数字化干部人事档案管理的安全风险与对策探讨

高 艳

（中铁物资集团有限公司，北京 100000）

随着信息技术的迅速发展，国内大部分行业逐渐开始引入数字化的信息管理技术。在干部人事的档案管理方面加入数字化元素，能够在一定程度上消除传统档案管理过程中存在的弊端，可以更为便捷地调动、查询和整理干部人事信息，改善企事业单位人事档案的管理条件，除此之外，管理层领导还能够通过数字化平台进行更为清晰简洁的人事情况调动查询。然而，干部人事档案的数字化管理是一把“双刃剑”，同时存在着许多安全隐患。干部人事档案数据不单是企事业单位的信息机密，而且也是每位干部的私人信息，保障干部人事档案数据的安全，有利于企事业单位的健康发展，有利于干部隐私保护系统的逐步完善。

一、数字化干部人事档案管理的作用

企事业单位进行干部人事档案管理系统数字化模式建设，是符合当前时代发展需要的。现阶段，我国正处在网络信息技术迅速发展的环境中，在这样的背景下，稳定地推动档案管理的数字化发展，可以加强企事业单位对巨大信息数据的便捷处理，准确地查找需要的数据信息，同时，能够对数据信息进行各种处理。利用互联网技术，能够对档案数据实现分类挖掘，归纳出隐藏的规律，为企事业单位的档案处理提供最大程度的便利。人事干部的档案管理并不仅仅是干部个人成长经历的记录，同时也是对干部个人发展水平的判定依据，其中不止包含了干部的成长经历也包含了干部的能力水平的记录。这对于企事业单位来说有着很强的现实引导意义，能够科学合理地对干部群体进行培养计划安排与人事调动。对于企事业单位管理层来说，人事干部的档案管理数字化能够预防出现以往发生过的重复性决策失误等问题，在一定程度上提高了企事业单位发展与前进方向的合理性。企事业单位人事变化过程伴随着巨大的档案数据，尤其是在企事业单位高速发展的环境下，期间所涉及的数据更是不计其数，这时档案管理部门如果仍然使用传统的纸质档案管理模式将会导致档案管理的程序性与企事业单位发展步调不一致，从而在一定程度上妨碍了企事业单位的健康发展。除此之外，传统纸质档案模式阻碍了部门之间的数据交换，降低了人事档案的存在作用，同时，巨大的数据量会给档案的存放空间以及管理者带来很大的工作压力。所以，新时代下发展人事干部档案管理数字化模式是对落后的纸质档案管理方式的巨大冲击，是促进企事业单位稳定良好发展的必然需求。

二、数字化干部人事档案管理存在的安全风险隐患

1.互联网技术隐患

互联网技术的快速发展和进步，为人们的日常生活带来了许多好处，然而，同时也给很多不法分子创造了使用互联网非法窃夺个人隐私的机会，为互联网信息技术应用安全带来了很多困扰。在互联网快速发展的过程中，人们更多地强调网络的方便性和可用性，却忽略了网络的安全性。当网络仅仅用来传送一般性信息的时候，安全问题并没有突出地表现出来，但是，当在网络上运行关键性的任务时，当企事业单位的人事干部档案运行在网络上时，计算机互联网安全就成为一个不能忽视的问题。在干部人事档案数字化管理过程中，假如碰到非法组织或个人的恶意窃取信息行为，互联网设备很容易会受到病毒和木马程序的攻击，从而使得档案数据管理系统崩溃，进而导致干部人事的隐私信息出现丢失或者网上泄密的现象。

2.档案管理系统完整性隐患

建立一个完整的档案管理系统，不但是人事干部的个人需要，而且是档案储存工作的需要。因为档案信息有着主客观条件的差异以及有关的软硬件支持方面存在缺陷，致使档案管理数字化系统的完整性难以得到保证。电子数据在积累、利用以及交换等各个过程中都存在导致系统崩溃的安全风险，进而导致档案数据信息丢失。此外，已有的管理体系仍不能充分保障档案的完整性，数据在保存过程中有可能被非法分子进行篡改，导致档案出现顺序混乱原始信息缺失等问题，进而使得档案的完整性受损。人事干部档案作为企事业单位人事变动的重要记录，也是企事业单位进行未来人才培养规划的重要依据。档案管理工作是人事工作中的重要组成部分。但是，档案管理作为人事管理中关键的一个环节，却在很多时候容易被忽视，从而成为人事管理的一个薄弱环节，对人事管理质量造成了直接或间接的影响。人事干部档案管理最重要的就是档案记录的及时性、真实性和完整性，只有将已经完成的相关档案管理工作及时整理归档才能够最大程度地避免出错。

