钢铁工业转型升级中档案工作的新维度研究

李思越

一、档案全程参与钢铁企业转型升级的必要性

（一）满足企业数据管理需求

企业档案是伴随企业一路发展所形成的有保存价值的各种形式和载体的原始记录，它不仅是企业资产的一部分，还是权益保障、决策研究、编史修志、总结经验的重要根据和可靠凭证。不论大中型企业集团亦或是小型企业，企业档案承载着企业从创立之初到现在的奋斗历程，是与企业活动相伴而生的真实记录。在企业信息化程度不断加深的今天，生成的原始数据资源在企业档案中占比逐渐扩大，实时技术环境下，企业档案是指真实记录企业活动过程及其结构并经过规范化管理的数据[1]。强调从数据生成到永久保存或销毁是一个完整的运动过程，深化电子档案工作闭环管理，满足企业档案大数据安全可靠的数据需求，为企业提供高效的发展战略，同时作为企业在各项活动中形成的原始记录，也是保护企业自主知识产权的有效法律依据和参考凭证。

（二）符合经济体系优化升级的要求

企业档案是企业在生产经营、技术管理和社会服务等各项活动中形成的具有保存价值的原始记录，是产品、音像图纸等记录或反映了企业活动的各种形式和各种载体的总称。企业转型升级时期，档案工作与时代性紧密结合，企业档案工作实践的发展，与国家经济体系优化，钢铁市场竞争激烈关系密切。电子发票、电子文件的应用等都助力了数字经济的发展，支撑了企业经营业务的数字化转型，是提升产业链、供应链现代化水平的内在要求。

（三）维护工业记忆的使命

工业记忆联结着经济发展的过去和现在，是彰显一个地区乃至一个国家经济水平的重要标志。保存工业记忆是人类文明发展的需要，也是社会经济建设对档案工作提出的新要求。钢铁企业档案是重工业发展的历史见证和真实记录，描绘了钢铁产业的发展脉络，是钢铁产业继续发展的重要支撑性资源。维护和发展好钢铁企业档案，有利于加强社会公众理解工业化进程，对保护社会记忆和传承工业文明有重要作用。转型失败的企业在破产清算时，遗留下的工业建筑、大型生产设备等作为一种特殊的物质客体和符号象征，同样是文化遗产保护的重要组成部分。對钢铁企业档案资源的有效管理，能够更好地服务于工业记忆的构建与完善，彰显档案部门的公共文化服务职能。

二、转型升级时期钢铁企业档案管理现状与发展趋势

（一）我国钢铁企业转型升级概述

企业转型升级，指企业为适应市场机制与国家政策做出的相应改变，简单说就是改革创新，跳出目前企业所处阶段进行自我变革，完善生产管理。其中在“中国制造2025”战略规划中明确提出，“智能制造”是传统制造业企业转型升级的必由之路。

转型时期的钢铁产业呈现出三个新特征：一是钢铁行业产量增速趋缓，社会需求已经基本处于饱和状态，基础设施投资或房地产开发都处于平稳状态;二是钢铁行业结构亟待调整，不合理的区域布局大量存在，行业格局中产业集中度较低，产品结构不够优化，钢铁产品附加值低;三是钢铁行业互联创新亟需改善，污染排放依旧不达标，节能环保方案有待进一步创新改造，信息化和工业化融合水平待提高，钢铁工业互联网还未真正形成。

