医院耗材采购流程的内部控制研究

2020-12-31张琳琳

中国卫生产业 2020年27期

张琳琳

[摘要] 长期以来，我国部分医院缺乏完善的耗材采购管理机制，导致这些医院在耗材采购过程中存在一些不规范、不合理的现象，给医院利益造成了严重损害，也使得医院管理出现较大漏洞。基于此，该文在阐述医院耗材采购一般流程的基础上，分别从医院耗材采购的请购、采购、验收、付款4个环节对医院耗材采购流程的内部控制策略进行了详细论述，希望能为提升我国医院耗材采购的内部控制水平提供一些有益的借鉴。

[关键词] 医院耗材;采购流程;内部控制;请购环节;验收环节

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）09（c）-0089-03

[Abstract] For a long time， some hospitals in our country lack a perfect consumables procurement management mechanism， which leads to some irregular and unreasonable phenomena in the consumables procurement process of these hospitals， which has caused serious damage to the interests of the hospitals and made the hospital management more loopholes. Based on this， on the basis of explaining the general process of hospital consumables procurement， this article discusses the internal control strategy of hospital consumables procurement process in detail from the four links of hospital consumable procurement， purchase， acceptance， and payment， hoping to improve the internal control level of hospital consumables procurement in our country and to provide some useful references.

[Key words] Hospital consumables; Procurement process; Internal control; Requisition link; Acceptance link

在我国，医院是一个非常重要的单位，事关国计民生，对人民生活稳定和经济发展都有着很大的影响。为有效发挥医院职能，提高医院的社会价值和经济价值，医院必须高度重视内部控制工作，充分发挥内部控制的作用，不断提升医院医疗水平，控制医院采购成本，为医院健康有序发展提供不竭动力。作为医院开支的大头，耗材采购向来是内部控制的重点环节，强化对医院耗材采购流程的内部控制，对于构建医院耗材阳光采购机制、堵塞医院耗材采购管理漏洞、促进医院健康可持续发展具有非常重要的作用。因此，研究分析针对医院耗材采购流程的内部控制策略非常必要。医院耗材采购的流程一般包括请购、采购、验收和付款4个环节。

1 医院耗材采购的一般流程

①请购。医院有关部门应在耗材使用量不足之前提出耗材采购申请，经部门负责人签字同意后，报医院管理人员，经管理人员签字后，把申请耗材数量交给招标采购中心进行采购。②采购。按照耗材采购审批表的内容，采购部门到市场上进行采购。为确保采购活动的合理性和科学性，医院应建立健全职能分离制度，保证不相容职位間的独立性，有效提高耗材采购质量。③验收。耗材采购完后，交由医院专门人员对耗材质量进行验收，采购耗材的质量必须完全符合医院采购标准，耗材质量不符合要求的应办理退货手续。④付款。医院财务部门按照财务政策规定，在耗材验收入库以后进行付款。付款前，财务部门应仔细核对被采购企业的签字情况和采购发票情况，在所有手续齐全、有效、达标的情况可以付款。付款环节应重点完善不相容职务分离制度，复核付款金额，确保采购耗材与付款金额相匹配，避免给医院造成不必要的损失。

2 医院耗材采购流程的风险分析

医院耗材采购涉及的资金数额大、耗材类型多，采购环节也较多，这导致风险可以出现在多个节点。例如，在请购环节中，单价不高的耗材的采购审核较为宽松，引进后存在一定的使用风险。采购部门的计划编制是基于以前的采购记录和对未来病人需求的预测，但这也可能面临供给与需求矛盾的风险;又如，在选择供应商时，若供应商选择失当，就可能面临交货延期、货物质量不高、不能提供发票等风险;又如，在验收时，可能存在验收工作缺少依据、出现无效验收等风险。

针对医院耗材采购风险点多面广的现状，采购人员必须从各个环节着手，强化全过程内部控制，确保采购质量，严防采购风险。

3 医院耗材采购流程的内部控制策略

3.1 请购环节

①明确科室权限。目前，在决定采购耗材的规格方面，医院科室主任的权力过大，甚至能够指定耗材的供应商，严重影响了对耗材采购的管理。所以，需要对医院科室请购的范围和权力进行详细规定，明确科室请购的权限，且以制度的形式固定下来。另外，请购单需对采购耗材的类别、规格、质量等级、数量、到货时间、有关标准和要求等事项进行明确说明。

