新时代企业行政管理效率提升及创新措施研究

梁妍婷

（广西外国语学院，广西 南宁 530000）

一、前言

从企业的长远发展来看，行政管理工作的地位举足轻重。从计划安排到信息沟通，再到人力资源管理，都是企业行政管理涵盖的内容，具有广泛性特点，由此可见企业行政管理工作也十分复杂。企业行政管理效率的高低，直接决定企业运营是否顺畅、竞争力能否增强、战略发展目标能否顺利实现。在现代企业发展过程中，一些不注重行政管理效率提升的企业很容易引发组织内部混乱，从而失去市场竞争力，甚至被市场淘汰。而行政管理效率较高的企业则能够顺应时代发展潮流，实现经济利益最大化。因此，我国企业开始纷纷探索行政管理效率提升的秘诀以及创新举措，这也是本文的研究目的，希望通过理论研究为企业行政管理实践服务，从而转变企业行政管理效果不佳的现状。

二、企业行政管理概述

1.企业行政管理的特点

企业行政管理是企业进行职能性管理的总和，并且需要在一定法律法规和制度约束下进行。企业行政管理包含招聘、培训等人力资源类的管理，也包含办公用品、车辆、印章等行政类的管理，还包含报销、补助等财务类的管理等。

从企业行政管理的特点来看，第一，企业行政管理更加注重内容与实质。区别于行政事业单位的行政管理工作，企业行政管理主要从自身实际出发，对相应的管理环节进行优化，从而让行政管理工作更加精简高效。第二，企业行政管理与企业经济利益息息相关。行政管理效率的提升是为了更好地服务于企业运营及发展，从而为企业创造更多经济利益，而经济利益增加后，也可以更好地完善行政管理工作。第三，灵活性特点。企业行政管理工作随着时代的发展和自身的需求不断改变，相应的工作机制与模式更加灵活多样，一成不变的行政管理体制不适合现代企业的长远发展。第四，内涵丰富，覆盖面较广。企业的行政管理体系相对其他工作体系来说要复杂一些，这是由于行政管理工作涉及的内容较多，并且需要多个部门的协调才能完成，从企业内部来看覆盖的范围也比较广泛。

2.企业行政管理效率提升及创新的意义

从企业内部来看，一是有利于提升组织管理的有效性。随着企业行政管理效率的提升，企业内部各个部门之间的沟通更加顺畅，相应的协作机制更加完善，在此情况下可以说企业的组织管理是有效的。而随着企业行政管理系统和模式的创新，企业组织管理的效能也将进一步提升。二是促进企业向规范化、科学化发展。企业行政管理效率的提升及创新，意味着企业内部行政类管理、财务管理、人力资源管理等方面的效率均实现优化，这将促进企业向规范化、标准化发展，从而实现综合价值的提高[1]。从企业外部来看，一是有利于提升企业在市场上的竞争力。从一定程度上讲，企业行政管理是为企业发展服务的，行政管理效率提升与创新说明企业实力不断增强，企业实力的增强则意味着企业在市场上有相对较好的竞争力，因此相应的经济利益也会持续提升。二是有利于提升抵御外部风险的能力。市场环境变幻莫测，企业经常面临各种外部风险，如果企业行政管理不能很好地为企业发展服务，则会降低风险抵御能力。相反地，企业行政管理效率提升及创新后，企业对于外部风险的抵抗能力自然随之增强。

三、影响企业行政管理效率及创新的不利因素

在现代企业行政管理中，传统模式与管理系统已经不能满足时代发展需求，并且会阻碍企业的长远发展。从企业行政管理现状来看，一些不利因素成为企业行政管理效率提升与创新的阻碍，长此以往，将影响企业综合实力的增强。

1.企业行政管理制度缺乏科学性

企业行政管理制度是管理效率提升的重要保障，也是规范企业行为的有效方式，但从现状来看还存在一些不足。第一，制度制定环节存在问题。行政管理制度在制定过程中，未能充分把握企业内部各个部门的要求，沟通不到位，以至于在后续执行中存在诸多矛盾，不利于企业行政管理效率的提升。同时，还存在行政管理制度制定不全面的问题，企业仅仅从办公用品、会议等管理制度入手，忽视信用管理、报销管理等制度的制定，导致行政管理制度不能在企业内部形成有效约束。第二，制度执行环节存在问题。有些企业行政管理制度形同虚设，企业运营过程中仅从管理者的主观意愿出发，完全忽视行政管理制度的约束，自然无法提升行政管理效率。第三，制度更新环节存在问题。行政管理制度更新应当依据企业的需求与发展情况，不能盲目进行制度更新。但从现实情况来看，“朝令夕改”的情况时有发生，不仅影响制度的有效性，也不利于企业行政管理的创新发展。