（二）河北省转型升级时期钢铁企业档案管理现状

1.管理特点

根据工信部颁布的《钢铁工业转型升级计划2015—2025》工作重点，在整体把握全国钢铁工业结构的基础上[2]，汇总河北省钢铁企业转型路径有以下几种。

由上表分析可得，在企业转型升级过程中，残酷的行业竞争会给企业带来许多新困局、新难题。以河北省为例，省发改委日前印发《河北省钢铁产业链集群化发展三年行动计划》指出坚持以延链强链为核心，大力提升钢铁产业链集群发展质量和水平[3]，其中河钢集团有限公司属于大型企业集团，是多个企业通过一定纽带联结而成的大型企业联合体，通过明确股权关系维护集团的整体利益和行为。在企业转型升级时期，河北钢铁企业档案分布特点呈现广泛而分散，随企业变化而变化：一是档案资源分散，企业档案在宏观上没有形成互联互通的平台管理模式;二是整合乏力，缺少体系，企业档案模糊的建设标准和企业新、老市场的业务档案之间的矛盾愈发凸显;三是难以成档，除明确的文书材料外，一些特殊工艺技术的流程、一线工人独有的经验技巧等，不被管理层重视，档案作为隐性知识显性化的编码工具没有得到充分利用。

2.原因分析

总体来说，转型时期钢铁企业的档案管理工作产生的一些新问题的原因主要有：

一是企业档案涉及领域不断拓展，新的矛盾也不断出现。例如开拓新市场产生新的文件材料如何和已有档案做好衔接工作，如何保证异地不同市场的档案收集和提供利用的完整性和及时性等;或是企业自主品牌的大量科技文件没有完整保存，给企业带来了知识产权和商标权的危机。

河北钢铁企业档案信息化标准规范建设的发展性、系统性和深度不足，是造成这些问题的一个重要原因。首先，河北钢铁企业在向服务型企业建设转变[4]时，业务的多样性和复杂性，导致了企业档案呈现多元化特征，对现有的档案标准规范提出了严峻的挑战。其次，这些标准规范是根据整个企业传统业务的共性档案的信息化，不能完美适用于新开拓市场产生的新型档案。

二是企业档案数据资源在内容范围上出现交叉重复现象。根据《工业互联网发展行动计划（2018-2020年）》，国家工业互联网建设的战略模式仍在不断探索，高水平的公共服务平台仍是试点示范性项目，档案大数据要素在整个产业链中影响力度较低，一站式的服务平台还未全面覆盖，钢铁工业互联网仍处于起步发展阶段，企业档案管理工作的成本较高，效率较低。

三是企业档案的经济效益发挥不足。档案工作管理与服务存在滞后性，提供利用不及时、不全面。转型企业在后期认识到档案工作的重要性后，一般会立即加大投资进行档案建设，但由于前期的管理理念落后、人员流动等各种复杂原因，这种效果也不是立竿见影的，导致了企业领导的高预期和档案工作现实产出较低之间的矛盾。

三、服务于钢铁企业转型升级的企业档案价值实现维度

（一）留存企业记忆、保护国家工业遗产

2007年《中华人民共和国企业破产法》正式施行，企业破产是市场经济下价值规律不断调节的正常现象，是增强企业凝聚力和市场经济活力的需要。淘汰落后的钢铁产能正是市场竞争中优胜劣汰的基本体现，破产钢铁企业档案是指钢铁企业在破产前、破产中和破产后形成的有保存价值的历史记录，是生产经营和管理活动中、破产清算程序中以及破产后有关档案人员或学者整理出的一系列文献编纂和研究成果的各种材料和文件的总和。

1.破产钢铁企业档案集中统一管理

综合档案馆吸纳破产企业档案是目前社会实践中普遍采用的形式，既满足了破产企业档案临时保管的需要，也不断充实了馆藏。但是我们应该清楚认识到在“一网通办”“政务服务改革”环境下，相比于民生档案，破产企业档案的种类、载体类型更为复杂，综合档案馆有限的人力和存储空间越来越难以支撑逐年增长的破产企业档案数量，从长远来看，无疑会增加综合档案的存储压力和档案馆工作人员的管理压力。

