信息化背景下高校档案工作转型发展的路径

李桂虹

（天津中德应用技术大学，天津300350）

高校档案是高校师资建设、教育教学、科学研究、党政管理及其他基础建设等活动所积累的、具有保存价值的文档、图片、影像等资料的汇集，是各高校发展的历史记录和凭证，是高校管理的重要信息资源，高校教学、科研、社会服务等活动有赖于档案工作为基础和后盾。“就工作性质来说，高校档案管理是独立、专门的业务工作。”[1]因此，档案管理是高校管理的重要组成部分。当今，信息技术高速发展，其对社会的冲击和改造是全方位的，引发了社会整体性变革。在社会各行各业信息化水平都在推进和提升的背景下，信息化也成为高校档案工作的趋势和重要发展方向。信息化意味着新技术、新思维、新方法的引入和运用，也意味着传统的高校档案工作在功能定位、作用发挥方面会发生很大改变。如何适应信息化带来的变化，迎接信息化的挑战，满足高校发展的要求，是高校档案工作转型所面临并亟需解决的问题。

一、高校档案工作信息化的必然性

1.高校档案工作信息化的紧迫性

随着网络的普及，社会信息化程度与日俱增，网络应用已全球普及，无纸化办公日渐常态化，电子文档成为信息流通的主要形式。具体到各个高校日常的管理运行，已主要依靠网络化的办公系统。然而，即使身处这样的社会大环境，很多高校的档案管理却仍停留在传统状态，存在管理缺乏创新、信息化程度低、档案资源利用率不高等问题，具体包括：一是档案管理方式落后，沿用几十年一贯的老方法收集、储存、调取档案，档案材料以纸质为主，立卷、归档、提取等程序繁琐，费时费力，虽然配备了计算机等硬件，但软件等配套设施不完善，档案工作还是以人工为主，信息化水平不高，工作效率较低。二是档案管理相对封闭，使档案信息处于孤岛状态。高校档案管理信息化的目的是实现档案资源的网络化和信息资源服务的社会化，档案资源不仅要为本校师生利用，而且要面向社会，为各类各阶层用户服务。然而，现今很多高校的档案资源只能在本校范围内查阅，未能实现校际之间、高校与社会之间信息的相互交流，信息化所要求的开放、共享管理系统远未形成。三是档案工作人员缺乏创新意识，将档案管理视为传统的“收集、存放、保管、借阅”，对于如何发挥档案信息的效用、提高管理效率、积极引入信息技术改变现状缺乏前瞻性思考和行动。以上这些问题说明，高校档案工作利用信息技术的动力和自觉性严重不足，一方面不能适应和应对因高校发展带来的档案数量急剧增加、且多为新型载体资料的局面；另一方面，在网络作为用户首选使用信息方式的当下，不能满足用户的需求，而高校档案的用户主要是广大教师和管理人员，他们查阅使用档案存在较大困难，势必影响教学科研工作，进而影响高校的整体工作，这对于高校的发展是很不利的。此外，高校档案工作信息化的滞后还会影响高校服务社会的成效。高校档案的信息化是社会范围内信息化的重要组成部分，若档案信息无法畅通，在推动高校为社会文化传播、信息交流方面就无法发挥应有的价值。上述情况都说明，高校档案工作信息化已势在必行，刻不容缓。

