ERP系统在集团企业内部控制中的应用

李 静

（江苏凤凰新华书店集团有限公司沛县分公司，江苏 徐州 221000）

在我国经济持续发展，企业规模逐渐扩大的时代背景下，内部控制凭借其有效性不仅在企业管理中扮演着重要的角色，而且对经济发展也起着十分重要的作用。如何将数据信息与内部控制紧密结合，将企业资源进行优化配置，ERP系统与内部控制的关系及相互影响等内容，都值得企业的关注和探讨。

一、ERP概述

ERP系统是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的简称，最初由美国的管理咨询公司在20世纪90年代初提出的管理名词。ERP的形成起源于20世纪60年代，美国的奥利弗博士针对制造业的库存计划管理提出了物料需求计划（简称MRP）。MRP的主要特点是通过引入时间和产品结构，更好地确定物料需求，避免库存积压，占用资金。

随着MRP的应用，人们渐渐发现，仅仅控制物流还不够，资金流也同样影响着企业的生产。20世纪70年代，制造资源计划（简称为MRP-II）应运而生。MRP-II涉及到了应收、应付、成本、总账模块。但是，随着企业竞争范围的扩大、企业规模的发展以及信息的全球化趋势，尤其是互联网的发展超出了MRP-II的应用范围。

ERP系统突破了MRP-II的局限性，对于企业管理有了一个全面集成，并且充分利用互联网技术，实现了对于整个供应链信息的集成管理、内外网的数据交换。尤其是对于有着越来越多子分公司的大型企业，ERP系统更好地解决了内部控制的需求。

二、集团化初期企业内部控制现状

随着经济环境的发展，区域化经济越来越发达，通过新设、合并或者重组，集团公司下设了越来越多的子分公司，一个集团下属有上百个子分公司都属于正常现象。众多的子分公司导致集团架构庞大复杂，涉及的业务面也越来越多。虽然集团公司纷纷成立审计部，以通过内部审计或者委托事务所方式加强对子分公司的内部控制，但是，很多情况下仍然达不到内部控制的日常化要求。

1.各子分公司间会计核算体系和组织结构未统一，影响合并报表的准确性

合并或者重组设立的集团子分公司间，会存在不同的组织结构和使用不同的会计核算软件，甚至是采用不同的会计政策，成本核算缺乏统一标准等。内部的各子分公司之间即使对相同的业务，核算时也可能采取不同的方法，口径难以统一；甚至有时候相同的业务，因为理解不同，也会计入不同的会计科目。这种种情况造成了集团公司的合并业务数据庞大，人工需要进行采集与核对非常困难，合并报表的准确性得不到充分保证。

2.各子分公司各自为政，客户信息未能有效管理和整合

随着横向一体化发展的需要，客户信息的管理越来越重要。在没有强大的信息系统支撑下，子分公司对于客户信息都是手工粗放型管理，存在客户信息不准确、冗余等诸多问题。客户资源得不到充分利用，不利于企业的横向一体化发展。

3.子分公司较多，集团内部审计力所不能及，财务舞弊现象难以及时发现

因为子分公司的数量庞大，且各自有自己的会计处理方法和内部控制流程。集团化公司急需要一个强大的数据系统支持，能够尽量杜绝财务舞弊现象。

三、ERP系统的先进性

ERP系统项目是一项复杂且工作量大的工程，是将信息技术和管理理念进行深度融合，从而能够给信息技术下的企业内部控制工作提供更好的功能需求以及更便捷的子模块查询，便于信息相关者及时获得更准确的信息。

深度融合并不是简单地将企业的业务信息、财务信息等搬上计算机，而是通过信息技术的应用，帮助企业完成日常财务核算及管理工作，加强各部门间信息共享，促进企业内部所有资源以及外部供应链资源的整合优化及应用；同时，为公司集团化发展提供强有力的信息支持和内控管理，为企业在“十四五”规划中更好的转型升级提供了有力保证。

深度融合后的企业管理系统形成一个以财务为中心，各项业务活动和功能模块均最终归集到财务中来，生成各相关凭证。

1.母子公司统一设置组织结构，统一业务流程，方便集团化内控管理和集团内部合并报表的合并抵消业务

企业通过流程再造，建立统一的组织机构，统一的财务管理模式及规则，统一的信息管理平台，建立更具弹性扁平化的组织机构和内控体系。利用ERP系统，从集团层规范物料、供应商、客户、会计科目等主数据，物流、资金流、财务流高度集成，业务财务一体化，跨公司业务无缝衔接，借助信息化实施，强化财务集中管控职能。