苏州市工商档案管理中心，是我国第一家专门负责破产、关闭、改制企业档案的机构，集中保管了苏州市属改制企事业单位，涵盖 25个行业、473个全宗的 200 余万卷档案和大量的产品实物档案[5]。以“苏州模式”为启示，河北各级政府可以在实地考察分析辖区钢铁企业状态的基础上，以集中为主线，调动一切可以调动的主体，建立专有行业领域内的破产钢铁企业档案管理中心，可能和实际实况不太相符，但是打破各层级之间的壁垒，构建一个多元主体参与，例如相关政府部门、企业、社会组织、市场等多方合作或紧密协作的破产钢铁企业档案管理体系还是可行的，可从以下方面做好档案管理工作：

一是统筹规划。提供外部有利的政策支持和较高的档案意识是明确集中统一管理的重要基础，在有关破产钢铁企业档案的归属流向、管理体制以及档案资源共享等方面，各级档案行政管理部门要及时追踪、监督和指导。二是始终保持敢于创新的档案管理理念。要积极作为，努力将钢铁企业的地方实际与苏州模式的成功实践结合起来，做到持续创新，在破产钢铁企业档案的管理方式、服务理念等方面都树立起开放、包容、革故鼎新的创新理念。三是努力丰富集中统一管理下的横向发展。坚持破产钢铁企业档案的集中统一管理原则，破产钢铁企业档案数量大、种类多、内容杂、涉及相关利益主体众多，毁坏散乱丢失都会造成企业和国家重要资产的损失。如果将破产钢铁企业档案有序分流，散落在多个部门或由现行企业和档案馆分别接收可能会造成原有企业职工查档困难，也不符合现在提倡的一站式服务理念。（破产企业档案集中管理）中心可以从多方面完善，延伸地区综合档案馆的职能，例如建立机关文档管理中心、钢铁档案珍藏馆等。将档案资源的保管、利用、开发以及档案陈列展览和档案教育基地等多种功能融合，不断探索和拓宽破产钢铁企业档案的价值。

2.档案资源特色化、多元化建设

河北钢铁产业在全国有着重要影响力，针对转型时期破产的钢铁企业，我们应积极主动以破产钢铁企业遗址为基点构建特色破产钢铁企业档案品牌。破产钢铁企业遗址作为工业遗产的重要组成部分，在设备安装、工艺流程和产品制造等方面具有极高的科技价值。这些遗留下来的园区设备等在一定程度体现了一个时代的地区经济发展水平，传承了相应的社会记忆。如果不能好好保护这一部分珍贵遗产，无形当中就会抹去城市的一部分重要记忆。以北京798、汉阳造创意产业园等有关工业遗产的保护开发项目为例，我们要始终坚持具体问题具体分析，贯彻落实多元化开发战略，充分挖掘破产企业档案资源，形成具有中国特色的工业文化遗产保护与开发模式。

针对破产钢铁企业档案的保护开发，可以从以下三方面入手，将破产钢铁企业遗址和破产钢铁企业档案结合起来，共同开发实现新时期的利用价值：

一要积极进行宣传教育。对青少年进行工业遗产保护教育，对公众注重社交媒体宣传，例如利用微博话题发起讨论、微信公众号发布破产钢铁企业的工业遗址资讯、短视频和直播等平台介绍工业遗产，增强大众对破产钢铁企业遗产的认识。

二要对于破产钢铁企业遗产的保护开发一定要建立好遗产登录制度，即建立档案数据库。地方政府部门面对破产的钢铁企业，要及时展开调查和认定工作，准确掌握一手资料，进而建立起地方工业遗产清单。良好的科学认定是后续保护开发的前提，在根据多方相关专家研究和评估的基础上结合当地群众的意见，建立破产钢铁企业的价值评估标准，另外在研究时应结合破产钢铁企业档案中的图纸、音像等仔细评估，将有保存价值的科学技术和工人技艺详细记述，形成包括口述档案等完整的破产钢铁企业的工业遗产档案。

