物业管理企业内部控制存在的问题及解决措施

2021-01-02梁景辉

企业改革与管理 2021年7期

梁景辉

（广州市煤建有限公司，广东广州 510630）

随着对美好生活的追求，人们更加关注物业管理行业的发展，物业管理企业在新时代迎来了发展机遇。但是，在目前竞争激烈的市场环境中，物业管理企业普遍存在现有的内部控制管理水平无法满足扩大经营需求的问题，导致企业发展空间受阻。面对新挑战，物业管理企业需通过完善内部控制管理体系、提高管理人员的专业素质等方式改善经营状况，实现企业的可持续发展。

一、物业管理企业加强内部控制的必要性

1.物业管理企业内部控制现状

目前，部分物业管理企业仍没有建立完善的内部控制体系，从而导致内部控制的效果不佳，经营管理出现漏洞，阻碍了企业的发展。另外，部分企业即使建立了内部控制制度，但由于物业管理从业人员整体素质不高，内部控制管理意识不强，相关人员在执行制度时热情不高，往往只是流于形式，甚至刻意钻制度的漏洞，内部控制无法从根本上起到监督的作用。

2.加强内部控制的必要性

内部控制对于企业而言，是防范经营风险的重要基础。因此，物业管理企业加强内部控制管理，在一定程度上可以提高抵抗市场风险的能力，降低出现损失的概率，从而有效保护企业的资产安全。与此同时，物业管理企业通过加强内部控制管理可以提升自身管理水平和预见能力，更好地推进公司战略和经营计划，最终实现可持续发展。由此可见，物业管理企业要想在激烈的竞争中突围而出，加强内部控制管理是必不可少的。

二、物业管理企业在内部控制中存在的主要问题

1.企业管理层对内部控制建设的重要性认识不足

我国物业管理行业仍处于发展阶段，该行业的从业人员普遍薪酬待遇不高，素质参差不齐。部分企业管理者对内部控制建设的重要性认识不足，简单认为物业管理行业的业务单一，相关收入与成本相对固定，只需要建立最基本的公司制度和设置工作岗位，企业就能运作顺畅。正是因为企业管理层不重视内部控制的建设，导致企业的内部控制工作流于表面、形同虚设，企业内部管理过于松散，缺乏必要的监督，影响了企业的发展。

2.企业内部控制体系不健全

由于企业的管理层对内部控制建设不够重视，企业并没有建立完善的内部控制体系，造成日常经营管理出现漏洞，直接影响到企业的生存和发展。另外，部分企业的管理层简单认为公司的内部控制体系都是大同小异，便出现了直接照搬其他单位、其他行业内部控制体系的不良现象，导致内部控制体系偏离实际运营需要，在运作时适应性较差、应用效果不佳。再有，由于目前内部控制体系自动化程度不高，大部分环节仍需要依靠人工操作。而且物业管理从业人员流动性较强，容易造成内部控制体系在某些时间段运作脱节，为业务经营埋下隐患。

3.企业预算管理不完善

物业管理企业预算管理不完善，造成企业无法制定科学、合理的预算目标，经营方向脱离公司发展战略。其主要原因是：第一，管理层简单认为物业管理行业业务单一，收入和成本相对固定，所以不需要编制预算；第二，预算编制没有调动全员参与，仅仅由财务部闭门造车，容易使预算目标偏离实际经营情况，造成预算过高或预算松弛，达不到预算管理应有的效果；第三，在执行预算的过程中没有及时进行数据分析与业务监控，预算管理人浮于事，最终预算目标没有得到落实；第四，每月、每季或每年年终时没有对预算执行情况进行分析和考核，预算目标的完成情况没有得到合理的评价，奖惩机制不明确。

4.企业内部控制监督机制缺失

目前，大部分物业管理企业都设置了基本的内部控制体系，但往往忽略了内部控制的监督机制，从而导致企业日常的监督和检查流于形式、以偏概全，内部控制监督缺乏合理性和完整性。与此同时，企业的内部审计工作得不到管理层的重视和支持，内部审计人员严重不足，内部审计制度缺失，导致必要的监督工作无法正常开展，企业容易出现徇私舞弊现象。

三、加强物业管理企业内部控制的有效措施

1.提高全员内部控制管理意识

内部控制的执行离不开企业员工的了解和认可，尤其是企业的管理层，更需要提高内部控制管理意识。为此，物业管理企业可委托中介机构定期对管理层员工进行系统性的内部控制管理培训，提升其综合管理能力。同时，企业应对各项内部控制管理制度、操作流程做好宣传和解释，并建立与之相适应的企业文化，让基层员工认可企业的管理行为并自觉执行相关内部控制制度，形成良好的工作氛围。