2.通过ERP系统有效整合企业的内部资源

通过ERP系统整合企业所有内部资源，推行统一的业务、财务管理模式。统一的企业管理和财务管理制度，业务财务之间实现数据共享，各模块业务闭环设计，减少人工干预，形成纵向一体化，降低财务风险，提高企业内控管理能力。比如，商品的采购、入库、支付货款的闭环设计；费用报销业务的闭环设计；销售、收款、结转成本的闭环设计；资产处置的闭环设计等。通过一系列的闭环设计，减少人工处理，自动生成凭证，达到内部控制降低风险的目的。同时，一体化的办公模式，可以支持异地共享。集团公司通过系统增强了事前控制的能力，使财务管理更加迅速和可靠，避免了财务舞弊的发生。

3.通过ERP系统，加强企业外部供应链资源的管理，发挥企业横向一体化的竞争优势

通过ERP系统，建立全面的客户信息系统，不断提高信息的集成度，能够帮助公司业务员有科学依据地获取从公司规模、信用等多方面的客户信息，提供准确的市场分析、营销策略，提高交易的速度和准确性，避免人工方式下处理业务的不及时或者错误信息。

四、ERP系统建设的弊端

1.ERP系统建设的费用较高

ERP信息系统的建设涵盖了企业横向和纵向的信息整合，所需要处理和保存的数据信息较大，并且随着大数据的信息量越来越大，建设和维护的费用较高，一般的中小企业无法承担。

2.ERP信息系统的功能强大，功能开发得越多越适合

比如，OA系统、资金平台系统与ERP系统的闭环设计很好，但是，如果一个企业不是同时开发有这三个系统，仅仅上了ERP系统，也达不到这种闭环控制的目的。

3.数据量大，数据处理时间长，使用界面较多且很多界面不友好

信息技术发展不单单是可以处理大量的数据，同时也应该在操作上更加人性化。但是ERP系统因为一体化的需要，各模块间数据需要转化，使用起来较为繁琐，且较多环节的转化在财务产生出较多的科目，造成数据不够简洁明了。

4.数据间关系错综复杂，环环相扣，数据准确性难以保障

首先，ERP系统工程建设对于基础数据要求的统一化程度高。在建设初期，一些错误或者不当的数据会持续留存在系统中无法删除，时间久了会造成系统数据的冗余。比如，在OA 系统报销时需要输入相关支付的客户信息，一旦，录入了错误的客户信息，并且形成了记账凭证，这个错误信息就会滞留在系统中无法清理。其次，ERP系统大部分是集团化公司使用，公司的各种信息较多，许多错误信息无法甄别混杂其中，即便是集团专门的数据部门也没有精力甚至没有能力去识别许多客户信息的真伪。

5.系统操作复杂，对于数据来源的工作量要求很大，造成数据不准确

第一，对于品种繁多、更新较多的一个批次商品，品种一次高达上万甚至以上，并且仅仅是一次性交易后数据就不再使用，且数据要求时间紧迫，实际操作成本较高，为了兼顾成本效益原则，只能采取简单的一个数据的替代，造成了数据不准确。第二，对于同一商品的不同批次或不同货源无法进行有效甄别，会产生数据混乱。第三，对于图书零售企业，每个月进销调存几十万品种的图书都不在话下。在这种巨大的数据量下，系统运行时间长，运行压力大，同时，长期运行下，需要留存的数据越来越多，系统运行越来越慢。而这种精细化的处理，也会放大数据的误差，几十万品种的图书运行下来，较大的差异极有可能产生。

五、针对ERP系统弊端的改进建议

ERP系统是一个长期使用的数据信息化系统，系统的价格、实施费用，以及以后的各项维护支持等工作，对于企业来说都是巨大的压力。

1.ERP系统上线要有战略性思维

ERP系统不单单是一个业务财务操作系统，而是可以对接其他外部系统的一个超强的综合性系统。企业应该对ERP项目和自身所有或者未来准备增加的其他方面的系统（比如：OA，PDM等）有一个战略性的规划。不单单是仅仅为了解决眼前急需的问题，而应该在ERP系统中给暂时不需要或者未实现的功能预留空间，避免未来因为某些功能未考虑到而使ERP系统综合性功能受限。

2.对于流程再造、资金预算、人员素质等要有充足的准备

因为ERP的流程设计牵涉的各操作模块多，且涉及人员面广，ERP系统的有效推广和实施需要更多熟悉公司业务并且能熟练操作电脑系统的复合型人才。同时，ERP系统要求各子分公司的组织结构需要统一。集团公司在推行统一的组织形式时候，需要强制有力的措施。

对于许多集团化初期的公司来说，下属的许多子分公司的人员素质偏低，需要在实施过程中，发掘现有优秀人才承担起更多的责任，避免因为某个小问题而影响大局的情况发生。