三要打造特色档案品牌——破产钢铁企业档案。钢铁作为河北省的优质资源，在档案品牌建设中突出强调特色化和多元化。依托钢铁企业的特色档案资源，深度整合和挖掘特色馆藏，跳出传统，敢于突破结构和技术的制约，协调多个主体打造共享的破产钢铁企业档案平台，在深入整合地方特色档案的同时，也将破产钢铁企业的科学技术融入现代钢铁企业的发展中，更好地服务企业和社会，有效保护地方社会记忆的完整，例如邯钢的特色档案标语：钢好遇见你，铁心在一起。积极主动构建破产钢铁企业遗址，对推动区域钢铁产业转型升级、重塑区域竞争力和吸引力、促进经济增长等方面都影响深远。

（二）提升文件档案数据的管理与服务

河北钢铁集团高效配置国内、国际两个市场资源，率先投入大量资金进行产业升级改造，建成投产了以邯钢新区为代表的一大批国家一流装备，拥有1854项丰富的自主知识产权，不断探索大数据、5G、人工智能等技术在钢铁行业的应用，这些新实践探索也都从侧面反映了企业与数据管理的紧密联系。以面向现在为中心的钢铁企业档案工作，应从数据管理需求重新出发。

1.充实档案管理工作主体

数字经济下的产业变革催生了双向介入与相互借势的人才队伍需求，档案和企业转型升级融合发展过程中，对复合型人才、实践型人才、创新创意人才的需求快速上升。与传统的企业档案部门相比，固步自封地关起门来搞建设，在信息技术环境下不能继续沿用。领导和员工的行为导向都应以企业的管理目标为准则，实现企业的价值最大化、利润最大化，鼓励企业全体员工参与支持档案工作，多主体共同配合促進档案工作有效开展。

企业领导应主动承担企业转型时的责任意识和风险意识。一要具备长远目光，重视钢铁企业档案工作的发展规划，将企业档案作为企业资产的一部分进行有效的价值构建，结合不同钢铁企业的实际情况，合理引导并制定适合本企业发展的档案工作规划;二要深化对企业档案工作的支持。保证资金到位，吸引高层次档案人才，监控档案工作开展，分阶段对档案工作的效益进行评估，及时公示评估结果。

项目员工可担任兼职档案管理员，参与制定企业电子文件归档范围，在业务工作中对电子文件及时归档，主动强化档案意识;提升信息技术能力，灵活运用文件管理系统，对文档服务提出宝贵建议。转型时期，随着钢铁企业内部组织结构的调整，企业管理模式的改变带来了档案资源的多维需求，不断增强的创新资源和科学理念，数据管理需求显著增加，档案参与企业经营的现实作用增强。与此同时档案人员应积极参与企业主营业务如参加部门例会，提供更高效的档案利用服务。

2.改造檔案管理业务活动

国家档案局自2017年开始开展企业信息化试点工作，其中不乏有钢铁企业。

本钢集团有限公司ERP系统到期的数据统一归档至ERP的归档服务器，实现了对ERP系统以及招投标、客服协同平台、电子质量证明书等专业系统有归档价值电子文件的全面归档。目前系统归档数据近5000万件，在线查档利用累计3万人次、15万件次，大大提高了档案的利用效率。

中国宝武钢铁集团有限公司于2020年2月20日正式下发通知成立档案中心，作为中国宝武总部一级部门，既承担全集团成员单位档案工作指导、监督等职能，也承担中国宝武总部档案资源的管理工作，是业务监督指导职能和档案资源管理职能于一体的部门[6]。

转型时期的河北钢铁企业在对业务流程改造的同时必须加快电子文件管理系统的建设，完善电子文件归档和电子档案管理。将电子文件从形成到保存各环节有机地联系起来，并按照统一标准重组业务流程，以确保文件属性的需求嵌入业务流程中，引入区块链技术，其共识机制能够将每个主体联系在一起，提供合作平台，使档案管理主体多元化，提高档案信息的处理效率。同时这种任何主体都可以上传和访问档案信息，参与方便导致了成本降低，有效解决了档案资源分散的问题，从而让企业领导、信息技术部门、业务部门以及档案部门在业务活动中参与电子文件管理，共同承担信息流转全程。

