基于教育管理学下的学院二级办公室管理的若干问题探析

黄以炫

（南开大学 天津 300071）

院办公室在学院日常运作的过程中发挥着非常重要的作用，它的主要职能是要求办公室管理人员全面围绕学院中心工作，做好信息沟通、公文处理、重要活动组织、组织协调、督促检查、信访接待、机要保密、对外联络、综合管理服务和院领导交办的其他工作，以成为学院的信息枢纽和领导班子的参谋助手，从而全面落实办公室的综合协调、管理和建议、监督检查等职能，这样才能促进学院各项事务得到及时有效的处理，并推动学院教育管理朝着健康、稳定的方向发展。但是，在实际的管理工作中，受多方面因素的影响，我国不少学院办公室管理仍存在较多的问题，尤其是从教育管理学视角来看，学院办公室管理更是存在较多的管理缺陷问题，这些问题不仅会导致办公室各项管理职能难以得到充分的发挥，同时也会制约学院的健康和可持续发展，因此，就需要各学院不断加强办公室管理工作，才能使自身获得良好的发展。

1 教育管理学视角下学院办公室管理存在的若干问题分析

学院办公室管理是学院管理工作的重要组成部分之一，原因在于学院办公室不仅是处理学院各类事物的核心部门和连接学院内外的主要桥梁，同时其还承担着学院各种教学资源的调配、协调等服务工作，因此，只有全面做好学院办公室管理，才能促进学院各项活动正常运作。然而，从教育管理学视角来看，目前我国大部分学院办公室管理现状并不乐观，存在较多的问题，主要体现在以下几个方面：

1.1 办公室管理人员专业能力和综合素质不高

办公室管理涉及的内容众多，且专业性较强，因此，其对办公室管理人员专业能力和综合素质均具有较高的要求，然而，当前有不少学院办公室管理人员专业能力并不高，不具备统筹调配和管理学院各类事物的能力，从而导致学院办公室管理存在较多的问题。其次，从我国当前学院办公室管理人员的综合素质来看，不少学院办公室管理人员的思想觉悟和政治素质并不高，这一现象不仅会导致其难以全面落实和贯彻党的教育方针，同时也会导致其在日常管理工作中出现较多的政策性错误，从而会降低其管理工作质量。

1.2 对办公室管理职能认识不清

当前，不少学院办公室管理人员对办公室管理职能认识不清，认为办公室管理只是简单处理学校相关的各类校务琐事，这种忽视办公室管理职能及其重要作用的思想，不仅会导致办公室管理人员对自身的工作价值存疑，同时也难以促进其真正和全面发挥自身在教育管理中的作用。

1.3 缺乏健全的办公室管理制度

学院办公室管理的业务范围十分广泛，且管理内容十分多，要全面管理和处理这些事务，就需要办公室建立健全的管理制度，利用管理制度对管理人员进行指导和约束，才能促进其按照管理制度的要求规范开各项管理活动，然而，当前，不少学院办公室领导对办公室管理重要性认识不清，也未意识到办公室管理工作与教育管理学有效结合的重要性，从而也未建立健全的办公室管理制度，这样便导致办公室日常管理工作的随意性较强，而这一现象，不仅会影响办公室管理工作质量和效率，同时还可能导致学院重大的事务被延误，从而会制约学院的健康发展。

1.4 办公室管理手段单一、落后

当前，不少学院办公室仍沿用传统的人工管理模式，不仅需耗费大量的人力、物力和时间，且难以保证管理工作和效率，且这种单一、落后的管理模式还会增加办公室管理工作人员的工作量，长此以往，便会导致其产生职业倦怠或不堪管理重负而选择辞职，从而导致办公室管理岗位工作人员大量流失，进而也难以顺利管理和处理各项事务。

2 教育管理学视角下提升学院办公室管理质量的对策

2.1 加强办公室管理人员专业能力和综合素质培养

办公室管理人员专业能力和综合素质的高低对其管理工作质量具有直接的影响，因此，就需要不断加强办公室管理人员专业能力和综合素质培养，在专业素质培养方面，不仅要引导办公室管理人员学习教育管理理论、文秘知识、档案管理知识、法律知识及校园管理知识等，同时还需要求其全面了解学院的教职工结构、学生整体情况、专业设置和学科建设等情况，只有这样，其才能顺利和高效地开展各项管理工作。在综合素质培养方面，需要加强对办公室管理人员的思想政治教育，帮助其树立正确的政治思想和教育观念，使其认识到自身担负着育人的重大责任，只有认识到自身的责任，其才能转变自身的管理思维，科学规范地对校内外事务及各项教育资源调配工作进行处理，并深入将相关的教育管理理念渗透到各项日常管理工作中，从而才能全面提高其管理工作质量和效率。

