产信息进行查看时，可以在计算机设备上完成，在网络环境中实现信息共享。能够减少档案查找所用时间，对电子信息进行阅读也不会出现损坏或者是遗失的情况，这是信息化技术中独有的特征，能够减轻工作人员压力，传统管理方式中遗漏的问题也得到了很好的解决。

二、房产档案信息化管理存在的问题

（一）重视程度不够

房产档案应用广泛，在社会发展中充当着重要角色。但管理人员对这部分工作重视程度却没有达到需求标准。对于基层工作人员缺乏制度的约束，房产档案管理工作开展过程中也常常会出现更新不及时，原始资料损坏的情况，对信息化技术的应用带来了严重影响。老员工对先进技术接收能力差，计算机操作技术也不够熟练，阻碍档案信息高效使用。

（二）缺乏先进的房产档案管理理念

档案管理工作人员长时间在固定的工作模式下，思想不容易转变，当工作方式需要创新时，很难在短时间内接受新的管理方式。导致技术不能在基层得到落实，为档案使用阶段留下了安全隐患。信息化管理理念中，对于档案内的房产信息，也不能及时更新。

（三）档案管理员专业素质不高

档案管理人员多数没有接受过专业培训，工作技能是从经验中总结出来的，并不具备科学依据。受员工素质影响，信息化管理方式很难在基层开展。落实程度不足导致新旧管理方式共同的现象。岗位竞争小，从业人员更是安于现状，缺乏创新精神，工作任务完成后不会再进行质量提升。这一现状直接影响到房产档案的管理。

三、加强房产档案信息化管理的对策

（一）高度重视房产档案管理的信息化建设

房产档案管理的信息化建设，是一项系统工程，顺利实现这项系统工程关键在于领导和各级管理人员的重视。房产档案管理信息化需要先进的技术和设备，需要建设综合化网络，需要投入大量的资金，没有足够的资金作保障，所有的工作都无从谈起。因此，房产档案管理信息化工作，必须得到行业主管部门、档案管理部门的重视和支持。同时，房产档案的各级管理人员都应该高度重视信息化建设工作，把房产档案的信息化建设当作一项重要的工作来做好。

（二）提高房产档案管理人员的专业技能和素质

提高房产档案管理工作者的素质，是加速房产档案信息化建设步伐、推动档案事业发展的关键。房产档案管理人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，增强对信息的概念、作用和档案信息化的重要意义的认识，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。加强档案管理人员的业务培训，尤其是信息化素养的培训。帮助他们树立改革意识、科技意识、竞争意识、创新意识等一系列全新的观念。

（三）完善房产档案管理的技术系统

信息归集系统是全面、准确地收集房屋产权的静态与动态信息，形成房产档案数据库的工作系统。完善信息归集系统主要要做到两点，一是要保证信息资料的准确性和全面性，二是要及时更新数据库存的信息，保证房产档案信息与房屋产权变动情况同步。

信息检索系统是房产档案输出和利用的系统，建立房产数字档案的目的主要就是检索方便，利用和管理方便。要充分利用计算机技术的优势，建立一个多功能、多角度、方便、快捷的检索系统，在数据库存可以将房屋地址、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等与房屋产权管理相关的每一个要素作为检索条件，并建立多级检索系统，从而提供方便、快捷的检索服务。

数据分析系统是发挥房产档案管理的政策咨询功能的一个系统。因为房产档案信息不仅要满足房屋产权交易和咨询的需要，而且也应该为政府职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据，所以必须建立完整的房产档案数据分析系统，以便对房产档案信息进行多角度、多方面的分析、整理和利用，从而为政府适当运用宏观调控手段，调整房地产市场的结构、保证房地产市场的平衡，保证房地产市场健康发展提供准确、科学的决策信息。

信息安全系统是保证房屋产权信息完整保存，不被损坏或丢失，不被非法篡改和利用的保障系统。数字档案的安全保存存在许多技术上的问题。房产档案管理部门应充分研究房产数字档案保存可能存在的诸多危险因素，做到防微杜渐，并做好充分的技术保障。

（四）完善房产数字档案管理的法律与制度

近年来，随着经济建设的发展和广大人民群众法制观念的不断增强，涉及到房产方面的民事案件和刑事案件不断增多。现有的档案法律法规和有关制度，一方面存在对新兴的数字档案管理的适应性问题，同时档案管理事业的发展日新月异，不断地提出法律和制度方面的要求，因而关于房产档案管理工作的法律和制度建设问题摆在我们面前。房产数字档案资料是由产权人提供的历史记录和依据，既具有私人权益属性，又属于社会财富。所以在查阅、利用方面时常出现一些矛盾和冲突，为此，在查阅、利用房产数字档案问题上，应尽快建立健全相关法律依据和规章制度，在完善管理措施的基础上，把档案用活，最大限度地发挥房产档案的社会效益和经济效益。

四、小结

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理系统的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。尽管目前还存在一些不容忽视的问题，但只要采取必要的措施长抓不懈，必将大大提高档案资源的开发与利用效率，提高房产档案管理的信息化水平。

参考文献：

[1]王珑静.我国房产档案信息化建设中的问题及对策探索[J].产业与科技论坛，2015（04）.

[2]叶长如.新时期应如何做好房产档案的信息化管理工作[J].科技创业家，2013（06）.