加强国有企业办公室精细化管理的措施与策略探讨

胡雪莉

（中铁十七局集团第三工程有限公司，河北 石家庄 050200）

国有企业创新发展必须走精细化管理之路。而国有企业精细化管理的探索可以从办公室工作的改革入手。办公室作为国有企业综合性的工作部门，与其他部门沟通密切，工作事务繁杂。通过实施精细化管理，能够带来其工作效率的提升，工作流程的简化，并为企业其他部门开展精细化管理提供借鉴，逐渐在国有企业内部形成精细化管理的文化和风气，推动国有企业整体精细化管理水平的提升。

一、精细化管理概述

精细化管理既是一种管理理念，也是一种创新的管理模式。精细化管理建立在常规管理基础上，是对常规管理不足的优化，其追求的是最大限度地减少管理所占资源，获得最佳的管理预期，追求管理目标达成的最佳化。对于国有企业来说，精细化管理的执行与落地具有现实必要性。以精细化管理理念统筹办公室工作，更是国企内部改革与办公室管理高效化的现实要求。精细化管理的落地需要改变传统的常规固化管理模式，也需要在精细化管理执行中正视现存问题，积极解决问题。

二、国有企业办公室实施精细化管理的意义

1.提高工作效率

办公室作为国有企业职能服务的主要部门，其承担着较为繁重的工作任务，很多事务处理起来往往没有具体头绪，这也导致工作没有轻重，工作低效。从传统常规的办公模式中解放出来，走精细化管理之路，可以从纷繁的工作中快速地找到突破口，梳理好工作思路，按照既定思路高效地处理各项业务。依据精细化管理来指导办公室工作，既能有效规避工作处理中的漏洞与失误，也能潜移默化地对办公室工作人员起到行为约束的积极作用，使得办公室工作人员能关注工作效率和质量，抓重点，抓关键，分清事务的轻重缓急，高效高质地完成工作。而精细化管理配合绩效考核，能带来国有企业办公室工作氛围的优化，调动起办公室员工工作积极性。这些都将使国有企业办公室的工作效率得到实实在在的提升。

2.简化工作流程

国有企业规模较大，人员众多，一项工作的开展可能需要多个环节的审批，而也在一定程度上导致办公程序冗杂。精细化管理则是对冗长繁琐的工作流程进行重新梳理，基于办公室工作开展的实际需求，建立高效运作与精简化的工作流程。办公室的工作可能与各个部门都有关联，因此其流程的精简更为必要。人事考勤、财务报销等都可以在精细化管理理念下得到流程的简化。工作流程的简化配合工作的细化分解，原本庞杂的工作被细分为小模块，然后分配到人，避免了人浮于事，也实现了责任到人，更规避了工作人员相互推诿的现象。而工作流程的简化也调动起员工工作的积极性，使得各项审批及时，带来国有企业的高效运营。

三、国有企业办公室精细化管理存在的不足

1.缺乏明确有效的管理目标

对于国有企业来说，管理目标越明确，其管理的导向性作用发挥就越彻底。当前，国有企业对办公室工作实施精细化管理的认知还停留在浅层次阶段，这也导致其精细化管理目标不明确，使得精细化管理的贯彻阻力重重。主要表现为各项管理内容模糊，管理实效发挥不足，管理方式转变不到位，管理监管缺失等。很多办公室工作人员虽然认可精细化管理，却仍习惯于传统的工作模式，思想与行动不匹配，导致精细化管理难以切实落实下去，更无法依据精细化管理理念将办公室工作内容做到精细化的梳理与分解。

2.缺乏完善的精细化管理制度

制度是精细化管理落地的保障，而制度的缺失或者不健全又是国有企业办公室工作开展中存在的主要问题。办公室本身就对应复杂的行政工作，工作交叉，内容多元，这更需要制度的保障与约束。建立完善的精细化管理制度，才能有效解决办公室工作人员责任心不强、工作效率不高，个人意识较为涣散的问题。以制度为导向、为保障、为约束，防止有些工作人员责任推诿，工作怠慢，以完善的制度让精细化管理更富动力。

3.部门沟通协调明显不足

国有企业部门多，业务工作开展更需要各部门的配合、协调、合作等。就办公室工作来说，其职责是上传下达，因此对应的业务口也最多。如果精细化管理中缺乏对职工的职责明确划分，缺乏各部门的有效配合，那么精细化管理的效果也将大打折扣。当前，很多办公室工作人员对自身的岗位职责认知不清楚，且部门之间的沟通明显缺位，无法形成精细化管理的完善闭环系统，影响到办公室总体乃至国有企业整体的办公效率。合作沟通不及时，不到位，办公室的工作开展都将举步维艰，更谈不上精细化管理带来的高效运作。

