化工企业竞争性谈判采购策略分析

2021-01-02朱勇刚

企业改革与管理 2021年18期

徐博朱勇刚

（中国平煤神马集团开封东大化工有限公司，河南开封 475000）

当前，竞争性谈判采购在我国尚处于发展阶段，仍需要不断完善，缺乏统一的规定。但是，竞争性谈判采购的方式较招标采购更加灵活，对不涉及工程建设的服务类项目有着较强的适用性，能够最大限度地减少企业在招标过程中投入的成本，借助谈判的方式，也可以选出最佳的材料供应商，实现预期采购目标。

一、竞争性谈判采购概述

竞争性谈判采购是采购方或者代理机构通过与至少三家供应商通过谈判的方式，确定相应的合作供应商，这也是化工企业在原料、设备等物资采购过程中，除招投标外最为常用的采购方式。因为相关法律法规并没有对其做出具体规定，使得竞争性谈判采购相比招投标采购更加灵活，采购人员可以通过面对面的沟通与谈判，确定采购要求和采购价格。

竞争性谈判采购的适用条件体现在几个方面，一是招标后，因为宣传不到位、招标计划不明确等原因，没有任何供应商参与投标活动，又或者最终中标的单位不满足相关标准的要求，又不能够重新进行招标的情况；二是需要进行采购的物资、设备等性质特殊，或者技术复杂，难以对其具体的质量要求和规格等进行明确；三是因为无法预见的因素，或者非采购方拖延导致招标所需时间不足的情况；四是因为艺术品采购、专有技术、服务时间等无法提前确定等原因，难以计算价格总额的情况[1]。

二、化工企业竞争性谈判流程

谈判流程的合理性和规范性会对谈判质量产生直接影响，因此，对于化工企业而言，在实施竞争性谈判的过程中，应该以国家相关规定作为基础，保证谈判过程的合法性。具体来讲，竞争性谈判的流程大致可以分为几个环节。

1.策划谈判方案

谈判方案指企业招投标科室为了能够实现对于材料或者服务的采购，依照采购项目的各种需求，对其技术、经济、管理特征进行全面分析，结合相应的技术标准和法律法规要求实施的谈判总体策划。谈判方案必须保证科学性、规范性和有效性，这样才能确保竞争性谈判采购工作的顺利实施[2]。

2.编制谈判文件

合理的谈判文件是化工企业开展竞争性谈判的基础和前提，其内容应该包括采购项目需求、技术标准、谈判采购程序、报价要求以及响应文件提交截止时间等，需要将其交给专业科室的专业人员实施，确保谈判文件中能够将采购项目的信息如实地反映出来，不能提供虚假信息，也不能故意隐瞒重要事实。

3.做好初步询价

在实施市场调查后，如果化工企业没有准确把握市场价格状况和未来发展趋势，则可以向投标方进行初步询价，对照其所提供的初步报价，优化谈判方案。初步询价应该尽量采用固定的电子数据表格，确保采购人员能够直观地进行报价分析，把握市场价格波动。投标方的报价如果超过市场平均价格，可以通过谈判的方式来降低，缺乏合理性的价格偏高部分，可能是因为投标方对于谈判文件的要求缺乏正确理解，也可能是一时疏忽所致，采购人员有提醒其注意的义务[3]。

4.发售采购文件

如果在实施采购项目的过程中，无法对谈判邀请的对象进行提前确定，则化工企业可以利用专业的采购平台发布自身的采购公告，需要在公告中明确竞争性谈判采购的性质以及想要邀请的对象所应该具备的资格条件。一般情况下，采购文件的发售时间为3天以上，在实际操作中，需要充分地考虑采购项目的特点，对于一些技术相对复杂、存在特殊要求的项目，可以适当延长谈判时间。

5.组建谈判小组

对于竞争性谈判中谈判小组的成员数量以及资格条件，相关法律中没有做出强制性规定，一般情况下，谈判小组成员必须熟悉企业采购业务的各种要求，具备丰富的采购经验，同时，熟悉相关法律法规，这样才能最大限度地满足采购项目的现实需求。从化工企业的角度，可以设置专门的招标科室，依照采购项目选择专业技术人员组成谈判小组，与投标方进行谈判。

