办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析

江西省地质局902大队 吴圆媛

办公室档案管理工作看似比较简单，实际上工作的内容十分繁杂，因为对于单位活动中的有关资料均要进行档案的收录，这就使得收录的信息量大且杂，而为了在将来能够用到相关信息的时候能够找出相对完整的信息资料，这就需要投入大量的人工和时间成本对各种信息进行有序整理，特别是随着单位不断发展壮大，活动项目增多，人员的组织架构越复杂，档案的管理工作量也就越大，基于此，对于新形势下做好单位文书档案管理工作有着重要意义[1]。

一、文书档案定义

文书档案，产生于各种机关、团体、企业、事业单位在日常工作、行政管理事务活动中，从各类型具有保存价值的、较为重要的文书材料转化成为档案，人们在生产生活中的文字记录、相互交流、信息传递等活动均可汇集产生文书。文书主要包括公务文书和私人文书两种类型，通常所说的文书主要指公务文书[2]。就单位的管理体系而言，文书档案管理是其非常重要的一部分，与单位管理效率、服务质量有着直接的联系。而对于文书管理来说，分类和归档又是其中的主要构成部分。但是，随着现代社会的发展进步，文书档案管理工作也暴露出了很多问题，这就需要从单位自身实际出发，针对问题提出解决措施，让文书档案管理工作更顺利、更规范、更标准地进行[3]。

二、文书档案管理现状及存在的问题

（一）档案管理水准较低，创新能力差

文书档案管理不只是简单的管理工作，其本质上属于技术工作。通常而言，文书档案管理的质量和效率直接取决于从事文书档案管理工作人员的管理能力和业务水平。但是，现阶段档案管理人员往往将主要时间、精力放在了文书档案资料的保存方面，对资料的收集、存储大多采取传统模式，很少对资料进行规范化的整理和分析，对于一些经验性资料也缺乏分析总结。无法进行信息资料有效的整合，导致需要查阅一些资料的时候，不能精准地定位资料范围，在查找资料的过程中较为浪费人力、物力和时间，且档案在管理的过程中，缺乏对信息技术的处理能力，只能通过一些办公软件进行基础的信息收录整合，而缺乏对信息的准确性分辨和对信息的应用价值评估等能力[4-5]。这在一定程度上降低了档案管理水准，未能有效发挥文书档案资料的功效，没有充分利用文书档案资料的优势，为单位提供有力的支持。

（二）工作人员对文书档案收集与归档的重要性认识不够

文书档案资料能够充分反映出单位各部门的实际发展情况，翔实记录单位的发展历史，有助于单位管理层对历史经验进行总结、反思，明确后续的发展方向。

因此文书档案收集与管理十分重要，然而大多数单位却不重视，文件资料丢失、留在经办人手里的现象屡见不鲜。究其原因，在于归档模式不科学、管理不到位。目前，大多数单位采取纸质文字资料归档的模式，往往忽视了电子文档的归档。同时，为减少发文，上报文件、重要事项决策意见不以正式文件上报或回复，上报文件材料往往会留在经办人手中，没有进行归档。经办人没有充分认识到归档的重要性，不能保证档案的齐全完整性，当需要查找文件资料时则需要投入大量的时间与人力，不利于其他工作的顺利开展[6]。

（三）文书工作与档案工作的衔接度不足

文书档案管理工作具体包含两个方面内容：一是文书，二是档案，其二者看似不同，实则互为联系，关系紧密，具有不可分割性[7]。在实际的文书档案管理工作中，将两者紧密衔接，使其互相配合，是当前档案管理工作者需要重视和考虑的，只有二者相互配合，紧密衔接才能够使档案管理工作形成一个整体，构成一个完整的档案管理体系。但是，在新时期通常采取的管理方式为分模块式，这种管理方式必须单独操作，无法对其进行统一，从而无法使管理工作成为一个完整的整体，即使一些个别单位建立了相应的管理体系，也往往流于表面，无法根本解决问题。

三、推进档案工作规范化措施

（一）提高员工的综合素养

部分单位的档案管理人员依循相同的规范，整理文书档案资料，并未结合新形势下行业的实际特点，开展具有针对性的档案管理工作。档案管理人员始终是档案管理活动的主体，因此，其综合素养、业务能力、专业水准直接关系档案工作质量。为进一步适应新形势下文书档案管理活动的各项要求，单位的档案管理人员应持续提高自身的综合素养，深入分析文书档案管理活动的落实情况；根据各项管理活动细节，制定针对性的培训计划，不断提高自身的工作能力，优化自身的工作状态，确定自身存在的诸多不足，积极参与培训活动。单位在对档案管理人员进行培训时，应着重提高档案管理人员的综合素养、专业技能以及理论知识水准，全方位提高管理人员档案管理意识。此外，还应不断革新管理层的档案管理理念，引入现代化的文书档案管理观念，围绕计算机技术、信息化技术，制定更加合理、科学、专业的管理计划，进而提高文书档案管理质量，增强单位的核心竞争力。

