国有建筑企业物资采购内部控制体系研究

余劲鹏

（中交第二航务工程局有限公司，湖北 武汉 430000）

一、前言

随着我国经济步入新常态，经济增速趋缓，市场需求向饱和化发展，经济市场竞争日益加剧，全球性新型冠状病毒疫情肆虐更是加剧了全球市场的不稳定性。面对此局面，着眼企业内部管理，加强企业内部控制体系建设，推动企业向质量效益型转型升级，成为了当今企业形成竞争优势的关键一步。根据国家权威资料显示，建筑企业产值利润率近年来逐年下降（2016年3.61%，2017年3.5%，2018年3.39%，2019年3.33%，2020年3.15%）。通过对该企业历年物资采购数据分析，发现传统建筑项目物资采购金额占到项目成本50%-65%。虽然大多数建筑企业对物资采购管理越来越重视，但仅仅是从单纯的采购单价进行简单的对比，没有全面成本管控的意识。因此，加强研究采购环节内部控制体系，充分挖掘采购管理的“第三利润源”，降低材料采购成本，提升采购效率，打造企业的核心竞争力，才能在激烈竞争的市场竞争中占据优势，为建筑企业持续运营与健康发展保驾护航。

二、某国有建筑企业物资采购现状分析

1.物资管理信息系统未能有效整合，不便于监督检查

物资计划申报审批系统、物资采购系统、合同评审系统、物资收发存管理系统、财务入账支付系统等由不同的业务部门开发管理，相互独立，无法形成有效的连接，数据衔接不畅，给物资采购内部控制带来诸多不便。业务人员对相同的工作需要重复多次录入系统，容易出错，且工作效率低下，报表繁杂，经常出现数据不符，互相矛盾的情况。内部监督检查难度大，需要专业人员根据不同管理系统的数据综合检查，给监督审计工作带来诸多不便。

2.物资采购管理手段创新不足，无法有效满足建筑施工现场物资供应

我国暂时还没有专门适用于国有建筑企业物资采购的法律法规，目前国有建筑企业物资采购大多采取最低价中标的方式开展招标采购。物资招标过程中出现的主要问题有：（1）因市场竞争激烈，建筑企业通过让利来获取施工市场份额，导致投标阶段降低材料投标报价，出于成本考虑，建筑企业往往采取最低价原则开展物资采购，不考虑中标单位的规模、供应能力、质量保证方案、售后服务、履约信用等等其他指标，导致供应过程中无法满足施工现场要求，影响工程质量和施工进度，反而增加了施工总成本。（2）地方性建筑材料由于近年来环保整治导致市场供应紧俏，需求的不均衡导致价格波动大，采用招标的方式进行采购无法保证材料顺利采购，给建筑企业带来很大的风险。

3.物资采购成果缺乏有效的保障机制，给合同履约带来法律风险

物资招标采购完成后，买卖双方不能按照合同条款履约。一是市场因素导致物价波动大，供应商成本增加，继续供应面临亏损，单方面要求调整合同价格，导致不能履行合同义务。二是合同履约支付没有保障。建设项目的资金来源为工程计量款，由于建设单位拨款不及时或项目自身亏损导致无法及时支付材料款，供应商供货中断导致合同无法正常履行。

4.物资采购风险管控欠缺，监督不力

没有建立全面的物资采购风险评价机制和监督机制，物资管理过程管控缺失。（1）物资招标前未进行详细的市场调查，供应商低价中标后不能履约，导致供应风险。（2）招标文件编制带有倾向性，对潜在投标单位限制较多，采用综合评标价法时技术分主观分值比重大，评标过程中招标单位操作空间大，很容易出现指向性确定中标单位的情况。（3）招标过程中出现围标、串标行为，询价采购出现报价泄露行为，存在廉政风险。（4）合同评审流于形式，关键合同条款描述不清，在物资验收环节未严格按照合同约定执行，不合格材料用于工程建设，“豆腐渣工程”、桥梁垮塌等现象时有发生。（5）验收、结算资料不齐全、不规范，履约过程中出现争议。（6）财务管理人员未严格审核物资采购人员上报的物资入库、出库资料，账目与施工现场实物不符，给施工企业带来损失。

