数字化时代民办高校学生档案信息化管理探究

易 莲

(长江职业学院，湖北 武汉 430074)

2021年是国家“十四五”规划的开局之年，国务院编制了《国民经济和社会发展第十个五年规划和2035年远景目标纲要(草案)》。两会期间，李克强总理在政府工作报告中提到《纲要草案》时指出，要加快数字化发展，加快数字社会建设步伐，建设数字中国。在提高数字化社会建设与营造良好数字生态环境的时代背景下，民办高校学生档案信息化管理建设势在必行，通过了解民办高校学生档案管理基本内容与特点，分析民办高校学生档案信息化管理的现状及问题，提出推进民办高校学生档案信息化管理建设的措施，助力民办高校数字校园建设。

一、民办高校学生档案管理信息化概述

(一)民办高校学生档案管理的内容和特点

为规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,2008年教育部颁布《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)。《办法》规定，高校档案是指从事招生、教学、科研和管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。高校学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案以及毕业生登记表等。高校学生档案管理则指对学生档案的收集、整理、保管、鉴定、归档、宣传、利用及其传递等一切与学生档案有关的工作，[1]高校应成立包括档案馆和综合档案室在内的学生档案管理机构，应根据本校档案机构的档案数量和工作任务配备相应人数的专职档案工作人员与管理者。在学生档案管理内容和档案管理机构设置等方面，民办高校与公办高校基本相同，存在差异的是高校学生人数、档案数量以及档案机构规模大小。民办高校学生档案是大学生在校期间各方面表现的记录和证明，它全方位与多层次地记录了大学生的学习学业情况、奖惩贷助情况、社会实习实践情况、身心健康情况和党团发展情况，它服务学生的成长与发展，必须保证其档案的真实性、完整性和准确性。不同于其他档案管理工作，民办高校学生档案具有来源广泛、数量巨大、流动性强以及事关学生前途等特点。[2]

民办高校学生档案管理信息化就是利用现代信息技术和互联网技术，在民办高校学生档案管理的收集、整理、保管、鉴定、归档、宣传、利用和传递等各个环节实现信息化、数字化与共享化，以提高档案管理工作效率，优化档案资源储存与使用。

(二)数字化时代民办高校学生档案信息化管理的必然性

转变民办高校学生档案传统管理模式，提升民办高校学生档案信息化管理水平，是适应数字化时代档案管理工作的必然要求。

首先，学生档案信息化是民办高校加强档案材料管理的现实要求。民办高校学生档案对学生、学校和用人单位都有重要作用。学生档案材料丰富，通过档案信息可以了解学生基本情况，有助于教师在教学及管理过程中因材施教；用人单位根据档案呈现的学生信息可以更合理地选聘人才，提高工作人员与岗位的匹配度；对学生而言，求学和工作都需要档案，档案关系个人切身利益。档案如此重要，而高校学生档案材料多为孤本，[3]一旦遗失进行查证和弥补非常困难。虽然一些民办高校建立了部分档案材料的双备份归档制度，但是无法做到重要材料全部备案。同时，传统的双备份制度也导致档案工作量的增加。通过提升民办高校学生档案信息化水平，进行电子档案采集、储存与管理，能有效解决由于纸质档案损坏或遗失造成的查证和弥补问题。

其次，学生档案信息化是提高民办高校档案管理与服务效率的必然要求。民办高校学生档案数量巨大，传统纸质档案在管理上耗时长，效率低，纸质档案在接收、登记、整理、归类和寄送等方面严重挤压其在服务利用上的时间和精力，[4]提升学生档案服务质量，提高档案管理效率，须实现纸质档案信息化，进行电子档案存储与档案信息合理共享。唯有这样，才能提高民办高校学生档案管理的效率与价值。

最后，学生档案信息化是数字化时代与社会发展的内在需要。数字化时代背景下，国家提出数字社会的建设，民办高校作为社会重要组成部分，对社会各方面发展起着重要作用，民办高校数字化建设必然要以实现学生档案管理的信息化建设为基础。现阶段，民办高校学生档案还处在信息化的初级阶段，除了档案存档与档案寄送实现信息化查询外，其他方面仍未能实现信息化。没有民办学生档案信息化的基础工程建设，数字高校和数字社会的建设也将难以实现。