2.进一步完善内部控制体系

物业管理企业应根据实际的经营情况，完善企业内部控制体系，科学、合理设置组织架构，严格按照不相容的岗位和职务相分离原则进行定员定岗，避免出现徇私舞弊等违法现象。以收款管理为例，收款岗与记账岗的设置应严格遵守不相容的岗位和职务相分离原则，内部监督部门应不定期进行实地查账，避免出现资金被私自截留的现象；同时，企业应建立应收款管理台账，合理制定催收方案，提高物业管理费收缴效率，保障企业正常运营的现金流。

此外，物业管理企业可以借助信息化物业管理系统来完善内部控制体系。通过信息化系统设定各项工作业务流程，企业可以清晰地掌握日常运营情况和相关数据并对此进行分析，以实现对业务风险点的实时监控。

3.完善预算管理

首先，物业管理企业应建立科学、高效的预算管理组织架构。预算管理组织架构主要包括三个层面。第一，预算管理决策机构。该机构是实施预算管理的法定决策机构，负责对预算管理过程中涉及的重大事项作出决定，包括股东会、董事会、预算管理委员会和企业经理层。第二，预算管理工作机构。该机构是预算管理的日常工作机构，具体负责预算管理的组织领导和日常工作，主要包括预算的编制、审核、控制、分析、调整、考核等，一般由财务部担任该角色。第三，预算管理执行机构。该机构主要由具体编制和执行预算管理的公司、部室组成，根据权责范围，可分为投资中心、利润中心、成本中心、费用中心和收入中心。

其次，物业管理企业应重视预算编制。财务部作为预算管理的工作机构，应组织、指导各业务部门开展预算编制工作。同时，财务部可实地了解每个项目的具体情况，选取“增量预算法”“项目预算法”等方法编制财务预算，以此提高预算编制的合理性和可操作性。

再次，物业管理企业应通过预算分解、成本管控等方式加强预算执行管理，确保日常经营不偏离预算标准管理。比如，在预算分解方面，财务部可按照各板块的组成情况将财务指标分解为各项收入指标、费用指标以及利润指标等，经公司经营班子审定后由人事部向各部门、公司下达年度考核指标，达到层层落实、强化预算管理体系的效果；在成本管控方面，针对运营成本繁、杂、多的特点，物业管理企业可运用作业成本法对各类业务活动进行资源动因和作业动因分析，找出耗费成本的源头，并制定有效的措施对运营成本进行控制，具体操作如下：①首先对物业管理过程中涉及的资源能耗进行分类，例如：可以分类为水电费、办公费、维修费、保洁费等。②结合企业机构设置划分作业中心，例如：可以划分为行政管理作业、公共设施维护作业、卫生保洁作业、安全管理作业等，并对应确定资源动因。③确定成本对象，一般可以选择按项目或部门作为对象进行成本对比，并可以从中找出差异、分析原因以及落实责任。④根据不同的项目、部门对间接成本的进行归集，加上直接成本后即可计算出总成本。⑤通过分析各项作业活动，企业可以区分出增值作业和非增值作业。对于没有价值增值的作业，企业可以采用诸如外包、战略联盟等方式，使各项作业活动达到价值增值的最大化。

最后，物业管理企业应完善绩效考核机制，于月度、季度或年度终了后，重点对预算完成情况做阶段性考核。结合物业管理服务的行业特点，企业可以将各项预算成本节约额或节约率作为各部门的考核指标，相关成本项目的占比可根据具体业务做相应的调整。通过建立绩效考核机制，员工的服务意识、责任意识都会有所提高，企业的经营效益也随之增加。

4.健全内部控制监督机制

随着部分物业管理企业开始向集团化方向发展，企业的所有权与经营权相互分离，因此，健全内部控制监督机制就显得尤为重要。物业管理企业可以围绕以下几个方面开展内部控制监督工作：首先，企业的组织架构应当设置内部审计部门，明确内部审计部门的职能和权利，并维护其开展内部审计工作的独立性。其次，根据企业的业务规模及成本效益原则合理配备专业的审计人员，并可针对具体内部审计工作制定相应的绩效考核指标。最后，完善企业内部审计制度、行为准则等，明确内部审计人员的工作权限和工作流程等，使内部审计人员在开展工作时有章可循。