企业档案工作数字化转型问题探析

2021-01-02刘荣冰

企业改革与管理 2021年18期

刘荣冰

（安徽港口物流有限公司，安徽铜陵 244000）

随着科学技术的发展，我国已基本进入数字化经济时代。企业各项工作的顺利开展与数字化转型之间存在着密切的联系，在激烈的市场竞争环境下，企业必须加快推动档案工作由传统模式向数字化方向转型升级，促进企业经济价值和社会价值的提升，保持良好的竞争优势，以实现更大的经济效益。

一、档案数字化的特征及其必要性

信息技术的高速发展，为现代企业带来新的工作模式，加快了企业工作方式及内容等方面的创新步伐，档案管理逐渐成为企业推行全面数字化经营的关键领域，要求企业加速档案管理工作模式的转型升级，充分利用数字化经营模式和工作理念，提升企业档案工作质量和水平。企业档案信息数字化管理具有明显的进步性特征，是企业进行社会化经营的必要手段，在现代企业管理档案管理工作中，相较传统档案管理模式具备极大的应用优势，有效节省了企业档案管理库存空间，提高档案信息管理与查询效率，便于信息的储存、更新与处理，为企业档案数据信息共享提供便利条件。此外，企业推动档案管理工作数字化转型，进一步增强了企业档案的动态性和实时性，便于档案信息加工与整理，提高档案信息交流与传输的安全性和可靠性，在档案管理工作中应用最为广泛。企业在开展生产经营活动期间，会出现大量档案信息，给企业档案管理人员带来巨大的工作压力。为此，企业借助现代化技术手段，打造数字化档案信息库，完成档案数据信息的在线归档、更新、调阅与管理，提升企业档案管理工作效率和质量，减轻档案管理人员工作负担，更新档案储存和管理模式，提高档案管理的准度和精度，推动企业向更深层次的数字化方向转型升级，进而提升企业的综合竞争实力。

二、企业档案数字化面临的现实问题

档案数字化管理模式在现代企业管理工作中应用广泛，但受多种因素影响，网络技术手段在档案管理工作中同样存在应用弊端，对企业档案数据信息的真实性与安全性造成影响[1]。当前，企业档案信息数字化转型中面临的现实问题主要表现在以下几个方面：一是档案信息真实性无法保证，企业档案信息电子化进程中，由于部分数据录入人员工作不负责，导致档案信息与原资料信息不符，企业档案的真实性无从考证；二是档案信息数字化资源有限，受技术应用水平及档案管理人员专业性影响，数字档案资源不足，严重制约和影响着档案管理信息的利用，导致企业档案管理工作秩序混乱；三是企业专业管理人才不足，档案信息数字化对管理人员技术水平及其专业性程度有明确要求，部分企业档案管理人员缺乏专业知识指导，管理技术水平不达标，影响了档案数字化管理的质量和效果；四是数字化档案管理模式容易引发信息安全问题，企业推行数字化档案管理模式，面临网络环境中不安全因素侵袭的风险，容易出现档案丢失、档案信息不全等问题，影响企业档案信息的真实性和有效性。

三、推动企业档案工作数字化转型的具体措施

（一）确立档案管理发展方向

在数字化经济迅速发展的时代背景下，现代企业为实现经济效益与工作效率的同步提升，对企业档案管理模式进行改革与创新，将档案管理作为推动企业由信息化管理向数字化管理方向转型升级的试点领域，进而推动企业整体向数字化经济运行模式转型，实现企业经济的高质、高速发展。企业档案管理工作向数字化方向转型初期，要对企业档案管理工作有明确、深刻的认知，在档案管理工作发展总体规划的指导下，对档案工作进行目标定位，将提升企业档案管理效率和质量作为工作模式转型升级的根本目标，在企业常态化发展背景下，要求技术上精益求精，充分发挥档案数字化管理模式的应用优势与特征，逐步优化企业管理资源配置结构，将转变企业档案管理方式、优化管理结构作为企业推动档案管理数字化转型的关键内容，推动企业档案管理由纸质管理向电子化管理模式的转变，提升企业档案管理资源使用效率，提升电子档案的管理价值，促进企业档案管理工作向高质量、高效率方向发展[2]。