2.档案管理信息化是网络环境的客观要求

档案管理的信息化就是通过技术手段将以纸张为主的材料进行数字化加工，例如扫描、改变电子文件存储格式等，将其转化为一定形式的网络传输存储数据，再运用专业档案管理软件进行收存。但这种收存的方式还只是信息化的初级阶段，信息化也催生了档案管理的新的职能，即服务的职能。传统的档案管理重于对档案资料的收集、整理、保管。在使用方面，由于主要由人工操作，程序繁杂，也相对封闭，对外借阅手续关卡较多，加上纸质材料查找复印等耗费时间精力较多，用户使用很不方便，使得档案的使用频率次数非常有限，加上其他原因，有些档案甚至被束之高阁、无人问津，这使得档案的利用价值大打折扣。这种状况已完全不能适应信息化时代对档案管理职能的要求，这是因为：一是网络技术的普及，用户寻找和使用信息的方式已经发生了改变，其已经习惯于自助式从网络中检索和搜寻，而传统的依赖档案部门人员手工来查找资料的方式会使用户失去耐性，除非不得已，他们多会放弃采用这种方式，而宁愿从网络上寻找替代的资料。二是网络环境下，高校对外交往活动更加频繁，“高校档案工作不仅仅局限于本校，其面临的对象可能是整个互联网用户”。[2]二是信息化的档案管理创造了服务用户的条件。这是由于在信息化条件下，一方面各种档案资料都被数字化，存储容量大大增加，大量的档案资料汇集，图片、影像等类型的资料也极为丰富，收集的渠道、形式也多样化；另一方面由于档案管理软件的开发和利用，各类档案信息能够被快速整合，使信息资源能够形成智能化的搜集、查询、检索功能。由此看出，高校档案的信息化是网络大环境驱动下促成的，也创造了改变档案管理传统职能的条件，使档案信息能够作为资源真正有效地为用户所用，发挥出应有的效能。

二、高校档案工作转型发展的路径

1.树立信息化档案管理理念

自网络技术普及以来，档案管理信息化工作从起步到发展已历经若干年，但很多高校的档案管理信息化工作仍停留在起步阶段，仅仅将纸质档案扫描、建电子文档目录，并归类、建档和保存。从高校档案管理部门领导到一线的档案工作者，大多对信息化背景下档案管理的特点、要求和发展趋势不了解，或理解不深。原因是多方面的：一是档案工作非教学一线，长期不受高校领导层的重视，档案部门缺少专业人才，尤其是掌握网络技术的复合型人才；二是档案工作缺少硬件和软件投入。档案管理的信息化需要先进的硬件设备，也需要开发运作一套档案资料收集、储存、查询、使用的软件系统，并能与各网络平台兼容，但学校在这方面的资金使用较少。三是是档案管理信息化是一个系统工程，需要长时期人力、物力的不懈投入，一方面应对旧有的纸质档案资料进行电子化处理，需要耗费大量的人工;另一方面，高校档案信息涵盖高校的各项工作，其信息化工程的建构和运行需要各部门全力配合，这会增加很多工作量，这些基础工作在实践中推行起来会遇到较大的阻力和困难。总之，档案管理信息化之所以受阻，与高校缺乏档案管理信息化理念有很大关系。因此，在高校档案工作的变革过程中，有关部门人员要更新档案管理理念，树立先进的现代化管理理念，充分认识档案信息化建设的重要作用，增强动力和决心，改变现有陈旧的管理方式，自觉适应信息化档案管理的要求。

2.强化档案信息化基础设施建设

首先，高校应加大对档案管理的经费投入，购买各类硬件，如功能齐全的计算机、扫描机等硬件设备，专业的档案资源开发等软件系统，为高校档案的信息化管理和档案资源的开发利用提供物质保障。其次，加快对旧有档案资源进行数字化处理的速度。利用扫描等技术，把以纸质等为介质的文字、图片、影像等信息尽可能转化为数字化资料，这既是对传统档案资源的抢救式保护，也能够充分发挥其效用。此外，对于直接转化的电子文档，档案部门应加强资源的多渠道收集和整理，整合各类信息资源，并科学分类归档。第三，建立档案数据库。为保证档案管理的系统性和完整性，档案部门应科学分类各种电子档案资源，逐步完善基础数据库建设，并能够与网络兼容，满足用户的需求。只有建立通用型、标准化的数据库，才能借助网络，对数据库资源进行采集，实现资源共享。在建立数据库的基础上，开发档案信息检索系统，使多种检索方式并存，特别是增强人机交互功能，为用户提供多种检索工具，能够使用户自主选择关键词、检索方式。而实现这些功能的前提是，应采用国家统一标准，保证各项功能具有兼容性，为与外界保持畅通无阻的交流和升级换代打下基础。此外，档案信息资源具有不同级别的保密性，应利用防火墙、杀毒软件、数据加密等技术，做好安全防护。