2.企业行政管理系统不够优化

现代企业行政管理中，均需借助行政管理系统提高管理效率，但系统本身的缺陷将直接影响企业内部运营。第一，行政管理系统缺乏人性化。在现代企业行政管理中，还存在行政管理系统界面不够友好、操作不够便捷等问题，使得系统整体缺乏人性化，不利于行政管理人员推进相关工作。第二，行政管理系统未能实现个性定制。很多企业都是从外部购买行政管理系统软件，购买后未进行二次开发，导致不能满足自身的多样化需求。因此，企业应当对行政管理系统进行个性化定制，才能解决相关问题。第三，行政管理系统未能充分体现企业科学化管理流程。行政管理系统是为了帮助企业提升行政管理效率才引入到日常办公中，但是一些企业的行政管理系统在设计之初并未融合科学化管理流程，容易引发管理混乱等问题，最终导致事倍功半。

3.科学化和信息化的工作模式仍待完善

在现代企业行政管理工作中，离不开现代化技术和新媒体渠道的融合，但从现状来看科学化和信息化的工作模式与机制并不完善。第一，对新媒体渠道的利用不够充分。企业对于新媒体的应用主要体现在对外方面，例如：微信公众号、小程序等。通过信息推动，树立良好企业形象，并通过有效沟通收到消费者的反馈，从而提升行政办公效率。但是，有些企业对于新媒体的应用过于形式化，仅从表层看待问题，未能充分发挥新媒体在行政管理工作中的作用[2]。第二，现代技术的融入不够深入。企业要提升行政管理效率并推进创新，则离不开现代技术的辅助作用。但是由于自身实力有限、投入成本高等问题，一些企业并不重视现代技术的融入及应用，而是习惯于以管理经验推进行政管理工作，最终导致管理效率提升难、企业竞争力降低等问题。

4.整体缺乏创新意识

从现代企业行政管理的实际来看，创新意识还存在不足。第一，行政管理观念陈旧。新时代，过于陈旧的行政管理观念只会损害企业的利益，不利于企业的健康成长。特别是一些企业忽视自身发展需求，对传统管理观念过于崇尚，不求创新，只会阻碍自身的发展。第二，企业管理人员不重视行政管理工作。对于企业来说，综合价值的提升和经济利益始终是企业管理人员追求的目标，所以有些企业管理人员仅看重经济指标的攀升，不注重内部行政管理工作，或者将行政管理工作表面化，未进行沉淀，这将导致企业内部管理出现问题，发展也会停滞不前。第三，企业未进行行政管理工作的创新探索。在企业行政管理实践中，从管理人员到基层行政人员均缺乏创新意识，未能根据工作需要进行创新的有益探索，而仅仅是按部就班地完成相关工作，这将不利于企业行政管理工作效率的提升。

5.行政管理人员专业能力及综合素质有待提升

第一，行政管理人员的专业性有待提升。有些企业的行政人员对自身工作内容认识不够深入，未能充分了解行政管理工作的内涵与特点，也未能认识到行政管理工作的意义，日常工作中更多依靠机械化的工作方式进行推进，自身专业性并不强。第二，综合素质不能满足现代企业发展需求。有些企业的行政人员工作态度不够端正，对待个人成长、素养提升等问题不够重视，导致自身综合素质提升难。究其原因，一是企业行政人员主动学习意识不强。在工作实践中，行政人员未能取他人之长，补己之短，不注重学习与交流，只是故步自封、不思进取，这样必然不利于企业行政管理效率的提升与创新。二是企业职业技能培训存在走形式问题。有些企业只是为了完成培训任务而进行员工培训，培训内容不全面，培训效果不佳，也导致了企业资源浪费[3]。

四、新时代企业行政管理效率提升与创新措施

新时代，企业要实现自身实力的提升，还应从修炼内功入手，需要制定科学措施来提升内部行政管理效率，并且持续探索有效的创新方式。

1.逐步健全企业行政管理制度

行政管理制度是企业行政管理工作的依据，是行政人员的行为准则。在行政管理制度制定阶段，企业应全盘考虑，立足长远。在充分考虑各个部门需求的同时，加强与各个部门的沟通与协调，行政管理制度的制定既要科学化，也要具有可操作性。同时，行政管理制度还应兼顾全面性，对企业各项行政管理内容均应覆盖，以便形成有效约束。在行政管理制度执行阶段，要推进精细化管理。相关行政管理制度要积极推进、落实到位，不能束之高阁，还要在执行过程中不断细化制度条款，让管理制度真正发挥作用。在行政管理制度更新阶段，既要及时也不能多于频繁。企业应当把握好行政管理制度更新的节奏，立足实际需求，随着企业的发展及时更新行政管理制度。同时，避免过于频繁地更改制度，这样既不利于相关制度的执行，也不利于其约束力的形成。