三、强化建筑企业物资采购内部控制体系的对策

1.健全组织机构，完善管理制度

国有建筑企业应按照“采、管、办”分离的原则组建采购中心和物资管理部门。物资管理部门根据各项目部需求计划编制采购计划，结合市场供应情况和项目特点制定采购方案；采购中心负责招标采购的合规性管理，根据物资管理部门提交的采购方案组织招标采购工作，并将结果反馈物资管理部门，经采购领导小组审批后确定中标单位，物资管理部门下发采购结果，各项目严格执行。物资管理部门和监督部门分别发挥专业监督和专职监督责任，对物资采购执行进行全过程进行监督、指导。

物资管理部门应按照国家法律法规和外部监管要求，合理制定企业内部管理制度，依法依规开展物资采购活动。一是合理授权，明确相关部门、各管理层级职责划分；二是制定采购管理办法，规范物资管理行为；三是规范依法合规招标流程，防范法律风险；四是制定供应商管理办法，持续优化供应链。

2.持续优化物资采购内部控制管理流程

基于业务流程优化理论，利用ASME流程分析法对物资采购各环节进行分析，从制度、流程、信息系统、人员机构、供应商管理、存储等方面找出采购流程中存在的具体问题，通过ESIA系统改造法对采购各模块进行流程优化，消除采购流程中不必要的增值环节，整合、适当调整必要的予以保留的环节，从而使成本、质量、服务和效率这些反映企业竞争能力的要素得以明显的改善和提高。

3.打造一体化信息交互平台，建立内控体系约束机制

建立统一的信息化平台，实现信息的互联互通，有机融合。梳理和规范物资管理各环节的审批流程，按照不相容岗位分离原则设置各层级管理人员权限，将内部控制体系管控措施嵌入物资管理系统，实现物资管理各环节的可控制、可追溯、可检查，有效减少人为违规操作因素。利用大数据、云计算、人工智能等技术，实现物资管理内部控制实时监测、自动预警、监督评价等在线监管功能。

4.应用大数据指导物资采购

应用信息化平台建立企业物资采购数据库，对每次采购价格进行积累，分门别类生成动态价格一览表，实现内部资源共享。组织专业人员定期发布各类材料价格变化统计分析，与国内大型信息发布机构联动，对材料价格进行预判，对价格波动相对稳定的物资制定最高限价，给各层级物资采购提供参考。

结合建筑企业自身特点，建立物资采购考核指标，从采购成本、生产成本、仓储成本、资产利用率和人员绩效等多个维度建立评价指标，全生命周期评价建筑企业内部物资采购管理效能，综合考虑物资成本，选择优质供应商，定期发布考核结果并在物资采购中运用。

5.加强风险防控，加大监管力度

建筑企业物资采购金额大，要根据项目情况，识别各类风险，制定相应的对策，加强风险防控。

作为国有建筑企业，首先要遵守国家法律法规，加强从业人员廉政教育，依法合规的组织物资采购工作，加强人员廉政教育。其次，要加强大宗物资集中采购风险管控。建筑企业采购的主要物资为钢材、水泥、沥青、燃油等大宗商品，产品种类大同小异，采购批量大，能形成批量优势，降低采购成本。目前，大多采取集中采购的方式进行采购，但伴随着风险也很大，国有建筑企业只有不断降低集中采购的风险，才可以更好地将集中采购的优势发挥到最大。因此，国有建筑企业需要不断地完善集中采购的管理制度，创建完善的物资采购管控体系，有效渗透至物资集中采购工作中，通过规模化的采购模式降低成本，提高企业的经济效益。

四、结语

随着我国法治体系的不断完善和国际化进程的进一步加快，国有建筑企业物资采购应对标国际先进企业，不断加强物资采购管理内部控制体系建设，创新采购管理手段。本文通过对国有建筑企业物资采购管理进行分析，找出物资采购过程中存在的问题，阐述了内部控制体系建设的必要性，从制度建设、内部控制流程、信息化平台建设、大数据运用、风险防控和监督管理等方面进行探索，着力推动建筑企业物资采购内部控制体系不断优化和完善。