6.接受响应文件

招标科室需要依照谈判文件的规定，对投标方递交的响应文件进行接受，需要注意，响应文件可以撤回乃至撤销，撤回响应文件的通知需要在响应文件到达招标机构前，或者与响应文件同时到达招标机构；撤销相应文件的通知需要在招标机构发出成交通知前达到招标机构。需要明确，响应文件本身属于要约，在其声明的有效期内，对于提交文件的投标方都有约束力。如果满足以下两种情况，则不能对响应文件进行撤销：一是在谈判文件中规定了响应文件的有效期；二是投标方在响应文件中主动声明文件不可撤销[4]。

7.采购项目谈判

在常规采购项目中，投标方的投标报价是要约，采购人员如果接受了这个报价，就表明谈判完成。从化工企业的角度，在实施竞争性谈判采购的过程中，谈判小组需要先做好响应文件的评审工作，然后再就采购项目的价格与投标方进行谈判，而在完成与所有参与谈判的投标方的沟通和交流后，最终会选择最有利谈判结果的投标方，实施进一步的谈判。为了确保投标方相互之间竞争的充分性，通常情况下，企业招标机构在开展第一轮谈判的过程中，并不会还价，而是在后续谈判中进行还价或者接受投标方给出的最终报价。继续谈判环节，投标方可能会对采购项目给出新的报价，形成新要约，这也是竞争性谈判采购与招标采购最大的区别所在。通过竞争性谈判的方式，可以将投标方的成本直观地体现出来，帮助化工企业有效降低采购成本，为企业带来更加巨大的经济效益。在实施竞争性谈判的过程中，招标机构需要与采购部门、技术部门以及使用部门等进行有效沟通和交流，推动相关技术标准的有效执行，如果遇到技术标准欠缺的情况，需要以使用单位的意见为最优先。另外，在进行谈判的过程中，采购方和投标方处于平等地位，应该坚守自愿、诚信等基本原则。

8.成交价格确定

成交投标方和成交价格的确定是谈判小组的基本权利，这个环节，必须将化工企业利益的最大化作为基本原则，保证成交价格的公平性及合理性，确保双方都能够接受这个价格。从谈判小组的角度，在确定好成交投标方之后，需要在招标机构履行相应的报批手续，并及时将最终谈判结果告知所有参与谈判的投标方。这个过程中需要注意的是，确定成交投标方的成交价格并不一定必须是所有报价中最低的，但是必须是对化工企业最有利的。

不少化工企业在竞争性谈判的过程中，采用的都是三轮报价的方式，第三轮报价即为供应商提出的最终报价。借助这样的方式，能够提高竞争性谈判的成功率，因为，即便是应答人在首次报价时，超过了化工企业提出的最高限定价格，也并不会被直接淘汰，而是能够在第二轮以及第三轮的报价中，对报价进行相应的调整，这样能够实现对于应答方权利的有效保护。不过在实际应用中，这样的报价方式同样存在一定的缺陷，因为，竞争性谈判本身并不会设置公开“唱标”的环节，而且应答方提出的报价属于其自身的商业机密，加上谈判过程中报价所具备的变更性，使得各应答方报出的价格在整个谈判中都处于保密状态，应答方彼此并不知道其他厂商报出的价格。对此，在竞争性谈判环节，化工企业可以引入“背靠背”的报价形式，在所有应答人报出最后一轮价格后，由法定代表签字确认，现场将报价公布，这样可以体现公平公正的原则。

9.特殊情况应对

在采用公开竞争性谈判的过程中，如果只有一家供应商参与投标，则究竟应该继续谈判，还是终止谈判重新发布采购信息，在相关法律法规中并没有做出明确规定。从化工企业的角度分析，两种情况可以说都会发生。一般认为，在第一次发布采购公告后，如果提交响应文件的投标方数量不足两个，则化工企业可以直接宣布当次谈判终止，重新组织第二次谈判。为了避免问题的重复发生，化工企业必须对第一次谈判失败的原因进行分析，调整采购方案，重新发布相应的采购公告，也可以在采购文件中标注，若依然只有1家供应商响应，则该次竞争性谈判转为单一来源采购。通过这样的方式，能够在确保谈判成功的同时，实现采购过程的公平、公正和公开[5]。