浅谈加强通信工程档案管理的途径

姚荷英

5G作为新一代网络通信技术不仅自身成为新的经济增长点，同时还与大数据、人工智能、物联网等行业紧密结合，共同推动我国经济高质量发展，将成为中国新一轮高质量发展的核心引擎。据国新办新闻发布会，2020年我国新建5G基站数达58万个，推动共建共享5G基站33万个，5G终端连接数已超过2亿。随着经济发展对5G提出的强烈需求，以5G为代表的通信工程建设项目越来越多，也形成数据巨大的通信工程档案。作为工程建设的一部分，通信工程档案管理是一项十分重要的工作，虽然不直接作用于工程建设，但它渗透于各方面，贯穿于工程建设全过程，具有特殊的地位和作用。但是，由于種种原因，通信工程档案管理存在较多问题，将对后续通信工程的事后监管、维修、改造等造成不利影响，最终影响我国通信服务质量，甚至危及国家安全。加强通信工程档案管理对于加强通信工程质量工作，提高我国通信工程质量，确保“新基建”战略顺利实施具有重要的意义。

一、通信工程档案管理存在的问题

（一）文件材料形成质量有待提高

文件材料的质量是档案质量的基础，调研发现，当前我国通信工程归档文件材料质量存在诸多问题。一是文件材料中表格格式不统一，同一种类表格格式各异，设计不规范。二是文件签署手续不完备。有些缺少施工、监理、设计及建设单位负责人签字或公章，存在合同、协议无双方签章的情况，有些存在一人同时扮演多个角色签名现象。三是竣工图编制不规范。用施工图代替竣工图无任何变更情况标识说明;有些竣工图虽然作了修改和变更标识，但其修改和标识方法不统一;需重新绘制的竣工图没有按规定重新绘制。四是施工原始资料书写不规范。原始资料的文字字迹潦草;使用不规范的汉字，或者书写材料未使用能永久保存的材料;修改后不加盖单位章或没有修改人的签字。[1]

（二）归档文件材料收集不全

一是合同协议、批复文件、施工记录性文件、工程交接文件、竣工验收文件等关键性文件材料缺漏;二是设备开箱验收文件未与设备文件同时归档;三是试验、试通记录文件仍保留在工程人员手中;四是项目建设过程中产生的视频和电子文件未归档现象较严重;五是软件系统随机文件材料缺失严重，软件著作权证书收集不全;六是进口设备商检文件收集不全。

（三）档案整理质量不高

主要表现为：文件材料分类不科学，未按建设档案项目档案分类思想和要求进行分类;文件材料装订质量不高，大量使用禁用的胶条等材料装订;装订成册的文件无页码，在封面无页码情况下未对成册文件材料编写页码;整理时空白表格没有剔除;案卷封面填写不规范，采用设计方、施工方卷盒卷皮。

（四）信息化程度低

许多单位并未把通信工程档案管理工作纳入本单位档案信息化建设规划，收集、整理、保管、利用等过程仍采用传统手工方法，管理效率低，检索利用不方便;工程建设过程中产生的电子文件基本未归档，传统载体档案数字化率低。

二、导致问题的原因

（一）缺乏针对性的制度

尽管国家制定有规范所有工程建设档案管理的制度，如《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》，但由于通信工程与电子政务工程存在较大的差异性，需要专门的档案管理制度或标准加以约束和规范。由于国家层面没有针对通信工程建设档案的管理制度，导致在通信工程建设档案在收集、整理过程中，存在标准不一，管理依据不明确的现象。尤其是现有的制度原则要求多，操作性要求少，基层档案人员需要的操作性强的制度缺乏。

（二）监管缺失

国家层面，在通信工程项目中未把通信工程档案纳入相关监管工作，验收制未在通信工程建设中得到较好贯彻，参与建设单位缺乏做好档案工作的压力和动力。在业主层面，业主单位未把通信工程项目档案工作纳入工程计划，未将通信工程建设项目档案工作纳入有关人员岗位责任，未将通信工程建设项目档案工作纳入有关人员的考核，更未把通信工程建设项目档案工作纳入合并条款和付款条件。

