高校财务档案管理模式创新探析

侯建华

（华北理工大学 财务处，河北 唐山 063000）

高校财务档案准确记录反映着所有财务经济活动状况，查询和利用价值较高，相对于其它档案资料具有特殊性和重要性。面临新时代对档案管理越来越高的要求以及越来越繁杂的档案资料，高校财务档案管理工作应不断创新手段，优化管理模式，更好地提升档案的利用价值。

1 高校财务档案的特点

1.1 准确性

高校财务档案是高校的科研教学活动开展、日常管理运营、基础设施建设等各类事项所涉及的经济方面内容的真实反映，可以为高校的财务日常管理、预算编制执行、审计督查、内部控制等提供重要依据。基于上述高校财务处档案管理工作的特点和价值，首先应该确保所有档案资料具备准确性，避免因为财务处档案资料存在较为严重的失真现象，造成后续查阅以及应用困难。比如对财务处档案中存在最多的各类凭证、账簿、财务报告等纸质资料，就需要高度重视，确保这些票据凭证记录准确，避免出现遗漏甚至改动问题，确保所有资料都能成为准确的一手直接证据，以此为高校财务档案管理奠定良好的基础。

1.2 价值性

“财务档案是存储财务工作经验智慧的知识源，是制定计划和进行决策的数据源，是维护经济秩序的证据源，也是研究经济发展规律的文献源。”[1]高校财务档案管理工作还需要满足价值性要求，确保所有档案资料在收集整理完成后能够被充分利用，只有档案资料的利用率得到有效保障，才能体现较强档案资料的价值，避免档案管理工作的无用功。基于此，在高校财务档案管理工作开展中，管理人员需要分析并明确不同资料类型的后续利用的可能，继而实现有目的地予以整理和收集，确保档案管理工作事半功倍。比如对可能近期需要内部审核或者是业务查询利用的一些财务报表和单据，要及时整理、汇总，以便为后续需求打下基础。

1.3 全面性

高校财务档案管理工作中，管理人员还需要遵循全面性原则，对所有相关档案资料进行有效搜集和整理，进而予以全面归档，以便为后续查阅和应用提供可靠支持。高校财务档案管理涉及到的档案资料种类多数量大，比如会计凭证、账本、工资津贴表、各类银行对账单、保管表、财务报告、各类收入票据等，都需要予以全面收集效果，避免在任何方面出现缺漏问题。因此，高校财务档案管理应遵照《高等学校财务制度》《高等学校会计制度》等制度法规，立足财务管理工作实际，兼顾财务管理的各项任务，及时进行相关资料的全面收集整理。

2 高校财务档案管理常见问题

2.1 管理意识淡薄

“管理意识淡薄给信息化时代高校财务档案管理发展造成一定的阻碍，一些事情必须需要人为处理，这时候再先进的信息化设备都无济于事。”[2]高校财务档案管理工作在现阶段面临的首要问题就是管理意识淡薄，该项工作难以引起高度关注，进而也就必然会影响到后续档案资料的利用效果，甚至出现使用不当等偏差问题。首先，从整个高校管理以及财务档案管理看，因为档案管理自身的工作特点，很难直接产生较大的价值效益，因此档案的收集与管理成为辅助性工作，无法引起高度关注，而且随着当前高校财务处工作人员编制紧缺现象加剧，对档案资料的规范管理更是心有余而力不足。其次，具体从事高校财务档案管理工作的人员，对财务档案的重要价值缺乏足够认识，造成在工作中应付了事或者疏忽大意，工作中不能表现出较高的热情和较多的精力投入，使档案管理成效受损。

2.2 管理职责混乱

高校财务档案管理工作存在的问题还表现在职责落实上，因为没有围绕财务档案管理进行全盘统筹，无法进行准确划分，导致相应工作人员的执行效果不佳，甚至出现明显冲突或者是任务空缺问题。这种管理职责的混乱往往还表现在相关人员兼职现象较为明显，从事财务档案管理工作的人员大多是兼职人员，需要承担其他方面的职责和任务，如此也就导致其对于档案管理的投入不足，相关职责必然难以落实。此外，高校财务档案管理问题还和整体工作划分有关，比如该方面档案管理任务不放在财务处，而是放在高校档案馆，必然也就会因为相关人员不具备专业财务知识，导致相应档案管理的效果不佳。