在搭建信息平台时，集团企业可从以下三方面提升企业内部以及成员单位档案资源的保管利用及开发共享。

一要加强组织领导，科学统筹规划。首先设立一定层级的档案部门，在资金、技术、人才等方面给予支持，档案工作有一个总牵头的部门，对下监督指导有力度，才能给企业发展提供有力支撑。其次整合企业内部多部门的深度参与，加强电子文件管理的顶层设计，对电子文件管理实行总体规划，主动创造条件让档案工作融入企业业务，使档案部门有条件了解企业科研生产，为档案工作更加贴近科研生产一线创造条件。

二要完善管理制度，制定电子文件管理规范。充分保证文件流程的各环节标准规范，比如电子文件管理系统功能的规范、公文格式要求、相关元数据标准、相关数据结构标准和数据交换标准等。另外在技术环境下加强电子文件利用的访问控制，比如确定角色、明确权限控制的颗粒度等规范电子文件查阅，保护企业机密。

三要深度整合资源。加强大型集团内多个企业的档案资源建设，建立不同级别的档案数据库，实现信息共享。改进档案管理系统与其他业务系统的有效连接，及时捕获企业内部各业务系统生成的电子文件。丰富管理体系中的资源种类，深入挖掘档案信息资源的价值，优化档案信息资源的提供和利用方式。例如，优先对实体档案中利用率高的档案数字化，优先捕获对业务工作使用频繁的原生电子文件，率先对发挥重大经济效益的图纸等科技档案数字化，满足档案利用的同时尽最大努力保护实体档案。此外企业应从重视自身合法权益出发，优先收集和管理各业务系统产生的高价值文件。

（三）丰富钢铁企业档案资源

加强企业档案资源建设，丰富企业档案类型，拓宽档案收集范围。例如将新市场的档案与企业已有档案做好统筹规划，重点将企业自主知识产权和商标权等相关档案建立特色钢铁企业档案资源库。另外要加强对人事档案的重视，合理维护员工合法权益。企业破产之后，下岗职工缺少了稳定来源的薪资报酬，不管是生理还是心理上都承受了巨大的压力，河北钢铁产业在转型升级过程中许多钢厂都有着异地搬迁的痛苦，职工面临去异地继续工作和买断工龄两种选择。而这些被迫中止与企业劳动关系、转向灵活就业的人员可称为下岗职工。近几年因为各地忽视破产企业职工档案的管理，下岗职工的相关权益得不到保障，职工有关退休及相关保险业务的诉讼案件越来越多。

1.维护职工利益

破产钢铁企业职工档案是关系企业职工今后工作和生活的重要文件。对这部分内容进行规范管控，一方面有利于相关社会组织关注破产钢铁企业的职工档案，提高破产钢铁企业档案的后续质量管理。另一方面，有助于规范破产钢铁企业职工档案的接收和保管工作，避免或减少职工因档案丢失或损坏而带来的难题，更好维护下岗职工权益，稳定区域内劳动力市场。

钢铁企业在申请破产清算进入破产程序之后，职工档案的流向目前主要有移交新的企业或上级控股公司管理、将管理权限委托资产管理中心承担、进入集中统一管理平台、与劳动保障局协商共管等类型。为积极响应群众少跑路等号召，规范破产企业下岗职工档案管理，地方档案行政部门要及时介入企业破产清算组，在对破产钢铁企业的财产清算时，承担对破产钢铁企业档案核查整理工作，负责对清算过程中的破产钢铁企业档案和破产清算期间的钢铁企业人事档案进行检查、监督和管理[7]。