四、加强国有企业办公室精细化管理的措施与策略

1.完善制度建设，让精细化管理更有保障

对于办公室工作精细化开展来说，必须提供完善的精细化运行机制，以带动办公室各项工作的有效落实，借助制度的不断完善，让精细化管理内容成为员工固化且认可的工作习惯，一旦习惯养成，精细化工作的大格局就建构完成。制度建设是多方面的，又是事无巨细的。具体来说要结合办公室工作的实际制定相应的管理制度和方法，在制度健全的同时，配合管理流程的优化，带来办公室工作内容的责任明确，进而促进工作效率和质量的提升。制度的建立健全要着眼于员工精细化工作理念的强化，除了靠员工的自觉，更需要外在的约束。因此，制度建设也必须配合量化考核，以此提升员工对精细化理念的贯彻积极性，也让精细化管理工作得以有效落实。制度建设不是形象工程，其是针对办公室管理内容、员工工作职责、精细化管理落地实施等的各项具体说明，通过个体的精细化管理，使得工作自觉性调动和主观能动性发挥，带来办公室工作中精细化管理的落地。

2.奖惩同行，做好办公室工作的综合性统筹

对于国有企业来说，办公室扮演着综合协调者的角色，这意味着其工作多具综合协调性，因此在精细化管理执行的过程中更要加强对办公室行政工作的综合性管理。对细节性问题要做好记录，方便后期的查阅、参考与检查。例如，出勤制度、请假制度、岗位说明书的更新等，都要准确记录在案，事无巨细，让一切工作都有源头可查，有资料可参考。综合性统筹的重中之重应该是每个工作人员工作内容的明确、工作职责的履行到位。需要及时引入个人绩效考核评价机制，端正办公室员工的工作态度，自觉履行好个人职责，以精细化管理理念统筹个体工作，保持高昂的工作积极性，在办公室内部营造精细化、高效化工作的氛围。可以以季为单位，进行工作人员工作态度、工作效率、工作贡献度等的考察，对于表现突出的员工给予相应的表彰和奖励；对于工作马虎，工作效率低的员工进行处罚，以考核与激励机制让精细化管理成为员工自觉性的行为，也真正统筹于国有企业办公室工作的方方面面。

3.构建良好的国有企业文化，提升员工素质

国有企业文化是国有企业价值观的呈现，而良好的国有企业文化能传递正确的价值观念，使得国有企业内部充满正能量。精细化管理理念本身就是正向的国有企业文化和价值观，其与文化建设同行，在国有企业内部形成提效率，重质量的良好风气，也让精细化管理更好地实施。办公室的精细化管理推行与国有企业文化紧密结合，打造精细化的特色国有企业文化，让办公室员工树立精细化管理意识，创新精细化工作思维，自觉主动地用精细化的管理方法带来工作实效的提升。当员工处于精细化的工作文化氛围中，其也会自觉地审视自身工作的不足，自觉地学先进，争先进。文化建设的核心是技能交流和素质培养。技能侧重能力，而素质侧重工作责任心，这些都是办公室精细化管理实施的基础。国有企业应尽可能地为员工创设交流分享的机会，实现高效工作思路、技巧的共享。同时，也要强化责任心教育，借助讲座、培训等，让员工认识到工作的责任要求，保持较强的责任心，高质高效地完成工作，这本质上就是精细化管理贯彻的体现。而当部门具备了责任心强，技能突出的优秀员工队伍，其必然带来办公室精细化管理实效的发挥，也在国有企业内部形成精心化管理的良好风气，对其他员工产生巨大的感染力，带动国有企业的整体精细化管理。

五、结束语

国有企业作为社会主义市场经济的主要构成，在新时期，其正处于转型发展的关键阶段，而转型发展更需要其轻装上阵，因此精细化管理理念的渗透和精细化管理模式的实施势在必行。办公室作为国有企业形象的窗口，也作为国有企业发展中起综合协调作用的主要部门，其任务繁杂，精细化管理的落地更为迫切。立足于国有企业发展实际，认识到精细化管理的价值，调动起国有企业精细化管理的自觉性，将带来国有企业内部风气的改善和内部凝聚力的强化，更好地推动国有企业的转型发展。