二、民办高校学生档案信息化管理分析

民办高校学生档案信息化管理对学生、学校和用人单位具有重要作用，是提高学生档案管理与服务效率的必然要求，也是数字化时代社会建设的内在需要，但民办高校学生档案管理水平有待提高，学生档案信息化建设任重而道远。

(一)学生档案管理需要的人财物投入不足

民办高校学生档案管理人财物投入不足，导致学生档案信息化建设缺乏必要的物质基础。民办高校因建校时间较短，学校收入主要依赖学生学费收入和投资人捐赠，学校经济实力整体不强。在学校各项支出预算中，对学生档案管理工作投入严重不足。学生档案管理涉及的高校部门众多，包括学生工作处、教务处、保卫处以及各院系等，档案来源多且数量巨大，少数民办高校却只在档案馆设一人，学生工作处设一人负责全校学生档案工作。同时，部分档案专职人员年龄较大，不具备档案管理专业素养。纸质档案保存需要专门的储存办公室，部分民办高校存在工作人员和档案共处一室问题，档案保管存在安全隐患。纸质档案信息化需要数字化的硬件工具与网络化的信息管理系统作支撑，大多数民办高校没有配备或配齐软硬件设施。

(二)学生档案信息化管理不及时和全面

民办高校学生档案归档不及时与不全面，导致无法准确、真实和立体化地记录并及时呈现学生学习、生活以及成长轨迹。学生档案涉及在校期间党团发展、学籍信息变动、奖助学贷、实习实践、身心健康以及学年考评等内容，这些信息来源于学校众多部门。由于各部门没有专职档案工作人员，导致档案信息的更新、记录和上传不及时，未能与相应的信息管理系统进行档案数据的综合汇总，造成档案信息难以全面的呈现，致使档案信息使用者无法通过查询档案了解学生全面、立体与动态的成长轨迹。

(三)学生档案管理方法陈旧和理念落后

民办高校学生档案管理方法陈旧，理念落后，信息化水平低，导致档案管理工作效率不高，[5]档案管理工作人员职业幸福感较低。互联网时代的到来，信息技术的普及，极大地方便了人们的生活，使人们工作更便捷、更快速和更高效，而民办高校学生档案管理仍以纸质化管理模式为主，档案收集、记录、查阅与传递等各个环节仍采用手工传统模式，导致学生档案管理过程工作繁重、速度缓慢和效率低下，易出现档案损坏和丢失情况，档案管理工作人员被迫面对重复、单调与繁重的工作任务，无法获得职业满足感与幸福感，职业倦怠油然而生。

(四)学生档案管理偏管理而轻服务

民办高校学生档案管理偏管理，轻服务，以致档案资源利用率低，档案管理服务育人功能未能得到彰显。民办高校学生档案管理工作仍侧重于档案的收集、整理、归类和储存等常规管理上，在提供档案资源的便捷查询与档案资源信息的合理共享方面做得较少，档案资源的互动性和共享性没能充分挖掘和发挥，档案资源服务学生的升学、科研和创业就业功能有待提高。满足用人单位需要，发挥档案资源在人才选拔与考核方面的价值有待提升。

(五)学生档案管理缺少顶层设计与制度保障

民办高校学生档案信息化管理缺少顶层设计与制度保障，导致学生档案信息资源价值未被重视，未能更好服务学校高质量发展。高校以人才培养为首要目标，培养人才需了解人才和发现人才。高校学生档案记载着学生的过去，书写着学生的现在，预示着学生的未来。民办高校没能充分认识到学生档案信息在学校办学定位、战略发展和政策出台等方面的重要价值，在档案机构设置、档案人才选聘与培养以及档案工作奖励与惩罚等方面存在诸多不足，影响了学校的内涵式高质量发展。

三、民办高校学生档案信息化管理建设措施

克服民办高校学生档案管理存在的弊端，实现学生档案信息化与数字化建设，是一项复杂的和需要持续推进的系统工程。它既涉及宏观层面的顶层设计与制度安排，又需要微观层面的技术更新与方法创新，它既关系民办高校高质量内涵式长远发展，又事关民办高校在校生以及校友当下的切身利益和档案管理工作人员的职业幸福度；它也是数字高校和数字社会建设的需要。加强民办高校学生档案信息化管理建设迫在眉睫。