一是完善破产钢铁企业职工档案的监控机制。首先，综合档案馆要提前参与破产钢铁企业的清算过程，负责对其职工档案的接收和业务指导，在流转过程中及时监控。其次，综合档案馆可以结合辖区内人力资源管理部门和企业员工档案的管理现状，建立钢铁企业职工档案管理监控体系，定期对管辖范围内钢铁企业员工档案管理工作进行指导和监督，及时留意有破产或改制倾向的钢铁企业，在企业破产前及时对其档案进行封存、清点等工作。

二是可以建立破产钢铁企业档案接收中心，将破产企业的职工档案集中保存。结合当地就业管理中心或劳动部门，规范其管理体系，对破产钢铁企业职工档案的接收和后续管理提供保障，通过建立一键查档的网络线上平台、电话预约等方式，为下岗职工提供必要的人事档案调阅和档案信息资源服务。

三是制定并颁布相关法律规范，规范破产钢铁企业的档案接收程序。如地方档案行政主管部门针对地方破产钢铁企业的档案管理合理做出相关规定。

2.企业隐性知识档案化

企业档案作为业务活动的记录，其中有大量凝结了员工在从事各种活动过程中的知识、经验和教训的智力型资源，我们可以通过档案这一特殊渠道来固化它，形成可视化成果丰富企业档案资源。比如，企业员工生产产品的专有技术标准化后，编制一份质量标准文件;员工操作某一仪器设备的经验标准化后，制定成一份操作规程;在对员工在某项业务活动中的经验进行系统整理后，编制成业务指南。在宣传企业价值观、企业道德和企业精神的基础上，编制员工手册，形成业务参考，最终形成的这些文件都是隐性知识固化的企业档案。

许多钢铁企业建厂历史悠久，企业跨度时间长，其中显性知识可以理解为钢铁企业内部记录于一定载体的知识，例如不断采购的升级换代的机器设备、大量丰富的产品生产图纸，设备操作手册等;隐性知识则是指员工在工作实践中积累的经验技巧等，尚未记录于一定载体的知识。但应注意对于知识的划分并不是能穷尽的，许多企业档案同时蕴藏着丰富的显性知识与隐性知识。

将隐性知识转编码留存以便企业后续的可持续利用，是转型升级时期钢铁企业档案管理的重要内容：一要注意考察业务人员的专业技术能力，及时留存视频或照片等整理文字记录信息。另外隐性知识也可以通过共同工作、观察交流、经验分享和亲身实践等形式在企业内部传递，例如师徒学习、员工学习交流群等都是个人间隐性知识转化的典型形式。二要紧密追踪钢铁企业自主研发的知识产权、核心技术等，产生的相关科技档案和法律文件等材料要及时整理归档。总之档案部门要加强档案的收集范围，注重微观档案的接收，业务部门和档案部门要联合起来将企业的价值观念、规章制度、操作方法和方式等都保存在企业档案中，丰富企业的建厂文化。

参考文献：

[1]摘自微信公众号时光特攻2017年6月1日《管理学视域下对档案事物的认识》

[2]谭高.我国钢铁企业转型升级路径探析[J].当代经济，2017（07）：12-13.

[3]河北省推进钢铁产业链集群化发展_中华人民共和国中央人民政府[EB/OL]. [2020-08-09].http：//www.gov.cn/xinwen/2020-08/09/content_5533463.htm

[4]李为.钢铁企业转型和“服務型企业”建设[J].中国钢铁业，2010（07）：28-29.

[5]苏州市工商档案管理中心[EB/OL]. [2021-08-14].http：//221.224.13.56：81/gsdaglzx

[6]中国宝武钢铁集团有限公司档案中心成立_中国档案咨询网[EB/OL]. [2020-03-06].

http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2020-03/06/content_302741.htm

[7]郑仁淑.论破产企业职工档案管理思路与途径[J].档案学通讯，2014（03）：88-92.