（二）把控信息技术，推动文档一体化建设

文档一体化主要依托于先进的信息技术，在技术层面上实现文书档案信息化管理的规范化和科学化。目前文档工作运用的信息技术主要有以下几部分：1.通过信息技术打破文书系统、档案系统、办公系统和单位内部系统之间的信息传输壁垒，实现信息传输、数据同步、信息共享、数据生成和数据一站式传输等，以此提升文档工作效率。2.利用“互联网+”与云共享功能，并实现“政企合作”，加强与阿里云、百度云、360云等高科技云端供应商的联系与合作，以此充分发挥文档的信息共享价值。3.借助信息技术和智能平台构建文档一体化管理系统。充分利用计算机技术和网络平台的强大功能作用，在各机构部门与办公室之间建立起系统完备的档案管理系统，建立数字化文书档案网络传输体系，促使档案收集归档、管理交接等工作更加快速高效、方便快捷，有效避免传统档案管理模式下档案信息资料时有缺损失效等问题的发生；涉及单位重大管理事务或经济事务的文书档案资料收集归档工作时，档案管理人员可以充分借助网络管理平台对档案资料的形成与传递过程进行全程动态跟踪，及时发现其中存在的不规范之处并作出妥善处理，以此确保档案材料的准确性和科学性。

（三）完善文书档案收集与归档管理制度

第一，要完善收、发文登记制度。当前，大多单位实现了办公系统自动化，通过办公自动化系统流转的所有文件能够对接档案信息系统，让文书档案的完整性和齐全性得到维护。文件材料若是未通过办公系统处理，单位各部门需要详细记录收取的各类文件材料，将收文日期、文件标题、文件日期和签收人等标注清楚，同时及时向档案部门进行移交。这样单位文书档案才更具可追溯性，保证所有文件资料顺利收集与归档。第二，要结合实际情况，将文书档案归档范围、保管期限等以制度的形式确定下来。对此需要针对文书档案的收集开展调查与指导工作，与单位各部门进行沟通与联系，充分了解归档文件在流转、管理与使用等环节的信息。文书档案管理人员应掌握各部门具体职能，了解其文件材料形成规律，将文书档案收集范围与重点确定下来，让各部门了解文书归档范围并完整进行归档，提升文书档案管理工作质量。

（四）提高档案案卷质量

一般而言，档案的最终价值主要取决于档案案卷材料最初的收集整理，而立卷方法和案卷的装订质量也最能体现出档案工作的效率和效果。因此，在进行档案管理时，要根据实际情况和档案的性质选择合适的立卷方法，这样才能有效保证案卷装订的质量，从而更好地完成档案分类，这对后期的检索、调取以至档案标准化、规范化工作都有很好的促进作用。

（五）加强领导对档案管理的重视

目前，社会各项事业均在产生变化，为适应经济和社会的快速发展，各项工作都需要随之进步和改善，文书档案工作也不例外。与时俱进，不断完善是每一个单位领导者和参与者都需要做到的，面对以往存在的问题和不足，就需要加强认识，提高重视，积极解决，完善规范。在文书档案管理工作中，首先应该改变认识的是相关管理者，也就是领导者，要意识到文书档案管理工作对单位的长期发展所带来的影响，以往对于档案管理工作的忽视事实上已经制约了单位管理工作的良性发展和有效运行，在某些环节或者隐性方面得以体现，因此要想从根本上提高单位的管理效益和经济效益，就应该从基础出发，在多个环节进行完善和改进，对各项管理工作予以同等重视，起到良好的示范作用和领导作用。

（六）文书档案管理部门要加强与社会的联动

注重在多媒体平台上的宣传，使社会能够多关注高质量的文书档案。与其他的数据挖掘平台、互联网平台以及传媒平台进行合作，更好地挖掘文书档案中的工作价值，可以促进档案管理人员全面地认识到自己工作的价值，更好地发挥其工作的主动性。这种联动式的档案数据挖掘和服务，也可以为全社会的档案利用提供相应的数据基础，使档案建设工作进入一个良性循环，“以应用带动挖掘，以挖掘推动应用”，形成一个相互促进的良好局面。

四、结束语

综上所述，一个单位管理水平的高低可通过其文书档案管理水平判断，而档案管理的效果和质量也直接决定着单位内部档案资料的完整性与其价值。提升文书档案管理水平和地位，不仅要增强文书工作与档案管理工作之间的衔接，促进各部门密切协作，建立健全档案管理、保障机制，还要不断完善相关工作程序，更好地促进文书档案管理工作的标准化与规范化，积极开发档案的潜在价值和良好作用，提高档案资料利用率，只有这样才能确保单位长足、稳定、健康发展。