2.3 管理手段滞后

由于财务档案管理的特殊性，大量档案资料需要保存原始资料，一定程度上限制了电子存储方式的应用。一些高校没有及时引入先进档案管理手段，仍然采用传统的模式管理财务档案，导致档案管理效果不佳，甚至容易出现偏差错乱问题。虽然现阶段高校财务处正在逐步推进信息化以及电算化改革，信息化管理模式在很多方面得到了运用，但具体到财务档案管理工作中，这种新模式和新手段的运行并没有取得良好的效果。

2.4 管理人员数量不足、能力欠缺

受编制限制，高校后勤行政人员普遍缺乏，档案管理人员的编制更是难以解决，所以实际上很多工作都是由兼职人员完成，专门从事高校财务档案管理的人员很少。另外，档案管理人员技能不高，不具备专业素质和能力，不能与时俱进提升自身档案管理水平，“专业人员多数不具备会计与档案管理专业知识，而财务会计与档案管理专业技术人员又不具备专业计算机信息技术知识与技能”[3]，最终影响高校财务档案管理效果。

3 高校财务档案管理模式创新路径

3.1 更新思想观念

思想决定思路，思路决定出路。高校有关人员尤其是学校主要领导应更新思想观念，提高对财务档案管理工作的认识，提升高校档案工作在高校工作中的地位，进而为其提供必要的支持，维系后续具体工作的落实。高校领导层面要做好“顶层设计”，重视财务档案管理工作，倡导精细化管理理念，为其发展提供必要的人、财、物以及政策支持，从而更好地发挥财务档案管理在内部控制、内部决策等方面的作用。基于此，学校主要负责人以及财务处负责人应充分意识到档案管理的重要性，明确档案管理对于财务处工作以及高校建设发展的重要价值，明晰财务档案管理如果出现问题可能带来的严重危害，进而也就可以加大投入力度，并对档案管理人员进行必要培训和指导，确保其能够全身心投入档案管理工作。

3.2 明确管理职责

岗位职责清晰，工作分工明确，这是优化档案管理模式的关键要素。在明确高校财务档案管理工作责任时，首先要将该职责划分到财务处，避免归属学校档案馆，因为财务档案管理有较高的专业要求，需要相应管理人员具备一定的财务知识，而且将该项工作放在财务处，更便于财务档案的整理、利用。在此基础上，财务处内部进行具体职责的划分，围绕财务档案管理涉及到的所有工作细节进行综合分析，了解各类档案资料的收集和管理要求，科学合理地安排适合的管理人员，保障管理人员和具体工作任务相匹配。此外，还应建立考核监督机制，发挥内部监督作用，确保档案管理人员能够切实落实各项职责，督促其顺利有序地完成各个环节的工作。

3.3 创新管理手段

利用信息化技术，创新管理手段，是优化档案管理模式的基础。随着大数据等信息技术的发展，财务档案管理要突破“保管为主”的局限，注重数据挖掘和利用信息，让大量“沉睡”的财务信息重新焕发生命力[1]。高校财务档案管理工作技术手段的创新极为必要，管理人员依托更为先进的档案管理技术，不仅可以降低自身工作量，确保档案管理工作顺利高效，而且能够便于后续档案资料的查阅利用。因此，要转变传统手工管理财务档案的方式，应用现代化计算机技术管理档案，构建高校档案管理信息化的良好环境。“在档案管理中加大对现代化技术的应用，构建现代化档案计算机管理系统，促进其档案管理工作向信息化方向发展，为新时期高校档案管理现代化提供便利。”[4]基于此，高校应配备相应的档案管理设备设施，如计算机、扫描仪、远红外报警器、密集架以及财务档案管理系统等，完成档案资料的数字化转化与存储，积极推进信息化管理模式，构建完善可行的信息化档案管理平台，实现整个档案管理流程的优化创新，以更加高效、实用的档案服务方式提高高校档案利用率。

3.4 注重人才培养

“档案工作人员要以更宽的事业格局、更强的责任担当、更高的服务质量做好档案的服务工作”[5]，这样才能切实发挥高校财务档案的作用。首先，针对当前高校财务档案管理人员短缺的现状，要招聘符合岗位职责的工作人员，确保人员充足，而且至少要有一名以上的财会学历背景的专业人员。其次，对现有财务档案管理人员进行必要的培养、培训，围绕新型档案管理模式和新技术予以及时指导，促使档案管理人员能够与时俱进，掌握新时代档案管理的信息化手段。再次，提高财务档案管理人员的政治素质，培养爱岗敬业、乐于奉献的高尚品德。