(一)加大学生档案管理的人财物投入

加大民办高校学生档案管理的人财物投入，为学生档案信息化建设打下良好的物质基础。人才是各项事业的基础与关键，民办高校应根据学校学生规模、学生档案涉及的部门和学生档案事务量等因素选聘一批素质高、结构合理、能力突出以及热爱档案工作的专业化学生档案管理人才，他们既掌握传统纸质档案管理的知识与技能，又精通计算机技术，具备良好的数据收集、数据录入、数据转化与应用等信息化技术。拥有专业化的学生档案管理队伍的同时，需要给他们提供实现专业化工作的场地和设备，[6]提供存放纸质档案的专用保管室，解决工作人员和档案共处一室的安全隐患。提供实现信息化建设的基础设备，包括计算机、数据存储器、数码相机和图文扫描器等在内的硬件设施和功能完善的学生档案管理软件与信息采集软件。

(二)提高学生档案信息化管理的及时性与全面性

提高民办高校学生档案归档的及时性和全面性，呈现学生立体动态的成长轨迹。学生档案信息来源众多、内容丰富和价值巨大，不及时、不全面和不准确的信息记录与呈现，不仅难以发挥档案资源背后的信息价值，还可能对档案信息使用者造成误导，产生负面影响。因此，档案管理工作人员需及时将本部门形成的学生档案进行归档与汇总，实现档案信息化存储，以便档案使用者通过网上查阅，全面和准确地了解学生各方面有用信息，这对用人单位和教育工作者顺利开展工作至关重要。

(三)转变学生档案管理工作方法和理念

转变民办高校学生档案管理方法，需更新工作理念，提高工作效率，提升档案管理工作人员职业幸福感。将互联网技术与档案管理工作相结合，提升学生档案信息化管理水平，改变传统档案工作停留在手工收集与检索的原始状态，极大地提升档案工作效率，将档案管理工作人员从机械、重复与缓慢的传统工作状态中解放出来，定期组织档案管理人员进行专业培训和学习，使其掌握先进的档案管理软件和技术，掌握软硬件的更新、维护和保养，[7]跟上时代发展步伐，化解档案管理工作人员的职业倦怠感，提升工作满足感和幸福感。

(四)提升学生档案信息化服务内容和水平

提升民办高校学生档案信息化服务内容和水平，需提高档案合理利用率，发挥档案资源服务育人功能。在保障学生档案合理隐私及安全性的前提下，应充分挖掘档案资源价值，实现档案资源的互动性与共享性。大数据时代，可通过对学生信息数据的海量收集与分析，将校园数字管理平台信息和学生档案管理基本数据进行整理，综合纳入统一信息管理平台。学生通过一卡通进出宿舍、在食堂超市进行消费以及在图书馆自习和借阅书籍等形成了大量和多方面的学生信息，通过建立统一的学生数据门户，将校园数字管理平台上的学生信息和学生档案管理部门采集的学生信息纳入其组织框架内，管理者和学生通过用户名和密码登录可获取其权限内的信息资源，学校管理者以此了解学生的生活方式、性格特点和学习状态，以此预测学生行为，[8]为后续培养及就业推荐提供可靠依据，学生本人也可通过登录平台掌握自己日常学习与生活情况，以便做出更好的学习和生活规划，从而实现民办高校学生档案信息化管理的育人功能。

(五)加强学生档案管理的顶层设计与制度保障

加强民办高校学生档案信息化管理的顶层设计与制度保障，服务民办高校数字化校园建设，实现高质量内涵式发展。将学生档案信息化管理工作从口头重视转为实践中重视，落实在人员编制、经费提供、空间支持和制度保障，合理设置档案机构，确定档案工作人员选聘与培养制度，出台档案工作奖励与惩罚办法，明确档案工作日常管理条例，使档案管理工作有章可循，有法可依，整合涉及学生档案的学校各部门，使其成为统一整体。有良好的顶层设计与制度保障，学生档案信息化管理才能形成完善的体系，学生档案信息资源才能更好的服务学校战略发展，逐步完成数字校园建设，实现民办高校高质量内涵式发展。