基于共享环境的企业财务档案管理优化措施探讨

张友明

（中广核核电运营有限公司，广东 深圳 518000）

在信息时代，大数据等技术得到了广泛的运用，财务共享模式的发展前景更加引人关注。在企业财务档案管理中，通过应用财务共享模式，促进了财务档案管理效率的大幅度提高，财务档案信息的重要性更加彰显。如何在财务共享的环境下发挥财务档案管理的重要作用，是一个值得探讨的问题。

一、财务共享模式的发展背景和共享内容

在互联网信息技术的支持下，信息传输快速准确及时的特性，使财务共享模式应运而生。财务共享信息系统主要包括以下几个方面：①网络报销体系。通过现代信息技术，实现以网络信息数字化方式开展在线填报、在线报销、在线完成业务审批、数字票据在线传输和审核等一系列工作，统一传播路径，保证了信息共享的透明度与信息的高效传输，同时也保证了其安全性和真实性。②报表生成体系，可以在线编辑账单，月末自动生成报表。该方式可以减少报表生成过程中的错误率。③图像管理体系。以该财务共享系统为支撑，可以扫描财务票据自动生成电子票据作为载体进行信息传输。在这个信息化的过程中，数据的传输方式发生了变化。生成电子文档时，可以存储票据的数字信息，发送图像信息，审批更加方便，也能规范流程进行整体管理，审批效率也能得到保障。④资金管理体系。保证了资金收支、结算、管理的可视化操作，减少了财务运行环节所带来的财务风险。⑤自动生成财务电子档案体系。用户可在线阅读和调用财务档案，有利于有效降低管理财务档案的成本。

二、财务共享环境下财务档案管理的特点

1.打破了地域限制。财务共享模式支持财务档案管理的规律性和完整性的要求，财务共享过程中可以纵向管理各子公司的财务系统，符合企业内部控制的要求，保证了信息传递不受地域阻隔限制，传递能及时顺利完成。

2.拓宽了工作范围。财务档案可以从单位转移到财务共享服务中心，对于财务信息收集、档案传输渠道中存在容易丢失的风险等，得到了有效的控制，在信息传输的范围上拓宽了财务档案范围。

3.增加了监管难度。财务共享模式扩大了财务档案的记录内容，财务管理的范围扩大，丰富了财务信息收集与财务档案管理的内容，但是增加了对财务档案信息监督的难度，需要消除每一个环节的潜在风险，才能保证财务档案能够得到合理的利用。

三、财务共享环境下财务档案的重要性与优势

在财务共享环境下，一些信息处理更加精准，依靠新技术的手段，为企业提供更多财务档案管理的服务，财务共享模式对实现数据同步和规范财务档案管理发挥着重要的促进作用。

1.信息输入及时。财务共享环境下运用财务档案，要求保证新信息输入财务档案的准确有效性，为财务档案更新创造管理有序的条件。及时共享纸质文件和电子文件，确保财务档案的及时性。企业各分支机构的财务部门要建立专门的财务档案管理队伍，有序推进财务档案管理工作，发现问题要及时解决。定期维护网络升级安全，运用先进的信息技术支持财务档案信息录入的准确性，提高档案管理的有效性。

2.扩大文件处理规模。在财务共享环境下，企业财务档案管理工作的开展需要夯实基础性工作，包括财务档案的传递、保管等工作。运用统一规范的文件处理平台，提升处理大批量财务档案管理能力，减轻企业财务档案的管理负担。财务原始档案形成后，应及时做好档案核查工作，及时分类统计，及时发现错误，避免质量不合格问题，吸取经验，制定相应的风险规避策略，进一步提升企业财务档案管理的工作水平。

3.节约运营成本。制定规范企业财务档案管理的程序和规则，选择适合企业开展财务档案管理的最佳方式。对此，提升财务人员的综合素质和人才结构，营造良好的财务共享环境，合理控制财务部门的管理成本。此外，以高标准要求强化财务档案管理，减少不必要的重复环节，通过优化财务共享流程，提升财务档案管理的效率。

四、财务共享环境下企业财务档案管理的优化措施

财务档案在财务共享的环境下，为企业的经营和发展提供了高效的管理方式。大数据时代的财务档案管理，从收集档案信息、分析和应用档案信息等方面提升企业财务管理。企业在充分认识财务共享模式后，充分发挥财务档案管理共享的优势，形成财务共享环境下财务档案管理的具体方法是非常必要的。