3.加强档案信息化管理制度建设

除了加强硬件、软件的投入和建设外，档案日常的信息化管理还需要一套科学配套的制度和运行机制。一是应将档案管理纳入高校信息化发展规划中，成为高校信息化发展的重要内容。为此，档案部门应与其他各部门密切合作，对档案管理系统中电子档案目录与纸质档案原文统一化管理。二是档案部门要按照信息化管理的特点和规律，对传统的档案管理流程、制度等给予彻底改造，“对档案的收集、分类、整理、管理和利用等所有工作流程建立统一的管理条例和操作流程”[3]，使不同类型的档案文件从扫描、分类、整理、入库等环节都能做到可查可控。三是建立档案管理的目标责任制。档案部门应根据本校的实际，吸收其他院校建档经验，建立一套符合本校实际的档案管理目标责任制度，层层落实到每个人，使档案管理信息化建设能够按步骤、有计划有条不紊地向前推进。四是建立档案信息共享平台。为了增强档案管理的服务功能，更好地服务高校各项工作，档案部门在做好档案资料数字化的同时，应与高校党政管理、教务、科研、图书馆等办公系统建立关联，“构建起一站到位的档案信息服务，加强档案信息资源的互操作，改善各部门严重分离的现象”[4]，使档案信息能够让全校各部门人员查阅使用，并不断优化，使用户获得更好的体验。五是制定档案安全管理制度，做好安全防护建设，构建系统完整严密的安全保护体系，对档案的提取利用有一个规范可靠的流程，例如，对电子文档定期备份制度、保密制度，档案信息使用登记制度，并建立风险预警和档案泄露违规使用等的处理机制，最大程度确保档案的安全。

4.提高档案管理人员的专业素质

档案管理信息化建设是较为复杂的系统工程，需要具有扎实丰富的档案专业知识以及现代网络信息技术的人才。当前高校档案管理人员除了总体数量不足外，还存在专业性不强、缺乏档案工作创新意识、管理理念陈旧等问题。这是由于高校中从事档案管理工作的人员年龄偏大，专业知识不足，特别是不能熟练运用计算机网络技术操作档案管理软件，而只能进行简单的操作，例如将档案目录录入管理系统，在服务用户过程中，可进行简单的目录检索，但对较为复杂的技能掌握起来较为困难。虽然许多高校已经开始档案信息的数字化管理，但遇到很多技术难题，现有工作人员无法解决，因此而陷入停滞。可见专业化的档案管理人才匮乏，成为高校档案管理信息化发展的最大障碍。为此，应从提高档案管理人员专业素质入手，尽快培养一支适应档案信息化管理的人才队伍。一是现有的档案管理者要注重档案学专业知识的学习和更新，积极了解档案管理专业领域知识创新动态，掌握档案学科的新理论新知识，不断提升工作质量，并以开放的心态学用计算机网络技术，完善自身的知识结构。二是在高校成立专门的信息化管理部门，由计算机网络技术人才组成，负责全校包括档案管理在内的信息化工作，随时为档案信息化管理的技术提供支持。另外要有针对性地引进档案管理复合型人才，构建现代化的档案管理团队，开展档案管理数字化方面的技术科研攻关，解决档案资源网络系统的实际问题，创新使用管理新模式。三是强化档案管理人员的服务意识，全面提升服务水平。档案管理的信息化逐渐把档案管理人员从繁琐枯燥的手工建档、归档操作中解放出来，大大提高了工作效率，与此同时，网络环境下用户对档案索取使用的方式趋于多元和个性化，这又给工作人员提出了新挑战，即如何满足用户的需求，不断创新新模式、新方法，同时要保证档案使用过程中的安全，成为档案管理工作的新课题。因而，高校档案管理工作者应转变固有档案管理保管员的角色和思维，将工作重心转到服务师生、服务用户上来，“探索基于网络环境的信息工作的新路子，针对高校档案利用者的需求提供全程性、全方位的信息服务”，[5]特别是提供更多更优的方式方法，使其能够获取更加丰富多样的档案信息内容。