（三）业务指导缺乏

档案业务指导机制是保障建设项目档案管理规范化的有效措施。但调研发现，在通信工程建设过程中业务指导工作缺位，用事后要求代替事前交底和事中指导。

（四）参与人员档案责任不明确档案意识差

通信工程建设责任制度未明确参与人员档案管理责任，也无法进行考核。参与通信工程建设的人员没经过相应的档案培训，未实现档案工作交底，档案意识差。

（五）监理缺位

据对监理工作的检查，发现其中有三分之一的工程监理存在监理到位率低的问题，相当一部分工程总监形同虚设;有些现场监理人员仅是一些施工单位的退休人员，文化素质很低，根本不能胜任正常监理工作;有些工地的监理人员甚至连最基本的监理日记都记不完整，错字白字连篇;有的监理日记没有记载相关监理内容，只是记些施工流水帐，工程旁站监理记录没有或不完整，有些记录根本没有反映旁站监理中发生问题和解决问题的内容;有的旁站记录的内容、时间甚至与施工日记记载的完全不符，一看就知是胡乱编造的;还有工程没有相关的音像资料，有些工程就连起码的工程照片也拿不出一张，没有按规定留下应有的音像资料[2]。

三、加强通信工程档案管理的途径

（一）加强制度建设

在国家层面加强针对通信工程档案管理制度和标准规范建设，建立健全覆盖通信工程档案管理全过程、全方位的制度和标准规范体系。如档案主管部门与通信主管部门联合出台《通信工程档案管理规定》，明确归档范围、管理原则要求、验收要求，归属与流向等。出台《通信工程档案管理规范》，进一步细化通信工程档案管理标准。

（二）加大监督指导力度，落实主体责任

档案管理部门要积极争取参与通信工程建设，按照工信部对通信工程质量监督要求，与建设主管部门、项目法人、施工单位、质量监督单位和监理单位加强沟通;有针对性地加大对信息通信工程档案管理工作的检查和指导力度;按照谁主管谁负责的原则，对档案存在的问题进行追究整改。

建立相应的全程跟踪质量管理体系，把通信工程档案质量管理工作纳入到工程建设管理体系中去;建立项目负责人负责制，对工程文件资料明确现场技术管理人员的质量管理责任;把工程文件资料质量检查工作列入工程进度计划中去，并定期进行检查;建立通信工程档案的更改、补充制度，以维护和确保信息通信工程档案的准确性;规范收集范围，并建立收集材料的标准。

（三）增强全员档案意识

推行通信工程档案交底制，采用事前进行档案交底制度，增强工程建设人员档案意识。加大通信工程档案培训力度，加强通信工程档案培训教材建设。

（四）实行工程档案管理与工程建设同步

严格落实档案工作四同步要求，在签定有关合同、协议时应提出明确要求，把档案的收集、整理纳入信息通信工程项目合同条款;检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集整理情况;在进行工程项目成果评审、鉴定和工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并做出相应的鉴定评语。

（五）严格把好通信工程档案竣工验收关

进一步细化验收要求，分阶段进行验收，将项目的前期文件、隐蔽工程验收记录、竣工图的编制和工程设计变更单位的落实情况作为验收重点，对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误，同时还要加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。

（六）加强通信工程档案管理信息化

加大对通信工程档案信息化的投入，给通信工程档案管理工作配强配齐档案信息化所需的软、硬件。加强通信工程建设项目电子文件归档管理，将归档接口建设纳入通信工程管理信息系统建设全过程，将电子文件归档和传统载体档案数字化率纳入通信工程档案验收范围。加快制定通信工程档案信息化工作规范出台速度，引导通信工程档案信息化走向规范。

参考文献：

[1]祖英麗.浅析通信工程档案的有效管理[P]. 中国通信学会通信建设工程技术委员会2010年年会论文集，2010（06）

[2]王路，叶斌，姜永康.试析加强建设工程现场监理力度的一些措施[J].城市建设理论研究：电子版，2012（08）

[3]费玉琪 .浅议通信建设工程档案管理的全过程控制[J].管理学家2014（8）

[4]杨琦.通信工程建设项目档案工作探讨[J]，北京档案.2006（02）

[5]王民祖，姜华，聂红.试论通信建设项目竣工文件的归档质量控制，山东档案.2005（11）