1.加强数字化信息处理系统的建设。充分利用先进技术信息处理技术为重要支撑，对财务档案进行管理，确保档案管理工作的有序、安全。通过数字化、网络化的方式对财务档案信息进行管理，可以将财务档案信息以综合的方式呈现出来，进而以更加科学的方式共享财务档案。这就要求企业在财务档案管理过程中平衡存储成本和通信成本，确保财务档案数字化管理符合处理平台的要求。基于财务档案管理的规定，财务共享服务中心应该建立符合财务档案管理标准的网络环境，改进硬件和软件环境，以促进财务档案信息传播共享。在已满足财务档案硬件管理的要求后，有必要积极完善信息传输网络，提高财务档案的使用效率，确保能够通过财务共享中心更好地进行对外拓展业务，实现回收成本进一步完善与提升财务档案管理的水平。企业应注重日常维护管理系统，提高信息处理系统的稳定性，切实维护共享环境的安全性。

2.建立健全信息管理制度。有必要建立健全管理制度，以保证财务档案管理工作的质量。财务共享环境下对档案管理工作提出了更高的要求，财务档案管理在财务共享模式中发挥作用，重视财务档案管理系统能妥善保管财务数据用于打印的副本，根据税务和审计等管理要求，以不同的格式要求打印报表等文档。严格按照国家档案管理标准筹建会计电算化档案存储系统，将财务档案数据用高质量的磁盘介质进行备份，分开备份，有利于磁盘防尘防腐等要求，还可以节省存储板空间；按照财务档案的时间顺序，按内容建立档案卡，确保财务档案的有效管理。此外，必须建立严格的档案借用程序制度。在财务共享环境下，必须按照规定由负责人出具书面同意借用后，才能出借财务档案。企业财务部门对于关键环节的财务记录必须实施财务档案风险控制，用专业技能处理自动生成后的财务数据，确保财务共享文档的质量，提高企业财务档案管理的有效性。从财务档案管理工作的发展方向看，企业财务档案管理者还需要结合企业的实际需要，在正确认识财务档案管理意义的前提下，对财务档案进行分类，为今后档案使用创造安全的条件。

3.加快档案数据更新频率。由于传统的财务档案数据是静态的、不变化的，因此，企业很难通过档案数据分析了解企业的发展状况。传统的财务档案数据缺乏实时数据，数据时效对企业的决策产生滞后的影响。共享环境下生成的财务档案，可以有效地避免信息滞后问题，因此，应在原始数据的基础上进行扫描生成新的电子数据，其有助于更新企业财务档案数据信息的准确性，从而可以使企业根据数据分析结果进行决策。

4.加强财务档案保存风险的管理。企业必须了解财务档案的形成过程，进一步加强财务档案管理，提高财务档案记录的数据质量。档案信息资源是现代社会极为宝贵的资源，应确保信息资源的真实性和安全性。档案数据的真实性是风险的焦点，如果数据缺乏真实性，就失去了对于企业决策的现实意义。因此，企业应加强财务档案管理风险的防范措施。在财务共享环境下，企业应从宏观的角度进一步开发建设整体财务记录管理系统，能够及时筛选出潜在的风险错误信息，确保有针对性地收集财务数据。此外，制定一个科学和完善的应急计划，在数据处理系统中设置不同类型的风险处理措施，从而提高系统处理突发风险的能力，避免出现大的风险事故。

5.提高财务档案管理人员的知识技能。企业应进一步加强对财务档案管理人员的重视，创造实行现代化信息管理的条件，有效提高财务档案管理效率。加大从业人员的培训力度。财务档案管理者素质的高低，决定着财务档案管理的水平，因此，作为财务档案管理者必须树立财务档案管理的重要理念，遵循财务档案收录会计信息的保密性，严格按照要求规范档案管理人员的行为。

五、结语

信息技术的广泛使用，推动了企业财务信息化的发展进程。因此，财务共享模式进入了财务管理领域。在财务共享环境下研究管理财务档案，有助于企业节省财务管理成本的投入，并且能够进一步改进企业财务人员的现代化办公条件，从而提高企业的经济效益。因此，依托财务共享环境，建设数字化的财务档案共享管理平台，可以帮助企业加强有针对性地收集，提升分析各种数据的效率，提高了各种数据的准确性，加速了提高信息数据传输的及时性，帮助企业降低信息管理成本。