2.不断优化企业行政管理系统

现代企业办公倡导无纸化，这就催生了对行政管理系统的需求，而行政管理系统的科学性直接影响企业行政管理效率。第一，行政管理系统应当注重人性化和稳定性。行政管理系统的人性化主要体现在，企业行政人员使用过程中要保证人机互动界面友好，操作过于复杂的系统会阻碍行政效率的提升。同时，行政管理系统也要保证充分的稳定性，这是行政管理工作开展的重要前提。第二，系统二次开发对于企业来说必不可少。企业在购买行政管理系统软件后，要依据自身需求进行二次开发，调整相关模块和功能，以实现个性化定制。第三，要能够为企业高效运营服务。行政管理系统既要满足企业多样化需求，也要为企业日常运营提供必要支持，充分发挥辅助作用，助力企业行政管理效率的提升。

3.探索科学化的行政管理模式

行政管理工作模式的转变是时代发展的产物，也是企业持续提升自身竞争力的需要。第一，充分利用新媒体渠道建立良好企业形象。从企业行政管理的内涵与特点来看，更多涉及企业内部管理的内容，但随着新媒体等渠道的发展，行政管理也涵盖了新媒体管理相关的内容。企业应通过新媒体渠道加强与消费者或者客户的互动，同时宣传企业文化，从而有利于正面企业形象的树立。第二，借助现代化技术，实现智能化发展。例如在企业办公环境管理过程中，通过智能化技术实现对照明、温度等的智能调节，以提高办公的舒适度；在车辆管理中，通过智能预约、引导等功能实现快速查找车辆以及停车入位，从而实现资源的合理利用。总之，科学化的行政管理工作模式离不开现代科学技术的支撑，这是企业不容忽视的内容。

4.增强创新意识，探索有效途径

创新是企业发展的动力，也是企业行政管理效率提升的有效途径。第一，培养创新观念，发挥主观能动性。企业要转变传统的行政管理理念，深入理解行政管理创新的重要意义，从而提升企业的综合实力[4]。第二，企业领导人员要重视行政管理工作，并积极探索创新。虽然企业发展离不开经济效益的提升，但是行政管理工作也不可忽视。企业管理人员应当高度重视行政管理工作，并注重精细化管理模式的推进，带动基层员工在行政管理实践中不断探索创新，促进行政管理效率提升。企业行政管理的创新既包含观念的转变，也包含工作模式与机制的创新，以便追随时代发展的脚步。

5.以人为本，打造高效行政管理团队

第一，行政人员专业性提升是关键。企业行政人员应当立足本职岗位需求，不断增加专业知识的积累，并且对于专业学习要有主动意识，积极提升个人专业技能，满足现实岗位需求。第二，激励与考核机制的完善是必要辅助。企业应当加强对行政人员的激励与考核，通过待遇提升等途径实现激励机制，通过全面考核提升行政人员的工作主动性与创新意识。第三，良好企业文化有利于提升行政人员的综合素质。企业应当加强自身文化建设，通过良好文化氛围的形成，提升行政人员的归属感和责任感，从而不断提升其综合素质。第四，精细化企业培训管理。行政人员的培训内容要尽量全面，企业要定期组织相关培训，避免出现走形式等问题，要对培训的效果进行定期评价，从而精细化培训管理。

五、结论

企业行政管理能力的增强，不仅有助于提升企业的自身实力，而且有利于提升其风险抵御能力，因此，对行政管理效率提升与创新的探索是企业需要重点关注的内容。现代企业发展中，还存在影响企业行政管理效率及创新的不利因素，本文研究的目的在于找到相应的解决措施。本文从逐步健全企业行政管理制度、不断优化企业行政管理系统、探索科学化的行政管理工作模式、提高创新意识探索有效途径和以人为本打造高效行政管理团队五个方面进行了详细的阐述。从未来发展方向来看，企业行政管理将逐渐向科学化、智能化方向发展，相关行政管理工作也将越来越精细化。