（二）明确档案管理数字化定位

企业档案管理工作由传统管理模式向数字化管理模式转变，是灵活应用现代科学技术手段的集中体现，更是企业由传统管理方式向现代化管理进行变革的缩影。企业要立足实践，坚持从实际出发，在数字化浪潮中，时刻保持清醒的认知，逐步明确档案管理数字化定位，实现对企业管理模式转型方向的精准定位。企业不仅要关注数字技术对企业档案工作数字化转型的促进和推动作用，还要灵活应用现代化技术，对企业档案管理模式和业务组织形式进行优化与重构，在提升档案管理效率和质量的基础上，推动档案管理工作转型升级，从而为企业创造更高的生产价值。企业要深入挖掘数字化技术的应用资源，为企业未来发展制定明确的数字化发展战略规划，推动企业档案管理向系统化、规范化、制度化方向发展，进而打造具有现代意识的企业管理体系，实现档案资源、业务流程、管控模式、产品服务等工作内容及工作模式的高度统一。

（三）健全数字化管理制度

为保障企业档案管理数据信息的真实性与安全性，企业需建立健全的数字化管理制度，采用科学的方法，对企业档案管理数字化应用趋势进行总体分析，结合企业档案管理工作的具体需求，形成以数字化管理思想为指导的现代化档案管理格局，为企业其他领域业务向数字化管理方向转型升级提供制度保障。在企业档案管理工作模式向数字化转型期间，企业要结合行业市场运行规则及相关规定，制定完善的企业现代化管理条例，将企业各项管理工作纳入企业管理规章制度体系范围内，严格遵循统一的规范管理，在一致性原则指导下，对档案信息进行归纳管理，逐步规范档案数据信息录入、传输、更新、储存等工作流程，推动企业档案管理向程式化、规范化方向发展，满足档案信息数字化管理的根本要求，提高档案管理效率和质量。除此之外，企业要综合考虑科学技术在社会同类企业之间的应用情况，随时掌握数字化经济潮流下，社会企业管理模式发生的变化，不断完善企业规章制度，为档案管理工作创造条件，促进企业各项工作沿数字化轨迹运行。

（四）完善基础管理设施

企业开展档案管理工作过程中，要对基础设施进行完善，为档案管理向数字化转型创造条件，确保企业档案管理信息真实可靠。管理设施是企业档案管理人员开展相关工作的前提和基础，企业要根据档案数字化管理工作开展状况，打造基础性管理设施，包括数字化档案管理设备、档案管理软件、在线信息处理程序等，逐步完善企业档案管理工作所需的基础性设施，重点打造现代化企业管理与服务体系，为档案管理与数字化发展趋势的融合奠定基础。除此之外，企业要充分借鉴数字化潮流下，现代企业档案信息管理工作顺利开展的成功经验，结合企业实际运营情况，打造网络档案管理系统，采用在线管理的方式，实现档案信息在线接收与储存。同时，建立健全数字化网络档案管理体系，强化企业档案在线目录检索、一键录入等管理功能建设，打造现代化企业档案管理数据信息库，加速企业档案管理工作与数字化技术之间的融合与发展，为企业开展生产经营活动提供完备的基础设施，推动企业向现代化管理模式转型[3]。

（五）重视数字化管理意识与技术培训

在数字化时代背景下，要求档案管理相关人员对现代科学技术有较强的应用意识和能力。因此，在开展档案管理工作过程中，要引导相关部门工作人员树立档案信息管理资源数字化转型意识，转变档案管理观念，逐步深化档案信息数字化管理技术的应用观念，开创新型企业档案管理模式，加大资金、技术、人才的投入，不断优化档案数字化管理资源配置结构，通过创建在线管理档案的方式，对企业档案数据信息进行录入操作，便于后续的档案在线查询、归档、更新操作。企业在推行档案数字化管理模式时，不仅要注重管理模式的创新，还要对档案信息进行实时更新与检验，确保档案信息管理的时效性与真实性，充分利用在线数字化管理技术，对档案管理涉及的信息资源进行深入挖掘与开发，打造现代化档案在线管理体系，优化档案管理资源利用结构，确保企业档案信息管理工作在标准数字化模式下运行，推动企业服务管理向网络化方向发展，提升企业档案管理质量和水平。除此之外，企业要重视对档案管理工作人员的培养与教育，以现代化科学技术为背景，向档案管理人员宣传数字化经济的发展趋势，加大对专业对口、技术素质强的管理人才的培养力度，引导档案管理人员将专业知识与网络科学技术相结合，全面提高企业档案管理人员技术应用能力，为推行数字化管理模式提供人才保障。