②明确审批职责。因科室部门间的运作是独立的，不同部门同时请购往往会出现重复审批的情况。另外，为防止出现不合理或过量采购，避免资源浪费，提升科室部门利用资源的效率，需对审批部门的职责和权限进行明确。审批部门应根据预算计划及相关规定，考虑合理性、必要性和适当性，对科室提出的请购给予审批。审批的基本原则是在保证科室合理需求的基础上，有效避免和控制不必要的采购。审批流程为：科室部门按照权限申请耗材采购，将请购表提报设备处、招标采购中心对规定权限内和年度预算内的申请予以审批，对于超出该范围的申请，交由分管副院长进行审批。

③请购审批分离。审批和请购是互不相容的两个职务，假如这两个职务由同一个部门或同一个人负责，不但容易出现错误行为，而且可能出现掩盖舞弊事实的行为。把审批和请购业务分别交由不同的人员和部门来管理，可有效实现内部的相互牵制，大大减少采购过程中舞弊风险发生的可能性。一般来说，应由需求科室提出请购申请，经由设备处、分管副院长审批之后，招标采购中心的采购流程才可继续。

④紧急请购或临时采购的处理。紧急请购或临时采购属于预算外采购，应当特事特办，开辟采购绿色通道。比如面对突发公共卫生事件时，如果再按常规审批流程操作，往往会对工作造成一定程度的影响。因此，在特殊时期医院耗材采购应遵循以下3个方面的原则：第一，构建采购绿色通道;第二，提高效率，保证时效;第三，全程留痕，存档备查。

3.2 采购环节

①招标文件的编写。招标文件一般由商务条款和技术条款两部分组成。商务条款主要决定采购的价格、供货时间以及付款方式等，商务条款不合理会对医院日常运营造成很大影响，导致医院出现资金方面的压力。技术条款主要决定采购耗材的质量，一般根据需求科室提报的技术规格说明书进行制定。所以，医院招标采购中心需要与设备处、财务部门以及其他部门加强协作，结合医院具体实际编写耗材招标文件。

②对供应商评价系统的完善。招标采购中最为关键的一环就是对供应商的确定，只有确定好供应商，才可有效减少采购策划成本、确保采购耗材的质量。所以，医院应构建完善的供应商评价指标体系，从组织运用情况、产品情况、信息沟通交流情况等多个方面构建对供应商的全面评价指标。另外，对这些评价指标要最大限度地进行量化，特别是一些关键性的指标，例如：准时交货率、价格优势、退货处理时间、批次退货率等。

③招标文件与评标文件分离。编制评标文件和招标文件为两个不相容的职务工作，应当由不相关的部门或人员担任，从而有效减少内部舞弊带来的风险，降低出现采购回扣的概率。另外，明确分工可大大提升招标的效率，减少决策的失误。一般情况下由招标采购中心负责编制医院耗材招标文件，并设立单独的评审委员会来评审各招标文件。为提高评价过程的准确性、全面性，通常评审委员会要由财务处、设备处、审计处、需求科室等涉及采购的各部门代表组成。护理、临床等方面的人员参加比例要在2/3以上，评标人员数量应为单数，一般为5～11人，应随机从专家备选库中抽选以上人员，必要的情况下可从院外聘请相关专家参加评审工作。

另外，对于特殊时期的耗材采购应有特殊规定，例如在疫情防控期间，医院耗材紧急采购可实施采购项目电子化操作，最好在线提供采购文件、在线提交投标文件，并实行电子评审、电子开标等。

3.3 验收环节

①入库登记。库管员在耗材到货后，应按照随货凭证认真检查货物的外形和数量，经检查无误后，全面登记耗材的情况，并给验收小组、设备处出具入库通知单，给供货商出具供货单。