3.数据保密安全隐患

档案管理系统与数据保密系统在本质上是互相渗透、息息相关的。就档案管理系统自身的安全性来说，其涵盖了确保档案安全和档案保密两个方面。档案管理是与企事业单位文化密不可分的，它是企事业单位文化的关键组成部分，是企事业单位精神文化与价值观的一种表现，也是干部、员工宝贵的人事经历记载工具，因此，它在企事业单位文化中有着无可取代的作用。如果只要档案管理而不要保密管理，那么企事业单位人事干部秘密一旦被泄露，就会给企事业单位和员工个人带来巨大的损失，直接影响企事业单位的生存与发展。只有将保密工作与档案工作有机地结合起来，才能避免或减少给企事业单位造成不必要的损失。数字化的档案管理系统通常会利用物理储存设备，其存贮空间比较拥挤，在很大程度上给不法分子窃取信息创造了条件，不法分子可以利用档案管理系统存储空间小的弊端将干部人事档案的全部数据拷贝到小型随身储存设备中，继而随意传播到互联网上。所以，其保密管理工作的难度很大。

三、数字化干部人事档案管理中安全风险的防范对策

1.强化数字化人事档案的互联网权限管理

随着网络技术的发展，网络正改变着我们工作和生活的方方面面。我们的工作和生活都越来越离不开网络，但是互联网是一把“双刃剑”，缺乏管理的互联网会带来诸多问题，数字化干部人事档案管理的互联网安全既需要有内网的保护，也需要对外网的行为进行管控。内网安全需要加强企事业单位员工的信息安全保密技术学习，外网安全需要及时地更新防火墙和杀毒软件的版本等。通过强化数字化人事档案的互联网权限管理，不但可以在一定程度上预防木马病毒、间谍软件、僵尸网络等恶意网络攻击行为，而且可以实行恶意网站过滤、防火墙加固等措施。

2.提升档案管理人员的安全管理意识

在社会经济日益繁荣、信息技术迅猛发展的当今社会，安全管理工作面临着更加严峻、更加艰巨的新问题。档案管理人员需要树立正确的保密观念，加强学习，不断提高涉密工作人员的政治素质、法制观念，是做好保密工作的第一要务。干部人事档案管理人员，掌握着影响所在单位、企业稳定安全和持久发展的重要人事信息，其个人思想政治素质、道德素质和法纪观念的强弱，直接关乎所在单位的发展存亡。因此，涉密人员必须充分认识泄密的严重后果，强化保密观念和法纪观念，树立真诚敬业、忠于职守、严守机密的政治职业素质和真诚做人的高尚道德素质。在具体的工作中，应端正态度，注重细节，改变以往社会生活影响而形成的随意散漫、信口开河等不良的生活习惯和工作习惯，时刻提高警惕，牢记自身的使命。

3.完善档案管理人才培训体系

档案管理人才培训过程中应当特别注意培养其自身的责任感和使命感，使其能够认真学习信息化条件下做好保密工作所必需的基本知识和技能，了解基本的防范手段和高技术窃密的基本知识，以免因为其自身的疏忽给所从事的事业造成泄密的严重损失和危害。企事业单位应该充分认识档案管理人才的重要性，培养优秀的管理人才，建立完善的人才保障机制以及完善人才激励制度，从根本上保障人才的流动，全面发挥人才的最大效用，才能够从根本上确保档案管理体系的不断完善。对于培养档案管理人才，也应与时俱进，针对工作属性以及工作需求，采取“精准”培养的方式，做到因材施教，才能达到预期的效果。

四、总结

逐步推动数字化干部人事档案管理系统的完善，是现阶段企事业单位谋求自身发展的必经之路。数字化的档案管理系统有着十分重要的现实作用，企事业单位应该摸清自身的现实情况，切实认清档案数字化发展过程中出现的问题，利用科学有效的处理措施，更为合理地进行档案数字化模式建设，充分发挥档案资料在企事业单位稳定发展中的作用。