2.2 明确办公室管理职能

为全面提升学院办公室管理质量，还需要办公室管理人员明确自身的管理职能，一般来说，学院办公室管理职能主要包含以下三点内容：（1）综合协调职能，近年来，随着我国高校建设规模的不断扩大，学院办公室管理人员所需管理的事物和内容也越来越多，在管理过程中，受各种主观或客观因素的影响，必然会导致学院内部出现各种各样的矛盾性问题，因此，就需要学院办公室管理人员充分发挥自身综合协调职能，通过协调各部门之间的互通和联系、协调校园内部各项人力、物力及财力的使用、协调各项教学管理活动、协调师生之间的关系和协调校内外教学资源等，这样不仅能有效解决学院出现的各类矛盾性问题，同时还能实现学院的统一化管理。（2）管理和建议职能，办公室属于学院的综合性管理部门，因此，办公室管理人员可全面接触到学院相关的信息，在接触这些信息后，办公室管理人员应发挥自身管理和建议职能，也即要根据这些信息全面分析学院当前发展状况、存在的问题，然后提出合理的建议和管理策略，这样可推动学院朝着健康、稳定的方向发展。（3）监督检査职能，在学院教育管理过程中，常常有不少教育管理人员或教师为追求自身的利益，难以全面落实上级部门下达的各类教育批示或决策，从而不利于学院教育管理活动规范开展，针对这种情况，就需要办公室管理人员充分发挥自身的监督检査职能，也即定期开展教育管理检查，以便能准确把握学院教育管理中可能出现的问题，并及时对其进行纠正，才能落实和规范各项教育管理活动。且通过监督检查，还能促进办公室管理人员收集更加精准的信息，利用这些数据信息可促进学院管理决策的科学化水平进一步提升。

2.3 建立健全的办公室管理制度

为全面提升学院办公室管理的科学化水平，还需要根据办公室管理工作的实际情况建立健全的办公室管理制度，如建立办公室日常管理制度、岗位责任制，在日常管理制度中需明确规定办公室管理人员的工作职能、范围和流程，以促进其在后续管理工作能按照这些制度有序、规范开展各项管理工作，并且，还需将各项管理工作落实到个人，避免其出现相互推诿等现象。为激发办公室管理人员的工作积极性，还需要建立合理的奖惩制度，也即对取得良好管理成效的管理人员，需给其提供一定的物质奖励或职位晋升，对于管理成效不足的管理人员，需给予一定的处罚，以促进其在后续管理工作能再接再厉，并且，还需帮助其找出管理成效不足的原因和找出有效的解决方法，才能促进学院办公室管理朝着健康和科学化的方向发展。

2.4 建立合理的办公室管理结构

建立合理的办公室管理结构也是提升学院办公室管理科学化水平的重要途径，因此，就需要办公室合理优化管理人员结构，多引进专业的管理人员，才能提高办公室管理的专业化水平。其次，还需对办公室布局和结构关系进行调整，根据管理人员优势的不同对其进行合理分工，这样不仅能促进每个管理人员的长处得到充分发挥，同时还能避免传统的扎堆管理现象，从而有助于提高办公室管理质量。

2.5 构建现代化办公室管理平台

为适应现代教育管理要求和提高办公室管理效率，还需要学院办公室管理人员积极将计算机、互联网等信息技术融入到日常管理工作中，积极构建现代化办公室管理平台，如自主研发办公室信息化管理平台，并及时将日常收集的各项管理信息分类录入到管理平台中，这样能促进管理人员在后续工作中快速查询和调用这些信息，从而能提高其管理工作质量和效率。

3 结语

在学院管理工作中，办公室管理占据着非常重要的地位，其管理质量的好坏不仅决定了学院各项活动能否正常运作，同时还会影响学院的健康和可持续发展，然而，从教育管理学视角来看，当前我国不少学院办公室管理均存在较多的问题，如办公室管理人员专业能力和综合素质不高、对办公室管理职能认识不清、缺乏健全的办公室管理制度、办公室管理手段单一、落后，这些问题将会严重限制学院办公室各项管理职能的发挥，同时也会对学院发展产生不利影响，因此，就需要各学院积极探索提升学院办公室管理质量的对策，如加强办公室管理人员专业能力和综合素质培养、明确办公室管理职能、建立健全的办公室管理制度、建立合理的办公室管理结构以及构建现代化办公室管理平台，只有这样，才能全面提升学院办公室管理工作质量和效率，从而能促进学院各项活动正常和顺利运行，并且还能为学院经营发展提供可靠的依据，进而能推动学院获得健康和长远的发展。