②货物检验。医院各部门派出联合验收小组，按照耗材验收入库制度的相关规定，认真对照经批准的耗材请购单、订购单的相关内容，对耗材的规格、品种、质量、数量以及其他有关内容及时进行审核验收，经验收合格后，出具验收报告。另外，根据收到的耗材订购单编制验收单，一式三联，医院设备处、财务处、招标采购中心各留存一份。

3.4 付款环节

①编制付款凭单。为确保顺利开展采购的后续工作，医院设备处应在收到货物验收单以后及时付款给供应商。另外，为有效防止采购员发生徇私舞弊行为，应对有关申请付款文件进行严格要求。设备处应当对供应商的发票以及有关的订购单、验收单、采购合同、请购单等进行独立的审核，在对这些单据的合法性、真实性、完整性和合规性确认无误的基础上，填写预先编好的付款凭单，同时要对付款凭单数额、单据填写的正确性进行仔细核对检查，然后把以上文件交给审计处进行审核，由审计处确认无误后，再向财务处申请付款。

②审核发票。财务处应重点对订购单、验收单、合同协议、请购单等有关凭证进行审核，主要审核验收单上是否有设备处保管人员和验收人员的签字，请购单上是否有设备处保管人员和相关科室人员的签字，订购单上是否有设备处采购人员的签字;发票上的耗材名称是否与请购单、验收单、订购单上的耗材名称相一致;应进行集中招标采购的耗材，是否有合同协议;有关支付款项是否经过了集体签字或经具备审批权限的人员签字同意等。经财务处审核通过后，方可进行货物付款，同时财务处要对耗材采购事项进行会计记账，财务处与需求科室每月要对耗材采购账目进行核对，以确保账实相符。

与此同时，为加强对耗材采购各个环节的监督，医院应当建立独立的内部审计部门，通过纪委和审计部门定期或不定期地对医院各耗材采购环节进行检查，监督耗材采购各环节的行为是否合法合规，防止出现徇私舞弊、弄虚作假、收受回扣等不法行为，最大限度地发挥纪委和审计部门的监督职能，确保医院耗材采购各环节中会计信息的合法性和真实性，保证医院采购耗材的质量，有效控制医院的成本费用。在审计过程中，一旦发现违纪违法行为，要严肃追究相关责任人的责任，做到违法必究。对于审计人员在工作中存在不恪尽职守、不遵守审计原则等行为的，要及时将其调离审计岗位，确保审计工作的真实性和有效性，从而不断完善医院内部控制制度及内部监督体系，切实发挥医院内部审计部门的监督职能。

4 医院耗材采购内部控制的保障措施

4.1 优化内控环境

医院应建立耗材采购管理小组，由财务部、采购部、物资供应维护部、监察审计部等部门共同组成物资采购小组，负责对耗材采购进行组织领导，提出质疑和建议。同时，还应明确各个部门在执行、监督方面的职责，分解業务流程，把责任落实到具体人和科室。见表1。

4.2 加强采购人员管理

醫院应加强对采购人员的技能培训，强化其内部控制意识，督促采购人员熟练掌握好采购的制度与纪律。可通过邀请专业人士授课的方式提升采购人员的法制观念，并通过执业许可制度激励员工参与继续教育，提升自身专业技术水平。其次，医院应建立耗材采购内控评价机制，评价采购产生的经济效益，以采购时间、采购质量和采购效果3个指标衡量采购人员的绩效，通过目标绩效考核来增强采购人员的内生动力。

4.3 建立风险评估体系

医院应建立采购业务风险评估小组，小组要涵盖采购部、物资供应维护部、监察审计部等部门，还可以邀请外部专家学者，小组应持续关注耗材采购的可持续性，通过流程图分析、问卷调查、研讨会等方式识别采购风险，吸取经验教训，分析可能出现的风险和可能引起的后果，提出针对性的风险防范策略。

5 结语

综上所述，医院只有高度重视内部控制体系建设，才可有效提高对耗材采购的管理水平，采取针对性措施对耗材采购过程中的突出问题实施有效管理。因此，医院应从耗材采购的请购、采购、验收、付款等各个环节入手，加强内部控制，确保耗材采购的质量，有效控制耗材采购成本，更好地促进医院实现可持续发展的目标。

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